230525 Informatiebeleidsplan Baarn 2023-2026 (787047)
Tekst van het document
inlichtingen bij
Mirjam Wijbenga
doorkiesnummer
(035) 548 16 00
Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn
uw kenmerk ons kenmerk
datum portefeuillehouder(s) onderwerp
777905 / 787047
25 mei 2023 Wethouder Prakke Informatiebeleidsplan Baarn 2023-2026
Geachte leden van de raad en steunfractieleden,
De informatiebehoefte van inwoners, bedrijven, ketenpartners en medewerkers verandert continu. Maatschappelijke-, technologische-, wettelijke- en organisatorische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Of het nu gaat over onze dienstverlening of inwonersparticipatie, het uitwisselen van informatie in het kader van ondermijning, het vroegtijdig signaleren van schulden of het in kaart brengen van klimaat en milieuvraagstukken. Juiste, tijdige en betrouwbare informatie is hierbij onmisbaar. Gemeenten hebben daarnaast te maken met een veelheid aan wetten waaraan ze uitvoering moeten geven en die de informatievoorziening raken. Denk hierbij aan de Wet open overheid, de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) of de Omgevingswet. Onze inwoners hebben behoefte aan heldere communicatie en efficiënte dienstverlening. Onder het motto: ‘digitaal waar het kan, persoonlijk waar dat nodig is’ wil gemeente Baarn haar inwoners optimaal bedienen. Juiste, tijdige en volledige informatie is hierbij onmisbaar. Inwoners en ondernemers moeten de besluitvorming kunnen volgen en de gemeentelijke dienstverlening moet laagdrempelig en toegankelijk zijn. Tevens willen we steeds meer informatie actief openbaar maken terwijl we de digitale dienstverlening veilig, verantwoord, toegankelijk en betaalbaar willen houden.
Al deze ontwikkelingen betekenen grote veranderingen voor onze organisatie. Ons werk en onze manier van samenwerken verandert. De 21e eeuw vraagt andersoortige vaardigheden van onze medewerkers. Komende jaren neemt de snelheid en complexiteit van deze ontwikkelingen alleen maar toe. Het op orde hebben en houden van onze informatievoorziening is van strategisch belang. Dit vraagt ons om de komende jaren extra stappen te zetten om de kansen van digitalisering te benutten en de risico’s ervan zoveel als mogelijk te beheersen.
Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden
Het informatiebeleidsplan kijkt vooruit naar de periode 2023 – 2026. Dit plan schetst de manier waarop Baarn invulling geeft aan deze ontwikkelingen en is daarmee ondersteunend aan de organisatievisie. We starten vanuit “het beste voor Baarn”. Daarbij is er specifieke aandacht voor drie speerpunten: inclusie (iedereen kan meedoen), privacy/ethiek en veiligheid/betrouwbaarheid. Voor de komende jaren hebben we vijf ontwikkelsporen gedefinieerd: • •
• • •
Een stevig digitaal fundament: We zorgen dat onze informatie veilig, actueel, betrouwbaar, vindbaar en (duurzaam) toegankelijk is. Toegankelijke dienstverlening: We werken verder aan betrouwbare en efficiënte dienstverlening die voor iedereen bereikbaar en toegankelijk is. Informatiegestuurd werken: Om meer waarde te halen uit onze data werken we de komende jaren stapsgewijs aan een groei in volwassenheid op gebied van data & informatie. Flexibel samenwerken: We zorgen dat onze collega's veilig digitaal samen kunnen werken waar, wanneer en met wie dat op dat moment nodig is. Innovatie: Door middel van experimenten onderzoeken we de waarde van nieuwe technologieën voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening.
Met betrekking tot informatiegestuurd werken gaan we in samenspel met de raad beleid ontwikkelen, waarbij thema's als ethiek, privacy en omgaan met data centraal staan. Voor de groei in volwassenheid op gebied van data en informatie gaan we diverse projecten en activiteiten uitvoeren, onder andere door te voldoen aan de Wet open overheid. We beginnen bij de basis: het op orde brengen en houden van de kwaliteit van data, een belangrijke voorwaarde om datagedreven te kunnen werken. Er wordt daartoe een plan voor de inrichting van het gegevensmanagement bij gemeente Baarn opgesteld. Om de regie te voeren op gegevensmanagement wordt een regisseur gegevensmanagement aangewezen. Deze koers en ambitie is niet vrijblijvend. Het vraagt de komende jaren om investering in kennis, kunde, capaciteit en middelen. Deze investering is noodzakelijk om bij te blijven, te voldoen aan bestaande en nieuwe wet- en regelgeving en mee te groeien met de verwachtingen van de samenleving. Voor Team informatie geldt dat er de komende jaren geïnvesteerd moet worden in capaciteit en middelen om deze ambities waar te maken. Bij de begroting 2024 – 2027, die in oktober 2023 in de gemeenteraad wordt vastgesteld, wordt duidelijk welke financiële ruimte er de komende jaren beschikbaar is om de investeringen te kunnen invullen.
Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden
Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,
drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris
M.A. Röell burgemeester
Bijlagen: Informatiebeleid 2023 - 2026
Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden
Informatiebeleid Baarn 2023 - 2026 ‘Samen werken aan een duurzame en toekomstbestendige informatievoorziening’
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 2 van 22
Samenvatting De informatiebehoefte van inwoners, bedrijven, ketenpartners en medewerkers verandert continu. Maatschappelijke-, technologische-, wettelijke- en organisatorische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Of het nu gaat over onze dienstverlening of inwonersparticipatie, het uitwisselen van informatie in het kader van ondermijning, het vroegtijdig signaleren van schulden of het in kaart brengen van klimaat en milieuvraagstukken. Juiste, tijdige en betrouwbare informatie is hierbij onmisbaar. Gemeenten hebben daarnaast te maken met een veelheid aan wetten waaraan ze uitvoering moeten geven en die de informatievoorziening raken. Denk hierbij aan de Wet open overheid, de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) of de Omgevingswet. Al deze ontwikkelingen betekenen grote veranderingen voor onze organisatie. Ons werk en onze manier van samenwerken verandert. De 21e eeuw vraagt andersoortige vaardigheden van onze medewerkers. Komende jaren neemt de snelheid en complexiteit van deze ontwikkelingen alleen maar toe. Het op orde hebben en houden van onze informatievoorziening is van strategisch belang. Dit vraagt ons om de komende jaren extra stappen te zetten om de kansen van digitalisering te benutten en de risico’s ervan zoveel als mogelijk te beheersen. Het informatiebeleidsplan kijkt vooruit naar de periode 2023 – 2026.
