220504 Ensia verantwoording inzake WOZ 2021 (389828)

inlichtingen bij

Eric Hartog

doorkiesnummer

(035) 5481774

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

uw kenmerk ons kenmerk

datum portefeuillehouder(s) onderwerp

385833 / 389828

4 mei 2022 Wethouder Prakke Ensia verantwoording inzake WOZ 2021

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Iedere Nederlandse gemeente is verplicht om jaarlijks een zelfevaluatie te doen naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de WOZ omgeving. Op deze manier controleert het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) of de gemeente haar taak naar behoren uitvoert. Deze zelfevaluatie is zowel inhoudelijk als procesmatig van aard. Wij hebben zelfevaluatie uitgevoerd. De WOZ omgeving scoort ruim voldoende op basis van de huidige maatstaven. Toch zijn er wel verbeteringen mogelijk, zodat de zelfevaluatie volgend jaar een nog beter resultaat zal opleveren. Het verbetervoorstel dat voortkomt uit de rapportage bestaat uit het volledig implementeren van de BIO.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 385833 0308_Gemeente Baarn_WOZ 2021_2021 ENSIA rapportage

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2021 Gemeenten en uitvoeringsorganisaties zullen bij de interne beheersing van risico’s in het WOZ-proces voldoende aandacht moeten hebben voor de beheersing van geautomatiseerde systemen. Beheersingsaspecten die te maken hebben met architectuur, informatiebeveiliging, continuïteit, beschikbaarheid en algemene IT-beheersingsmaatregelen (General IT Controls als back-up & recovery, change management), moeten voldoende worden beheerst. Door snelle ontwikkelingen op het terrein van minimale beveiligingsmaatregelen en gewenste architectuur vergen deze aspecten even snel mee-ontwikkelende beheersingsmaatregelen. Gezien de maatschappelijke behoefte aan WOZ-waarden en WOZ-gegevens van hoge kwaliteit met de mogelijkheid tot inbreng van belanghebbenden (regie op gegevens) en gezien de ontwikkelingen rond basisregistraties en het tot stand brengen van één objectenregistratie zullen gemeenten en uitvoeringsorganisaties zich moeten realiseren dat er aanzienlijke investeringen in de komende jaren nodig zijn. Dat betreft voor een belangrijk deel investeringen in de vernieuwing van automatiseringssystemen, gericht op het benutten van geografische informatiesystemen (GIS), het benutten van AI-technieken in taxatiemodellen en de overgang naar een andere informatie-architectuur.

Deze andere informatie-architectuur is nodig om mee te gaan met technische Zie ook de toolbox Samenhangende ontwikkelingen, met ontwikkelingen op objectenregistratie en ICT-ontwikkelingen op de het terrein van informatieveiligheid en website van de Waarderingskamer de hiervoor geschetste ontwikkelingen (https://www.waarderingskamer.nl/basisregistratierond basisregistraties en het tot stand woz-lv-woz/investeringsagenda). brengen van één objectenregistratie. Maar zeker ook de communicatie met inwoners en het realiseren van "regie op gegevens" vergt op korte termijn investeringen in de ICT-infrastructuur rond het WOZ-domein. Concrete stappen zijn bijvoorbeeld vervangen van bestandsuitwisselingen door beveiligd berichtenverkeer. Tot slot is de verwachting dat voor de geobasisregistraties en de WOZ in de komende jaren verdere samenwerking aan de orde is, ook in uw gemeente. Daarbij is ook aandacht voor de datakwaliteit van groot belang.

Datum vaststelling door College van B&W:

WOZ-rapportage ENSIA 2021

26-04-2022

Gemeente Baarn

Pagina 1 van 5

In onderstaande tabel zijn de uitkomsten van de WOZ-vragenlijst zoals deze binnen ENSIA zijn ingevuld voor uw organisatie samengevat. Onder het kopje ‘tips’ leest u meer over het betreffende aspect en hoe u dit, indien nodig, kunt verbeteren. Status Conclusie

Tips

De BIO is niet volledig geïmplementeerd in de organisatie, er worden op dit moment geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ.

