211202 Vervolg op de aangenomen motie over Optimalisering samenwerking deelnemers RID (338461)

inlichtingen bij

Mirjam Wijbenga

doorkiesnummer

(035) 548 16 00

uw kenmerk ons kenmerk

331370 / 338461

datum

2 december 2021

portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

onderwerp

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

Vervolg op de aangenomen motie over Optimalisering samenwerking deelnemers RID

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Op 27 januari 2021 is bij vaststelling van de najaarsnota 2020 en de kadernota 2022 van de RID Utrecht in de gemeenteraad van Baarn een motie aangenomen over "Optimalisering samenwerking deelnemers binnen RID". Hierover is het Algemeen Bestuur (AB) van de RID geïnformeerd. Op 25 maart 2021 is in de gemeenteraad van Utrechtse Heuvelrug een (nagenoeg) gelijkluidende motie aangenomen. Het AB van de RID heeft in haar vergadering van 8 juli jl. de twee ingediende moties besproken. Omdat de RID een college Gemeenschappelijke Regeling betreft, heeft het AB een reactiebrief aan alle colleges van de deelnemende gemeenten en het bestuur van de deelnemende Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug (RSD) verzonden. Op 31 augustus 2021 bent u via een raadsinformatiebrief (met kenmerk 312798) geïnformeerd over de stand van zaken ter versterking van deze samenwerking en de planning van te nemen stappen. Met deze raadsinformatiebrief informeren wij uw raad over de stappen die zijn gezet en die u de komende periode van ons kunt verwachten. Waarom een convenant? De deelnemers in de RID en het bestuur van de RID willen bestuurlijke afspraken vastleggen/(her)bevestigen in een convenant. De aanleiding hiervoor kent meerdere invalshoeken. •

•

Er is een nadrukkelijke bestuurlijke wens om tot verdere, minder vrijblijvende I(CT)samenwerking te komen. De samenwerking gaat over meer en gaat verder dan de activiteiten die al in de Gemeenschappelijke Regeling RID zijn ondergebracht. Het gaat over de doorontwikkeling van de samenwerking op het gebied van Informatievoorziening en Informatieveiligheid. Op 1 april jl. is in een breed overleg door de deelnemers over een aantal specifieke onderwerpen hierin overeenstemming bereikt. De borging van deze overeenstemming vraagt gelijkluidende bestuurlijke bevestiging in de colleges van B&W en het Dagelijks Bestuur van de RSD.

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

•

Dit wordt in bestuurlijke intenties ondersteund door een in de gemeenteraden van Baarn en Utrechtse Heuvelrug aangenomen motie. Daarnaast is afgesproken om nader uit te werken op welke governance en ambtelijke werkafspraken het bestuurlijk commitment kan rusten.

Wat houdt het convenant in? In het convenant spreken we af dat, in aanvulling op de ICT samenwerking in het verband van de RID Utrecht, we intensief te gaan samenwerken op het terrein van de informatievoorziening. Aan deze samenwerking wordt invulling gegeven door: • Het applicatielandschap stapsgewijs te harmoniseren door bij vervanging van bestaande applicaties of aanschaf nieuwe applicaties gezamenlijk aan te besteden en in te richten; • Functioneel beheer van geharmoniseerde applicaties gezamenlijk in te vullen; • Om met de harmonisatie van applicaties als doel minimaal uit te komen op dezelfde applicatie middels inkoop / aanbesteding. Het streven hierbij is daarbij uit te gaan van een gedeelde omgeving en gedeeld functioneel beheer.

Waar mogelijk zal gestreefd worden naar een identieke procesinrichting; • Deze harmonisatie programmatisch aan te sturen, waarbij wij ons committeren aan de deelresultaten; • Daartoe het applicatielandschap en de functionaliteiten in kaart te brengen, dit actueel te houden en geen applicaties aan te schaffen zonder hierover met de andere deelnemers vooraf af te stemmen; • Bij de harmonisatie van applicaties een projectmatige werkwijze te hanteren en daarvoor gezamenlijk middelen en personele capaciteit vrij te maken; • Op de uitvoering van dit samenwerkingsconvenant te sturen en dit bij te sturen; • Deze samenwerking minimaal ééns per 2 jaar te evalueren en waar gewenst uit te breiden, in te perken of anderszins aan te passen. Het convenant wordt in de komende periode door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de deelnemers ondertekend. Volgens gemaakte afspraken zal iedere deelnemer eind 2021 het convenant ondertekend hebben. Vervolg Na besluitvorming in de colleges en het bestuur van de RSD worden de juiste namen en handtekeningen toegevoegd aan het convenant. Na het bestuurlijk sluiten van het convenant zal zo snel mogelijk een zogeheten vlootschouw in de diverse organisaties plaatsvinden. Het betreft de inventarisatie van in gebruik zijnde applicaties, de contracttermijnen, de kwantiteit en kwaliteit van de medewerkers en inhuur.

Ook wordt een gezamenlijke informatiestrategie opgesteld en uitgewerkt. Begin december houden de deelnemers een minicongres, dat dient als aftrap voor de ontwikkeling van de gezamenlijke visie op de toekomstige informatievoorziening. Dan vindt ook de eerste verkenning plaats van de onderwerpen die op de agenda van de I-samenwerking moeten komen. Daarna wordt in december en januari de gezamenlijke visie en de bijbehorende strategische koers verder aangescherpt. De uitwerking daarvan wordt vervolgens vormgegeven in een programma en een routeplan. Voor het

2

informeren van uw raad over het vervolg en de stand van zaken haken wij aan bij de reguliere P&C cyclus en de Perspectiefnota. Het convenant gaat op dit moment niet gepaard met financiële consequenties. Het is echter evident, en ook in het convenant benoemd, dat om deze samenwerking effect te laten sorteren, er zeker investeringen (voor aanbestedingen, implementatie en beheer) nodig zullen zijn. De precieze financiële impact wordt in de programmatische aanpak uitgewerkt. Verder zullen de medezeggenschapsgremia – ondernemingsraden – en de betrokken medewerkers in de uitwerking worden betrokken.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

3