194041 Najaarsnota 2020 en Kadernota 2022 RID Utrecht bijlage 1 Najaarsnota 2020
Tekst van het document
Najaarsnota 2020
1
Inhoud Inhoudsopgave 1.
Inleiding.................................................................................................................................................... 3 1.1 Extra inzet door RID ................................................................................................................................ 3 1.2 Projecten. ............................................................................................................................................... 6 1.3 Organisatieontwikkeling RID ................................................................................................................... 7
2.
3.
Financiële afwijkingen .............................................................................................................................. 8 2.1.
Financieel overzicht per programma ................................................................................................ 8
2.2.
Toelichting op de afwijkingen per programma ............................................................................... 10
Risico’s.................................................................................................................................................... 12
2
1. Inleiding In de Najaarsnota 2020 ligt het accent op de ontwikkelingen en de (verwachte) afwijkingen over het begrotingsjaar 2020. Ten opzichte van de begroting heeft zich een aantal nieuwe (financiële) ontwikkelingen voorgedaan. Het effect is in deze najaarsnota opgenomen. Citrix en Corona Een beveiligingslek in de software van Citrix zorgde in januari wereldwijd voor een korte digitale crisis, waarbij werkomgevingen (gedeeltelijk) werden afgesloten. Deze Citrix-crisis was relatief snel opgelost maar werd opgevolgd door een crisis van een veel grotere orde, met enorme impact. Corona zorgde ervoor dat vanaf medio maart Nederland op slot ging en collectief thuis moest werken. Hoewel deze crisissen onvergelijkbaar zijn, waren er ook wat overeenkomsten voor wat betreft de extra inzet van de RID. Deze inzet was in beide gevallen snel, ver over de grenzen van kantoortijden heen en wordt tot op de dag van vandaag gekenmerkt door een hoge mate van betrokkenheid. Bij de problemen met Citrix kon de crisisorganisatie binnen twee weken afgeschaald worden. De “crisis” rondom Citrix was bezworen, het was opgelost. Hoe anders is dit met de coronacrisis die overal zorgt voor een ongekende realiteit. In het ene land is de piek nog niet bereikt, terwijl in andere landen (waaronder Nederland) de tweede golf zich aangediend heeft.
Inmiddels gaan we uit van een structurele situatie waar kantoormedewerkers veelal gespreid blijven werken, qua tijdstip en werklocatie. Dit vraagt om flexibiliteit van de medewerkers en van de voorzieningen, waaronder de ICT-infrastructuur en ICT-werkplek. Daarnaast zorgt het voor een exponentiële toename van de vraag aan de RID, kwalitatief en kwantitatief.
1.1 Extra inzet door RID De extra inzet van de RID ten tijde van een crisis is primair gericht op het waarborgen van de noodzakelijke dienstverlening bij de diverse organisaties. Dit betrof tijdens de coronacrisis allereerst het realiseren van Klant Contact Centers (KCC’s) vanuit huis en het zorgdragen dat alle medewerkers veilig konden werken vanuit huis binnen de vertrouwde Citrix omgeving. Vervolgens heeft de RID inzet gepleegd op het verzorgen van een (tijdelijke) inzet van video-vergaderen via Microsoft Teams binnen een verder op te bouwen RID-omgeving. Vanuit de organisaties groeide vervolgens de vraag op het gebied van Microsoft Teams immens, met een navenante groei van de benodigde beheer- en ondersteuningscapaciteit van de RID. Daarnaast voerde de RID ook de technische realisatie en het functionele beheer uit op de Teams-omgeving zonder daartoe geëquipeerd te zijn. Wat is neergezet en onderhouden wordt, is er allemaal naast gedaan, veelal in de avonden en weekenden. Dit alles vereiste functioneel, technisch, team, site, security en gebruikersbeheer waarbij de duur afhankelijk is van het traject dat in voorbereiding is voor het permanent in gebruik nemen en adopteren van MS365. In opdracht van het CIT voert de RID hiervoor een technisch project uit als onderdeel van het programma “versnellen MS365”. De RID had qua extra inzet haar eigen ondersteuningsplafond bereikt.
