223671 Integrale Toegang Sociaal Domein rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

223671

Onderwerp

Integrale Toegang Sociaal Domein

Besluit in raad

21 april 2021

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Van Roshum

Naam steller

Pieter Brandjes

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. In te stemmen met de visie in het rapport Integrale Toegang Sociaal Domein Baarn (bijlage 1) 2. Op basis van het rapport het college van B&W te verzoeken de samenwerking tussen Welzijn Baarn, Welzin, MEE en de gemeente te intensiveren (scenario 1 in het rapport). 3. Voor het opstarten en de inrichting hiervan in 2021 eenmalig € 139.000 beschikbaar te stellen en dit te dekken uit de algemene reserve. Samenvatting van het voorstel In het afgelopen jaar hebben verschillende organisaties en de gemeente een plan ontwikkeld om de inwoners van Baarn beter en sneller te helpen als zij vragen hebben over ondersteuning en zorg. Voorgesteld wordt om uit twee onderzochte scenario's (zie het rapport in Bijlage 1) te kiezen voor scenario 1, een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met een intensievere samenwerking. De organisaties stellen samen een basisteam op waar de inwoners voor alle vragen terecht kunnen en snel geholpen worden. Het basisteam heeft direct contact met een team besluiten dat zorgt voor dat de inwoners ondersteuning, hulp en zorg krijgen. De missie van beide teams is "Het maakt niet uit wie je bent of wat je vraagt, je bent altijd op de juiste plek voor een eerste of volgende stap". Een en ander is verder uitgewerkt in het rapport Integrale Toegang Sociaal Domein Baarn (Bijlage 1).

De organisaties werken al goed samen in PIT Baarn en zijn bereid om de samenwerking te intensiveren. Voor de opstart van deze teams/het centrale loket is een extra eenmalig bedrag nodig van € 139.000 en een half jaar tijd. Aanleiding In september 2019 is het project Integrale Toegang Sociaal Domein gestart. Met het project Integrale Toegang is op een aantal ontwikkelingen ingespeeld: • De wethouder en leden van de gemeenteraad hebben signalen van inwoners opgevangen dat zij behoefte hebben aan een duidelijkere toegang tot informatie en advies, zorg en ondersteuning. • Medewerkers hebben op de bijeenkomst basisinfrastructuur de wens uitgesproken om elkaar (de organisaties) nog sneller te kunnen vinden en kennis en ervaring te delen. Zo kan de inwoner van Baarn nog beter bediend worden. • In het collegeprogramma van de gemeente is aangegeven dat we op zoek gaan naar een geschikte locatie voor PIT Baarn op een centrale plek in Baarn en dat het Lokaal Team en het Loket Wonen, Zorg en Welzijn een plek krijgen binnen dezelfde huisvesting. • In het collegeprogramma staat beschreven dat we onderzoek gaan doen naar versterking van de samenwerking tussen lokaal team, PIT en huisartsen. Bij de start van het project is afgesproken dat het resultaat een rapport is met daarin de inhoudelijke visie op de Integrale Toegang en de organisatorische vertaalslag.

Het rapport is nu klaar (bijlage 1).

1

Wij vragen de raad om op basis van het rapport a) in te stemmen met het aangaan van een nieuwe overeenkomst voor intensievere samenwerking (scenario 1 in het rapport), en b) voor de totstandkoming van de integrale toegang sociaal domein eenmalig een extra budget beschikbaar te stellen. Beoogd resultaat • Duidelijkheid voor inwoners waar zij terecht kunnen met vragen over ondersteuning en zorg. • Snellere afhandeling van vragen van inwoners op het gebied van zorg en ondersteuning. Argumenten Missie en visie Een breed samengestelde projectgroep heeft de missie en visie voor de verbeterde, integrale toegang sociaal domein geformuleerd. De inwoner staat daarin centraal. Het maakt niet uit wie die inwoner is of wat hij vraagt, hij is altijd op de juiste plek voor een eerste of volgende stap. De medewerkers van de samenwerkende partnerorganisaties staan naast de inwoner. De inwoner krijgt altijd een luisterend oor bij wie of waar hij de vraag ook stelt. De inwoner wordt begeleid naar de juiste plek. In de uitingen van de medewerkers is niet zichtbaar van wie of wat ze zijn. Het team van de integrale toegang kent de inwoners van op straat, in de wijk en op de vaste plekken. Contact maken is laagdrempelig: via bellen, appen, mailen, aanspreken op straat of waar dan ook. De medewerkers zijn generalisten aan wie de inwoner alles kan vragen.