Dit plan schetst de manier waarop Baarn invulling geeft aan deze ontwikkelingen en is daarmee ondersteunend aan de organisatievisie. We starten vanuit “het beste voor Baarn”. Daarbij is er specifieke aandacht voor drie speerpunten: inclusie (iedereen kan meedoen), privacy/ethiek en veiligheid/betrouwbaarheid’. Voor de komende jaren hebben we vijf ontwikkelsporen gedefinieerd: Een stevig digitaal fundament: We zorgen dat onze informatie veilig, actueel, betrouwbaar, vindbaar en (duurzaam) toegankelijk is. Toegankelijke dienstverlening: We werken verder aan betrouwbare en efficiënte dienstverlening die voor iedereen bereikbaar en toegankelijk is. Informatiegestuurd werken: Om meer waarde te halen uit onze data werken we de komende jaren stapsgewijs aan een groei in volwassenheid op gebied van data & informatie. Flexibel samenwerken: We zorgen dat onze collega's veilig digitaal samen kunnen werken waar, wanneer en met wie dat op dat moment nodig is. Innovatie: Middels experimenten onderzoeken we de waarde van nieuwe technologieën voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening. Deze koers en ambitie is niet vrijblijvend. Het vraagt de komende jaren om investering in kennis, kunde, capaciteit en middelen. Deze investering is noodzakelijk om bij te blijven, te voldoen aan bestaande en nieuwe wet- en regelgeving en mee te groeien met de verwachtingen van de samenleving.
Voor Team informatie geldt dat er komende jaren geïnvesteerd moet worden in capaciteit en middelen om deze ambities waar te maken. Bij de begroting 2024 – 2027, die in oktober 2023 in de gemeenteraad wordt vastgesteld, wordt duidelijk welke financiële ruimte er de komende jaren beschikbaar is om de investeringen te kunnen invullen. Na het vaststellen van de koers en ambitie is het belangrijk om het informatiebeleid structureel te borgen binnen de organisatie. We doen dit langs drie lijnen. We werken met een projecten- en activiteitenkalender voor het eerste en tweede jaar (zie bijlage 1 Projectenkalender Informatiebeleid Baarn 2023 – 2026). Dit stellen we continu bij. De uitvoering organiseren we via het afgesproken proces organisatieplan. Vertaling van de koers vindt ook plaats door regelmatig te communiceren en door periodiek in gesprek te gaan met de teammanagers en teamleden over de (veranderende) informatiebehoefte. Jaarlijks wordt de projectenkalender bijgesteld via rapportages in de P&C cyclus. 20230217 Informatiebeleid 2023 - 2026 Pagina 3 van 22
Inhoud Samenvatting ............................................................................................................................... 3 1.
Inleiding ............................................................................................................................... 5
2.
Wat komt er op Baarn af? ..................................................................................................... 6 2.1.
Maatschappelijke ontwikkelingen ........................................................................................... 6
2.2.
Technologische ontwikkelingen .............................................................................................. 7
2.3.
Wettelijke ontwikkelingen ...................................................................................................... 7
2.4.
Organisatorische ontwikkelingen ............................................................................................ 8
3.
De visie van Baarn ................................................................................................................. 9
4.
Sporen ................................................................................................................................ 13 4.1.
Een stevig digitaal fundament .............................................................................................. 14
4.2.
Toegankelijke dienstverlening .............................................................................................. 15
4.3.
Informatiegestuurd werken ................................................................................................. 16
4.4.
Flexibel samenwerken .......................................................................................................... 17
4.5.
Innovatie ............................................................................................................................... 18
5.
Organisatie van de informatievoorziening ........................................................................... 19
6.
Borging ............................................................................................................................... 21
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 4 van 22
1. Inleiding De informatiebehoefte van inwoners, bedrijven, ketenpartners en medewerkers verandert continu. Maatschappelijke-, technologische-, wettelijke- en organisatorische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Komende jaren neemt de snelheid en complexiteit van deze ontwikkelingen alleen maar verder toe. Deze ontwikkelingen hebben grote impact op de informatievoorziening van Gemeente Baarn. Het op orde hebben en houden van onze informatievoorziening is van strategisch belang. In dit strategisch informatiebeleid kijken we vooruit naar de periode 2023 – 2026. De nieuwe ontwikkelingen worden geschetst en de manier waarop Baarn hier invulling aan geeft. Dit document beperkt zich tot de strategie en de bijbehorende doelen (het richten). De projecten die bijdragen aan deze doelstellingen, worden opgenomen in de projectenkalender. Dit document bevat:
De ambities en doelen van de Gemeente Baarn op strategisch niveau; De belangrijkste ontwikkelingen op gebied van informatievoorziening; De impact van deze ontwikkelingen op de gemeente; De koers van de Gemeente Baarn hierin; Een advies over de benodigde kennis en kunde om deze opgave aan te gaan; Een projectenkalender, inclusief financiële vertaling (bijlage 1).
Leeswijzer Heb je.. veel tijd, veel interesse? veel tijd, weinig interesse? weinig tijd, veel interesse? weinig tijd, weinig interesse?
Lees dan.. het gehele document de samenvatting de samenvatting en H4 de vijf sporen de samenvatting
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 5 van 22
2. Wat komt er op Baarn af? De informatiebehoefte van de gemeente verandert continu als gevolg van maatschappelijke-, technologische-, wettelijke- en organisatorische ontwikkelingen. In dit hoofdstuk nemen we een aantal relevante ontwikkelingen door die van invloed zijn op de informatievoorziening van Gemeente Baarn.
2.1. Maatschappelijke ontwikkelingen De samenleving digitaliseert in hoog tempo. Digitale dienstverlening is de norm geworden. Steeds meer diensten en producten van gemeenten worden digitaal aangeboden. Nieuwe wet- en regelgeving (o.a. Wet digitale overheid) dwingt dit ook af. Inwoners verwachten dat ze op een veilige manier digitaal zaken kunnen doen. Daarbij is het belangrijk dat iedereen mee kan blijven doen. De dienstverlening moet inclusief zijn. Hiermee bedoelen we passende dienstverlening die voor iedereen vindbaar, toegankelijk en begrijpelijk is. Voor iedereen, dus ook voor mensen die om wat voor reden dan ook tegen beperkingen aanlopen op het digitale vlak. De gemeente werkt steeds meer samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners om hun maatschappelijke opgaven efficiënt en effectief aan te pakken. Inwoners en ondernemers willen meepraten, meedenken of meebeslissen over duurzaamheidsvraagstukken, projecten in de buitenruimte of het vergroten van de leefbaarheid in de wijk. Ze krijgen daarmee direct of indirect de kans om invloed uit te oefenen op de ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van beleid (participatie). Dat kan steeds vaker ook via digitale platformen.