Om de continuïteit te kunnen waarborgen is gekozen voor de inhuur van extra capaciteit gedurende 6 maanden, vooruitlopend op een structurele invulling, zoals aangekondigd in de zomernota. Opgedane kennis in deze tijdelijke situatie wordt uiteraard gebruikt voor de langere termijn. Thuis werken leidt tot extra vraag ondersteuning RID De werkplek van een gemiddelde medewerker is zwaar van kleur verschoten. Van één werkplek op kantoor met af en toe thuiswerken, naar voornamelijk thuiswerken met videobellen op (eigen) mobiele apparaten via Wifi en af en toe op kantoor. De vraag vanuit de organisaties naar RID-ondersteuning is hierdoor sterk toegenomen, zowel kwantitatief (50% meer meldingen) als kwalitatief door de complexiteit en vele varianten in gebruikte (eigen) mobiele apparaten.
3
Wat is er anders dan voorheen? Hieronder de oorzaken van de immens toegenomen behoefte aan RID-ondersteuning nog even op een rijtje: 1.
Naast Thinclients op kantoor wordt ook thuisgewerkt, via privé-Wifi op eigen laptops, tablets, smartphones en Apple devices (o.a) Mac Books die complexer zijn in gebruik en beheer; 2. Dus alle 2100 medewerkers hebben inmiddels meerdere werkplekken met verschillende (eigen) mobiele apparaten die allemaal ondersteuning behoeven; 3. Dit gebeurt naast de 7 locaties die al ondersteund worden; 4. Vaste telefoons worden aangevuld met of vervangen door (eigen) mobiele telefoons die complexer zijn in gebruik en beheer; 5. Medewerkers kunnen niet meer met vragen over het gebruik bij directe collega’s op kantoor terecht; 6. Begeleiden van nieuwe medewerkers op techniek gebeurt nu veelal via de RID ipv eigen organisatie; 7. De RID-medewerkers werken zelf ook vanuit huis; 8. Bij problemen thuis met Wifi of privé apparaten wordt nu vaker de RID gebeld in plaats van de eigen provider; 9. Informatieveiligheid vergt extra aandacht door gebruik van privé apparatuur; 10. De RID kan technisch niet meekijken op mobiele apparaten en Mac devices. 11. De RID is qua kennis niet ingericht op Mac devices. Ondersteuning kost daardoor onevenredig veel tijd; 12. RID wordt gevraagd om Raadsvergaderingen in de avonduren te ondersteunen; 13. Inloop op donderdag voor ICT-regisseurs wordt steeds meer gebruikt door eindgebruikers met vragen; 14.
RID moet door dit alles een verdubbeling van werkplekken en 3 verschillende omgevingen in de lucht houden (zie afbeelding hieronder). Schematische weergave van punt 14; extra beheer en ondersteuning in verschillende omgevingen door RID.