Elke gemeente en gemeentelijke uitvoeringsorganisatie dient te voldoen aan de BIO. Ook voor de WOZ-systemen moet daarom door de organisatie bekeken zijn, welke BIO-controls van toepassing zijn. De naleving van deze controls dient periodiek gecontroleerd te worden en de resultaten van deze beoordeling, in hoeverre de WOZ-systemen binnen de organisatie aan de BIO voldoen, dienen beschikbaar te zijn.

De overgang naar Common Ground conforme Bekijk hier (https://commonground.nl/) wat deze architectuur voor de WOZ is nog niet gestart. ingrijpende hervorming van de informatievoorziening voor uw organisatie gaat betekenen en wat u al kunt doen. Er wordt gebruikt gemaakt van de gewenste koppelvlakken (API's en/of xmlberichtenverkeer) voor de communicatie tussen de diverse applicaties voor de WOZuitvoering.

Gezien de privacy-gevoeligheid van (een deel van) de gegevens in de WOZ-administratie en de ontwikkelingen in de architectuur van de WOZinformatiehuishouding is permanente aandacht voor beveiliging van de genoemde koppelvlakken en bijgewerkt (releases and patches) houden van alle betrokken systemen van groot belang.

Tussen de applicaties die de uitvoering van de Het is raadzaam een volledig overzicht van de WOZ-processen ondersteunen vindt interactie verschillende koppelvlakken / interfaces te hebben plaats. Er is een volledig overzicht van de zodat u deze kunt beheren. onderlinge relaties tussen deze systemen. Er is onderzocht of de verschillende geautomatiseerde systemen informatie juist delen met externe systemen zoals bijvoorbeeld de Landelijke voorziening WOZ (LV WOZ) en MijnOverheid.

Gemeenten moeten verifiëren of de gegevens in de LV WOZ nog overeenkomen met die van de gemeentelijke Basisregistratie WOZ. Indien dit niet gebeurt bestaat het risico dat afnemers niet de juiste gegevens krijgen, inwoners niet tijdig hun WOZ-waarde op www.wozwaardeloket.nl zien en de belastingcapaciteit per gemeente, die het CBS op basis van de LV WOZ vaststelt, niet klopt.

Er zijn audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken.

Contact met een inwoner in het kader van de WOZwaarde kan ook gaan over gegevens die met betrekking tot deze belanghebbende (deze onroerende zaak) vastliggen in andere (basis)registraties. Om te waarborgen dat de informatie uit andere basisregistraties op een doelmatige en consistente wijze wordt gebruikt en verwerkt, is het belangrijk dat ook de aansluiting van de WOZ-uitvoering op deze (basis)registraties regelmatig wordt beoordeeld.

Op terrein van de beheersing van informatiebeveiliging conform BIO is voor de WOZ-uitvoering de gewenste managementinformatie beschikbaar.

Op pagina 88 en 91 van de Waarderingsinstructie (https://www.waarderingskamer.nl/hulpmiddelengemeenten/waarderingsinstructie/) is onder het kopje “stuurinformatie” beschreven welke managementinformatie er belangrijk is bij het inzicht krijgen in de naleving van beveiligingsbeleid en normen (BIO).

In de bijlage zijn de complete vraagteksten en de namens uw organisatie opgegeven antwoorden terug te vinden. Daar vindt u ook welke conclusies uw WOZ-specialist heeft getrokken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering binnen uw organisatie en welke verbetermaatregelen in 2021 reeds zijn getroffen ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het kader van de WOZuitvoering.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente Baarn

Pagina 2 van 5

Aan het bestuur van uw organisatie worden door de invullers (ENSIA-coördinator en/of WOZspecialist) de volgende aanbevelingen gedaan: Volledige implementatie Bio teneinde controles te kunnen uitoefenen op de juiste naleving van de BIO voor de WOZ.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente Baarn

Pagina 3 van 5

Bijlage Vraag

Antwoord

Worden er controles uitgevoerd of de BIO wordt nageleefd voor de WOZ-uitvoering?

