Document · PDF

211028 Inkoop jeugdhulp en Wmo 2023 regio Amersfoort (330884)

Informatie in de Raad 3 november 2021, gemeente BaarnBij agendapunt: Inkoop jeugdhulp en Wmo 2023 regio Amersfoort4.277 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

inlichtingen bij

Corien Touw

doorkiesnummer

0628646413

uw kenmerk ons kenmerk

326711 / 330884

datum

28 oktober 2021

portefeuillehouder(s) onderwerp

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

Wethouder Van Roshum Inkoop jeugdhulp en Wmo 2023 regio Amersfoort

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Op 27 oktober heeft u de regiovisies ‘Samen werken aan de specialistische jeugdhulp’ en ‘Samen in de wijk’ vastgesteld. Om de doelen uit het beleidskader en de regiovisies te kunnen realiseren, is het gewenst het zorglandschap opnieuw in te richten en de verschillende onderdelen op elkaar en op de sociale basisinfrastructuur af te stemmen. Om de beoogde inrichting van het zorglandschap en de transformatie van de zorg te realiseren, is de taakgerichte inkoopvariant de meest passende inkoopstrategie. Het college wil u informeren over het besluit dat door alle colleges in de regio Amersfoort is genomen om de inkoop Jeugd en Wmo 2023 taakgericht aan te besteden en te bekostigen en wat daarbij de overwegingen en kanttekeningen zijn.

Beoogd effect inkoop 2023 Met de inkoop jeugdhulp en Wmo 2023 willen we, voor onze inwoners die het nodig hebben, goede, effectieve en efficiënte hulp en ondersteuning realiseren, waarbij we uitgaan van: 1. Normalisatie, waarbij hulp en ondersteuning dichtbij plaatsvindt, in principe tijdelijk is en netwerken worden benut en versterkt. 2. Integrale hulp en ondersteuning voor inwoners, die flexibel is ingericht door het maken van eenduidige afspraken met een beperkt aantal aanbieders. Er wordt samengewerkt in hechte netwerken van lokale teams, de SO JGGZ, de sociale basisinfrastructuur, de huisartsen, FACT-teams en de gecontracteerde partners. Binnen deze netwerken wordt de ondersteuning aan onze inwoners georganiseerd en wordt eenvoudig op- en/of afgeschaald.

Regionale inrichtingsprincipes Bij de inkoop van specialistische hulp en ondersteuning zoals opgenomen in de regiovisie ‘Samen werken aan de specialistische jeugdhulp’ en de regiovisie ‘Samen in de wijk’ hanteren we de volgende regionale inrichtingsprincipes:

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

1. Voldoende en kwalitatief goede hulp en ondersteuning. 2. Duurzame relaties in partnerschap; samenwerking met beperkt aantal aanbieders. 3. Afspraken op taakopgaven: transformatie en netwerksamenwerking. 4. Gebiedsgericht werken; regionaal gebonden organisaties met lokale inbedding. 5. Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor monitoring: op KPI’s (kritische prestatie indicatoren). 6. Effectievere inzet van accountmanagement; intensieve relatie met de aanbieders.

Inkoopkader en startnotities Aan de hand van de regiovisies zijn er vier startnotities voor de inkoop opgesteld: 1. Inkoop ambulante begeleiding Wmo 2. Inkoop specialistische jeugdhulp 3. Inkoop Beschermd Wonen en Beschermd Thuis en 4. Inkoop Maatschappelijk Opvang en Vrouwenopvang. In elk van deze startnotities staat beschreven welke maatschappelijke doelstellingen de gemeenten in de regio Amersfoort willen bereiken en wat dit betekent voor de opgave, de afbakening en randvoorwaarden om in aanmerking te komen voor levering van diensten. De startnotities zijn in samenwerking met de regio, aanbieders en belangrijke stakeholders opgesteld. Aanvullend op de vier startnotities is een notitie Inkoopkader jeugdhulp en Wmo 2023 opgesteld. De startnotities beschrijven wat we in willen kopen, het inkoopkader beschrijft hoe we dit willen organiseren. Het inkoopkader beschrijft zaken als scope en doelstellingen, transformatieopgaven, wijze van inkoop en bekostiging, indeling van de percelen, duur van de overeenkomsten, organisatie van dialoog en draagvlak en een overzicht van consequenties, risico’s en beheersmaatregelen.