Tijdelijke oplossing door RID Door de RID is de extra gevraagde inzet deels gecompenseerd met tijdelijke inzet. Daarnaast had de verschuiving van inzet binnen de RID de onderstaande consequenties: 1. Ondersteuning op locatie is stopgezet 2. Interne projecten (o.a. Roll Based Access) zijn opgeschoven 3. Regulier beheer heeft tijdelijk een lagere prioriteit gekregen 4. Er wordt aanvullend overwerk gepland 4
Risico zonder structurele oplossing Dat deze maatregelen slechts tijdelijk houdbaar zijn behoeft geen betoog. De risico’s zonder structurele oplossing zijn niet gering en noodzaken tot maatregelen. Zonder aanvullende maatregelen worden we geconfronteerd met de volgende risico’s: 1. Afname niveau van dienstverlening in een tijd waarin de behoefte aan onsite support en snelle dienstverlening juist wenselijk is. 2. Risico’s met betrekking tot de technische infrastructuur: i. De continuïteit komt in gevaar als gevolg van: a. Het beperkt uitvoeren van regulier beheer. b. Het niet tijdig vervangen van hardware die end-of-live is. c. De beperkte monitoring op de infrastructuur. ii. De informatieveiligheid komt in gevaar als gevolg van: a. Het beperkt en/of niet tijdig doorvoeren van patches (benodigde updates). b. Het upgraden van verouderde en niet ondersteunde software. 3. Risico’s met betrekking tot de medewerkers: i. De inzet van medewerkers is in gevaar als gevolg van: a. Structurele hoge werkdruk. b. Structureel overwerk. c. Vertrek van medewerkers. De bovenstaande opsomming geeft een reëel beeld op het gebied van een toegenomen kans op storingen, afname van informatiebeveiliging en het afbreukrisico van medewerkers. Dit noodzaakt dus tot structurele oplossingen.
Samenvatting en mogelijke oplossingen: Gevraagde ondersteuning op een exponentiële toename van mobiele werkplekken met een veelvoud aan (privé)apparaten, die voor het overgrote deel niet door de RID ingericht en in beheer zijn, en tegelijkertijd het in de lucht houden van verschillende omgevingen naast elkaar. Het zijn de voornaamste oorzaken van extra gevraagde en benodigde dienstverlening die nieuw is voor de RID en de aangesloten organisaties. Bij de oprichting van de RID zijn afspraken met de organisaties over dienstverlening (over Thinclients en Citrix) vastgelegd in DVO’s en SLA’s. Gezien de door Corona ontstane urgentie en het belang van de extra diensten, wordt de aanvullende dienstverlening door de RID nu in de praktijk geleverd zonder hierover afspraken in een DVO of SLA vast te leggen.. Een structurele oplossing heeft consequenties voor dienstverleningsovereenkomsten en afspraken over de servicelevels. Uiteindelijk moeten uiteraard aangepaste kaders voor deze nieuwe situatie opgesteld worden, pragmatisch gebaseerd op reële verwachtingen. Het leveren van al deze aanvullende diensten door de RID heeft nu uiteraard wel gevolgen voor de mate van dienstverlening in de volle breedte. Oplossing 1: Tijdelijk en gedeeltelijk verminderen van de huidige, gevraagde inzet van de RID door een deel van de extra werkzaamheden neer te leggen bij de aangesloten organisaties.
Hierbij valt te denken aan zogenaamde “super-users” die een groot deel van de eerstelijns vragen opvangen, als voorportaal van de Servicedesk RID. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld vragen van medewerkers over apparatuur, verstrekt door hun eigen organisatie, beantwoord worden in diezelfde organisatie. Voor de huidige, extra gevraagde inzet van de RID is daarnaast sowieso per direct 1 Fte structureel en 0,5 Fte tijdelijk benodigd.
5
Nadeel van oplossing 1 is dat deze een extra laag creëert in de ondersteuning, waarbinnen ook weer afstemming en coördinatie moet plaatsvinden, en ten koste kan gaan van de doorloopsnelheid en efficiency. Met het verstrijken van de tijd wordt voor de aangesloten organisaties duidelijk of de coronacrisis inderdaad zal leiden tot een structurele hybride vorm van werken met bijbehorende extra ondersteuningsvraag. Evaluatie van deze oplossing zou medio 2021 daarmee helderheid moeten geven over de wenselijkheid van het structureel invullen op deze manier. Hier wordt in de zomernota 2021 op teruggekomen. Voor 2020 geldt dat deze oplossing niet meer te realiseren is bij de organisaties. Daarmee moeten we voor 2020 terug vallen op oplossing 2
Oplossing 2: Handhaven van de huidige situatie waarbij de capaciteit binnen de RID afgestemd wordt op de behoefte aan benodigde en gevraagde, extra ondersteuning door uitbreiding met 1 Fte structureel en 1 Fte tijdelijk tot medio 2021 binnen de huidige toegepaste servicewindows (dus geen avond ondersteuning bijvoorbeeld) en de huidige DVO afspraken. Met het verstrijken van de tijd wordt voor de aangesloten organisaties duidelijk of de coronacrisis inderdaad zal leiden tot een structurele hybride vorm van werken met bijbehorende ondersteuningsbehoefte. Evaluatie van deze oplossing zou medio 2021 daarmee helderheid moeten geven over de wenselijkheid van het structureel invullen van de tijdelijke Fte alsmede mogelijke noodzaak tot aanpassingen op de DVO. Hier wordt in de zomernota 2021 op teruggekomen.
