Document · PDF

194041 Najaarsnota 2020 en Kadernota 2022 RID Utrecht bijlage 2 Kadernota 2022

Besluit in de Raad 27 januari 2021, gemeente BaarnBij agendapunt: Najaarsnota 2020 en Kadernota 2022 RID Utrecht3.390 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Kadernota 2022-2025

Inhoud 1.

Inleiding .................................................................................................................................................... 3

Beleidskader .............................................................................................................................................. 4

Financieel kader ......................................................................................................................................... 7

Ontwikkelingen 2023 en verder..................................................................................................................... 8

Financieel effect RID-deelnemers.................................................................................................................. 9

Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................... 12

Bijlage: Herijking verdeelsystematiek................................................................................................................... 13

Inleiding

De kadernota 2022-2025 geeft het kader mee voor de begroting 2022-2025. Daarmee is de kadernota een voorloper op de begroting. De kadernota schetst de financiële ontwikkelingen in relatie tot de toekomstige ontwikkelingen*.

Proces Kadernota

Begroting

Begrotings wijzigingen (bestuurs rapportage)

Jaarstukken

De RID-deelnemers krijgen hiermee de gelegenheid om hun zienswijze over de algemene, financiële en beleidsmatige kaders naar voren te brengen. De RID betrekt de zienswijzen bij het opstellen van de programmabegroting van 2022. Voordat het bestuur de programmabegroting 2022 definitief vaststelt, biedt de RID ook deze voor zienswijzen aan. Op deze manier hebben de RID-deelnemers twee gelegenheden om invloed uit te oefenen op de programmabegroting van de RID. *Toekomstige ontwikkelingen: Ten tijde van het opstellen van deze kadernota, is nog sprake van veel onvoorziene omstandigheden. Hoe de wereld zich het komende half jaar gaat ontwikkelen ten gevolge van corona is nog niet duidelijk. Dat kan uiteraard van grote invloed zijn op de wijze waarop overheden hun dienstverlening blijvend vorm moeten geven, de werkplekken van de medewerkers en de eisen die dit onder meer stelt aan ICT. Dit vertaalt zich vervolgens weer door in de kaders van het beleid en daarmee op de begroting. De kadernota 2022-2025 die voor u ligt, is gebaseerd op de huidige situatie en kan derhalve bijstelling behoeven door bovenstaande ontwikkelingen.

Opbouw kadernota In de kadernota ligt de nadruk op de ontwikkelingen die effect hebben op de hoogte van de bijdrage. Er is onderscheid tussen de beleidsontwikkelingen die eventueel effect hebben op de bijdrage in 2022 (hoofdstuk 2), de technische toepassing van het financiële kader (hoofdstuk 3). Daarnaast voorziet de RID een aantal beleidsontwikkelingen voor 2023 en verder, waarvan het effect op de begroting nog niet bekend is (hoofdstuk 4). Hoofdstuk 5 geeft de effecten uit hoofdstuk 2 en 3 weer op de bijdrage voor de RID-deelnemers. Hoofdstuk 2: Beleidsontwikkeling

Hoofdstuk 3: Financieel kader

Hoofdstuk 4: Ontwikkelingen 2023

Hoofdstuk 5: Financieel effect voor deelnemers

Beleidskader

In 2017 hebben de deelnemers geconcludeerd dat de RID-Utrecht de strategische oprichtingsdoelstellingen heeft behaald. In 2018 hebben de deelnemers in samenspraak met het bestuur afgesproken dat de RID zich gaat ontwikkelen naar een servicepartner op het gebied van ICT en informatievoorziening. Deze richting is in 2019 nader uitgewerkt in het bestuurlijk document ‘strategisch kader 2019 -2022’. Met het jaar 2022 is daarmee het laatste jaar aangebroken. In 2021 wordt gekeken in hoeverre de plannen, zoals bepaald in 2019, al zijn afgerond en in hoeverre de omstandigheden als corona, tot aanpassing van de plannen hebben geleid.