Dergelijke platformen helpen om een maatschappelijk probleem in kaart te brengen, draagvlak te creëren, of om simpelweg een beter beeld te krijgen van wat de burgers in de gemeente bezighoudt. De gemeente is bovendien één van de ketenpartners in het creëren van een veilige samenleving. Criminelen maken voor illegale activiteiten gebruik van legale bedrijven en diensten. Hierdoor vervagen normen en neemt het gevoel van veiligheid en leefbaarheid af. De aanpak van ondermijning is de komende jaren een belangrijk thema. Het proactief uitwisselen en delen van informatie en signalen over onveilige of verdachte situaties met politie, brandweer en andere instanties draagt bij aan deze doelstelling. We zien ook dat de samenleving vergrijst. Hierdoor neemt de zorgvraag bij gemeenten toe. Met behulp van een goede informatiehuishouding, data-analyses en innovatieve technieken (bijvoorbeeld machine learning) zijn kostenstijgingen te voorspellen en kan men vroegtijdig gerichte interventies inzetten. Met vroegsignalering kunnen gemeenten voorkomen dat betalingsachterstanden verder oplopen en zich ontwikkelen tot een problematische schuldsituatie. Tijdige, actuele en betrouwbare informatie is hierbij van levensbelang. 20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 6 van 22
2.2. Technologische ontwikkelingen Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Al deze ontwikkelingen hebben impact op onze manier van werken, maar ook op ons informatielandschap. Zo zijn verschillende applicaties alleen nog maar als dienst af te nemen (Cloud of SaaS). Software is daardoor tijd-, plaats en apparaat onafhankelijk beschikbaar. Technisch beheer, updates en onderhoud komen daarmee bij de leverancier te liggen. Naast voordelen brengt dit ook risico’s met zich mee. Denk aan discussies over data eigenaarschap, back-up eisen en beschikbaarheidsnormen. De lasten verschuiven daarnaast van incidenteel naar structureel. De gemeente beschikt over grote hoeveelheden data. De verregaande digitalisering en de komst van slimme sensoren in de buitenruimte (Smart City) zorgt komende jaren voor een toename aan data. De gemeente kan deze data inzetten om trends te analyseren, effectiever en gerichter beleid te maken en toekomstige ontwikkelingen te voorspellen. Met nieuwe technieken als machine learning, robotisering, artificiële intelligentie (AI) en algoritmes kunnen processen worden geautomatiseerd of zelfs geautomatiseerd beslissingen worden genomen. Bij het op deze manier gebruiken van data en technologieën komen privacy en ethische vraagstukken om te hoek kijken. Medewerkers zullen hierin moeten worden getraind.
Daarnaast is er ruimte nodig om ervaring op te doen door te experimenteren en leren. Landelijk vinden er ook allerlei ontwikkelingen plaats die van invloed zijn op de informatiehuishouding. Eén zo’n landelijke ontwikkeling is Common Ground. Hierin wordt data losgekoppeld van werkprocessen en applicaties en wordt data bij de bron bevraagd in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan. Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen organisaties hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren. Dat stelt gemeenten in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke opgaven. Het volgen van landelijke ontwikkelingen is belangrijk om bij te kunnen blijven. Het is de uitdaging om grip te houden op al deze ontwikkelingen en hierin flexibel mee te bewegen.
2.3. Wettelijke ontwikkelingen Gemeenten hebben te maken met een veelheid aan wetten waaraan ze uitvoering moeten geven en die de informatievoorziening raken. Denk aan de Omgevingswet, de Nieuwe Archiefwet, de Wet digitale overheid (Wdo), Wet open overheid (Woo), de Uitvoeringswet AVG en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Al deze wetten hebben impact op de processen, informatievoorziening en systemen. De verschillende wetten hangen deels samen met elkaar, vertonen overlap maar ook tegenstrijdigheden en dilemma’s. Zo staat de roep om meer openheid en transparantie op gespannen voet met privacy en gegevensbescherming. Om als gemeente effectief uitvoering te kunnen geven aan deze informatiewetten is het zaak om de impact van de verschillende wetten in samenhang te bekijken. De VNG adviseert hierbij om te kijken naar overkoepelende publieke waarden als: transparantie, privacy, toegankelijkheid, inclusie, informatieveiligheid en dienstverlening. Te vaak wordt het invoeren van nieuwe wetgeving nog gezien als een verantwoordelijkheid van juridische zaken en/of informatievoorziening. Nieuwe wetgeving betekent vaak een aanpassing in het primaire proces, in de manier van werken en in houding en gedrag van medewerkers. Dit is een organisatievraagstuk. Daarnaast worden in veel gemeenten de verschillende wetten nog afzonderlijk van elkaar opgepakt.
Dit zorgt voor suboptimale oplossingen, dubbel werk en mogelijk zelfs tot nieuwe risico’s. Door overzicht en inzicht te creëren in de impact van- en de samenhang tussen verschillende wetten kan dit worden voorkomen.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 7 van 22
2.4. Organisatorische ontwikkelingen In afgelopen jaren zijn steeds meer processen gedigitaliseerd. Daarnaast worden steeds meer processen van aanvraag tot archivering digitaal en zaakgericht afgehandeld. In de afgelopen periode is de organisatie versneld hybride gaan werken. (Samen) werken vindt steeds vaker digitaal en tijd-, plaats en apparaat onafhankelijk plaats. Investeren in 21e-eeuwse vaardigheden is nodig om de voordelen van de technologieën te benutten en de risico’s ervan te beperken, nu en in de toekomst. De gemeente ontwikkelt zich steeds meer als een netwerkorganisatie waarbij taken en opgaven in samenwerking met ketenpartners worden opgepakt. Kijk hierbij naar het sociaal domein of de belastingsamenwerking met Eemnes. In alle gevallen vindt informatie-uitwisseling plaats tussen deze netwerkpartijen. Er moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over de uitwisseling van informatie, en processen en systemen moeten worden aangepast om veilige en betrouwbare informatieuitwisseling mogelijk te maken. Gemeente Baarn heeft te maken met beperkte capaciteit (veel functies worden bemand door één medewerker) en een hoog verloop. Dit maakt de organisatie kwetsbaar. Op informatievoorziening wordt daarom in toenemende mate regionaal samengewerkt met de RID gemeenten.
Applicaties worden komende jaren actief geharmoniseerd, wat bijdraagt aan het verminderen van beheerlast, het verminderen van kwetsbaarheid en het versterken van kennisuitwisseling. Intern is het belangrijk dat kennis wordt geborgd en dat processen gestructureerd en duidelijk zijn. In 2023 heeft informatie-advies een duidelijke plaats gekregen binnen Team Informatie. Dit beleidsplan geeft invulling aan een gezamenlijk verhaal voor het nieuwe team voor de komende jaren. In hoofdstuk 5 lees je meer over de organisatie van informatievoorziening. In de organisatie worden verschillende initiatieven genomen om invulling te geven aan de organisatievisie ‘Het beste voor Baarn’. De kernwaarden ‘samenwerken, verbindend en duidelijk’ zijn hierbij leidend. Met de beperkte capaciteit en middelen is het belangrijk om prioritering aan te brengen in de veelheid aan veranderprojecten. Dit gebeurt in Baarn aan de hand van de Veranderkalender. Het overgrote deel van de organisatieprojecten heeft een informatiecomponent. Vanuit informatievoorziening is het belangrijk om aan de voorkant aan te haken in het proces van de veranderkalender en bij de nieuwe initiatieven in de organisatie. Hierover lees je meer in hoofdstuk 6. Borging. Al deze ontwikkelingen hebben gevolgen voor de inrichting van onze informatievoorziening.
Het vraagt extra inspanning en investering om te blijven voldoen aan deze verwachtingen. In de volgende hoofdstukken nemen we je mee in hoe wij hier komende jaren richting aan geven.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 8 van 22
3. De visie van Baarn De visie van de Gemeente Baarn staat beschreven in vier richtinggevende documenten: het coalitieakkoord, de organisatievisie, de dienstverleningsvisie en de regionale informatievisie. Deze documenten geven richting aan- en zijn bepalend voor de ontwikkeling van de informatievoorziening van gemeente Baarn voor de komende jaren. Coalitieakkoord 2022 – 2026 Het coalitieakkoord 2022 – 2026 ‘Samen Baarn’ staat in het teken van vier pijlers (zie inzet). Bestuurlijke vernieuwing Een belangrijk speerpunt deze collegeperiode is het vergroten van het vertrouwen en het verkleinen van de afstand tussen inwoners en ondernemers en de gemeente, en tussen de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie. Besluitvorming moet transparanter en begrijpelijker. Juiste, tijdige en volledige informatie is hierbij onmisbaar. Inwoners en ondernemers moeten de besluitvorming kunnen volgen en er moet voldoende ruimte zijn om hier aan deel te nemen door inbreng van standpunten en perspectieven. Dienstverlening De gemeentelijke dienstverlening moet laagdrempelig en toegankelijk zijn. Dienstverlening gaat steeds vaker digitaal. Daarnaast blijft het altijd mogelijk om, wanneer digitaal niet wenselijk of niet mogelijk is, binnen te lopen op het gemeentehuis of telefonisch zaken te doen met de gemeente.