1.2 Projecten. Versnellen Microsoft365 De veranderde realiteit door het coronavirus, leidde tot het verzoek vanuit de deelnemers aan de RID om in kaart te brengen wat de consequenties van en kosten voor het versneld invoeren van de plusdienst MS365 zouden zijn. Aangezien de huidige inzet van Teams tijdelijk is. Door RID is derhalve in 2020 een businesscase opgesteld met mogelijke voordelen, kosten, randvoorwaarden en gevraagde inzet door de organisaties. Daarnaast zorgt de RID dat het platform MS365 technisch gereed is in 2020 zodat eventuele uitrol van deelnemers in 2021, binnen de gestelde randvoorwaarden, functioneel kan plaatsvinden. De businesscase is opgeleverd en ter beschikking gesteld aan de deelnemers in juli 2020. De volgende stap is besluitvorming per deelnemer over deelname en het inrichten van hun eigen organisatie hierop.
Vergroten van innovatiekracht Hoewel onze invloed op externe of extreme factoren minimaal is, kunnen we wél door innovatie de kans vergroten dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd blijft. Kortgezegd: door te zorgen voor een infrastructuur die altijd bij blijft en bovendien schaalbaar en flexibel is, kunnen wij sneller innovaties voor de deelnemers mogelijk maken. Of het nu gaat om innovaties voor mobiel werken, i-overheid of ketensamenwerkingen. In 2020 zijn investeringen gedaan in onderzoek en materieel voor een proefopstelling om onze deelnemers kennis te laten maken met de mogelijkheden van digitaal vergaderen op locatie. Daarnaast is inzet gepleegd op het automatiseren van processen in het kader van innovatie. Door processen te automatiseren, is het voor gebruikers (ook vanuit huis) bovendien eenvoudiger om meldingen te doen via de SelfServicePortal van de RID. Dat deze innovatie succesvol is, blijkt uit de cijfers; inmiddels wordt 2/5 van de meldingen via de SelfServicePortal ingediend en de verwachting is dat dit alleen maar zal toenemen. Gezien de extreme drukte op de Servicedesk is deze toename van digitale meldingen alleen maar toe te juichen.
eHRM Met ingang van 1 januari maken de gemeenten De Bilt en Utrechtse Heuvelrug gebruik van de RID-brede eHRM oplossing. Gemeente Wijk bij Duurstede is 3 juni gemigreerd. Het project om de gemeente Baarn, gemeente Soest/BBS en de RSD per 1 januari 2021 deel te laten nemen, is opgestart. We zitten hiermee op schema. In 2020 heeft daarnaast onderzoek plaatsgevonden naar de mogelijkheden tot harmonisatie van de 6
arbeidsvoorwaarden. Dit onderzoek heeft geleid tot een adviesrapport met een raamwerk voor een vervolgaanpak door de organisaties.
Digitalisering personeelsdossiers Begin mei is de definitieve gunning aan Karmac gegeven om de personeelsdossiers van de eHRM deelnemers te digitaliseren. De gemeenten De Bilt, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede, zijn op dit moment in de eindfase van de testperiode. Verwachting is dat de digitale dossiers in november 2020 beschikbaar zijn in eHRM. De gemeente Baarn en de RSD, starten in 2021 met de digitalisering van hun personeelsdossiers. De gemeente Soest/BBS vormt een uitzondering omdat zij al beschikt over digitale dossiers.