Bundeling van opdrachtgeverschap Bij de transitie naar servicepartner houden we rekening met de invulling en vorming van de governance in de verhoudingen eigenaar GR, opdrachtgever en opdrachtnemer. Dit wordt organisatorisch ingevuld vanuit de Gemeenschappelijke Regeling die aan de RID ten grondslag ligt. Hierin is het eigenaarschap van de RID belegd bij het Algemeen Bestuur en afgeleid daarvan het Dagelijks Bestuur. Omdat professioneel opdrachtgeverschap belangrijk is voor alle RID-deelnemers, hebben ze ingestemd met ontwikkeling van bundeling van de krachten als opdrachtgevers. Het Chief Information Team (CIT, voorheen OGO) zal hiervoor de IV-strategie en het IV-beleid moeten bepalen, met inbreng van alle betrokken deelnemers vanuit het perspectief van de eigen, naar gelijksoortige bedrijfsvoering. De RID is als GR ingericht om te werken voor een collectief van organisaties met een samenhangende en generieke behoefte op het gebied van de ICT. Ook vanuit de vraagkant van de opdrachtgevers moest derhalve krachtenbundeling plaatsvinden.. Met de Regionale IV-Ontwikkeling (RIVO) wordt getracht om vanuit een collectief perspectief richting te geven aan de inrichtende en verrichtende activiteiten voor de informatievoorziening die deelnemers inzetten voor de dienstverlening aan burgers en organisaties.

De gewenste ontwikkeling is om business behoeften vanuit een collectieve vraag te realiseren (1 x voor 7) in plaats van 7 keer voor iedere betrokken partij afzonderlijk. Vanuit een collectieve benadering wordt invulling gegeven aan I-samenwerking waarmee bijvoorbeeld harmonisatie van de applicatieomgeving te bereiken is. De combinatie van snelle veranderingen op het gebied van ICT en specifieke wensen per organisatie (zonder de benodigde harmonisatie), leidt tot de nodige dynamiek en dat bemoeilijkt de gewenste standaardisatie, rationalisatie, stabiliteit en doelmatigheid. Dit leidt tot een complexe situatie met nog meer druk op en differentiatie van het beheer en de ondersteuning.

Informatieveiligheid Informatieveiligheid is steeds belangrijker binnen de (lokale) overheid en de lat wordt op dit gebied dan ook hoger gelegd. Vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid borgen de deelnemers en de RID dit deels door een gezamenlijk CISO-team. Vanaf 2020 werken wij bovendien conform de nieuwe baseline informatiebeveiliging overheid (BIO1). De BIO is het verplichte normenkader voor informatieveiligheid en voorziet dat iedereen werkt conform dezelfde ambities en veiligheidsstandaarden. Door het informatiebeveiligingsbeleid van de RID te baseren op de BIO is de aansluiting op de inrichting van de BIO binnen de deelnemers in principe gerealiseerd. Dit neemt niet weg dat de verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid bij de deelnemende organisaties blijft. Mede ook gezien het feit dat steeds meer mensen vanuit huis op privé apparaten werken. De RID heeft informatiebeveiliging volgens een PDCA-cirkel ingericht en neemt de BIO als audit mee in de ISAE3402 verklaring. De RID toont hiermee aan dat de ‘werking – opzet – bestaan’ van de informatiebeveiligingsprocessen goed zijn. Ter validatie doet de RID altijd een jaarlijkse pentest2. Omdat de RID en de deelnemers werken in een stelsel van overheidsorganisaties nemen we al vanaf 2021 onze informatiebeveiligingsproducten af via GGI Veilig.

Voor meer informatie over GGI Veilig verwijzen we naar het kopje ‘VNG Realisatie’ op de volgende bladzijde van dit document.

Kwetsbaar door externe factoren De RID voldoet aan de wettelijke normen en heeft een kwaliteitsslag gemaakt op strategisch en tactisch niveau. Informatieveiligheid wordt echter nooit afgerond maar is een continu proces. Doordat medewerkers 1 https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/project/baseline-informatiebeveiliging-overheid/

Een penetratietest door ethical hackers om te testen of en hoe kwetsbaar de IT-omgeving is.

vanuit huis op verschillende, eigen apparaten werken, heeft de informatieveiligheid er weer een nieuwe dimensie bijgekregen. Recente ervaringen in de praktijk hebben dat wederom duidelijk gemaakt. Blijvende (bestuurlijke) aandacht voor informatiebeveiliging is noodzakelijk om een veilige, digitale omgeving voor de dienstverlening aan burgers en ondernemers te kunnen faciliteren.

