210831 Vervolg op de aangenomen motie Optimalisering samenwerking deelnemers RID (317787)

inlichtingen bij

Mirjam Wijbenga

doorkiesnummer

(035) 548 16 00

uw kenmerk ons kenmerk

312798 / 317787

datum

31 augustus 2021

portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

onderwerp

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

Vervolg op de aangenomen motie Optimalisering samenwerking deelnemers RID

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Op 27 januari 2021 is bij de besluitvorming over de najaarsnota 2020 en de kadernota 2022 van de RID Utrecht in de gemeenteraad van Baarn de motie aangenomen over "Optimalisering samenwerking deelnemers binnen RID". Hierover is het Algemeen bestuur van de RID geïnformeerd. Op 25 maart 2021 is in de gemeenteraad van Utrechtse Heuvelrug een (nagenoeg) gelijkluidende motie aangenomen. Het Algemeen Bestuur van de RID heeft in haar vergadering van 8 juli jl. de twee ingediende moties besproken. Omdat de RID een college GR betreft heeft het AB een reactiebrief aan alle colleges van de deelnemende gemeenten en het bestuur van de RSD verzonden. Met deze Raadsinformatiebrief bieden wij u de reactie van het AB aan. Tevens informeren wij u welke stappen in vervolg op de aangenomen motie zijn gezet en hoe de verdere planning er uit ziet. Wij houden u op de hoogte van de vorderingen in deze en rapporteren u daarover eind 2021. Het Algemeen Bestuur van de RID kan zich in algemene zin vinden in de wenselijkheid die uit de motie spreekt om te komen tot meer synergie tussen de verschillende deelnemers. Daarbij realiseert het AB zich dat hiervoor een grote verantwoordelijkheid bij de deelnemers ligt, naast de RID die het gezamenlijk belang van de deelnemers nastreeft.

Bestuurlijk ligt de verantwoordelijkheid bij de colleges van B&W/DB-RSD, ambtelijk bij de directies van de achterliggende organisaties. Op 1 april jl. heeft het AB een bestuurlijk gesprek gevoerd met de directeuren van de deelnemers om te onderzoeken hoe tot verdere versnelling kan worden gekomen. Najaar 2021 worden naar verwachting samenwerkingsafspraken tussen de colleges van B&W/DB-RSD en de directies geformaliseerd, waardoor de benodigde harmonisering verder gerealiseerd kan worden. Het AB vervult hierin een ondersteunende en bewakende rol. De onderdelen 3 tot en met 6 van de motie vereisen een verdergaande visie op het organiseren van de samenwerking. Dit is eveneens de verantwoordelijkheid van de colleges van B&W/DB-RSD en hun directies. Het concretiseren van een dergelijke roadmap en verdergaande visie op het organiseren

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

van de samenwerking vraagt draagvlak en commitment op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau. Het AB is graag bereid om nog in 2021 een bestuurlijk vervolggesprek te voeren met de directeuren van de deelnemers om dit draagvlak en commitment bij de deelnemers verder te verkennen en concrete samenwerkingsafspraken te maken.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: Bijlage 1 Motie gemeenteraad 27 januari 2021 Bijlage 2 Reactie AB RID op de motie van de gemeenteraad

2

Zonder stemming aangenomen

gemeente Baarn Motie Besluit in de Raad d.d. 27 januari 2021

Christenunie SGP • »»» R

Baarn

Agendapunt 12: Najaarsnota 2020 en Kadernota 2022 RID Utrecht Onderwerp van de motie: Optimalisering samenwerking deelnemers binnen de RID

De Raad, gehoord de beraadslaging. Constaterende dat: • Er een behoorlijke efficiencyslag gemaakt kan worden met name bij collectieve keuzes van software en applicatietoepassingen

•

O.a. door een diversiteit aan belangen besluitvorming stagneert bij de onderscheiden deelnemers waardoor het collectiviteitsvoordeel stagneert

•

Er in januari 2020 een kwartiermaker is aangesteld, die een algemene applicatie-

inventarisatie heeft uitgevoerd, waarvan met de raden nimmer rapportages en/of

efficiencyvoorstellen zijn gedeeld; Overwegende dat: ■ De onderlinge samenwerking tussen de aangesloten deelnemers binnen gemeenschappelijke

regeling RID verder kan worden versterkt;

■

Positionering van de RID binnen de verschillende gemeenten verschilt;

■

De RID en-of de kwartiermaker in Q3 2021 een concreet plan van aanpak tot uitvoering van onderstaande roadmap aan de deelnemende deelnemers aanbiedt.