Handboek vervanging personeelsdossiers De onderhandse aanbesteding is afgerond en voorlopig gegund. De onderhandeling voor een definitief contract wordt opgepakt.
Project Infra2021 In 2019 is gestart met de bouw van Infra 2021. Eén van de projecten binnen Infra2021, is de nieuwe Citrix omgeving. Citrix is het platform waar gemeentelijke applicaties op draaien, zeker die applicaties die nog niet in de cloud kunnen. Mede omdat de huidige versie verouderd was en de apparaten waarmee gewerkt wordt steeds sneller worden, was aanpassing noodzakelijk. Gezien de omvangrijkheid en importantie van Citrix praten we over een veelomvattend project, waarbij de hulp en input van veel betrokkenen noodzakelijk is voor het slagen ervan. Gedegen voorbereiding Een omvangrijk project vraagt daarnaast om een gedegen voorbereiding. In 2019 zijn daarom alle organisaties meegenomen in interactieve, goed bezochte sessies op locatie, met de functioneel beheerders en key-users. Het testen is vervolgens altijd een cruciaal onderdeel in een project. Normaliter gebeurt dit in het testlokaal bij de RID, met 10 personen tegelijkertijd. Ook hier gooide Corona echter roet in het eten. In overleg is daarom besloten de testers 1 op 1 via Teams telefonisch te begeleiden. Arbeidsintensiever, maar noodzakelijk gezien de omstandigheden. Uitrol gestart We zijn begonnen, per organisatie, met de uitrol. De verwachting was dat deze tot en met augustus zou duren. Door de omvangrijkheid, de complexiteit en Corona is dat opgeschoven naar eind 2020.
Momenteel zijn gemeente Baarn, Bunnik en Wijk bij Duurstede en de RSD al over. De laatste 3 deelnemers worden in het 4e kwartaal gemigreerd. Als alles gaat zoals gepland, ronden we eind 2020 een majeur project binnen budget af, en dat midden in coronatijd.
1.3 Organisatieontwikkeling RID De ontwikkeling van de RID naar Service Provider is verder vorm gegeven door de organisatiewijziging binnen de RID. Helaas is verdere doorontwikkeling (met onder meer een HR21-traject) getemporiseerd. De extra inzet die nodig is door de Corona-crisis maakt het bovendien nagenoeg onmogelijk om ook nog inspanningen te doen voor de organisatieontwikkeling. Een complicatie is dat ook de Regionale IV-organisatie nog volop in ontwikkeling is. Daardoor is er nog onvoldoende sprake van een collectief van 7 organisaties dat gezamenlijk en samenhangend (1x voor 7) activiteiten uitvoert ten behoeve van de informatievoorzieningen. De RID is ingericht om te werken voor een collectief van organisaties met een samenhangende en generieke behoefte op het gebied van de ICT. De gedachte is 1 behoefte en 1 vraag voor alle 7, in de praktijk lijkt het er vaak op dat er 7x1 behoefte en 7x1 vraag is voor elk van de 7 partijen. In combinatie met snelle veranderingen op het gebied van ICT leidt dit tot de nodige dynamiek en dat bemoeilijkt de gewenste standaardisatie, rationalisatie, stabiliteit en doelmatigheid. Dit leidt tot een complexe situatie waarin nog meer druk op en differentiatie van het beheer en de ondersteuning, ten gevolge van de Coronacrisis, niet is op te vangen. 7