Wanneer er nog geen ‘groot probleem’ is, handelt de medewerker het zelf af. Wanneer het probleem specialistische kennis vraagt, zorg de medewerker dat de juiste persoon betrokken wordt. Uiteindelijk moeten de inwoners positief praten over de de toegang, informatie, advies, zorg en ondersteuning. We streven naar meer en langer zelfredzame inwoners en zorg dichtbij de inwoners, waarbij buurt- en inwonerintitiatieven bevorderd worden. Organisatie met twee teams Om de missie, visie en onderliggende doelstellingen (uitgewerkt in Bijlage 1) te bereiken stellen we een basisteam samen en een team voor besluiten . Het basisteam biedt laagdrempelige informatie, advies en ondersteuning voor iedereen in de leeftijd va n 0 - 100+. Het beantwoordt alle vragen over wonen, welzijn, zorg, gezondheid, dagbesteding, werk en inkomen, opvoeden en opgroeien. Het team voor besluiten is voor alle specialistische hulp die zelf geboden wordt of waar een (juridisch) besluit voor zorg, hulpmiddel of voorziening nodig is. Voor de organisatie van het basisteam zijn twee scenario's uitgewerkt Scenario's voor het basisteam Voor de organisatie van het basisteam zijn twee scenario's opgesteld. Scenario 1 van het rapport betekent dat de betrokken organisaties een nieuwe, intensievere samenwerkingsovereenkomst aangaan. Scenario 2 houdt in dat een nieuwe organisatie opgericht wordt voor de integrale toegang.

Een externe adviseur heeft afgewogen in hoeverre de beide scenario's bijdragen aan de missie, visie en doelstellingen. Beide scenario's scoren daarin gelijk (zie Bijlage 1, pagina's 15-24). Wij adviseren uw raad te kiezen voor scenario 1 na afweging van de volgende voor- en nadelen:

Voordelen

Scenario 1 Intensivering samenwerking • de huidige goede samenwerking ons vertrouwen geeft dat een nog intensievere samenwerking leidt tot het uiteindelijke doel van één loket; • de gedetacheerde medewerkers kunnen gemakkelijk de expertise en goede ervaringen van hun moederorganisatie benutten;

Scenario 2 Nieuwe entiteit • Eenvoudige organisatiestructuur. • Teamleden zijn medewerkers van de entiteit en arbeidscontracten dus afgestemd op missie, visie en doelen.

2

Nadelen

Scenario 1 Intensivering samenwerking • het is gemakkelijk om eventuele andere organisaties aan te haken; • de medewerkers behouden hun arbeidscontracten en hebben daardoor de rust om zich te concentreren op de vereiste cultuurverandering • Meervoudige afspraken nodig over verantwoording door teamleden naar enerzijds de teammanager en anderzijds de eigen moederorganisatie.

Scenario 2 Nieuwe entiteit

• Onrust bij huidige medewerkers/teamleden vanwege nieuwe werkgever met nieuwe arbeidscontracten • Lange tijd nodig tot nieuwe entiteit te komen • Expertise en ervaringen moeten binnen de nieuwe entiteit opgebouwd worden.

