230426 Ensia verantwoording inzake WOZ 2022 (753224)

inlichtingen bij

Eric Hartog

doorkiesnummer

(035) 5481774

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

uw kenmerk ons kenmerk

datum portefeuillehouder(s) onderwerp

742331 / 753224

26 april 2023 Wethouder Prakke Ensia verantwoording inzake WOZ 2022

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Iedere Nederlandse gemeente is verplicht om jaarlijks een zelfevaluatie te doen naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de WOZ-omgeving. Op deze manier controleert het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) of de gemeente haar taak naar behoren uitvoert. Deze zelfevaluatie is zowel inhoudelijk als procesmatig van aard. Wij hebben zelfevaluatie uitgevoerd. De WOZ-omgeving scoort ruim voldoende op basis van de huidige maatstaven. In de rapportage is een aantal zaken benoemd die aandacht behoeven, deze worden in 2023 opgepakt door met de diverse betrokkenen interviews te houden en te komen tot een implementatie van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) in de organisatie. Aansluitend kunnen er ook controles uitgevoerd worden op de naleving van de BIO met betrekking tot de uitvoering van de WOZ. Door de resultaten van de interviews te verwerken in de door de RID-deelnemers gezamenlijk aangeschafte GRC-Tool(Governance, Risk en Compliance tool) wordt voldaan aan de wens om met Common Ground te werken. We hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 742331-0308_Gemeente Baarn_WOZ 2022_2022 ENSIA

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

Informatiebeveiliging (BIO)

BRP

Reisdocumenten

Suwinet

DigiD

BAG

BGT

BRO

WOZ

Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2022

Datum vaststelling door College van B&W:

WOZ-rapportage ENSIA 2022

25 april 2023

Gemeente Baarn

Pagina 1 van 6

Inhoudsopgave Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ ....................................................................................... 3 Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2022............................................................... 3 Bijlage ..................................................................................................................................................... 5

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Baarn

Pagina 2 van 6

Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2022 Gemeenten en uitvoeringsorganisaties zullen bij de interne beheersing van risico’s in het WOZ-proces voldoende aandacht moeten hebben voor de beheersing van geautomatiseerde systemen. Beheersingsaspecten die te maken hebben met architectuur, informatiebeveiliging, continuïteit, beschikbaarheid en algemene IT-beheersingsmaatregelen, moeten voldoende worden beheerst. Door maatschappelijke ontwikkelingen op het terrein van de verwachte privacybescherming en minimale beveiligingsmaatregelen en door veranderende visie op de voor een gemeentelijke organisatie gewenste architectuur vergen deze aspecten mee-ontwikkelende beheersingsmaatregelen. Bij de WOZ speelt de tegenstelling tussen enerzijds de maatschappelijke behoefte aan WOZ-waarden en WOZ-gegevens van hoge kwaliteit met de mogelijkheid tot inbreng van gegevens door belanghebbenden en anderzijds de behoefte aan privacybescherming bij burgers.

De Staatssecretaris van Financiën roept in een brief aan de Tweede Kamer (reactie op WODC-rapport over no cure no pay) gemeenten op om meer ruimte te bieden aan burgers om op laagdrempelige wijze gegevens uit de WOZ-administratie te controleren en aan te vullen, Dit vergt adequate aandacht niet alleen voor functionaliteit gericht op digitale dienstverlening, maar juist ook voor informatieveiligheid en een eigentijdse informatie-architectuur. Kortom aandacht voor investeringen in de vernieuwing van automatiseringssystemen.,

In onderstaande tabel zijn de uitkomsten van de WOZ-vragenlijst zoals deze binnen ENSIA zijn ingevuld voor uw organisatie samengevat. Onder het kopje “achtergrond” leest u meer over het betreffende aspect en hoe u dit, indien nodig, kunt verbeteren. Onderwerp

Score

Conclusie score

Achtergrond

1.Naleving BIO

De BIO is nog niet (volledig) geïmplementeerd in de organisatie, er worden daarom op dit moment geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ.

Ook voor de WOZ-systemen moet door de organisatie bekeken zijn, welke BIO-controls nodig zijn. De naleving van deze controls dient periodiek gecontroleerd te worden en de resultaten van deze beoordeling, in hoeverre de WOZ-systemen binnen de organisatie aan de BIO voldoen, dienen beschikbaar te zijn.

2. Ontwikkelingen BIO

Er worden op dit moment geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ.

Elke gemeente en gemeentelijke uitvoeringsorganisatie dient te voldoen aan de BIO. In de BIO zijn diverse controles verplicht voorgeschreven.