2. Financiële afwijkingen 2.1.
Financieel overzicht per programma
Tabel 1: financieel overzicht Programma
Dienstverlening Overhead Algemene dekkingsmiddelen Gerealiseerd saldo voor reservemutaties Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves Gerealiseerd resultaat
A Primitieve begroting 2020
B. Wijzigingen vanuit najaarsnota 2019
C. Gewijzigde begroting 2020
D. Najaarsnota 2020
E. Afwijking
6.748.000 1.174.000 - 7.912.000
45.000 10.000 - 55.000
(A+B) 6.793.000 1.184.000 - 7.967.000
6.888.000 1.144.000 8.022.000
(C-/-D) 95.000 N 40.000 V 55.000 V1
10.000 N
0
10.000 N
10.000 N
0
0
0
0
0
0
10.000
0
10.000
10.000
0
0
0
0
0
0
A. Betreft de begroting zoals vastgesteld door het AB op 4 juli 2019 B. Betreft de begrotingswijziging vanuit de najaarsnota 2019 zoals vastgesteld in het AB van 21 november 2019. Dit heeft betrekking op de CAO-stijging. C. De wijzigingen van B leiden tot een gewijzigde begroting D. Dit betreft de verwachting van 2020. De cijfers zijn gebaseerd op de werkelijke cijfers tot en met september 2020 en een inschatting over de laatste 3 maanden. De inschatting is gemaakt op basis van bestaande contracten (verplichtingen) en verwachtingen conform gesprekken met de betreffende teamleiders. E. Voor de verwachte overschrijding van de kosten verhogen wij de deelnemersbijdrage. Dit betekent per saldo geen resultaatsimpact voor de RID Utrecht Tabel 2: nadelig structureel effect najaarsnota Programma 2020 2021 1. Dienstverlening 0 79.000 2. Overhead 0 0 3. Algemene 0 -79.000 Dekkingsmiddelen
2022 79.000 0 -79.000
Tabel 3: nadelig incidenteel effect najaarsnota Programma 2020 2021 1. Dienstverlening 55.000 183.000 2. Overhead 0 0 3. Algemene -55.000 - 183.000 Dekkingsmiddelen
1
2023 79.000 0 -79.000
2022
2023 0 0 0
0 0 0
Rekening gehouden met het feit dat het AB instemt met een verhoging van de deelnemersbijdrage. 8
Het incidenteel effect voor 2021 is het maximale effect. Dit als er gekozen wordt voor optie 2 zoals genoemd in hoofdstuk 1.1.Tijdens de zomernota 2021 zullen wij hier meer informatie hebben en verstrekken. Het bedrag bestaat uit € 104.000 (extra beheercapaciteit hoofdstuk 1.1) en vervanging langdurig zieke (€ 79.000)
Tabel 4: De gevolgen per deelnemer: De bijdragen zijn berekend door middel van de geldende verdeelsystematiek. De bijdragen van 2021 ev. zijn dus bepaald conform de nieuw vastgestelde systematiek. RID deelnemer
2020
2021
Baarn Bunnik De Bilt Soest Utrechtse Heuvelrug Wijk bij Duurstede RDWI Totaal
incidenteel 6.000 4.000 10.000 12.000 12.000 5.000 6.000 55.000
Incidenteel 23.000 15.000 29.000 42.000 38.000 16.000 20.000 183.000
2022 ev. structureel 10.000 6.000 12.000 18.000 17.000 7.000 9.000 79.000
structureel 10.000 6.000 12.000 18.000 17.000 7.000 9.000 79.000
Corona gerelateerde kosten Op basis van de in de vorige hoofdstuk genoemde kosten heeft € 167.500 betrekking op Corona gerelateerde kosten (€ 140.000 vanuit het programma dienstverlening en € 27.500 vanuit Overhead). Dit nadeel wordt op dit moment nog gecompenseerd door diverse incidentele voordelen en een verhoging van de deelnemersbijdrage (€ 55.000). Dit betekent het volgende per deelnemer: Deelnemer
Coronakosten najaarsnota 2020 18.750 12.500 29.250 36.500 37.000 15.000 18.500 167.500
Baarn Bunnik De Bilt Soest Utrechtse Heuvelrug Wijk bij Duurstede Regionale Sociale Dienst Totaal Tabel 5: Verloop van de Reserves Verloop Reserves
Algemene Reserve Bestemmingsreserve ter dekking van de kapitaallasten Totaal
01-012020 64.000
Resultaat bestemming 2019 0 0
10.000 74.000
0
9
Overige kosten
Totaal kosten
-12.750 -8.500 -19.250 -24.500 -25.000 -10.000 -12.500 -112.500
6.000 4.000 10.000 12.000 12.000 5.000 6.000 55.000
toegevoegd 0
onttrokken 0
1/05/2020 64.000
0 0
10.000 10.000
0 64.000
2.2.
