210525 RIB Onderzoeksrapport tekort jaarrekening RMN (278087) Bijlage 2 Brief AB RMN

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad Deelnemende gemeenten

Ons kenmerk: Betreft: Bijlagen: Datum:

U21-132/ LO Uitkomsten onderzoek oorzaken negatieve resultaat 2020 en late melding daarvan aan het bestuur door Reinigingsbedrijf Midden Nederland. 1. Onderzoeksopdracht 2. Rapportage onderzoek d.d. 11 mei 2021 26 mei 2021

Geacht college en leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeren wij u over het bijgevoegde onderzoek naar de oorzaken van het negatieve resultaat 2020 en de late melding daarvan aan het bestuur door Reinigingsbedrijf Midden Nederland (hierna RMN). Aanleiding In maart kwam RMN met het signaal naar buiten dat de jaarrekening van RMN over 2020 sluit met een tekort van € 675.700. Hiervan komt € 395.700.- ten laste van de reserves, € 280.000 is apart aan de betrokken gemeenten gefactureerd. Er waren geen eerdere signalen aan het bestuur afgegeven dat RMN in 2020 financieel uit de pas zou gaan lopen. Het tekort werd veroorzaakt door hoge onverwachte kosten in de bedrijfsvoering, specifiek personele kosten. Tussentijds is niet gerapporteerd over mogelijke afwijkingen betreffende de bedrijfsvoering, tussen het gerealiseerde en verwachte resultaat. De tussenrapportage in 2020 is volledig gebaseerd geweest op de kosten en baten van de DVO-taken, waaruit geen bijzonderheden bleken. De financiële gevolgen van de bedrijfsvoering waren niet meegenomen in de tussenrapportage. Het algemeen bestuur van RMN heeft besloten om met behulp van een onafhankelijk expert te achterhalen hoe het tekort is ontstaan, waarom het niet eerder aan het licht is gekomen en hoe dit in de toekomst te voorkomen is.

De afgelopen weken is er een onderzoek uitgevoerd door Bosma Interim Management en Consultancy BV (BIMC), in samenwerking met een financieel adviseur van de gemeente Zeist. De onderzoekers hebben de uitkomsten van het onderzoek naar de oorzaken van het negatieve bedrijfsresultaat over 2020 en de late melding daarvan aan het bestuur en de directie van RMN op 19 mei jl. gepresenteerd. Onderzoek Door middel van een quickscan is een aantal vragen op het gebied van bestuur, management en organisatie onderzocht. Het bijgaande rapport gaat in op de financiële aspecten, de interne processen en bedrijfsvoering, de bedrijfscultuur, de sturing door het dagelijks bestuur en sluit af met een aantal conclusies en aanbevelingen.

Conclusies onderzoek Uit het onderzoek blijkt dat RMN ‘over-all’ een onderneming is die goed op de uitvoering van haar hoofdtaak is berekend. De incidentele problematiek die onlangs aan het daglicht kwam en waarover u al eerder bent geïnformeerd, kent echter geen incidenteel karakter en heeft oorzaken die meer structureel van aard zijn, zo stelt het rapport. Het tekort heeft ook te maken met de bedrijfsvoering, cultuur, managementstijl en sturing. De onderzoekers stellen vast dat de organisatie daarom niet voldoende in control is. Tegelijkertijd stellen zij dat er meer en diepgaander onderzoek nodig is, om dit uitgebreider in beeld te brengen. Samengevat zijn de conclusies: • RMN rekent met teveel beschikbare uren tegen een te laag uurtarief. • De financiële afdeling is onderbemenst en niet adequaat geautomatiseerd. • Het MT is onvoldoende in balans, interne bedrijfsvoering is kwalitatief onderbelicht. • Er is geen adequaat werkproces rondom ziekte en disfunctioneren. • Er wordt te krap begroot en er is terughoudendheid in de vraag vanuit RMN naar voldoende budget. Aanbevelingen onderzoek • Tijdige verwerking van de basisgegevens in de financiële administratie. • Verbetering van de administratieve processen en de aansluiting van de verschillende systemen op elkaar.