Hieronder gaan we verder in op enkele voor- en nadelen. Partnerorganisaties werken al goed samen Welzijn Baarn, Welzin, MEE, het loket wonen, zorg en welzijn en het lokaal team werken goed samen om inwoners van Baarn met vragen te helpen. De inwoners zijn tevreden over de dienstverlening. Toch willen de medewerkers en besturen van alle betrokken organisaties de inwoners nog beter van dienst zijn. Vooral willen ze duidelijk uitstralen waar de inwoners met hun vragen terecht kunnen en ze willen ook dat de inwoners met hun vraag sneller geholpen worden zonder van de ene naar de andere organisatie doorverwezen te worden. We gaan een nieuwe en intensievere samenwerking aan omdat de samenwerking al goed is en omdat allen ook gemotiveerd zijn om nog beter en intensiever samen te werken. Immers, allen stellen de inwoner centraal. Dit is scenario 1 van het adviesrapport (Bijlage 1). Wij zien dus geen noodzaak om de medewerkers van de diverse organisaties los te koppelen en bij een nieuwe werkgever onder te brengen. Deze tweede optie is beschreven in scenario 2 van het adviesrapport. In het rapport zijn beide scenario's gelijk gescoord maar wij kiezen voor scenario 1. De adviesraad sociaal domein denkt dat een eigen entiteit voor het basisteam (scenario 2) een betere basis voor de langere termijn is.

De adviesraad meent dat een intensievere samenwerkingsovereenkomst geen garantie biedt voor duurzame veranderingen. Wij zijn het hier niet mee eens om bovenstaande redenen. Bovendien kunnen in scenario 1 de gedetacheerde medewerkers gebruik blijven maken van de inhoudelijke expertise en goede ervaringen van de partnerorganisaties. Ook hebben niet alleen wij, maar ook andere gemeentes goede ervaringen met vergelijkbare samenwerkingsverbanden. Het borgen van de inzet van de medewerkers is ook (juridisch) vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst evenals afspraken over het mandaat van de manager. Andere partnerorganisaties kunnen in later stadium nog aanhaken De samenwerkingsovereenkomst geeft de flexibiliteit om organisaties aan het basisteam toe te voegen als de ontwikkeling in de inhoudelijke visie dat vereist of juist te uit te stappen als de toegevoegde waarde van/voor een betrokken organisatie minder relevant wordt. Partijen verbinden zich wel voor meerdere jaren aan elkaar en daarmee borgen we de goede dienstverlening aan de inwoners van Baarn. Uit- en toetreding is mogelijk, maar commitment is steeds voor meerdere jaren en is niet vrijblijvend. Rust bij de medewerkers geeft tijd en ruimte voor cultuurverandering De uitwerking van de visie Integrale Toegang vraagt een verandering in cultuur.

Met de keus voor verder inzetten op samenwerking tussen de huidige organisaties kiezen we wat betreft de organisatorische slag voor rust bij de medewerkers. Die rust geeft de medewerkers tijd en energie die ze kunnen steken in de benodigde cultuurverandering. De uitvoering van scenario 1 vraagt een half jaar tijd in tegenstelling tot het scenario om te komen tot een nieuwe organisatie voor het basisteam (scenario 2). Dat scenario vraagt vanzelfsprekend meer tijd en geeft onrust onder de medewerkers omdat ze zouden moeten overstappen naar een nieuwe werkgever. Door een nieuwe samenwerkingsovereenkomst kan de samenwerking verder verstevigd worden met een heldere

3

opdracht. Het advies van de adviesraad sociaal domein voor een nieuwe entiteit is begrijpelijk vanuit de duidelijkheid die dat geeft, maar weegt ons inziens niet op tegen de onrust die het veroorzaakt en doet geen recht aan het feit dat de huidige samenwerking al goed is. Wij zien dus in de samenwerking juist wel de garantie voor duurzame cultuurverandering die ook de adviesraad nastreeft voor de inwoners van Baarn. De volgende aandachtspunten zijn belangrijk ongeacht of we kiezen voor scenario 1 of scenario 2 uit het rapport: Gezamenlijke huisvesting op goed toegankelijke, centrale locatie is noodzakelijk Eén van de onderdelen van de Integrale Toegang Sociaal Domein is dat organisaties niet meer herkenbaar zijn als aparte organisaties, maar binnen Baarn één naam en één logo gebruiken. Maar ook gebruiken we één website en een herkenbaar fysiek punt(en). Op dit moment zijn er verschillende locaties waar inwoners met hun vragen voor informatie, advies en ondersteuning terecht kunnen. Bij de uitwerking maken we een plan voor de korte termijn en voor de lange termijn. Lange termijn is een gezamenlijke huisvesting in het centrum van Baarn. Korte termijn is een mogelijke keuze voor één van de locaties als HET loket.