Toelichting op de afwijkingen per programma
Programma 1: Dienstverlening Het totale nadeel op dit programma is € 95.000, ondanks het voordeel op de kosten afdrukapparatuur (al aangekondigd in de zomernota) en het voordeel op de softwarekosten. Dit komt voornamelijk door het nadeel op de personeelskosten onder andere als gevolg van Corona: Tabel 6: afwijkingen programma dienstverlening: Onderdeel Personeelslasten Overige lasten Totaal
Bedrag 255.000 160.000 95.000
N V N
Toelichting Tabel 5 Tabel 6
Tabel 7: Personeelslasten Afwijking Tijdelijke extra beheercapaciteit
Bedrag 55.000
N
Tijdelijke implementatie van Microsoft Teams
85.000
N
Als gevolg van de Coronacrisis heeft de RID Utrecht een tijdelijke Microsoft Teams omgeving ingericht, waarvan alle RID-deelnemers gebruik kunnen maken. Microsoft heeft de licenties gratis beschikbaar gesteld, echter het (functioneel) beheer op deze omgeving moet de RID wel verzorgen. We hebben u hierover reeds geïnformeerd in de zomernota. Wij verwachten dat de kostenpost hiervoor € 85.000 zal zijn. Langdurige ziekte van een technisch beheerder.
115.000
N
Op dit moment heeft de RID nog te maken met één langdurig ziektegeval. Gezien het feit dat de functie zeer cruciaal is en er nog geen uitzicht op terugkeer is wordt er op die functie momenteel ingehuurd. De verwachte kosten voor het gehele jaar bedragen ca. € 115.000. Met het Dagelijks Bestuur is afgestemd om de vervanging voor deze functie nu alsnog te gaan werven. Dit betekent voor 2021 een incidentele extra last van € 79.000. Totaal
255.000
N
In hoofdstuk 1.1 is hier uitgebreid bij stilgestaan. Als gevolg van Corona is de werkomgeving veranderd. Om de toenemende werkdruk op te vangen heeft de RID vanaf oktober 2 FTE extra ingehuurd. Dit is een incidentele corona gerelateerde last voor 2020. Impact voor 2021 en verder:. Wij voorzien dat de huidige hybride situatie met thuiswerken blijft, los van de ontwikkelingen rondom corona. Hiervoor zijn in deze najaarsnota 2 opties genoemd. Met het verstrijken van de tijd wordt voor de aangesloten organisaties duidelijk of de coronacrisis inderdaad zal leiden tot een structurele hybride vorm van werken met bijbehorende ondersteuningsbehoefte. Evaluatie van deze oplossing zou medio 2021 daarmee helderheid moeten geven over de wenselijkheid van het structureel invullen van de tijdelijke Fte. Hier wordt in de zomernota 2021 op teruggekomen. In het AB-besluit rondom de najaarsnota zullen wij het AB vragen een keuze te maken tussen deze 2 opties en de begroting wijzigen conform de effecten van deze 2 opties.