De gemeente zorgt voor toegankelijke dienstverlening en biedt voldoende mogelijkheden om inwoners en ondernemers digitaal vaardig te maken.
“Van de gemeente mag worden verwacht dat zij dienstbaar, toegankelijk, bereikbaar en beschikbaar is…” Coalitieakkoord ‘Samen Baarn’ 2022 - 2026
Participatie De gemeente geeft meer ruimte aan maatschappelijke initiatieven. Baarn geeft inwoners meer zeggenschap over de inrichting van de buurt. Daarnaast praat de gemeente mét inwoners in plaats van óver inwoners. Inwoners en ondernemers worden vanaf het begin betrokken, ook die groepen die gewoonlijk minder worden gehoord. Openheid en transparantie en het creëren van een gelijke informatiepositie is hierbij randvoorwaardelijk. Communicatie De gemeente communiceert in begrijpelijke taal via kanalen die aansluiten bij de doelgroep. Interactie met inwoners en ondernemers is in alle gevallen eenvoudig en duidelijk. Communicatie en interactie vindt zowel digitaal (via de website, social media of een app) als analoog (brieven, documenten, persberichten) plaats. Het kanaal wordt afgestemd op de behoefte van doelgroep.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 9 van 22
Maatschappelijke opgaven In het ruimtelijk domein staat de gemeente voor grote uitdagingen als het gaat om wonen, de leefomgeving, verduurzaming, mobiliteit en parkeren. Zo heeft Baarn de ambitie om in 2030 zoveel als mogelijk klimaat neutraal te zijn. Baarn stimuleert inwoners en ondernemers om te besparen, te isoleren en om zelf duurzaam op te wekken. Er moeten extra huizen worden gebouwd. Hierbij is het de uitdaging om het groene karakter van Baarn te behouden en waar mogelijk te versterken. Denk aan vergroening van wijken of aan maatregelen in het kader van klimaatadaptatie en biodiversiteit. Economie, toerisme en een levendig centrum hangen in Vorstelijk Baarn sterk met elkaar samen. Hierbij moet ook oog zijn voor nadelige effecten van veel bezoekers.
“We ontwikkelen samen met onze partners een klimaatdashbo ard dat ook toegankelijk is voor inwoners” Coalitieakkoord ‘Samen Baarn’ 2022 - 2026
In het sociaal domein ligt de focus komende jaren op het vergroten van zelfredzaamheid van inwoners. Of het nu gaat over onderwijs, werk en bestaanszekerheid of het bieden van passende zorg. Om de toenemende vraag naar (complexe) zorg het hoofd te kunnen bieden wordt ingezet op preventie en vroegsignalering. Daarnaast richt Baarn zich op eenvoudige toegang tot (jeugd)zorg. Iedereen in Baarn moet mee kunnen blijven doen in de samenleving. Baarn wil een inclusieve gemeente zijn, zowel voor de bestaande inwoners als voor nieuwkomers. Het college zet zich in om het voorzieningenniveau op gebied van cultuur op peil te houden. Het veiligheidsdomein richt zich op het bieden van een veilige leefomgeving. Fraude, oplichting en ondermijning komt steeds vaker voor. Deze vormen van criminaliteit vinden ook steeds vaker digitaal plaats. Samen met inwoners, ondernemers en partners werkt Baarn aan het verbeteren van de effectiviteit van toezicht en handhaving in de openbare ruimte. Daarnaast zet Baarn actief in op preventie en voorlichting en het weerbaar maken van de samenleving. Hierbij is ook aandacht voor digitale veiligheid.
“De gemeente besteedt structureel aandacht aan digitale veiligheid en zet vooral in op het alert en weerbaar maken van jongeren, senioren, laaggeletterden en ondernemers. De gemeente communiceert regelmatig en transparant met de inwoners over veiligheid.” Coalitieakkoord ‘Samen Baarn’ 2022 2026
Organisatievisie ‘Het beste voor Baarn’ De focus van de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie ligt in drie kernwaarden: samenwerken, verbindend en duidelijk. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om open, eerlijk en transparant met elkaar communiceren en handelen vanuit wederzijds vertrouwen. Er wordt actief verbinding gelegd door te laten zien wie waar mee bezig is. Er wordt steeds intensiever team overstijgend samengewerkt. Collega’s uit andere teams worden actief betrokken bij projecten. Hierbij is er extra aandacht voor opdrachtgever- en opdrachtnemerschap en het maken van duidelijke afspraken. Het gaat hierbij ook om het stellen van prioriteiten gezien de schaarse capaciteit en middelen. Binnen de organisatie wordt ruimte gecreëerd voor onderzoek en experimenten. Fouten maken mag, dit wordt gezien als een kans om te leren. De uitdaging voor gemeente Baarn ligt in het borgen van de (bedrijfs)continuïteit en de vervangbaarheid van kwetsbare functies.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 10 van 22
Visie op dienstverlening Baarn staat dicht bij haar inwoners en ondernemers en is een professionele en tegelijkertijd persoonlijke dienstverlener. De visie wordt ondersteund met de volgende leidende principes:
De dienstverlening van gemeente Baarn is domeingericht ingericht. Eenvoudige vragen worden beantwoord in het Baarns contact centrum (BCC). Complexe vragen worden afgehandeld binnen de vak afdeling. Eenvoudige en individuele producten en diensten kunnen via een gestandaardiseerde en geautomatiseerde dienstverlening volledig digitaal worden aangevraagd en afgehandeld. Daarmee ontstaat er tijd en ruimte voor persoonlijke ondersteuning bij de meer complexe vraagstukken of voor diegene die minder digivaardig zijn. We werken samen in ketenprocessen en er vindt informatie-uitwisseling plaats tussen de vakafdeling en het BCC. De behandelend ambtenaar beschikt centraal over alle benodigde informatie om de aanvraag af te handelen. Dienstverlening is ook dat onze inwoners op het juiste moment over de juiste informatie beschikken over actuele thema’s. Visie digitale gemeenten van de toekomst Als samenwerkende gemeenten in informatievoorziening werken de gemeenten aangesloten bij de RID Utrecht gezamenlijk aan de informatievoorziening van de toekomst. In de ‘Visie digitale gemeenten van de toekomst’ (zie bijlage 2 Visie Regionale Informatievoorziening) staan de visie, leidende principes en doelstellingen beschreven.