Roept het college op om, gezamenlijk met de andere deelnemers en bestuurders in RID verband, uitvoering te geven aan de volgende punten: 1)

Het opstellen van een Roadmap bestaande uit:

1.

Een visie op harmonisatie van het applicatielandschap

a. 2.

3.

o.a. bestaande uit een tijdspad en kernapplicaties

Een visie op beheer van het applicatielandschap

a.

Centraal of lokaal

b.

Inclusief een kostenanalyse

Harmonisatie van het Functiehuis en de integratie van ICT-functies vanuit de

verschillende gemeenten 4.

Route en tijdspad tot implementatie van het rapport welke is gemaakt door de kwartiermaker

5. 6.

Ontwikkelen van een visie om te komen tot het digitale gemeentehuis

Het ontwikkelen van een éénduidig project van de belangen driehoek (RID,

gemeenteraden en inwoners) t.b.v. van het realiseren van een digitale gemeente.

en gaat over tot de orde van de dag.

Toelichting De raadsrapporteurs van de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede, Regionale Sociale Dienst Verzoeken de raden van de deelnemende partijen binnen de gemeenschappelijke regeling RID in te stemmen met onderstaande motie om zo de betreffende samenwerkingspartners binnen de RID te motiveren en te stimuleren tot bovenstaande punten. In januari 2020 is door de kwartiermaker van de RID een rapportage opgesteld om te komen tot meer synergie tussen de verschillende deelnemers, zodat de RID beter tot zijn recht kon komen binnen de verschillende deelnemers en optimalisering gerealiseerd kan worden door RID ten voordele van alle deelnemers. Nu bijna een jaar later concluderen we dat het rapport nog onvoldoende tot zijn recht is gekomen. Deze motie, die ook aan de gemeenteraden van de andere deelnemende organisaties in de RID wordt aangeboden, draagt hopelijk bij aan een versnelling in het oppakken van de aanbevelingen waarbij wordt gekomen tot een concrete Roadmap voor de komende tijd.

Ondertekening en naam: VVD

D66

Aldrin Bentura

Voor Baarn

CDA

/ René van Wij

Groenlinks

BOP

PvdA

ChristenUnie-SGP

Roy Bruins

Regionale ICT Dienst Utrecht Postbus 300 3720 AH Bilthoven 088 - 03 10 400 info@rid-utrecht.nl www.rid-utrecht.nl

Aan de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug. Cc: leden van het Algemeen Bestuur RID Utrecht

Onderwerp Datum

Reactie op de ingediende motie van de gemeenteraden van Baarn en Utrechtse Heuvelrug 8 juli 2021

Geachte college van Burgemeester en Wethouders, In de gemeenteraden van Baarn (27 januari 2021) en Utrechtse Heuvelrug (25 maart 2021) is een (nagenoeg) gelijkluidende motie aangenomen over de “Optimalisering samenwerking deelnemers binnen de RID”. Beide moties zijn in bijlage bijgevoegd. Omdat de RID een college GR betreft richten wij de reactie aan alle colleges van de deelnemende gemeenten en het bestuur van de RSD. De motie had als tekst en toelichting: De Raad, […..] Constaterende dat: • Een diversiteit aan belangen speelt bij de aangesloten deelnemers • Er een behoorlijke efficiency slag gemaakt kan worden met name bij collectieve keuzes van software en applicatie toepassingen • Besluitvorming stagneert bij de onderscheiden deelnemers waardoor het collectiviteit voordeel stagneert • Er in januari 2020 een kwartiermaker is aangesteld, welke een algemene applicatie inventarisatie heeft gedaan, waarvan bij de raden nimmer rapportage en efficiency voorstellen zijn gezien Overwegende dat: • De onderlinge samenwerking tussen de aangesloten deelnemers binnen gemeenschappelijke regeling RID verder kan worden versterkt; • Positionering van de RID binnen de verschillende gemeenten verschilt; • Dat de RID en-of de kwartiermaker in Q3 2021 een concreet plan van aanpak tot uitvoering van onderstaande roadmap aan de deelnemende deelnemers aanbiedt.