Dit sluit direct aan bij een van de belangrijkste adviezen van de adviesraad sociaal domein: "Realiseer het beoogde loket op een neutrale, centrale en bereikbare locatie. Belangrijk vinden wij dat er voldoende spreekkamers zijn voor de hoog nodige privacy. Het kan niet zo zijn dat je je verzoek om bijstand of andere hulp in een open ruimte moet doen. Van belang hierbij is dat er een duidelijke naamgeving komt voor HET loket, met één centrale toegang, centraal telefoonnummer en casemanager (toegangsmedewerker / probleemoplosser)." Tijdelijke transformatiemanager voor intensiveren van de samenwerking Verandering vereist een flinke inspanning van alle betrokkenen. Om die reden stellen we een transformatiemanager aan met ruime kennis en ervaring op het gebied van verandermanagement in het sociaal domein. Deze manager is nodig om zowel bij de maatschappelijke organisaties als bij de gemeente de noodzakelijke veranderingen door te voeren, door de visie te vertalen in samenwerkingsafspraken en gewenste werkprocedures. Wij schatten in dat de verandering in een half jaar tot stand gebracht wordt. De transformatiemanager werkt nauw samen met de leidinggevenden van de medewerkers van Welzijn Baarn, Welzin en MEE in het basisteam en met de leidinggevenden van de medewerkers van Lokaal Team en Loket Wonen, Zorg en welzijn in het team besluiten.

Wij gaan in gesprek met de directeur van Welzijn Baarn over de aansturing van het basisteam na het verandertraject. De partners Welzin en MEE hebben al aangegeven dat zij instemmen met aansturing van het basisteam door de directeur van Welzijn Baarn. Financiële risico's We houden vast aan het uitgangspunt dat het structurele budget in de begroting voldoende moet zijn om deze structurele lasten te dekken. Het budget voor integrale toegang bedraagt € 57.000 per jaar. Met een eenmalige investering zien wij de gewenste cultuurverandering tot stand komen. We gaan ervan uit dat de cultuurverandering uiteindelijk tot gevolg heeft dat inwoners meer en vaker ondersteuning en zorg vinden in hun nabije omgeving. Dat zal de vraag naar specialistische, dure zorg doen afnemen. Hiermee kan een bijdrage worden geleverd aan de gewenste inperking van de kosten voor zorg en ondersteuning en kunnen middelen terugvloeien naar het budget voor de transformatie. De beperking van (specialistische) zorgkosten kwantificeren we echter niet in dit raadsvoorstel. Huisvestingskosten kunnen we nu nog niet inschatten omdat er nog diverse opties zijn (Hoofdstraat 1, gemeentehuis, Eemnesserweg en Koningsweg). In het vervolgtraject zullen deze risico's worden meegewogen. Juridische risico's In scenario 1 blijven de medewerkers in dienst bij hun "eigen" organisaties.

Dus er zijn geen arbeidsrechtelijke moeilijkheden te verwachten. Het borgen van de inzet van de medewerkers is (ook juridisch) vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst evenals afspraken over het mandaat van de manager. In andere gemeentes met vergelijkbare samenwerkingsverbanden is daar al ervaring mee.

4

Algemene risico's De adviesraad sociaal domein is van mening dat de gekozen organisatie (samenwerkingsovereenkomst) geen garantie biedt voor duurzame veranderingen. Zij vraagt waarom niet is gekozen voor een organisatie waarbij het basisteam een eigen entiteit is. Wij zien echter niet dat die wel garantie zou bieden voor de duurzame cultuurverandering. Bovendien hebben de huidige partnerorganisaties al bewezen dat zij er zijn voor de inwoners, de inwoner centraal stellen en naast de inwoner staan om hun vraag te beantwoorden. Kosten, baten en dekking In het rapport worden de kosten en ook de opbrengsten van de verbeterde toegang zo goed mogelijk aangegeven. Financieel beleid heeft deze kosten nog niet kunnen verifiëren. Deze stap zal op korte termijn plaatsvinden. Op deze plaats wordt verondersteld dat de aangegeven kosten correct en volledig zijn. De structurele kosten van verbeterde toegang tot informatie, advies, ondersteuning en zorg en snellere behandeling van de vragen van de inwoners zijn gelijk aan de huidige kosten. In het rapport heet dit 'structureel financieel neutraal binnen het programma sociaal domein'. Een structurele opbrengst zien we in beperking van het gebruik van specialistische, dure zorg omdat de werkwijze van de inhoudelijke visie bijdraagt aan meer gebruik van goede basisvoorzieningen, preventie en langere zelfredzaamheid.