3. Common Ground

Er zijn nog geen stappen gezet in de richting van een common ground conforme informatie-architectuur voor de WOZ.

Met Common Ground willen gemeenten de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer inrichten. Zodat ze op een moderne en flexibele manier kunnen inspelen op maatschappelijke opgaven.

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Baarn

Pagina 3 van 6

Onderwerp

Score

Conclusie score

Achtergrond

4. Ontwikkelingen koppelvlakken

Er wordt nog gebruik gemaakt van kop- De Stuf-TAX bestandsuitwisselingen voldoen pelvlakken op basis ASCII-bestanden niet meer aan de hedendaagse eisen die ge(Stuf-TAX) voor de communicatie tus- steld worden aan informatiebeveiliging. De uitsen de diverse applicaties voor de wisseling van data dient plaats te vinden door WOZ-uitvoering. middel van beveiligd berichtenverkeer.

5. Inzicht in koppelvlakken

Tussen de applicaties die de uitvoering Een volledig overzicht van de verschillende van de WOZ-processen ondersteunen koppelvlakken / interfaces is van belang voor vindt interactie plaats. Er is een vollehet beheer hiervan. dig overzicht van de onderlinge relaties tussen deze systemen.

6. Externe systemen

Er is onderzocht of de verschillende Gemeenten moeten verifiëren of de gegevens geautomatiseerde systemen informatie in de LV WOZ nog overeenkomen met die van juist delen met externe systemen zoals de gemeentelijke Basisregistratie WOZ. bijvoorbeeld de Landelijke voorziening WOZ (LV WOZ) en MijnOverheid.

7. Interne systemen

Er zijn audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken.

8. Beschikbaarheid managementinformatie

Op terrein van de beheersing van infor- Interne beheersing is uitsluitend mogelijk wanmatieveiligheid conform BIO is voor de neer er inzicht is in de mate waarin de beheerWOZ-uitvoering (nog) niet de gewenste singsdoelen zijn bereikt. management informatie beschikbaar.

9. Ontwikkelingen managementinformatie

Op terrein van de beheersing van infor- Interne beheersing is uitsluitend mogelijk wanmatieveiligheid conform BIO en van de neer er inzicht is in de mate waarin de beheersynchronisatie met externe systemen is singsdoelen zijn bereikt. voor de WOZ-uitvoering (nog) niet de gewenste management informatie beschikbaar.

Om te waarborgen dat de informatie op een consistente wijze wordt gebruikt en verwerkt, is het belangrijk dat ook de consistentie van de gegevensverwerking regelmatig wordt beoordeeld.

In de bijlage zijn de complete vraagteksten en de namens uw organisatie opgegeven antwoorden en aanvullende toelichtingen terug te vinden. Hieronder vindt u welke conclusies uw WOZ-specialist heeft getrokken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering binnen uw organisatie en welke verbetermaatregelen in 2022 reeds zijn getroffen ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het kader van de WOZ-uitvoering. Conclusies De huidige inrichting van de IT voor de WOZ uitvoering stelt ons steeds beter in staat om te controleren in hoeverre de onderlinge uitwisseling van gegevens correct verloopt. Hier wordt veel tijd en aandacht aan besteed, maar is nog wel voor verbetering vatbaar.

Verbetermaatregelen De onderlinge uitwisseling van gegevens tussen Neuron WOZ en VRIS is sterk verbeterd en verschillen tussen beide applicaties zijn voor een groot deel weggewerkt. Door de installatie van de WOZ monitor is het mogelijk de besatnden van de LV WOZ te downloaden en te vergelijken met onze eigen registratie. Er is een begin gemaakt met het wegwerken van de geconstateerde verschillen.

Door de invullers (ENSIA-coördinator en/of WOZ-specialist) worden de volgende aanbevelingen gedaan: Volledige implementatie Bio teneinde controles te kunnen uitoefenen op de juiste naleving van de BIO voor de WOZ.

].

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Baarn

Pagina 4 van 6

Bijlage Vraag

Antwoord

1. Worden er controles uitgevoerd of de BIO wordt nageleefd voor de WOZ-uitvoering?

Nee, de BIO is nog niet volledig geïmplementeerd in de organisatie

Geef een korte toelichting hoe deze controles eruit zien of waarom de BIO niet of nog niet volledig is geïmplementeerd.

implementatie is een lopend proces, nieuwe opbouw in een nieuwe tool (GRC-tool) staat op de planning voor 1e helft 2023. daaruit zullen de maatregelen voor zover nog niet gebeurd geïmplementeerd worden.