KvK 55536646 BTW NL 8517 55 574 B01

Roept het college op om, gezamenlijk met de andere deelnemers en bestuurders in RID verband, uitvoering te geven aan de volgende punten: Het opstellen van een Roadmap bestaande uit: 1. Een visie op harmonisatie van het applicatie landschap a. o.a. bestaande uit een tijdspad en kernapplicaties 2. Een visie op beheer van het applicatie landschap a. Centraal of lokaal b. Inclusief een kostenanalyse 3. Harmonisatie van het Functiehuis en de integratie van ICT-functies vanuit de verschillende gemeenten 4. Route en tijdspad tot implementatie van het rapport welke is gemaakt door de kwartiermaker 5. Ontwikkelen van een visie om te komen tot het digitale gemeentehuis 6. Het ontwikkelen van een eenduidig project van de belangen driehoek (RID, gemeenteraden en inwoners) t.b.v. van het realiseren van een digitale gemeente. en gaat over tot de orde van de dag. Toelichting

De raadsrapporteurs van de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede, Regionale Sociale Dienst Verzoeken de raden van de deelnemende partijen binnen de gemeenschappelijke regeling RID in te stemmen met onderstaande motie om zo de betreffende samenwerkingspartners binnen de RID te motiveren en te stimuleren tot bovenstaande punten. In januari 2020 is door de kwartiermaker van de RID een rapportage opgesteld om te komen tot meer synergie tussen de verschillende deelnemers, zodat de RID beter tot zijn recht kon komen binnen de verschillende deelnemers en optimalisering gerealiseerd kan worden door RID ten voordele van alle deelnemers. Nu bijna een jaar later concluderen we dat het rapport nog onvoldoende tot zijn recht is gekomen. Deze motie, die ook aan de gemeenteraden van de andere deelnemende organisaties in de RID wordt aangeboden, draagt hopelijk bij aan een versnelling in het oppakken van de aanbevelingen waarbij wordt gekomen tot een concrete Roadmap voor de komende tijd. Het Algemeen Bestuur van de RID heeft in haar vergadering van 8 juli jl. de twee ingediende moties besproken. Zij kan zich in algemene zin vinden in de wenselijkheid die uit de motie spreekt om te komen tot meer synergie tussen de verschillende deelnemers.

Daarbij is van belang in het oog te houden dat naast de RID die vanuit haar doelstelling het gezamenlijk belang van de deelnemers nastreeft, hiervoor een even zo grote mede- verantwoordelijkheid bij de deelnemers ligt. Bestuurlijk bij de colleges van B&W/DB-RSD, ambtelijk bij de directies van de achterliggende organisaties. Op 1 april jl. heeft het AB daarom een bestuurlijk gesprek gevoerd met de directeuren van de deelnemers om dit verder te verkennen en om te onderzoeken hoe tot verdere versnelling kan

worden gekomen. Dit gesprek was een vervolg op de kwalitatieve evaluatiegesprekken over de groeiende samenwerking in 2019 en 2020. De genoemde synergie is gebaat bij het expliciet bevestigen van de samenwerkingsafspraken tussen de colleges van B&W/DB-RSD en de directies waardoor de benodigde harmonisering verder gerealiseerd kan worden, en zo de kwaliteit en de kosten ook in de toekomst onder controle kunnen worden gehouden. Immers niet de RID is verantwoordelijk voor de voortgang van de verdere I(CT)-samenwerking maar dit ligt bij de deelnemers. Dit betekent dat de verwachting is dat na de zomer de colleges van B&W/DB-RSD en hun directies de nadere afspraken zullen formaliseren voor de verdere harmonisatie van applicaties. Dit heeft (nog) niet de vorm van een visie op harmonisatie van het applicatie landschap met planning, maar geeft wel helderheid over de rolneming bij de besluitvorming. Gezien de wenselijkheid tot synergie vervult (het AB van) de RID daarbij een ondersteunende en bewakende rol. Uitzonderingen op de afspraak tot harmoniseren zullen expliciete AB besluiten met duidelijke onderbouwingen (moeten) zijn. Het AB constateert dat m.n. de onderdelen 3 t/m 6 van de motie een verdergaande visie op het organiseren van de samenwerking betreffen. Dit betreft (opnieuw) de rol en verantwoordelijkheid van de colleges van B&W/DB-RSD en hun directies.

Het concretiseren van een dergelijke roadmap en verdergaande visie op het organiseren van de samenwerking vraagt draagvlak en commitment op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau. Het AB is graag bereid een rol te vervullen om nog in 2021 een bestuurlijk vervolggesprek te voeren met de directeuren van de deelnemers om dit draagvlak en commitment bij de deelnemers verder te verkennen en concrete samenwerkingsafspraken te maken. Het AB ervaart de motie en aandacht als steun voor de ontwikkeling van de verdere I(CT)samenwerking. Zij hoopt met bovenstaande toelichting alle raden en colleges van B&W/DBRSD en hun directies te bedienen in het kunnen invullen van de gedeelde verantwoordelijkheid, nu en naar de toekomst.

Namens het Algemeen Bestuur van de RID Utrecht

G.F. Naafs, voorzitter.