Nee, de BIO is nog niet volledig geïmplementeerd in de organisatie

Geef een korte toelichting hoe deze controles eruitzien of waarom de implementatie is een lopend proces, BIO niet of nog niet volledig is geïmplementeerd. nieuwe opbouw in een nieuwe tool (GRC-tool) staat op de planning voor 1e helft 2022. daaruit zullen de maatregelen voor zover nog niet gebeurd geïmplementeerd worden. Is de overgang naar Common Ground conforme architectuur voor de Nee WOZ gestart? Geef een korte toelichting op de stand van zaken.

De overgang naar common ground wordt pas gestart wanneer over enkele jaren een nieuwe aanbesteding van de applicaties wordt gedaan.

Maakt uw organisatie gebruik van standaard koppelvlakken voor de communicatie tussen de diverse applicaties voor de WOZuitvoering?

Ja, uitsluitend op basis van xml (StUF woz 03.12)

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

We maken gebruik van Neuron WOZ en VRIS voor de WOZ. De onderlinge gegevensuitwisseling gaat op basis van StUF-berichtenverkeer, evenals de toelevering van gegevens van andere basisregistraties (BAG, BRP, KvK, Kadaster).

Heeft uw organisatie een volledig overzicht van de verschillende koppelvlakken/interfaces tussen de diverse applicaties die de uitvoering van de WOZ-processen ondersteunen?

Ja

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

De verschillende relaties en koppelingen rondom de WOZapplicaties zijn in beeld.

Zijn er audits uitgevoerd om te beoordelen of de verschillende geautomatiseerde systemen informatie juist delen met externe systemen (als bijv. LVWOZ en de landelijke voorzieningen van de diverse basisregistraties.

Ja, onderzoek door eigen medewerkers

Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

Onlangs is er een applicatie geinstalleerd om de gegevens uit de LV WOZ te kunnen vergelijken met de eigen registratie. Hierbij is uitval in beeld gekomen, waaraan inmiddels wordt gewerkt om deze weg te werken.

Zijn er audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZJa, onderzoek door eigen medewerkers uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken? (Tot de "interne" systemen rekenen we ook systemen die in service beheerd worden door een andere gemeente, door een dienstverlener, een cloud-oplossing of systemen die als SaaS beschikbaar zijn). Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

Voor de relatie met de BAG worden regelmatig controles uitgevoerd. Ook de relatie met BRP is onderdeel van de controles.

Is vanuit de WOZ-systemen de gewenste managementinformatie beschikbaar?

Nee

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente Baarn

Pagina 4 van 5

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

Uit de WOZ-systemen is deze informatie niet te halen.

Geef beknopt aan welke conclusies u, in het kader van de interne beheersing op basis van de stuurinformatie, heeft getrokken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering.

De huidige inrichting van de IT voor de WOZ uitvoering stelt ons steeds beter in staat om te controleren in hoeverre de onderlinge uitwisseling van gegevens correct verloopt. Hier wordt veel tijd en aandacht aan besteed, maar is nog wel voor verbetering vatbaar.

Geef kort aan welke verbetermaatregelen u in 2021 heeft getroffen De onderlinge uitwisseling van ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het gegevens tussen Neuron WOZ en VRIS kader van de WOZ-uitvoering. is sterk verbeterd en verschillen tussen beide applicaties zijn voor een groot deel weggewerkt. Door de installatie van de WOZ monitor is het mogelijk de besatnden van de LV WOZ te downloaden en te vergelijken met onze eigen registratie. Er is een begin gemaakt met het wegwerken van de geconstateerde verschillen.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente Baarn

Pagina 5 van 5