Gebruikerservaringen Onze ICT ontzorgt ruim 2.100 medewerkers die daardoor voor ruim 200.000 inwoners hun taken efficiënt en effectief kunnen uitvoeren. Wij zorgen dat alle medewerkers anyplace – anywhere – anytime en anydevice veilig kunnen werken op basis van een Citrix werkplek. De nieuwe Citrix-werkplek, die in 2020 in gebruik genomen is, biedt de gebruikers meerwaarde door een betere gebruikerservaring, door hogere snelheid en een betere integratie met mobiel werken. Conform onze verwachting bleek de trend van mobiel werken niet alleen door te zetten maar zelfs de nieuwe standaard te zijn. De wereldwijde uitbraak van het coronavirus maakten duidelijk dat mobiel kunnen werken zelfs noodzakelijk is om de bedrijfscontinuïteit te kunnen garanderen. De nieuwe Citrix-werkplek sorteerde al voor op de mogelijkheid om als plusdienst met Office365 te gaan werken. Wij verwachten dat in 2022 de meeste of alle deelnemers gebruik maken van deze plusdienst Office365. Voor inzage in de impact voor de RID en de deelnemers is inmiddels een business case opgesteld voor het gebruik van MS365 onder Citrix en zonder Citrix. Daarmee wordt een stap gezet richting een nieuwe moderne digitale werkplek waarbij op termijn, bij harmonisatie van de applicatieomgeving, de afhankelijkheid van Citrix zal verminderen. Tot dit tijd zal er altijd sprake zijn van een hybride omgeving, met Citrix.

Vooruitlopend daarop, werd de RID vanaf 2020 geconfronteerd met medewerkers die thuis op verschillende, eigen devices op hun privé Wifi werkten en daarvoor de ondersteuning bij de RID vroegen. Dat leidt tot toename aantal werkplekken en complexiteit. Ook deze situatie zien wij als nieuwe realiteit waarop de RID en haar deelnemers moeten acteren.

Gebruikerstevredenheid In opvolging van de meting in 2019, waarbij het gemiddelde rapportcijfer steeg van een 6,4 naar een 7,1, wordt in 2021 voor de derde keer een gebruikerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Om te zorgen dat we blijvend de behoefte van de medewerkers monitoren, bieden we de gebruikers daarnaast structureel de mogelijkheid feedback te geven in ons selfserviceportaal.

Het bieden van flexibiliteit, continuïteit en schaalbaarheid In 2017 zijn de deelnemers en de RID gestart met het in kaart brengen waar de IT-infrastructuur in 2021 aan moet voldoen. In 2021 leveren we deze gebruiksklaar op. Deze infrastructuur gaat uit van het principe om flexibiliteit, schaalbaarheid en continuïteit te bieden. Doordat wij een deel van onze infrastructuur verbinden met clouddiensten, ontstaat er voor de deelnemers de mogelijkheid om te groeien en te krimpen. Dit geeft hen meer mogelijkheden om te betalen naar gebruik in plaats van langdurige verplichtingen aan te gaan. Omdat de RID in 2021 een technisch up-to-date IT-infrastructuur gaat aanbieden die voldoet aan de eisen en wensen van de deelnemers is het noodzaak om deze goed te onderhouden. De technisch ontwikkelingen gaan immers snel en ook de eisen/ wensen van de gebruikers evolueren gedurende de tijd. Om te zorgen dat de RID blijvend aan de verwachtingen kan voldoen ontwikkelen we in 2022 gezamenlijk onze doelarchitectuur door.

Vergroten van de innovatiekracht Hoewel onze invloed op externe of extreme factoren minimaal is, kunnen we wél door innovatie de kans vergroten dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd blijft. Kortgezegd: door te zorgen voor een infrastructuur die altijd bij blijft en bovendien schaalbaar en flexibel is, kunnen wij sneller innovaties voor de deelnemers mogelijk maken. Of het nu gaat om innovaties voor mobiel werken, i-overheid of ketensamenwerkingen. Middels onze P&C documenten informeren we onze deelnemers over de inzet van dit innovatiebudget.