Beperkt aantal aanbieders In de huidige inkoopperiode zijn er voor jeugdhulp en Wmo meer dan 400 aanbieders gecontracteerd. Het is gebleken dat het met zo veel aanbieders heel lastig is om gezamenlijk te werken aan de transformatie van zorg. Bovendien is het accountmanagement, de administratie en het controleren op fraude zeer arbeidsintensief. Daarom wordt voorgesteld om per perceel één contract af te sluiten. De contractpartner kan een hoofdaannemer zijn of een samenwerkingsverband van aanbieders. Deze contractpartner kan daarnaast samenwerken met onderaannemers. Hoe dit precies vorm gaat krijgen, moet blijken tijdens de selectiefase van de aanbesteding.

Taakgerichte inkoopvariant Om de beoogde inrichting van het zorglandschap en de transformatie van de zorg te realiseren, is de taakgerichte inkoopvariant de meest passende inkoopstrategie. Gemeenten hebben de afgelopen jaren met de BSA Jeugdhulp al ervaring opgedaan met taakgerichte inkoop. We maken gebruik van deze ervaringen en de lessen die we hiervan geleerd hebben om de inkoop 2023 vorm te geven. Taakgerichte bekostiging betreft financiering en verantwoording op het niveau van een taak (bijvoorbeeld de uitvoering van specialistische jeugdhulp). Dit verschilt van inspanningsgerichte bekostiging (P*Q), waarbij wordt afgerekend op basis van het aantal cliënten of gewerkte uren. Taakgerichte financiering biedt veel voordelen, zoals een efficiënte en eenvoudige administratie, speelruimte binnen het taakbudget, ruimte voor innovatie en vrijheid voor de aanbieder om op basis van professionaliteit samen met de cliënt het zorgaanbod te bepalen. Bij een taakgerichte bekostiging wordt vooraf een inschatting gemaakt (in samenspraak met de gecontracteerde aanbieder) van het benodigde budget voor de gehele taak. Dit budget is niet cliëntgebonden en geeft de aanbieder(s) van de opdracht de ruimte om de ondersteuning van cliënten te bepalen. Een taakgerichte inkoop betekent een fundamenteel andere wijze van budgettering dan een p*q bekostiging.

Bij een p*q bekostiging (declaraties per cliënt) is achteraf pas zichtbaar wat de financiële realisatie is. Budgetoverschrijdingen komen hierbij pas laat aan het licht in tegenstelling tot taakgerichte bekostiging.

Ter voorbereiding op de inkoop 2023 heeft onderzoeksbureau JB Lorenz in opdracht van het RISB een evaluatie uitgevoerd naar de taakgerichte inkoopvariant (o.a. kansen en risico’s) en de lessen die wij hebben geleerd uit de samenwerking met BSA jeugdhulp. Dit sluit feitelijk grotendeels aan op uw oproep gedaan in de motie, behorend bij de vaststelling van de Regiovisie, om een gedegen evaluatie van de taakgerichte financiering bij de BSA te doen alvorens het breder in te voeren. De evaluatie heeft geresulteerd in een aantal rapportages met daarin enkele behartenswaardige aanbevelingen die meegenomen worden bij de uitwerking. De rapportages zijn te vinden op de speciale inkoopwebsite ( zie de link onder communicatie) Transformatie De inkoop 2023 gaat niet alleen over de regionaal ingekochte zorg, maar ook over de hulp en ondersteuning die de gemeenten lokaal kunnen bieden. We streven naar een versterking van het lokale aanbod, waardoor de specialistische zorg minder vaak nodig is (de transformatie). Dit betekent dat in de komende jaren taken kunnen verschuiven tussen specialistische aanbieders, lokale teams en/of SO Jeugd GGZ. Welke ondersteuning elke gemeente zelf kan organiseren en welke ondersteuning regionaal wordt ingekocht, wordt de komende maanden nog nader verkend. Uitgangspunt is dat de inkoop hulp en ondersteuning aanvullend moet zijn op wat lokale teams doen.

Deze ontwikkeling zal een groeipad zijn met mogelijke verschillen in tempo tussen gemeenten. In de inkoop worden hiervoor de voorwaarden geschapen.