In de gezamenlijke visie zijn vijf doelen gesteld: Slim digitaliseren: we leveren slimme en inclusieve (digitale) dienstverlening, met een logische ingang voor inwoners en over de grenzen van organisaties heen. Gegevenskwaliteit: we beschikken over de juiste gegevens om dienstverlening en beleidsprocessen optimaal in te richten én uit te voeren. Flexibel ondersteunen organisatie: nieuwe inzichten, kansen en wetgeving krijgen snel een plaats in het informatielandschap. De waarde van toepassingen voor inwoners is leidend. Toekomstbestendige IT en informatiehuishouding: we creëren flexibiliteit, harmoniseren processen en systemen en volgen landelijke standaarden. Onze medewerkers zijn en blijven ‘digitaal fit’ en adopteren nieuwe ontwikkelingen. Bekwame én veilige informatieorganisatie: gegevens van onze inwoners zijn veilig, worden goed beheerd en de privacy is geborgd.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 11 van 22
De Digitale Agenda 2024 van de VNG ‘Naar een Waardenvolle Informatiesamenleving’ vormt een belangrijke basis voor de uitvoeringsagenda van de regionale informatievisie. De Digitale Agenda ordent thema’s, onderwerpen en vraagstukken die spelen in de informatiesamenleving. De agenda kent drie doelstellingen voor de lokale overheid en de informatiesamenleving in de komende jaren: Mogelijk maken (de basis onder controle); o Aandacht voor digitale vaardigheden, adoptie van nieuwe toepassingen en digitaal ‘fit’ blijven; o Flexibele en schaalbare infrastructuur (cloud); o Een geharmoniseerd applicatielandschap, met eenvoudige gegevensuitwisseling op basis van een open architectuur (common ground); o Aandacht voor digitale veiligheid en duurzame toegankelijkheid Kansen benutten (in beleidsdomeinen van de overheid en in de economie); o Dienstverlening verbeteren o Toekomst verkennende activiteiten (smart city, artificiële intelligentie, robotisering) Duiden en reflecteren (van waarden en innovatie in de informatiesamenleving); o Aandacht voor publieke waarden in projecten o Bewust nadenken over ethische kaders o Duiding en transparantie over gebruik nieuwe technologieën (bv. algoritmes) De visie van Baarn Het coalitieakkoord, de organisatievisie, de dienstverleningsvisie en de regionale informatievisie vormen samen ‘De Visie van Baarn’ op het gebied van informatievoorziening.
In hoofdstuk 4. gaan we in op de impact van deze visies op de inrichting van de informatievoorziening voor de komende jaren. Wat moeten we organiseren om de maatschappelijke doelen waar te maken? En wat gaan we daar voor doen?
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 12 van 22
4. Sporen De relevante ontwikkelingen en de visie van Baarn vormen samen de bouwstenen voor de koers van de Gemeente Baarn. Dit doen we aan de hand van vijf ontwikkelsporen. Met deze sporen kijken we van buiten (de ontwikkelingen en visie) naar binnen (naar de informatievoorziening van Baarn). Per spoor geven we antwoord op twee vragen: Wat willen we bereiken? Welke visie, ambitie en uitgangspunten hanteren we de komende jaren om onze strategische doelen te behalen? Wat gaan we daarvoor doen? Welke projecten en initiatieven dragen bij aan het bereiken van de strategische doelen?
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 13 van 22
4.1. Een stevig digitaal fundament Wat willen we bereiken?
Uitgangspunten
Informatie is onmisbaar in onze organisatie. Informatie heeft waarde voor de samenleving, onze partners, het bestuur en onze medewerkers. De gemeente verwerkt in haar processen veel (gevoelige) gegevens. Het is een kerntaak en -verantwoordelijkheid om hier zorgvuldig en professioneel mee om te gaan. We willen als gemeente ook weerbaar zijn en blijven tegen de dreigingen van buitenaf. Dit is van belang om de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening te borgen. Als we dit niet goed op orde hebben heeft dit grote gevolgen voor onze organisatie en de samenleving. We willen een gedegen en betrouwbare overheid zijn. We zorgen dat onze informatie veilig, actueel, betrouwbaar, vindbaar en (duurzaam) toegankelijk is. We willen minimaal voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. We brengen én houden onze processen en informatiehuishouding daarvoor structureel op orde. We zijn open en transparant en stellen publieke informatie actief beschikbaar aan de samenleving. We houden hierbij oog voor bescherming van gevoelige gegevens.
De vakafdeling is eigenaar van processen, informatie en systemen; De vakafdeling zorgt dat de processen en informatievoorziening voldoen aan geldende wet- en regelgeving; Team informatie ondersteunt de vakafdeling met gevraagd en ongevraagd advies; We zorgen dat onze informatie (duurzaam) toegankelijk is; We stellen onze informatie openbaar beschikbaar, tenzij… We gaan zorgvuldig om met gevoelige (persoons) gegevens; We werken continu aan verbetering van de informatiebeveiliging; We kiezen voor eenmalige opslag en meervoudig gebruik van gegevens; We stellen het gebruik van de basisregistraties verplicht
Gezien het hoge verloop en de vele nieuwe collega’s is het belangrijk om processen, werkwijzen, afspraken en verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen. Dit zorgt er voor dat kennis in huis blijft en dat de kwaliteit van onze dienstverlening in stand blijft. Wat gaan we daarvoor doen? Implementatie Wet open overheid (Woo) We richten onze processen opnieuw in, brengen onze informatiehuishouding op orde, we werken komende jaren aan bewustwording binnen onze organisate en maken informatie gefaseerd openbaar.
Doorontwikkelen archief- en (digitaal) informatiebeheer We brengen informatiebeheer naar een hoger volwassenheidsniveau. We brengen onze digitale informatie op orde en stellen een (digitale) bewaarstrategie op.
Aanbesteding ESB en gegevensmagazijn We besteden onze enterprise service bus (ESB) en het gegevensmagazijn opnieuw aan voor een efficiente en betrouwbare gegevensuitwisseling tussen applicaties. Invoering Samenhangende Objectenregistratie (SOR) De verschillende bestaande (geo) basisregistraties (waaronder BGT, BAG en WOZ) worden samengevoegd tot één uniforme registratie met basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid. Uitvoeringsplan informatiebeveiliging We brengen de acties uit het uitvoeringsplan informatiebeveiliging tot uitvoering. Dit doen we deels in regionaal verband, deels op lokaal niveau.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 14 van 22
4.2. Toegankelijke dienstverlening Wat willen we bereiken?
Uitgangspunten
Gemeente Baarn staat dicht bij inwoners en ondernemers en ondersteunt deze zo goed als mogelijk. De gemeente is voor iedereen bereikbaar en toegankelijk. We vinden het belangrijk dat onze dienstverlening laagdrempelig en eenvoudig is. We werken verder aan betrouwbare en efficiënte dienstverlening. Inwoners en ondernemers kiezen zelf op welke wijze zij zaken met ons doen. Onze dienstverlening is digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet. Doordat steeds meer producten en diensten digitaal worden aangevraagd en afgehandeld houden we tijd over voor complexe vraagstukken en persoonlijk contact. We werken als één loket, onafhankelijk van het gekozen kanaal of ingang. Inwoners en ondernemers hebben continu inzicht in de lopende zaken en status van de aanvraag. We bouwen voort op MijnBaarn en denken na over de inzet van- en aansluiting op MijnOverheid. We ondersteunen diegenen die de digitale wereld lastig vinden. Dit kan zijn door uitleg en instructie aan de balie in het gemeentehuis of via het Informatiepunt Digitale Overheid (IDO) in de bibliotheken. Inwoners en ondernemers kunnen veilig zaken met ons doen en hebben regie op hun eigen gegevens.
