Document · PDF

220126 Professionalisering inkoop (351348)

Informatie in de Raad 2 februari 2022, gemeente BaarnBij agendapunt: Professionalisering inkoop1.232 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

inlichtingen bij

Roelien Chrispijn

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk

346643 / 351348

datum

26 januari 2022

portefeuillehouder(s) onderwerp

Wethouder Prakke Professionalisering Inkoop

Geachte leden van de raad en steunfractieleden,

Aanleiding Vorig jaar bent u in een raadinformatiebrief geïnformeerd over de professionaliseringslag op het gebied van inkoop. Deze professionaliseringsslag draagt bij aan de doelstellingen die de gemeente heeft op het gebied van inkoop, namelijk: 1. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgeld op transparante en verantwoorde wijze wordt besteed 2. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-/kwaliteitverhouding 3. Vergroten van de inkoopkennis en verspreiden ervan in de eigen organisatie 4. Betrouwbare en zakelijke opdrachtgever zijn 5. Administratieve lastenverlichting zowel voor de gemeente Baarn als voor ondernemers 6. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zoveel mogelijk aansluiten op het algemeen beleid van de gemeente Baarn De gemeente Baarn werkt volgens het gecoördineerde inkoopmodel. Dit houdt in dat het vakteam verantwoordelijk is voor inhoud en budget. De inkoopadviseur fungeert als procesbegeleider en coördinator en adviseert alle teams over (verbetering van) inkoop. Door middel van deze brief informeren wij u over het afgelopen jaar en geven we een doorkijk naar de activiteiten voor volgend jaar.

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

2021 In 2021 lag de nadruk op het rechtmatig en doelmatig uitvoeren van aanbestedingen en het informeren van de organisatie over inkoop en aanbesteden. Omdat er meer aanbestedingen zijn uitgevoerd dan voorzien, zijn niet alle actiepunten voor 2021 volledig afgerond. In 2021 zijn er 14 aanbestedingen afgerond, 2 Europees (waarvan 1 door gemeente Soest) en 12 Meervoudig onderhands. Daarnaast zijn er 6 aanbestedingen opgestart die in 2022 worden afgerond. Conform ons lokaal voorkeursbeleid wordt bij een meervoudig onderhandse aanbesteding ten minste één lokale of regionale leverancier gevraagd om een offerte uit te brengen. Uiteraard alleen als een lokale ondernemer het gevraagde kan leveren of uitvoeren. Van de meervoudig onderhandse procedures zijn er 2 lokaal gegund en 1 regionaal. Borging inkoop De acties om het inkoopproces te borgen zijn allemaal uitgevoerd: · Er is veelvuldig aandacht besteed aan inkoop op het sociaal intranet. Op intranet zijn de groep “Aanbesteden” en de groep “Inkopen met Impact” aangemaakt om kennis en nieuws op het gebied van inkoop te delen. · Ook via het intranet is de nieuwe instructiekaart Inkopen in Baarn gedeeld, waarin op 1 A4 de belangrijkste informatie voor medewerkers is weergegeven. · Het onderwerp Inkoop is onderdeel van het nieuwe onboardingproces. In 2021 hebben 25 medewerkers de nieuwe Workshop “Inkopen in Baarn” bezocht.

Contractbeheer en -management In het afgelopen jaar is drie keer een uitdraai gemaakt van alle lopende contracten uit het zaaksysteem. Per team wordt de lijst aangeboden aan de teammanager met het verzoek de informatie te (laten) controleren en actualiseren. Hierdoor ontstaat bewustwording over de contracten waar het team verantwoordelijk voor is en voor het belang van het juist invullen en actueel houden van de contractinformatie. Op basis van de spendanalyses is ook gekeken naar de mogelijkheden om raamovereenkomsten sluiten voor herhalings- en routinematige inkopen. Deze raamovereenkomsten worden vanaf 2022 aanbesteed. De handleiding contractbeheer is, vanwege de prioriteit die gegeven is aan lopende aanbestedingen, nog niet geactualiseerd. Dit staat nu gepland voor 2022, net als het verbeteren van het contractregistatieproces. Ook zal in 2022 extra aandacht besteed worden aan het managen van contracten.