Nog uit te werken vraagstukken In de komende periode werken de regiogemeenten gezamenlijk een aantal vraagstukken uit. Deze vraagstukken zijn onder te verdelen in de volgende categorieën: 1. Sturing op partnerschap en monitoring; 2. Inhoudelijke vraagstukken, zoals scope van de opgave, transformatieopgaven en samenwerking lokale teams/SO jeugd-GGZ versus specialistische aanbieders; 3. Uitwerking van één contract in relatie met onderaanneming, borging van inzet en expertise van kleine aanbieders en opstellen van selectievereisten en gunningscriteria; 4. Uitwerking financiële vraagstukken, zoals budgettaire kaders en risicoparagraaf. Deze vraagstukken worden getoetst tijdens marktconsultaties met aanbieders, gesprekken met cliënten en ervaringsdeskundigen, lokale teams en andere relevante stakeholders. De afstemming met de regio vindt via de reguliere route plaats. De uitkomst van dit traject wordt besproken in het bestuurlijk overleg wethouders jeugd en Wmo gemeenten regio Amersfoort. Dit kan leiden tot bijstelling van het inkoopkader jeugdhulp en Wmo 2023 (bijlage). Als dit het geval is, vindt nadere besluitvorming door de colleges plaats.

Financiën Per jaar worden de benodigde budgetten voor de uit te voeren opdrachten vastgesteld. Dat gebeurt op basis van de realisatie van het voorgaande jaar, verwachte ontwikkelingen en de gewenste transformaties zoals opgenomen in de opdracht. De afspraken met de contractpartners moeten een zeker mate van flexibiliteit kennen om aan te kunnen sluiten bij veranderende omstandigheden. Gedacht wordt aan een budgettaire basisafspraak met jaarlijkse actualisatie. Per inschrijver wordt een inhoudelijke en financiële bandbreedte afgesproken waarbinnen afwijkingen niet leiden tot aanpassing van de afspraken. Deze bandbreedte wordt actief gemonitord. Bij verwachte afwijkingen buiten de bandbreedte gaan inschrijver en opdrachtgever tijdig met elkaar in gesprek om de juiste beheersmaatregelen te kunnen nemen. Aan de aanbesteding wordt een risicoparagraaf gekoppeld waarin wordt beschreven bij welke afwijkingen welke actie door welke partij ondernomen dient te worden. Deze acties kunnen inhoudelijke of financieel van aard zijn. Doel is om actief te sturen op het binnen een jaar zoveel mogelijk binnen de bandbreedtes te blijven. Om een goede inschatting te maken van de benodigde budgetten voor de komende jaren, bevraagt het RISB elke gemeente op de te verwachte lokale ontwikkelingen.

Het is belangrijk dat elke deelnemende gemeente aan de Inkoop 2023 inzichtelijk weet te maken welke transformaties er lokaal worden verwacht die van invloed zijn op het benodigde budget voor de Inkoop 2023 en verder. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan de verschuiving van ondersteuning van specialistische zorg naar lokale sociale (wijk)teams of de inzet van Praktijkondersteuners Jeugd (POH-Jeugd).

Overgangsregeling Er kan een overgangsregeling nodig zijn voor de financiering van cliënten die op 1-1-2023 hulp en ondersteuning krijgen van aanbieders die geen deel uitmaken van de geselecteerde partijen. Het benodigde budget hiervoor zal in mindering worden gebracht op het budget voor de gecontracteerde aanbieders. De groep cliënten in de overgangsregeling zal afnemen waarmee het vrijgekomen budget geleidelijk verschuift naar het budget voor de geselecteerde contractpartners.

Regionale afspraken Als gemeenten is het nodig onderling afspraken te maken over hoe we de daadwerkelijke inzet van hulp en ondersteuning per gemeente gaan vaststellen. Ook zijn er afspraken nodig over de verrekening van de onderlinge verschillen in verwachte inzet van hulp en ondersteuning. Belangrijk daarbij is hoe de nieuwe vereveningssystematiek met ingang van 2023 vorm gaat krijgen. In 2021 bedraagt de verwachte realisatie, voor de onderdelen zoals van toepassing binnen deze inkoop, regionaal ongeveer 102 miljoen euro. Dit is onder te verdelen in ongeveer 60 miljoen euro Jeugdhulp, 18 miljoen euro Beschermd Wonen, 14 miljoen euro Wmo en 10 miljoen euro Maatschappelijke Opvang. Het Baarnse deel voor Jeugd en Wmo bedraagt 7,2 miljoen euro. De bedragen zijn opgenomen binnen het programma Sociaal domein waarmee in de dekking is voorzien.