Onze dienstverlening is laagdrempelig en eenvoudig en voor iedereen toegankelijk; Onze processen zijn begrijpelijk, betrouwbaar en transparant; We werken als één loket voor onze inwoners; Inwoners en ondernemers kiezen zelf op welke manier zij zaken met ons doen (digitaal, balie, telefonisch); Onze dienstverlening is digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet; Waar nodig ondersteunen we inwoners en ondernemers bij het digitaal aanvragen van producten en diensten; We vragen informatie van inwoners en ondernemers maar één keer uit; We handelen aanvragen digitaal en zaakgericht af; Inwoners en ondernemers hebben actueel inzicht in de lopende zaken;
(Digitale) dienstverlening wordt steeds afhankelijker van juiste, tijdige en betrouwbare gegevens. Een duurzame en toekomstbestendige informatiehuishouding helpt ons de dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers optimaal in te richten. Kwaliteit van gegevens & ketendenken is hierbij cruciaal. We monitoren onze dienstverlening door middel van sturingsinformatie. Hierbij is het van belang dat de kwaliteit van onze processen en data geborgd is. Wat gaan we daar voor doen? Implementeren Wet Digitale Toegankelijkheid (DTO) We zorgen dat onze websites, webformulieren en apps digitaal toegankelijk zijn en voldoen aan de richtlijnen van de WCAG.
Implementeren Omgevingswet (DSO) We sluiten onze processen en informatievoorziening aan op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Hiermee bieden we initiatiefnemers één digitaal loket voor de fysieke leefomgeving.
Implementeren E-diensten Burgerzaken Met de E-diensten kunnen inwoners producten en diensten van Burgerzaken 24/7 digitaal aanvragen en worden deze effciënt afgehandeld in de back-office.
Inrichten Kennisbank BCC We richten een kennisbank in voor het Baarns Contact Centrum (BCC). Hiermee kunnen we vragen van inwoners en ondernemers sneller en effectiever beantwoorden.
Impactanalyse wettelijke ontwikkelingen We brengen de impact in kaart van verschillende wetten (WMEBV, WEP, SDG, DTO, WDO) op onze dienstverlening, processen en informatievoorziening.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 15 van 22
4.3. Informatiegestuurd werken Wat willen we bereiken?
Uitgangspunten
Onze gemeente produceert en verwerkt veel gegevens. Deze gegevens bieden een schat aan informatie. De uitdaging is om de juiste informatie uit deze data naar boven halen en deze vervolgens gericht in te zetten om ons beleid, onze dienstverlening en onze interne processen verder te verbeteren. Denk hierbij aan inzicht in de meldingen bij het Baarns Contact Centrum (BCC), inzicht in de zorgbehoefte binnen het sociaal domein of de ontwikkeling van onze financiën of personeel. Informatie over de buitenruimte kunnen we beschikbaar stellen aan de samenleving, die deze informatie weer kan gebruiken om analyses te maken of handige apps te bouwen. Voorbeelden hiervan zijn Buienradar (op basis van KNMI gegevens) of 9292OV (op basis van gegevens van openbaar vervoerders).
We beschikken over actuele en betrouwbare gegevens; We voeren actief regie op de kwaliteit van onze data; We gebruiken data in onze processen en dienstverlening; Onze collega's beschikken over de juiste data-vaardigheden; We investeren in nieuwe rollen, functies, kennis en vaardigheden; Privacy en ethiek zijn integraal onderdeel van data projecten; We sluiten aan bij initiatieven uit de regio wanneer dit voor ons waardevol is;
Om meer waarde te halen uit onze data werken we komende jaren stapsgewijs aan een groei in volwassenheid op gebied van data & informatie. We werken actief aan het verhogen van onze datakwaliteit. Het werken met data vraagt daarnaast ook andere kennis, vaardigheden en competenties. We investeren in het ontwikkelen van onze data-vaardigheden. Gezien de groeiende behoefte aan sturingsinformatie in de organisatie is extra kennis en capaciteit nodig voor het beantwoorden van data-vragen en het bouwen van dashboards. Denk hierbij aan nieuwe rollen als een regisseur gegevensmanagement, data-analisten en programmeurs. Daarnaast moet de informatievoorziening worden ingericht (BI-software en datawarehouse) om aan de behoefte van de organisatie te kunnen voorzien. Wat gaan we daar voor doen? Inrichting gegevensmanagement Opstellen beleid en inrichting van de organisatie voor gegevensmanagement. Dit om de kwaliteit van onze gegevens te vergroten. Programma informatiegestuurd werken Een programmatische aanpak voor het inrichten en borgen van informatiegestuurd werken binnen onze organisatie. Met aandacht voor proces, mens en techniek. Implementeren Wet Hergebruik Overheidsinformatie (WHO) We onderzoeken welke (grote) datasets we actief openbaar beschikbaar kunnen stellen aan de samenleving. We richten een proces in voor verzoeken om data.
Data en ethiek We ontwikkelen een ethisch normenkader en een wegingskader voor privacyvraagstukken bij het verwerken, gebruiken en delen van data. Dit heeft relatie met het spoor innovatie. Aanschaf en inrichting BI software Gemeenschappelijk aanschaffen van tooling voor informatiegestuurd werken.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 16 van 22
4.4. Flexibel samenwerken Uitgangspunten
Wat willen we bereiken? We werken efficiënt en effectief samen met onze collega's, ketenpartners, inwoners en ondernemers om onze maatschappelijke doelen te behalen. Onze collega’s beschikken altijd en overal over de informatie die zij op dat moment nodig hebben. We richten onze informatievoorziening in ondersteunend aan hybride werken. We zorgen dat onze collega's veilig digitaal samen kunnen werken waar, wanneer en met wie dat op dat moment nodig is. We besteden daarbij aandacht aan adoptie en het ontwikkelen van onze 21eeeuwse vaardigheden.
Onze informatievoorziening faciliteert tijd-, plaats- en apparaat onafhankelijk en hybride werken; We sluiten aan bij regionale en landelijke ontwikkelingen wanneer dit voor Baarn waardevol is; We zijn hierin slimme volger; We kiezen bij voorkeur voor reeds bewezen oplossingen uit de markt; We maken duidelijke afspraken over gegevensuitwisseling met ketenpartners; We hebben aandacht voor de risico's op
Een flexibele en wendbare organisatie is nodig om in te spelen op de grote hoeveelheid ontwikkelingen en de snel veranderende omstandigheden. Baarn kan dit niet meer alleen. Slimmer organiseren en werken is één van de speerpunten van de organisatie. Samenwerken met andere gemeenten, leveranciers en andere ketenpartners en het volgen van landelijke en regionale ontwikkelingen is noodzakelijk om bij te blijven.
