210525 RIB Onderzoeksrapport tekort jaarrekening RMN (278087) Bijlage 3 Bestuursopdracht onderzoek jaarrekening RMN

Bestuurlijke Opdracht van het DB RMN Aanleiding De RMN heeft over het boekjaar 2020 een negatief resultaat van € 675.000 behaald. Het verwachte resultaat over dezelfde periode was nihil. Tussentijds is niet gerapporteerd over mogelijke verwachte afwijkingen tussen het gerealiseerde en verwachte resultaat. Opdrachtformulering Het DB en AB van de RMN willen inzicht hebben in hoe de financiële administratie in elkaar zit en hoe deze aangestuurd wordt. Is er sprake van een incident en/of een meer structurele problematiek rondom de financiële processen. Onderzoeksresultaat Het onderzoeksresultaat behelst een analyse van: de totstandkoming van de begroting en begrotingswijzigingen en de significante afwijking tussen het verwachte en het gerealiseerde negatieve resultaat. De inrichting van het administratieve proces (AO) is daarbij het uitgangspunt. Daarbij is van belang om inzicht te krijgen of risico’s in voldoende mate zijn opgevangen in beheersmaatregelen en in welke mate de inrichting, het bestaan en de werking van de financiële processen in de praktijk zijn vast stellen.

De analyse, resulterend in eindrapport met conclusies en aanbevelingen, komt voort uit een Quick Scan uitgevoerd en daarin zijn in hoofdlijnen de volgende werkzaamheden gedefinieerd: Bestuur Onderzoek op welke wijze het besluitvormingsproces rondom rapportages (kadernota, begroting, begrotingswijziging) uitgevoerd wordt. In welke mate zijn de keuzes die daaruit voortvloeien transparant, tijdig en binnen het geldende mandaat voorgelegd aan het bestuur. Management • Onderzoek naar de beschikbare sturingselementen voor de bedrijfsvoering, in hoeverre is hiervan gebruik is gemaakt en in welke mate deze hebben geleid tot het ‘in control’ zijn. • Onderzoek naar de tussentijdse analyses van de financiële informatievoorziening door de RMN en tevens vanuit de lijn. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan de (mis)match tussen beide informatiestromen • Onderzoek naar de vereiste managementinformatie • Onderzoek naar functioneren checks en balances, waarbij gekeken zal worden of de verantwoordingsstructuren voldoende functioneel zijn ingericht, tussen directie, controller, uitvoering Organisatie • Inzicht krijgen in de reguliere processen in relatie tot de financiële administratie.

• Toetsing van de processen inclusief de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de primaire registratie van brondocumenten • Onderzoek naar de wijze van totstandkoming van de begroting • Onderzoek naar de individuele oorzaken van het negatieve resultaat. • Onderzoek hoe en op welke wijze aansluitingen tussen administraties (en tussenrekeningen) worden gemaakt. • Onderzoek de afdrachten van pensioenen en belastingen (loonbelasting, btw, milieubelastingen).

Het onderzoek zal naar schatting 80 uur (uurtarief € 100,- excl. BTW) in beslag nemen en wordt uitgevoerd door drs. F. Bosma RA (Bosma Interim Management en Consultancy BV (BIMC). Betrokkene is ook verbonden met de gemeente Zeist. Daarnaast zal een financieel adviseur van de gemeente Zeist met ervaring in het bankwezen hem adviseren. Deze adviseur zal op kosten van de gemeente Zeist worden toegevoegd. Randvoorwaarde is dat alle gevraagde medewerking van de RMN wordt verleend en de gevraagde informatie ter beschikking wordt gesteld. Ook kunnen er interviews met direct betrokkenen worden gehouden. Het onderzoek zal binnen 4 weken worden afgerond. De uitkomst van het onderzoek zal via het DB aan het AB worden aangeboden. Het betreft een rapport waarin ook conclusies en aanbevelingen worden opgenomen. Het AB besluit aan de hand daarvan of een nader onderzoek, dan wel een verbeterplan noodzakelijk is.