Hervormingsagenda rijksoverheid In 2021 heeft het Rijk erkent dat gemeenten onvoldoende budget hebben gekregen voor de uitvoering van hun jeugdhulptaak. Budgetten van gemeenten zijn opgehoogd onder de afspraak dat een hervormingsagenda wordt opgesteld en uitgevoerd. Dit proces vindt nu plaats. Deze agenda kan impact hebben op de reikwijdte van de jeugdhulptaak en de ter beschikking gestelde budgetten. Hiermee wordt bij de inkoop rekening gehouden.

Risico’s Aan ieder inkooptraject zijn consequenties verbonden en kleven risico’s die van invloed (kunnen) zijn op de voortgang en het resultaat. Wij hebben de risico’s geïnventariseerd en waar mogelijk beheersmaatregelen geformuleerd. Het overzicht van risico’s en beheersmaatregelen kunt u vinden in de bijlage ‘Risicoparagraaf en beheersmaatregelen inkoop 2023’. Dit overzicht is identiek aan de tabel in de bijlage Notitie Inkoopkader jeugdhulp en Wmo 2023.

Communicatie Het RISB heeft in juni 2021 informatiebijeenkomsten gehouden voor de huidige gecontracteerde aanbieders, de gemeentelijke adviesraden en leden van de gemeenteraden. Het doel was om hen te informeren over de wijze waarop de regio deze aanbesteding vorm en inhoud wil geven. De presentaties van deze bijeenkomsten zijn beschikbaar op de website.

Gedurende het inkooptraject verstrekken we via diverse kanalen informatie aan belanghebbenden zoals aanbieders, belangrijke stakeholders en lokale teams. Waar nodig organiseren wij bijeenkomsten voor het ophalen van reactie en input. Voor het lokaal delen van informatie wordt o.a. gebruik gemaakt van de lokale media kanalen en een verwijzing naar de eigen informatiepagina van de inkoop 2023. De inkoop 2023 heeft een eigen informatiepagina www.amersfoort.nl/inkoop2023 die steeds wordt aangevuld op basis van actualiteiten. Bij de start van het formele inkooptraject wordt een communicatieplan met een stakeholderanalyse en een communicatiekalender opgesteld.

Vervolgstappen i.

Doorkijk inkoopproces.

De fasering van de inkoop ziet er vooralsnog als volgt uit: -

sep-dec 2021: voorbereiding inkoop (inhoudelijk & bestuurlijk);

dec 2021:

jan-mrt 2022: selectiefase ;

apr-mei 2022: gunningsfase;

juni-dec 2022: implementatie nieuwe inkoop.

publicatie aanbesteding;

Van belang is dat de zorgvuldigheid voorrang heeft op snelheid. Elke stap in het aanbestedingstraject wordt hierop beoordeeld voordat verder wordt gegaan. Dit kan ertoe leiden dat de geplande ingangsdatum van 1 januari 2023 naar achteren verschuift. De hieraan verbonden (financiële) risico’s brengen wij dan in beeld. Zoals bij iedere aanbesteding zijn onze inspanningen erop gericht om huidige cliënten in zorg geen of hinder te laten ondervinden van een nieuwe inkoop. Hun traject zal waar mogelijk voortgezet worden bij de huidige aanbieder professional. In de komende periode zal het gesprek met de

aanbieders, cliënten en andere betrokken plaats gaan vinden. Vanzelfsprekend informeren wij u actief over de voortgang en risico’s.

ii.

Betrokkenheid cliënten en ervaringsdeskundigen

De gemeenten vinden het borgen van het perspectief van cliënten en ervaringsdeskundigen in deze inkoop en de uitvoering van de opdracht van groot belang. Bij de voorbereiding van de inkoop organiseren de gemeenten een of meer sessies met cliënten en ervaringsdeskundigen om input en ideeën op te halen over de verbetering van hulp en ondersteuning in de regio. Indien wenselijk wordt de bijeenkomst herhaald voor aanvang van de aanbesteding. iii.

Informatie en betrokkenheid raad

Het RISB heeft ter voorbereiding op het inkooptraject 2023 inmiddels enkele regionale raadsbijeenkomsten georganiseerd om de raden te informeren en input op te halen. Op 24 juni 2021 gaf het onderzoeksbureau JBLorenz een toelichting op taakgerichte bekostiging en de uitkomsten van hun onderzoek naar de ervaringen op taakgerichte inkoop landelijk en regionaal met BSA Jeugdhulp.