Echter, een inschatting van deze lagere kosten valt buiten de reikwijdte van dit raadsvoorstel. Bij de Perspectiefnota 2023, dus na de intensivering van de samenwerking, zullen wij ingaan op de verwachte verlaging van de kosten. Om te komen tot de verbeterde situatie zijn eenmalig inspanningen nodig in 2021. Op basis van de ervaring van andere gemeenten worden in het rapport de benodigde middelen als volgt ingeschat: • € 44.000 voor de ontwikkeling van alle medewerkers van het basisteam en het team besluiten (€ 2.000 per medewerker, een leergang voor de medewerkers gedurende tweede helft 2021) • € 50.000 voor de verbetering van de uitstraling en de inrichting van de huisvesting, onder andere een herkenbare naam en logo • € 50.000 voor de verbetering van de online toegankelijkheid en de online dienstverlening, de ontwikkeling van een online portal waar burgers informatie kunnen vinden en eenvoudige diensten kunnen aanvragen • € 50.000 voor de inhuur van een transformatiemanager (mei - december 2021), hiervoor is geen bedrag opgenomen in het rapport Totaal € 194.000 Een deel hiervan kan worden gedekt uit het restant budget integrale toegang van 2021 (fcl 67152358, ecl 34359). Het resterende eenmalig benodigde budget bedraagt € 139.000. Wij stellen de raad voor om voor dit bedrag een beroep te doen op de algemene reserve.

Aanpak / Uitvoering De uitvoering van de intensievere samenwerking is beschreven in het rapport (Bijlage 1). De projectgroep en de stuurgroep Integrale toegang hebben geleerd van de ervaringen van andere gemeenten die succesvol basisteams geformeerd hebben voor de toegang tot informatie, advies, ondersteuning en zorg. Een transformatiemanager zorgt samen met de uiteindelijke vaste manager (te denken valt aan de huidige directeur Welzijn Baarn) gedurende de periode mei - december 2021 voor de cultuurverandering, scholing, inrichting digitaal en fysiek. De uiteindelijke vaste inrichting fysiek is afhankelijk van de ontwikkelingen van het gemeentelijk vastgoed in de komende jaren. Omdat de gemakkelijke toegang voor de inwoners voorop staat betrekken we hen bij de inrichting fysiek en digitaal van het loket. De al bestaande banden met de huisartsen en hun praktijkondersteuners verstevigen we. Duurzaamheid Niet van toepassing.

5

Communicatie Gezamenlijk met alle partnerorganisaties hebben we al twee fasen doorlopen: • Visie formuleren (1 oktober 2020 afgerond) • Verandertraject uitwerken (1 januari 2021 afgerond) We informeren de partnerorganisaties over de keuze van scenario 1 in het rapport Integrale Toegang Sociaal Domein Baarn en nodigen ze uit om de raadsvergaderingen bij te wonen. Het gaat om Welzijn Baarn, Welzin, MEE, Lokaal Team, Loket Wonen, Zorg en Welzijn, GGDrU, BBS, Adviesraad Sociaal Domein Baarn. In het derde kwartaal van 2021 informeren wij uw raad tussentijds over de voortgang van de integrale toegang. Evaluatie In het verandertraject neemt de transformatiemanager een voorstel op voor de wijze en planning van de evaluatie. Wij informeren uw raad hierover zodra de evaluatie gepland is.

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 223671 Integrale Toegang Sociaal Domein bijlage 1 Rapport Integrale toegang Sociaal domein Baarn 223671 Integrale Toegang Sociaal Domein bijlage 2 Advies van de Adviesraad Sociaal Domein Baarn 223671 Integrale Toegang Sociaal Domein bijlage 3 Antwoord van college op advies van de adviesraad

6