220311 Mondelinge vragen CDA Vorstelijk Baarn, maar geen Koningsdag Memo beantwoording toezegging

Memo Aan Onderwerp Van Datum

: Gemeenteraad Baarn : Koningsdag 2022 : College B & W : 11 maart 2022

Geachte gemeenteraad Baarn, Naar aanleiding van de mondelinge vragen van het CDA, dd. 23 februari jl., heb ik de toezegging aan u gedaan om binnen een week uitsluitsel te geven over de juridische realiseerbaarheid rondom de aansprakelijkheid van Koningsdag 2022. Dit antwoord heeft even op zich laten wachten, vanwege diepgaander onderzoek en afstemming met meerdere betrokkenen. Wij vonden het belangrijk om u zo volledig mogelijk te informeren en het onderzoek en de afstemming zodoende zorgvuldig af te ronden, alvorens u te berichten. Het goede bericht dat ik u kan geven is dat het ernaar uitziet dat Koningsdag 2022 gerealiseerd gaat worden op 27 april a.s. Waarvoor veel bewondering voor de Oranjevereniging Baarn&Oranje die bereid is hier haar schouders onder te zetten, in samenwerking met NoName Events / Dutch7. Aanvraag vergunning Oranjevereniging Baarn&Oranje zal hiervoor de vergunningsaanvraag deze week indienen voor het dagprogramma. De vergunning voor de organisatie van het avondprogramma (vanaf 18.00 uur) zal eveneens deze week door NoName Events / Dutch7 ingediend worden. Koningsdag 2022 valt met het voorgestelde programma onder een B-evenement. Gezien de korte termijn tot Koningsdag 2022 kan niet meer voldaan worden aan de indientermijn van 12 weken.

Ik heb echter besloten dat ik voor dit jaar een uitzondering maak om Koningsdag 2022 mogelijk te maken en daarmee de aanvraagtermijn van (dagen/weken) eenmalig te wijzigen. Hierdoor is het vergunning-technisch toch mogelijk om een B-evenement te gaan organiseren. Ondanks dat niet aan de bovengenoemde termijn voldaan kan worden, kan de aanvraag alsnog in behandeling genomen worden. Wij hebben onderzocht in hoeverre de gemeente zorg kan dragen voor de vergunningaanvraag, om zodoende mogelijk de bestuursaansprakelijkheid van de Oranjevereniging weg te nemen. Het blijkt echter dat zolang de gemeente niet zelf het evenement organiseert, en de Oranjevereniging toch betrokken blijft als organisator, de Oranjevereniging (mede) aansprakelijk blijft voor de organisatie. Wij kunnen dit op deze manier niet wegnemen door zelf de vergunning aan te vragen. Verzekering Daarnaast hebben wij onderzocht in hoeverre de vrijwilligersverzekering van de gemeente voldoende dekking biedt voor een eventuele aansprakelijkstelling. De vrijwilligersverzekering (plusvariant) die wij hebben afgesloten dekt de bestuursaansprakelijkheid vanuit een zogenoemd

1

vangnet. Als de bestuurder zelf geen aansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten, zal dit vangnet beschikbaar zijn. De verwachting is zodoende dat de polis van de gemeentelijke vrijwilligersverzekering eventuele schade zal dekken. Het is echter aan te bevelen dat de organisatie zelf een afweging maakt om zich aanvullend te verzekeren. De Oranjevereniging heeft besloten een evenementenverzekering en bestuursaansprakelijkheidsverzekering aan te vragen. Omdat altijd sprake kan zijn van een grijs gebied, en daarmee enige onzekerheid, over de dekkingen vanuit verzekeringen, heeft het college na overleg met de Oranjevereniging besloten een schriftelijke overeenkomst aan te gaan voor de organisatie van Koningsdag 2022. Hierin zal worden geregeld dat onder voorwaarden een eventuele aansprakelijkheid van de twee bestuursleden van de Oranjevereniging voor schade als gevolg van Koningsdag 2022, gedekt zal worden door de gemeente Baarn. Bij de uitwerking wordt rekening gehouden met wat de gemeente wel en niet wil dekken en tot welk bedrag (afhankelijk van wat de polis wel dekt). De financiering van Koningsdag 2022 zal eenmalig anders verlopen dan normaliter het geval is. Dit heeft te maken met het wegvallen van de reguliere voorbereidingstijd die verspreid is over maanden waarin o.a. sponsoring en donaties geworven worden door de Oranjevereniging.

De Oranjevereniging zet de begroting voor het evenement uiteen en zal hierover ook achteraf verantwoording afleggen aan de gemeente, zoals ieder jaar gebeurd. Dit zal inzichtelijk worden via het rekeningresultaat. De reguliere subsidie voor de Oranjevereniging bedraagt voor 2022 € 8.742,20 en zal meegenomen worden in deze begroting. Tenslotte wil ik u informeren dat hiermee de realiseerbaarheid van Koningsdag 2022 gered is, echter zullen wij na 27 april a.s. verder overleggen met de Oranjevereniging hoe te komen tot een duurzame oplossing. Hierbij betrekken wij ook het 4 en 5 mei Comité, die de organisatie van de ceremoniële ochtendactiviteiten van Koningsdag eventueel naar zich toe wil trekken. Hopende u zo voldoende geïnformeerd te hebben. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

M.A. Röell burgemeester Kopie: – Leden van de raad van de gemeente Baarn en steunfractieleden – Griffier