VNG Realisatie In 2022 maken we gezamenlijk gebruik van collectieve voorzieningen van de VNG (VNG Realisatie) die de afgelopen jaren gecontracteerd zijn door de RID namens de deelnemers. Het gaat hierbij om: • GT Connect : De RID biedt als dienst een telefooncentrale aan waar alle deelnemers actief gebruik van maken. De RID heeft geparticipeerd in GT Connect en inmiddels is de opdracht gegund aan de leverancier. In 2021 gaan we over naar de nieuwe telefooncentrale (GT Connect). In deze nieuwe telefooncentrale komen de verschillende communicatiefaciliteiten, telefonie, chat-, presence-, conferencing en collaboratie bij elkaar. Dit nieuwe platform is geschikt om te opereren als een virtueel KCC. • GGI Veilig : De RID neemt de operationele beveiligingsproducten af vanuit de aanbestedingsmantel GGI Veilig. Veel van deze producten neemt de RID momenteel zelfstandig af. Door de kracht van samen organiseren kan de RID blijvend voldoen aan het product “het bieden van een veilige ITwerkomgeving”.

Financieel kader

Uitgangspunten Wij hanteren in de kadernota de volgende uitgangspunten: • Een structureel en reëel sluitende begroting; • Structurele lasten zijn gedekt door structurele baten; • De begroting geeft duidelijk inzicht welke baten en lasten incidenteel van aard zijn; • De meerjarenraming is gebaseerd op constante lonen en prijzen; • Inflatiecorrectie op basis van procentuele mutatie van het Bruto Binnenlands Product uit de septembercirculaire van het gemeentefonds; • Rente langlopende leningen 0,7%; • Personeelskosten op basis van maximale salarisschalen; • Kostenverdeling op basis van vastgestelde systematiek; de door de deelnemers afgenomen plusdiensten worden, zoals afgesproken, apart in rekening gebracht; • Aantal accounts 2100.

Financieel effect De lasten vanuit de kadernota staan in onderstaande tabel. Tabel 1: effecten kadernota

Bedragen x € 1000

2022

2023

2024

2025

Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen

Totaal lasten kadernota

Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen Voor het salarisniveau en de formatie gaan we uit van de huidige CAO-gemeenten en ramen we de lasten op de maximale hoogte van de salarisschalen. De loonkosten indexeren we op basis van de verwachte loonontwikkelingen in 2022. Door het vroege tijdstip van de vaststelling van deze kadernota hebben wij voorlopig de loonindex op 1,5% gezet (op basis van de loonvoet September circulaire). Als blijkt dat we dit percentage en daarmee de bedragen moeten bijstellen, vragen we dit met een begrotingswijziging aan. De prijsaanpassing volgt de inflatiecorrectie zoals opgenomen in de circulaires van het Gemeentefonds, op basis van berekeningen van het Centraal Plan Bureau. Voor 2022 bedraagt de prijsaanpassing 1,6% (op basis van de septembercirculaire).

Ontwikkelingen 2023 en verder

Digitale Agenda De nieuwe Digitale Agenda brengt de belangrijkste onderwerpen in kaart voor de komende jaren op het gebied van digitalisering bij gemeenten. Kernthema is de informatiesamenleving, met het perspectief van inwoners en ondernemers als uitgangspunt. De focus op de digitale infrastructuur, de basis, blijft. De Digitale Agenda Gemeenten 2024 is de opvolger van de eerste gemeentebrede Digitale Agenda (20152020) en vormt de invulling van de meerjarige Verenigingsagenda voor de opgave 'Informatiesamenleving'. In deze agenda wordt de rol van gemeenten in de digitale transitie van onze samenleving beschreven aan de hand van 3 doelstellingen: 3 Doelstellingen in de digitale transitie: • Mogelijk maken (de basis op orde); • Kansen benutten (in beleidsdomeinen van de overheid en in de economie); • Duiden en reflecteren (van waarden en innovatie in de informatiesamenleving). De RID ondersteunt en participeert hierin. Niet alle projecten in de Agenda Digitale Overheid of de meerjarenstrategie zijn momenteel voldoende uitgewerkt om de financiële impact te kunnen duiden.