College Informatieavond Op 16 november 2021 vindt er een College Informatieavond plaats om uw raad te informeren over de inkoop 2023. Op 17 november 2021 is er wederom een regionale raadsbijeenkomst om de raden van de regio Amersfoort te informeren over de stand van zaken rondom BSA Jeugdhulp en de uitwerking van de inkoop 2023. We beseffen dat de nieuwe manier van aanbesteden en bekostigen bij u de nodige vragen zal oproepen en zien u graag op de bijeenkomst van 16 november (en eventueel ook op 17 november) om uw vragen te kunnen beantwoorden.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: Risicoparagraaf en beheersmaatregelen inkoop 2023

Risicoparagraaf Aan ieder inkooptraject zijn consequenties verbonden en kleven risico’s die van invloed (kunnen) zijn op de voortgang en het resultaat. Wij hebben de consequenties in onderstaande tabel in kaart gebracht en hebben ook risico’s geïnventariseerd. Voor zover mogelijk, hebben wij beheersmaatregelen geformuleerd. Dit overzicht is identiek aan de tabel in de bijlage Notitie Inkoopkader jeugdhulp en Wmo 2023.

Nr.

Risico

Beheersmaatregel

Keuzevrijheid inwoners: inwoners kunnen het gevoel hebben dat hun keuzevrijheid wordt beperkt doordat een beperkter aantal aanbieders wordt geselecteerd.

Versterking lokale teams: de beoogde beweging van specialistische ondersteuning naar lokale teams, evenals de versterking van de lokale teams zelf, is niet eenvoudig. Dat vraagt enerzijds facilitering van de gemeenten om deze versterking van de lokale teams te realiseren en anderzijds vraagt het flexibiliteit in de formulering van de opdracht. Dekkend aanbod (zorglandschap): het is belangrijk dat er uiteindelijk een dekkend aanbod wordt gecontracteerd. Dekkend voor alle gemeenten en dekkend voor alle expertise die noodzakelijk

Bij de uitwerking van de opdracht hebben wij extra aandacht voor een scherpe definiëring van de noodzakelijke expertise en kennis van aanbieders. Ook is er aandacht voor het borgen van voldoende aanbod en diversiteit ten aanzien van bijv. de cultuur en religieuze overtuiging van inwoners. De beschikbaarheid van voldoende voorzieningen op lokaal niveau is ook een eis die in het kader van de opdracht wordt gesteld. Verder zal ‘de toegang’ ook altijd samen met de inwoner en zijn netwerk een passende aanbieder selecteren. De mogelijkheid voor inwoners om hulp en ondersteuning in te kopen door middel van een PGB (persoonsgebonden budget) blijft bestaan. Ook is het mogelijk dat de gekozen partij onderaannemers toevoegt om in specifieke behoeften van inwoners te voorzien. Uiteindelijk staat (de kwaliteit van) de gekozen oplossing (hulp en ondersteuning) voorop. Wij bouwen ruimte in de opdracht om in te spelen op het specifieke implementatietempo van elke gemeente. Op het realiseren van deze eenduidige aanpak loopt nu een regionale opdracht en wordt een regionale transformatiemanager geworven. Deze ontwikkeling zal een groeipad zijn met mogelijke verschillen in tempo tussen gemeenten.

Dit vraagt om een scherpe beschrijving van de opdracht en het opnemen van ‘uitdagende’ bepalingen in de procedure en de conceptovereenkomsten. Zodat stimuleren we inschrijvers om met elkaar innovatieve verbindingen aan te gaan om te komen tot een dekkend aanbod. Verder zal ‘de toegang’ ook altijd samen met de inwoner en zijn netwerk een passende aanbieder selecteren.

Planning/ Uitvoering Q4 2021

Q4 2021Q2 2022

Q4 2021

is om inwoners passende hulp en ondersteuning te bieden (ook ten aanzien van de overtuiging van onze inwoners). Samenwerking: om de beoogde transformatie ook feitelijk te kunnen realiseren, is een goede samenwerking tussen alle partners essentieel. Tussen de inschrijvers van de verschillende percelen is samenwerking noodzakelijk voor een naadloze aansluiting bij overgangsmomenten. Borgen van innovatie: het gevoel kan ontstaan dat kleine(re) aanbieders geen of minder kans hebben om te worden geselecteerd waardoor innovatie onvoldoende wordt geborgd.