Recent is Baarn een samenwerking aangegaan op gebied van belastingen en WOZ met Eemnes. Deze samenwerking krijgt in 2023 verder vorm. Daarnaast wordt op gebied van informatievoorziening regionaal door de RID gemeenten samengewerkt aan de informatievoorziening van de toekomst. Zo zetten we komende jaren in op het harmoniseren van het applicatielandschap. Hiermee verminderen we de kwetsbaarheid, delen we gezamenlijk kennis en kunde en houden we de kosten beheersbaar. Wat gaan we daar voor doen? Adoptie Microsoft 365 Het implementeren en adopteren van Microsoft365 ten behoeve van digitaal en hybride (samen) werken binnen de organisatie.
Samenwerking Belastingen en WOZ Eemnes Het samenvoegen van de administraties WOZ & Belastingen van Baarn & Eemnes.
Implementeren Visie digitale gemeenten van de toekomst Samen met de deelnemende gemeenten starten we gezamenlijk projecten om invulling te geven aan de regionale informatievisie.
Applicatieharmonisatie In RID verband harmoniseren we stapsgewijs ons applicatielandschap. We starten met een vijftal (kern)applicaties, zoals het Financieel systeem, het zaaksysteem en de burgerzaken applicatie.
Beleid en afspraken over hybride samenwerken Het vastleggen van beleid en afspraken over het hybride samenwerken en het opslaan en delen van informatie.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 17 van 22
4.5. Innovatie
Uitgangspunten
Wat willen we bereiken?
De wereld om ons heen verandert razendsnel. Nieuwe technologieën hebben impact op onze manier van leven, werken, wonen en recreëren. Maatschappelijke opgaven waar onze gemeente voor staat vragen om innovatieve oplossingen. Door te experimenteren leren we wat de waarde is van nieuwe technieken voor onze processen en dienstverlening. We streven naar een moderne bedrijfsvoering en dienstverlening voor onze inwoners en ondernemers.
We maken tijd en ruimte voor uitvoering van experimenten en innovatieve ideeën; Innovaties moeten passend zijn bij de omvang van Baarn; We zetten de maatschappelijke waarde centraal bij het toepassen van technologie in onze bedrijfsvoering en dienstverlening; We blijven binnen de wettelijke kaders; We houden oog voor privacy en ethische vraagstukken; Innovaties mogen niet ten koste gaan van privacy van onze inwoners; We hebben aandacht voor de risico's op gebied van informatieveiligheid; We zijn open en transparant in het toepassen van technologieën, data en algoritmes (waar, wanneer en met welk doel); We delen onze leerpunten en ervaringen;
We willen meegaan met onze tijd. We creëren ruimte voor innovatieve ideeën en experimenten. We volgen wat landelijk en regionaal speelt op dit gebied. We doen mee wanneer dit kansrijk en waardevol voor ons is. We zijn hierin ‘slimme volger’. Denk hierbij aan technologische ontwikkelingen als robotisering, common ground, smart cities of het toepassen van artificiële intelligentie (AI) en algoritmes. Deze technologieën bieden kansen, maar brengen ook risico’s met zich mee. Denk hierbij aan de inbreuk op het recht op privacy, het geautomatiseerd nemen van beslissingen of het toepassen van algoritmes. Hierbij spelen ethische en juridische vraagstukken. Door hiermee te experimenteren doen we nieuwe kennis en ideeën op over wat waardevol voor ons is. We leren waar we rekening mee moeten houden en welke vraagstukken er bij komen kijken. We experimenteren altijd binnen de wettelijke en ethische kaders, en houden hierbij oog voor privacy van onze inwoners en ondernemers. Wat gaan we daar voor doen? Ontwikkelen kaders voor ethiek en privacy Het opstellen van beleid en kaders voor Ethiek & Privacy bij het inzetten van nieuwe technologieën en gebruik van data binnen en buiten onze organisatie. Relatie met informatiegestuurd werken.
Onderzoeken impact en kansen robotisering Onderzoeken wat de impact is- en de kansen zijn van het gebruik van robot process automation (RPA) voor onze dienstverlening en processen.
Common Ground We volgen de landelijke hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo wordt data los gekoppeld van werkprocessen en applicaties. Onderzoeken impact en kansen Artifical Intelligence (AI) en algoritmes Onderzoeken wat de impact is- en de kansen zijn van het gebruik van Artificiële Intelligentie (AI) en algoritmes op onze samenleving, dienstverlening en bedrijfsvoering. Komende jaren investeren we in het opdoen van kennis en ervaring m.b.t. dit onderwerp. Kennis en bewustwording Smart cities We organiseren een bijeenkomst samen met College & Raad over de impact van technologische ontwikkelingen op onze samenleving.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 18 van 22
5. Organisatie van de informatievoorziening Team informatie beheert en ontwikkelt de informatievoorziening. Team informatie vertaalt de informatiebehoefte van de organisatie naar passende informatievoorziening. De informatiebehoefte van de gebruikers staat daarbij voorop. Die samenhang vergt duidelijk informatiebeleid zodat iedereen bij ontwikkeling, inzet en gebruik van technische hulpmiddelen hetzelfde kompas gebruikt. Positionering van informatievoorziening Het beproefde negenvlakmodel beschrijft de relatie tussen de organisatie en haar informatievoorziening. Met dit raamwerk wordt de inzet en het gebruik van informatievoorziening en ICT gepositioneerd. Het model onderscheidt drie besturingsdomeinen: - Bedrijfsvoering: de reguliere bedrijfsvoering met al haar facetten, zoals mensen, middelen, processen etc. - Informatie & communicatie voorziening: de informatievoorziening als ondersteunend middel voor het bedrijfsdomein. De vraag naar informatievoorziening vanuit het bedrijfsdomein wordt hier vertaald in een vraag naar ICT. - Informatie & communicatie technologie: de ontwikkeling en uitvoering van ICT-diensten. Deze kolom is grotendeels belegd bij de RID Utrecht. Op de verticale as zien we de besturingsniveaus zoals we die kennen uit het besturingsframe: strategisch (richten), tactisch (inrichten) en operationeel (verrichten).
Informatiemanagement in het AIM richt zich vooral op de middelste kolom en de middelste rij. Dat is het kader waarbinnen het informatiemanagement van gemeente Baarn werkt. Regionale samenwerking informatievoorziening Team informatie fungeert als opdrachtgever voor de ICT-leveranciers, waaronder de RID Utrecht. Daarnaast vertegenwoordigt Team informatie de gebruikersorganisatie als afnemer van de informatievoorziening. Afspraken met leveranciers worden vastgelegd in Service Level Agreements (SLA’s) en met de RID Utrecht in de Dienst Verlening Overeenkomst (DVO) en het Diensten Portfolio (DPF). Sturing hierop vindt plaats via de Service Manager. In 2022 hebben de bestuurders van de RID deelnemers het ‘Convenant samenwerking informatievoorziening’ ondertekend. Samen met de gezamenlijk ontwikkelde i-visie [zie bijlage 2] is dit de door de deelnemers gewenste richting van de samenwerking op de informatievoorziening. Het programma regionale informatievoorziening werkt de concretisering daarvan uit. Projecten en activiteiten die daaruit voortvloeien nemen we op in de projectenkalender.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 19 van 22
Personele consequenties Deze koers en ambitie is niet vrijblijvend. Het vraagt de komende jaren om investering in kennis, kunde, capaciteit en middelen. Deze investering is noodzakelijk om bij te blijven, te voldoen aan bestaande en nieuwe wet- en regelgeving en mee te groeien met de verwachtingen van de samenleving. Voor Team informatie geldt dat er komende jaren geïnvesteerd moet worden in capaciteit en middelen om deze ambities waar te maken. De huidige capaciteit op het gebied van informatievoorziening is onvoldoende om goed invulling te geven aan alle genoemde strategische opgaves. Op dit moment is er sprake van verantwoord beheer van onze informatievoorziening met beperkte capaciteit en middelen. Het noodzakelijke wordt gedaan, maar anticiperen is moeilijk. Voor veel projecten zijn we als organisatie afhankelijk van één of enkele personen met de benodigde expertise. Er zijn veel functies die door maar één persoon worden vervuld en dat maakt onze gemeente, en ook Team informatie, kwetsbaar. Door een uiterste inspanning is de basis op orde, maar er is (nog) geen sprake van een wendbare organisatie. Er is behoefte aan concrete plannen en een blik vooruit. De toenemende snelheid, hoeveelheid en complexiteit vraagt een heroriëntatie op de organisatie van de informatievoorziening binnen Baarn.