Omgevingswet In 2022 gaat naar verwachting de nieuwe Omgevingswet van kracht. Het doel van deze wet is minder regels en meer samenhang, meer overzicht en meer ruimte voor lokale initiatieven. Dit vraagt om een integraal omgevingsrecht met nieuwe instrumenten, andere werkwijzen, een andere samenwerking met ketenpartners en dus ook een andere informatievoorziening en ICT-behoefte. Digitalisering stelt burgers, bedrijven en overheden in staat om eenvoudiger informatie uit te wisselen en biedt kansen voor snellere en betere besluitvorming. Alhoewel het Gemeentelijk Digitaal Stelsel Omgevingswet zich begint uit te kristalleren, is het nog onbekend wat de financiële effecten exact zullen zijn voor de RID.

Common Ground Door een gecompliceerd systeem van koppelingen is het applicatielandschap van onze deelnemers complex. Het maakt hun applicaties weinig flexibel, kwetsbaar en duur en staat daarmee een optimale dienstverlening aan burgers en ondernemers in de weg. Dit besef zette een beweging in gang voor de stapsgewijze ontwikkeling van een nieuwe, toekomstbestendige gemeentelijke ICT-infrastructuur. Deze beweging werd enthousiast omarmd door de ‘Taskforce Samen Organiseren’ van VNG Realisatie en kreeg de toepasselijke naam ‘Common Ground’. Het grote voordeel van dit model is dat het niet alleen goedkoper is, maar ook meer ruimte biedt om sneller en gemakkelijker te innoveren. Common Ground maakt bovendien gemeenten minder afhankelijk van hun vaste leveranciers en geeft burgers en ondernemers ook nog beter inzicht in de wijze waarop met hun gegevens wordt omgegaan. Met Common Ground wordt een grote stap gezet in de richting van een open, transparante overheid waarbinnen, met inachtneming van de privacyregels, gegevens sneller en veiliger kunnen worden uitgewisseld, zowel intern als extern. De RID en de deelnemers zien Common Ground dan ook als een goede strategie.

5. Financieel effect RIDdeelnemers Financiële positie In deze kadernota nemen we alle relevante financiële ontwikkelingen mee die op dit moment bekend zijn. We starten de kadernota met het ‘saldo begroting 2021-2024’, overgenomen uit de begroting 2021 – 2024. Tabel 2: meerjarenperspectief kadernota 2022

Bedragen x € 1000

2022

2023

2024

2025

Totale lasten begroting 2021-2024

7.487

Begrotingswijziging najaarsnota 2020

Lasten vanuit kadernota

Totale lasten

7.659

Totale dekkingsmiddelen begroting 2021-2024

7.487

Begrotingswijziging najaarsnota 2020

Kadernota verhoogde dekkingsmiddelen

7.659

Saldo Kadernota 2022

Onttrekking bestemmingsreserve

Gerealiseerd resultaat kadernota 2022

Totale dekkingsmiddelen

De begrotingswijziging najaarsnota 2020 betreft het structurele effect die de nieuwe manier van werken heeft op de beheer capaciteit. De lasten vanuit de kadernota betreffen de loon- en prijscompensatie. Alle effecten bij elkaar genomen ontstaat het bovenstaande meerjarenperspectief. Om de lasten vanuit de kadernota te kunnen dekken, verhogen we de deelnemersbijdrage. In tabel 3 staat de opbouw van de nieuwe bijdrage per deelnemer. Hierin is ook een regel opgenomen voor de effecten van de herijking van de verdeelsystematiek. Hierover wordt in de bijlage meer gemeld. In tabel 4 staat de totaalbijdrage per deelnemers.