Onderaannemerschap: wanneer de gecontracteerde aanbieder (een deel van) de taak laat uitvoeren door andere aanbieders is er sprake van hoofd- en onderaannemerschap. Wanneer de afspraken over onderaannemerschap niet voldoende duidelijk zijn en er onvoldoende eisen gesteld worden, bestaat het risico dat de kwaliteit niet goed genoeg gemonitord kan worden

In de aanbestedingsprocedure en de conceptovereenkomsten worden hiervoor bepalingen opgenomen en daar waar nodig ook KPI’s. Ook samenwerking tussen gemeenten is noodzakelijk om eenduidig te zijn in werkwijzen en in de wijze waarop de aansluiting op de specialistische inzet is georganiseerd.

Q1 2022

Gedurende het gehele proces wordt er eenduidig gecommuniceerd over de eisen en de voorwaarden die worden gesteld aan toekomstige aanbieders en de mogelijkheden voor kleinere aanbieders om als onderaannemer aan te sluiten bij andere aanbieders c.q. consortia van aanbieders. Op deze wijze borgen wij dat ook lokaal gebonden aanbieders een kans krijgen en de aansluiting met de lokale basisinfrastructuur van de gemeenten wordt behouden. Van belang is dat wij het transformatieplan gezamenlijk met de contractpartners ontwikkelen om te komen tot duurzaam partnerschap waarin wij gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor een integraal en betaalbaar zorglandschap. Dit transformatieplan voorzien wij van meetbare afspraken over financiën en monitoring. Dit aspect wordt opgenomen in de opdrachtformulering van de aanbesteding en zal ook ‘uitgevraagd’ worden. In de afspraken leggen we vast dat de hoofdaannemer verantwoordelijk blijft (heeft regie) voor de kwaliteit van de hulpverlening van de onderaannemer en dat de hoofdaannemer het traject dient te monitoren. We onderzoek ende mogelijkheid om standaard formats voor onderaannemerschap op te nemen in de aanbesteding.

Q4 2021

Q4 2021Q1 2022

(Significant Synergy, 2020). Borgen van onderscheidend vermogen en expertise: door het mogelijk werken met een beperkt(er) aantal hoofdaannemers of consortia kan de indruk ontstaan dat hierdoor niet optimaal gebruik wordt gemaakt van de ‘kracht van het onderscheidend vermogen’ van aanbieders. Bepalen van het budgettaire kader (de financiële beheersbaarheid): taakgerichte bekostiging valt en staat met een juiste en scherpe berekening van het totaalbedrag.

Onvoldoende toereikende financiële middelen: wanneer door de afspraken die gemaakt zijn aanbieders tekorten of krapte ervaren om de taak uit te voeren of om de transformatiedoelen te halen, bestaat het risico dat er gekozen moet worden hulp en ondersteuning te beperken in duur en lengte. Ook kan het gebeuren dat er wachtlijsten ontstaan. Gebrek aan middelen remt het innovatievermogen en ook komt de samenwerking onder druk te staan (Rekenkamer Amsterdam, 2020).

10.

Het totale budgettaire kader sluit niet aan op de

Gedurende het gehele aanbestedingsproces wordt nagegaan of de contractpartners optimaal gebruik maken van aanbieders (onderaannemers) die elkaar versterken en uitdagen om te komen tot innovatieve vormen van hulp en ondersteuning en die optimaal samenwerken om te komen tot een dekkend aanbod. Hierbij worden ook nadrukkelijk de lokaal gebonden aanbieders uitgedaagd om samen te werken met een hoofdaannemer of consortium. Daarnaast gaan we na hoe wij de ‘innovatieprikkel’ in de contracten met de aanbieders kunnen opnemen. Op basis van de transformatie die (mede) met de nieuwe contracten moet worden gerealiseerd, wordt regionaal bepaald welke financiële besparingen kunnen worden gerealiseerd. We verbinden de inhoudelijke en financiële kaders en gaan na welke bijdrage hieraan door de uitvoering van de nieuwe contracten kan worden geleverd. Dit proces doe wij voor de gehele regio maar ook voor iedere (individuele) gemeente. Door aan de voorkant afspraken te maken over de manier waarop deze dilemma’s in gezamenlijkheid opgepakt kunnen worden en door te kijken welk risico het best beheerst kan worden door iedere partner, wordt voorkomen dat partijen elkaar overvallen met de effecten hiervan. Niet alleen monitoring maar ook het organiseren van een goed verantwoordingsproces helpt bij het mitigeren van deze risico’s.

