220602 Aanbestedingsstrategie en -procedure De Kroon (413783)

inlichtingen bij

Melger Seebregts

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk

datum portefeuillehouder(s) onderwerp

406358 / 413783

2 juni 2022 Wethouder Prakke Aanbestedingsstrategie en -procedure De Kroon

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Op 22 december 2021 heeft de raad het krediet voor de realisatie van de vernieuwbouw ten behoeve van Theater de Speeldoos en Bibliotheek Eemland aan de Rembrandtlaan (hierna: project De Kroon) beschikbaar gesteld. Om volgens planning (begin 2023) te kunnen starten met de gedeeltelijke sloop en realisatie moeten aannemers worden geselecteerd. Het College heeft in haar vergadering van 31 mei 2022 de aanbestedingsstrategie vastgesteld. In deze brief informeren wij u hierover. Aanbestedingsstrategie en -procedure De geraamde waarde van de opdracht ligt boven het drempelbedrag voor Europees aanbesteden. De gemeente moet daarom, op grond van de Aanbestedingswet 2012, een Europese aanbestedingsprocedure volgen. Gezien de huidige gespannen marktomstandigheden is het van belang inspanningen (met name het calculeren op basis van het bestek vergt veel tijd) van marktpartijen in de aanbestedingsfase te beperken. Daarom wordt de zogenoemde niet-openbare procedure gehanteerd. De niet-openbare procedure bestaat uit een selectiefase en een gunningsfase. Doel van de selectiefase is om vijf partijen, die de selectiefase met goed gevolg doorkomen, uit te nodigen om een inschrijving in te dienen tijdens de gunningsfase. Het aanbestedingstraject heeft betrekking op de realisatie van gebouw De Kroon.

De buitenruimte rondom het gebouw behoort niet tot de scope van de aanbesteding, conform het besluit van de Raad in december 2021. Voor de buitenruimte start naar verwachting in de loop van 2022 een participatietraject waarbij met omwonenden gekeken wordt naar de inrichting hiervan. Het aanbestedingstraject resulteert in twee aannemingsovereenkomsten. De aanbesteding wordt daartoe in twee percelen verdeeld, respectievelijk bouwkundige werken en installatietechnische werken. Voor beide percelen wordt de inschrijving met de beste prijs-/ kwaliteitverhouding geselecteerd. De gunningsadviezen worden ter vaststelling aan het college voorgelegd.

1

De gemeente publiceert de aanbesteding volgens planning op 20 juni 2022 op Tenderned. De deadline voor de inschrijvingen is eind november 2022. Als alles volgens planning verloopt, kan het college in december de gunningsadviezen vaststellen. Waarna in januari 2023 de contracten met de aannemers kunnen worden gesloten. De gemeenteraad wordt middels een RIB geïnformeerd over de resultaten van de aanbesteding. Mochten deze resultaten niet passen binnen de financiële en inhoudelijke kaders die de gemeenteraad heeft gesteld, dan vindt het gesprek in de gemeenteraad plaats over het vervolgproces Definitief ontwerp gereed Op 23 juni presenteren wij het definitief ontwerp van het gebouw tijdens een brede informatieavond in theater de Speeldoos. Daarvoor ontvangt u los van deze brief een uitnodiging. Zoals in december 2021 afgesproken, ontvangt u vervolgens eind juni 2022 een RIB over het definitief ontwerp en de actuele stichtingskostenraming. Wij hopen u met deze brief voldoende geïnformeerd te hebben over de actuele stand van zaken en houden u op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

E. Jansma 1e locoburgemeester

2