Tabel 3: opbouw nieuwe deelnemersbijdrage per deelnemer

Baarn: Bedragen x € 1.000

2022

2023

2024

2025

Begroting 2021-2024

890

Herijking verdeelsystematiek

Begrotingswijziging najaarsnota 2020

Kadernota 2022

Totaal

915

Bunnik: Bedragen x € 1.000

2022

2023

2024

2025

Begroting 2021-2024

569

Herijking verdeelsystematiek

Begrotingswijziging najaarsnota 2020

Kadernota 2022

Totaal

612

De Bilt: Bedragen x € 1.000

2022

2023

2024

2025

Begroting 2021-2024

1280

Herijking verdeelsystematiek

-6

Begrotingswijziging najaarsnota 2020

Kadernota 2022

Totaal

1301

Soest: Bedragen x € 1.000

2022

2023

2024

2025

Begroting 2021-2024

1580

Herijking verdeelsystematiek

Begrotingswijziging najaarsnota 2020

Kadernota 2022

Totaal

1680

RSD: Bedragen x € 1.000

2022

2023

2024

2025

Begroting 2021-2024

853

Herijking verdeelsystematiek

-35

Begrotingswijziging najaarsnota 2020

Kadernota 2022

836

Totaal

Utrechtse Heuvelrug: Bedragen x € 1.000 Begroting 2021-2024

2022 1578

2023 1578

2024 1578

2025 1578

Herijking verdeelsystematiek

-58

Begrotingswijziging najaarsnota 2020

Kadernota 2022

Totaal

1556

Wijk bij Duurstede: Bedragen x € 1.000

2022

2023

2024

2025

Begroting 2021-2024

737

Herijking verdeelsystematiek

Begrotingswijziging najaarsnota 2020

Kadernota 2022 Totaal

759

Tabel 4: deelnemersbijdrage per deelnemer

Deelnemende organisatie bedragen x € 1.000

2022

2023

2024

2025

Baarn

915

Bunnik

612

De Bilt

1.301

1301

Soest

1.680

1680

RSD

836

Utrechtse Heuvelrug

1.556

1556

Wijk bij Duurstede

759

7.659

Totaal

Vaststellingsbesluit

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 26 november 2020

Voorzitter,

Secretaris,

Bijlage: Herijking verdeelsystematiek Jaarlijkse Herijking heeft plaatsgevonden In het Algemeen Bestuur van 7 oktober 2019 is de nieuwe verdeelsystematiek vastgesteld. Bij deze systematiek wordt de begroting van de RID verdeeld op basis van 3 parameters. • Het aantal accounts; • Het gebruikte serverbeslag; • Aantal inwoners. De parameters accounts en serverbeslag worden jaarlijks herijkt op 1 november herijkt op basis van het gemiddelde van de maanden 1 november tot en met 1 oktober. Het inwoner aantal wordt gebaseerd op CBS cijfers van 1 januari in het jaar van de kadernota. Het Algemeen Bestuur heeft voor deze verdeelsystematiek gekozen omdat het leidt tot voor meer voorspelbaarheid in de kostenverdeling. Daarnaast zorgt de nieuwe systematiek voor minder grote verschillen in kosten per inwoner. Echter zien we door herijking alsnog verschuivingen in de bijdrage ontstaan. Zie effecten per deelnemer: Deelnemende organisatie bedragen x € 1.000

% afwijking

Effect herijking

Toelichting benodigd

Baarn

Nee

Bunnik

De Bilt

-6

-1

Nee

Soest

RSD

-35

-4

Utrechtse Heuvelrug

-58

-4

Wijk bij Duurstede

nee

Totaal

Bij afwijkingen groter dan € 10.000 een korte toelichting van de stijging. Bunnik: Een stijging van zowel het servergebruik (met 1,4%) als de toename van het aandeel accounts (met 0,6%) zorgt voor een stijging van de bijdrage. Soest: Vooral de stijging van het servergebruik (gem. 4,3%) zorgt voor een stijging van de bijdrage. Dit ondanks de daling van het aandeel in het aantal accounts (gem. 0,8%) RSD: De daling van het servergebruik (gem. 1,3%) en de daling van het aandeel in het aantal accounts met 0,5% heeft gezorgd voor deze daling. Utrechtse Heuvelrug: De daling van het servergebruik (gem. 4,2 %) en de daling van het aandeel in het aantal accounts met 0,2% heeft gezorgd voor deze daling

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/9558902/1