• Het inrichten van een Control functie kan leiden tot een beter en adequater inzicht in de financiële prestaties van RMN. • Verbetering van de financiële informatievoorziening inclusief de projectbewaking. • Per kwartaal een tussentijdse financiële rapportage opstellen die inzicht geeft in de werkelijke gemaakte kosten van RMN en de gerealiseerde opbrengsten. • De uitgangspunten van de begroting opnieuw evalueren en beter te laten aansluiten bij de werkelijkheid. • Stel een zodanige begroting op dat normale bedrijfsrisico’s kunnen worden opgevangen zonder dat meteen extra budget noodzakelijk is. • Bij het benoemen van materiële risico’s dienen de mogelijke financiële gevolgen meteen in beeld te worden gebracht en gerapporteerd in de overleggen met het DB. • De in beeld gebrachte materiële risico’s inclusief de mogelijke financiële gevolgen dienen een regelmatig en vast terugkerend agendaonderwerp te zijn van zowel het management overleg als van het overleg met de dagelijkse bestuurder. Eerste reactie algemeen bestuur RMN De complexiteit en kosten in de afvalbranche zullen de aankomende jaren blijven groeien en vragen om een organisatie die in control is. Als algemeen bestuur zijn we al langer bezig, ook naar aanleiding van eerdere onderzoeken, om samen met RMN te werken aan verbeteringen op het gebied van de bedrijfsvoering.

Een aantal aanbevelingen uit het onderzoek zijn al in werking gezet. In de begrotingswijziging 2021.1 is het voorstel om het aantal productieve normuren van 1450 uur naar 1402 uur bij te stellen. Het aantal productieve uren is opnieuw berekend op basis van de huidige wet en regelgeving (o.a. CAO en personeelshandboek RMN) en getoetst aan de praktijkcijfers bij RMN (o.a. gemiddeld ziekteverzuim, leeftijdsopbouw i.v.m. bovenwettelijk verlof en (verplichte) na- en bijscholing). Tevens zal aankomende bestuursvergadering een voorstel worden besproken voor de implementatie van nieuwe bedrijfssoftware. Die software zal leiden tot een verbetering van de administratieve processen en tevens het probleem van het niet op elkaar aansluiten van verschillende systemen oplossen. In de nieuwe bedrijfssoftware is rekening gehouden met de,

in overleg met de gemeenten, geformuleerde KPI’s, de gewenste dashboarden en andere sturingsmechanismen. Naar aanleiding van een in 2017 gehouden bedrijfsonderzoek is een reorganisatie ingezet, dat heeft geleid tot hervorming van het MT en herplaatsing en wijziging van het middenkader. De afgelopen jaren zijn de afdelingen operationele zaken, projectmanagement, wagenpark en containerbeheer (assetmanagement) aangepakt en opnieuw ingedeeld. De afdeling P&O is recent opnieuw ingericht en versterkt, zodat beter kan worden ingespeeld op de verschillende HRM processen. Ook binnen de financiële afdeling is eerder een traject gestart, gericht op versteviging van de afdeling. Hoewel naar aanleiding van eerdere rapporten al de nodige noodzakelijke vernieuwingen in de RMN organisatie zijn doorgevoerd, laat het ons ook zien dat we er nog niet zijn. Op basis van dit onderzoek ligt de prioriteit bij het op orde brengen van de financiële administratie. Het dagelijks bestuur zal in afstemming met de directie van RMN op korte termijn een interim hoofd Financiën aanstellen, met de opdracht om de reeds ingeslagen weg en de in het rapport genoemde aanbevelingen verder uit te werken en te implementeren. Op die manier wordt ook inzichtelijk wat er op de langere termijn nodig is qua inrichting van de financiële afdeling.

Het algemeen bestuur ziet in de overige aanbevelingen uit het rapport de bouwstenen om met RMN aan de slag te gaan om op de genoemde punten verbeteringen en veranderingen te bewerkstelligen, zodat er een financieel gezonde exploitatie ontstaat zonder verrassingen. Hierop zullen wij in het najaar bij u terug komen. Wij hopen u hiermee voor nu voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het algemeen bestuur van RMN,

Wouter (W.D.) Catsburg Voorzitter