Inkoopcontrol • Ook in 2021 is aandacht besteed aan het gebruik van de zaaktypes Inkoop en Contractbeheer en -registratie. Deze moeten vanaf € 1.000,- verplicht worden aangemaakt. Dat gebeurt steeds meer, maar nog niet altijd. Ook wordt de zaak niet altijd volledig ingevuld of correct afgehandeld. Om dit te verbeteren, wordt in de workshops, in teamoverleggen en individueel aandacht besteed een de juiste werkwijze. Ook in het project om het Purchase to Pay-proces te verbeteren, is dit een aandachtspunt. • De aanbestedingskalender is actueel gehouden en gedeeld via het intranet. • Om de spendanalyse efficiënter uit te kunnen voeren zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd, onder andere verbeterpunten vanuit de accountant. Ook is onderzoek gedaan naar tools die kunnen worden ingezet om dit proces te optimaliseren. Dit onderwerp wordt verder uitgewerkt in 2022. Duurzaamheid Afgelopen jaar is het traject “Inkopen met Impact[1]” gestart. Dit traject heeft als doel om samen met de medewerkers die veel met inkoop te maken hebben een nieuw Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen op te stellen waarin we onze ambities voor de komende jaren en de bijbehorende concrete acties formuleren. Dit actieplan vloeit voort uit onze deelname aan het Manifest MVI[2].

In september is het traject stil gezet omdat de gewenste input achter bleef en om het traject aan te kunnen passen aan het nieuwe Manifest MVI 2022-2025 dat nu in concept gereed is. In 2022 wordt het traject weer opgestart en zal input per team worden opgehaald. Daarnaast wordt in de Workshop Inkopen in de gemeente Baarn expliciet aandacht besteed aan Impact. Bij 13 van de 14 aanbestedingen in 2021 speelde duurzaamheid een rol door het stellen van eisen of toepassen van duurzaamheid als gunningscriterium. De aanbesteding waar dit niet het geval was, betrof een auditdienst waarop duurzaamheid niet van toepassing is. Samenwerking in de regio De inkoopadviseur onderhoudt contact met omliggende gemeentes en neemt deel aan het Regionaal Circulair Inkoopoverleg (RCIO). Sinds mei dit jaar wordt het RCIO ondersteund door een secretaris vanuit de Provincie Utrecht. Dit is een van de acties die voortgekomen is uit de door Cirkelstad en Arcadis opgestelde rapportage “Verkenning stand van zaken duurzaam- en circulair aanbesteden bij de overheidsorganisaties in de provincie Utrecht”. Overheidsorganisaties in de regio hebben aangegeven behoefte te hebben aan hulp met het vergroten van inhoudelijke kennis op het thema, het ontwikkelen van standaarden, leidraden en tools, maar ook behoefte aan iemand die concreet meehelpt bij aanbestedingen en waar ze terecht kunnen met concrete vragen.

Vervolgstappen In 2022 wordt de inkoopprofessionalisering voortgezet door de volgende activiteiten uit te voeren: · Actualiseren van de algemene inkoopvoorwaarden · Actualiseren van sjablonen/ formats · Onderzoek naar de inzet van een spendtool · Doorvoeren van verbeteringen naar aanleiding van de jaarrekening · Het intern en extern evalueren van afgeronde aanbestedingen · Verbeteren van contractbeheer en contractmanagement Er zijn en worden goede stappen gezet. Publieke inkoop is continu in ontwikkeling en inkoopverbetering is dan ook een doorlopend proces. Begin 2023 zullen we u opnieuw informeren over de stand van zaken en vervolgacties. [1] Duurzaamheid in de breedste zin. Dit begrip wordt door het Rijk gehanteerd in de nieuwe Strategie voor duurzaam, sociaal en innovatief opdrachtgeverschap [2] https://www.pianoo.nl/nl/document/14140/manifest-maatschappelijk-verantwoord-inkopen2016-2020-manifest-tekst

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11077356/1