Dat verantwoordingsproces vraagt om een ander soort indicatoren dan de gebruikelijke indicatoren die de kwaliteit van zorg meten (de outcome-indicatoren). Een belangrijk deel van het succes van de taakgerichte variant van bekostigen is de kwaliteit van de samenwerking en de transparantie op het gebied van informatiedeling. Dit betekent afspraken op monitor en bespreking van de samenwerking op zowel bestuurlijk als uitvoerend niveau.

Q1 2022

Bij de berekening van de lumpsum van de afzonderlijke gemeenten worden de financiële opgaven van de gemeenten in kaart

Q4 2021

Q1 2022

financiële opgave van (een van) de gemeenten. 11.

12.

Informatiepositie gemeenten en monitoring: de informatiepositie van de gemeente verandert doordat de gemeente minder direct te maken heeft met cliënten en hun zorgbehoefte (Rekenkamer Amsterdam, 2020). Omdat de aanbieder wel het inzicht heeft in het benodigde aanbod en de daarmee gepaard gaande kosten kan er een disbalans ontstaan in het nadeel van de gemeente. Daarnaast is het inrichten van een systeem voor de monitoring van de resultaten die door en met de aanbieders worden behaald (set van KPI’s die ook onderdeel vormen van de toekomstige contracten) essentieel voor het realiseren van de beoogde doelstellingen van deze inkoop. Eenduidige sturing: de gemeenten willen een overgang maken van controle naar sturing op de wezenlijke onderdelen. Een belangrijk aspect van sturing is informatie en monitoring. Wat ook van belang is om de dialoog tussen gemeente en opdrachtnemer goed te organiseren. Die zal op verschillende niveaus plaatsvinden. De dagelijkse sturing vindt plaats door het accountmanagement maar ook andere

gebracht. Indien de berekening niet aansluit op deze opgave worden passende oplossingsrichtingen ter besluitvorming voorgelegd. Het onderwerp informatie en monitoring wordt uitgewerkt en opgenomen in de contracten. Kern is dat gemeenten eigenaar zijn van de benodigde gegevens om te kunnen sturen en (aan raad en inwoners) te kunnen verantwoorden. Hiertoe wordt het in de afgelopen periode ontwikkelde gemeentelijke datawarehouse en monitoringsysteem benut. Bij de uitwerking beantwoorden wij waarmee minimaal de volgende vragen: • Welke kwalitatieve en kwantitatieve data hebben wij nodig voor het adequaat kunnen uitvoeren van de verschillende aanbestedingsprocessen (voorbereiding van de aanbesteding)? • Wat zijn de consequenties van taakgerichte inkoop op de processen en administratieve systemen van aanbieders en gemeenten? • Welke kwalitatieve en kwantitatieve data hebben wij nodig om te komen tot een adequate verantwoording en duiding van de middelen die zijn ingezet om onze inwoners passende hulp en ondersteuning te bieden? • Op welke wijze kunnen wij kwantitatieve data verrijken met kwalitatieve elementen (storytelling)?

Er wordt een agenda van sturingsonderwerpen opgesteld. In dit kader wordt ook een zogenoemd ‘relatiedocument’ opgesteld waarin wordt aangegeven welke medewerkers (gemeenten en aanbieders) met elkaar over welke onderwerpen in overleg treden en eventueel afspraken kunnen maken. Ook worden er ‘spelregels’ afgesproken; hoe gaan wij met elkaar om. Deze informatie wordt vastgelegd en regelmatig geëvalueerd.

Q4 2021

Q2 2022

13.

medewerkers van gemeenten en aanbieders hebben in de uitvoering overleg met elkaar. Risico op juridische procedures: door het werken met een beperkt aantal inschrijvers ligt het voor de hand dat aanbieders die nu een contract hebben door de aanbesteding zullen afvallen. Dat verhoogt het risico op procedures.

Alle stappen in het aanbestedingsproces worden juridisch getoetst. De gemeenten betrekken een externe klankbordgroep om de zuiverheid van de procedure aanvullend te toetsen.

Q4 2021

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10714000/1