Om de gewenste en vereiste ontwikkelingen te kunnen ondersteunen zijn nieuwe functies en rollen nodig. Dit om de uitvoeringskracht van de informatievoorziening te versterken en functioneel beheer te professionaliseren. In eerste instantie zijn een viertal kritische functies geïdentificeerd: Informatie-adviseur Als gevolg van de toenemende hoeveelheid aan lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen wordt op dit moment alleen het strikt noodzakelijke gedaan. Het volgen en doorvertalen van deze ontwikkelingen is nu belegd bij één persoon. Om bij te kunnen blijven, sneller te kunnen anticiperen op vragen van de organisatie en de kwetsbaarheid te verminderen is versterking van de adviescapaciteit noodzakelijk. Regisseur gegevensmanagement We zijn steeds afhankelijker van juiste, tijdige en betrouwbare gegevens. Het informatielandschap wordt steeds complexer. Daarnaast heeft de organisatie de behoefte om meer informatiegestuurd te gaan werken. Om de gegevensstromen in goede banen te leiden is een Regisseur gegevensmanagement onmisbaar. Dit wordt opgenomen in een MT voorstel. Functioneel beheerder Microsoft365 We werken steeds vaker digitaal samen. 2023 staat in het teken van de adoptie van Microsof365 (o.a. Teams en SharePoint) in de organisatie. Baarn heeft hier op dit moment geen functioneel beheerder voor in huis.
Dit vormt een risico voor een succesvolle adoptie en gebruik van de functionaliteiten van Microsoft365. Dit geldt ook voor enkele kleinere generieke applicaties. Een extra FTE functioneel beheer kan hier invulling aan geven. Invulling vacature Service delivery manager Advisering van de RID deelnemers op het gebied van informatievoorziening vindt plaats via de Informatiemanager. Het gaat dan om advisering van het Strategisch Opdrachtgeversoverleg (SOO), Gemeentesecretarissen en Directeuren Overleg (GDO), Dagelijks bestuur en Algemeen bestuur. Aansturing van de RID Utrecht vindt plaats via de ICT regisseur en de Service Manager. De laatst genoemde rol is vacatureruimte beschikbaar die momenteel nog niet ingevuld is. 20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 20 van 22
6. Borging In dit informatiebeleid staan verschillende ambities en opgaven voor de periode 2023 – 2026. Deze opgaven zijn vertaald naar concrete projecten in de projectenkalender [zie bijlage 1]. Na het vaststellen van de koers en ambitie is het belangrijk om het informatiebeleid structureel te borgen binnen de organisatie. We adviseren dit te doen langs drie lijnen: Projecten & activiteiten kalender De wereld om ons heen verandert continu. We kunnen nu nog niet precies zien wat er over vier jaar op ons af komt. We willen flexibel en wendbaar zijn in de uitvoering. Vandaar dat we ervoor kiezen om de projectenplanning jaarlijks te actualiseren en vast te stellen. De projectenkalender voor 2023 – 2024 is opgezet aan de hand van de sporen van het informatiebeleid. De eerste versie, inclusief een financiële vertaling, is als bijlage toegevoegd aan dit plan. We hebben rekening gehouden met:
Wettelijke eisen en verplichtingen; Reeds lopende projecten; Capaciteit van Team informatie en de organisatie; Beschikbare middelen.
Voor de projecten en activiteiten is een initiële raming gemaakt. Dit is een inschatting, bijvoorbeeld omdat er nog geen projectafspraken zijn gemaakt of omdat pas bij de definitieve afspraken en contracten met leveranciers volledige duidelijkheid is van de kosten. We moeten rekening houden met een (on)nauwkeurigheidsfactor. We adviseren om de voortgang van het beleid periodiek (bv. halfjaarlijks) met het MT en teamleiders te delen aan de hand van het portfolio. Het MT en teamleiders kunnen van daaruit sturen op de strategische koers, de prioritering van projecten en de bijbehorende capaciteit en middelen. We hanteren hierbij de Plan – Do – Check – Act cirkel. Raad en College kunnen bijsturen aan de hand van de reguliere P&C cyclus. Wijzigingsproces We hebben een proces ingericht voor het doorvoeren van wijzigingen in de informatievoorziening. We zoeken hier de aansluiting bij het proces van de veranderkalender. Hiermee worden risico’s beheerst en ontstaat er grip op- en afstemming over de prioritering van projecten. Zodra een wens of idee concreter wordt, wordt er een intake gedaan door het veranderteam. De informatiemanager wordt betrokken bij het beoordelen van nieuwe verandervoorstellen. De informatiemanager adviseert over de impact op de informatievoorziening en processen, en kijkt of er ergens anders in de organisatie of in de regio al vergelijkbare vraagstukken spelen.
Het doel is om de voorstellen integraal te beoordelen en in gezamenlijkheid te prioriteren. Uiteindelijke goedkeuring van de voorstellen vindt plaats in de Information Change Advisory Board (ICAB). Daar worden de voorstellen getoetst op criteria zoals architectuur, privacy, informatiebeveiliging en digitale archivering. Na goedkeuring door het ICAB kan de wijziging worden doorgevoerd.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 21 van 22
Vertaling koers Het informatiebeleid heeft impact op de medewerkers en de manier van werken binnen de organisatie. Om de ambities waar te maken moeten we een extra stap zetten. Dit vergt wel wat van de organisatie. Daarom adviseren wij om na vaststelling van de koers in gesprek te gaan met de teams over de uitwerking van deze koers. Vragen die hierbij centraal staan, zijn:
Wat vraagt het van onze medewerkers? Wat vraagt het van het team? Wat vraagt het van de sturing en manier van leidinggeven? Wat vraagt het van de organisatie als geheel?
De invulling en behoefte kan per team verschillen. De koers kan vervolgens in samenspraak met de organisatie worden vertaald naar concrete impact op mensen, middelen en werkwijzen. De OR, team HR en team communicatie worden betrokken bij dit proces. Structurele borging vraagt om een continu proces en structurele aandacht. De informatiemanager gaat periodiek (ieder kwartaal) in gesprek met de teammanagers en medewerkers uit de teams. Enerzijds over de ontwikkelingen op gebied van informatievoorziening anderzijds over de informatiebehoefte van het team.
20230217
Informatiebeleid 2023 - 2026
Pagina 22 van 22