2. Zijn in 2022 de controles op naleving van de BIO voor de WOZuitvoering veranderd? Geef een korte toelichting hoe deze controles op naleving van de BIO zijn veranderd.

Nee De overgang naar common ground wordt pas gestart wanneer over enkele jaren een nieuwe aanbesteding van de applicaties wordt gedaan.

3. Zijn er in de loop van 2021/2022 stappen gezet in de richting van Nee, we volgen onze softwareleveraneen Common Ground conforme architectuur WOZ? cier(s) Geef een korte toelichting op de stand van zaken.

De overgang naar common ground wordt pas gestart wanneer over enkele jaren een nieuwe aanbesteding van de applicaties wordt gedaan.

4. Zijn er in 2021/2022 veranderingen doorgevoerd in het gebruik van koppelvlakken binnen het WOZ-domein?

Nee, er wordt nog steeds gebruik gemaakt van een koppelvlak op basis ASCII-bestanden (Stuf-TAX) voor de communicatie tussen de diverse applicaties voor de WOZ-uitvoering.

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord(en).

We maken gebruik van Neuron WOZ en VRIS voor de WOZ. De onderlinge gegevensuitwisseling gaat op basis van StUF-berichtenverkeer, evenals de toelevering van gegevens van andere basisregistraties (BAG, BRP, KvK, Kadaster).

5. Heeft uw organisatie een volledig overzicht van de verschillende Ja koppelvlakken/interfaces tussen de diverse applicaties die de uitvoering van de WOZ-processen ondersteunen? Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

De verschillende relaties en koppelingen rondom de WOZ-applicaties zijn in beeld.

6. Zijn er in 2021/2022 systematische controles/audits uitgevoerd Ja, onderzoek door eigen medewerkers om te beoordelen of de verschillende geautomatiseerde systemen informatie juist delen met externe systemen (als bijv. LVWOZ en de landelijke voorzieningen van de diverse basisregistraties)? Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

7. Zijn er in 2021/2022 systematische controles/audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken? (Tot de "interne" systemen rekenen we ook systemen die in service

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Baarn

Onlangs is er een applicatie geinstalleerd om de gegevens uit de LV WOZ te kunnen vergelijken met de eigen registratie. Hierbij is uitval in beeld gekomen, waaraan inmiddels wordt gewerkt om deze weg te werken. Ja, onderzoek door eigen medewerkers

Pagina 5 van 6

beheerd worden door een andere gemeente, door een dienstverlener, een cloud-oplossing of systemen die als SAAS beschikbaar zijn) Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

Voor de relatie met de BAG worden regelmatig controles uitgevoerd. Ook de relatie met BRP is onderdeel van de controles.

8. Is vanuit de WOZ-systemen de gewenste managementinforma- Nee tie/stuurinformatie beschikbaar voor de beheersing van informatieveiligheid conform BIO en de juistheid en volledigheid van synchroniseren met externe systemen? Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

Uit de WOZ-systemen is deze informatie niet te halen.

9. Zijn er in de loop van 2021/2022 stappen gezet om de gewenste Nee managementinformatie/stuurinformatie beschikbaar te krijgen? De huidige inrichting van de IT voor de 10 Geef beknopt aan welke conclusies u, in het kader van de interne beheersing op basis van de stuurinformatie, heeft getrok- WOZ uitvoering stelt ons steeds beter in staat om te controleren in hoeverre de ken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering. onderlinge uitwisseling van gegevens correct verloopt. Hier wordt veel tijd en aandacht aan besteed, maar is nog wel voor verbetering vatbaar.

11 Geef kort aan welke verbetermaatregelen u in 2022 heeft getroffen ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het kader van de WOZ-uitvoering.

De onderlinge uitwisseling van gegevens tussen Neuron WOZ en VRIS is sterk verbeterd en verschillen tussen beide applicaties zijn voor een groot deel weggewerkt. Door de installatie van de WOZ monitor is het mogelijk de besatnden van de LV WOZ te downloaden en te vergelijken met onze eigen registratie. Er is een begin gemaakt met het wegwerken van de geconstateerde verschillen.

12 Vul hier beknopt uw aanbevelingen aan het college/bestuur in.

Volledige implementatie Bio teneinde controles te kunnen uitoefenen op de juiste naleving van de BIO voor de WOZ.

WOZ-rapportage ENSIA 2022

Gemeente Baarn

Pagina 6 van 6