10
Tabel 8: Overige lasten Afwijking Voordeel op kosten afdrukapparatuur
Bedrag 115.000
V
In 2019 is de initiële looptijd van ons contract voor afdrukapparatuur afgelopen. We hadden nog 2 keer de mogelijkheid om te verlengen. Omdat we bij verlenging geen huurprijs maar alleen de afdrukkosten betalen, heeft dit financiële voordelen. Het voordeel voor 2020 wordt op dit moment ingeschat op € 115.000. De aanbesteding voor nieuwe afdrukapparatuur is inmiddels gestart via de VNG-realisatie. Kosten voor 2021 en verder zijn nog niet bekend. De voordelen worden hoger verwacht dan tijdens de zomernota (toen € 85.000), dit wordt vooral verklaard doordat er als gevolg van de Coronacrisis minder wordt geprint. Voordeel op hard- en softwarekosten
45.000
V
Bij het opstellen van de kadernota 2019 is in beeld gebracht wat de maximale kosten zouden zijn voor de hard- en softwarecontracten. Hierbij wordt aan de voorkant altijd rekening gehouden met maximale kosten voor een contractperiode van een volledig jaar. De contractperiode begint pas bij oplevering. Gezien het feit dat 2020 een laatste bouwjaar voor de nieuwe infra is, hebben wij nog niet alle hard- en softwarecontracten (voor het gehele jaar) afgesloten. Dit levert voor 2020 een incidenteel voordeel op van € 45.000. Dit voordeel is lager dan ingeschat ten tijden van de zomernota. Doordat we enkele contracten toch naar voren hebben gehaald is het voordeel kleiner dan in maart verwacht. Totaal
160.000
V
Bedrag 75.000
V
35.000
N
40.000
V
Overhead Tabel 9 afwijkingen Overhead Onderdeel Personeelslasten Overige lasten Totaal
Bedrag 75.000 35.000 40.000
V N V
Toelichting Tabel 7 Tabel 7
Tabel 10: afwijkingen Afwijking Niet ingevulde vacature ruimte Binnen de personeelskosten waren op overhead nog niet alle vacatures ingevuld. Wij verwachten een incidenteel voordeel van € 75.000 Extra Advieskosten (mede Corona gerelateerd) Als gevolg van de grote projecten die nu lopen en Corona verwachten wij extra advieskosten te krijgen als gevolg van communicatie, adviezen voor andere manier van werken, etc. De verwachte extra kosten bedragen € 35.000. Hiervan heet € 27.500 betrekking op Corona. Totaal
11
3. Risico’s Invulling vacatures Met het aantrekken van de economie is het boeien en binden van medewerkers in de techniek een uitdaging. Doordat de vraag groter is dan het aanbod, is het lastig gebleken om nieuwe medewerkers snel aan te trekken. Wel hebben we met onze deelnemers afgesproken dat als invulling van vacatures tot problemen leidt, we maatwerk leveren door een hogere inschaling of inzet van een tijdelijke arbeidsmarkttoelage. Indien de reguliere werving en selectie geen resultaten oplevert, maken wij gebruik van een werving en selectiebureau. Dit leidt in 2020 nog niet tot hogere kosten.
Langdurig zieken De RID heeft in 2020 nog steeds te maken met langdurig ziekteverzuim (op dit moment nog 1). Dit hebben wij reeds in hoofdstuk 2 vermeld. We verwachten de extra kosten door dit ziekteverzuim in 2020 nog met incidentele middelen te kunnen opvangen..
Projecten In 2019 zijn we gestart met Infra2021 en dit project loopt ook nog gedurende 2020. Dit is voor de deelnemers en de RID een grote opgave. We merken dat het niveau van functioneel beheer nog steeds zeer wisselend is. Ook merken we bij de uitrol van nieuwe technieken dat de digitale vaardigheden van de gebruikers zeer wisselend en vaak te laag zijn. Beide zijn door de RID niet of nauwelijks te beïnvloeden maar zijn van grote invloed op de doorlooptijd, de kosten en de acceptatiegraad en vormen daarmee een risico.
Opslagcapaciteit De RID merkt een toenemende vraag naar opslagcapaciteit binnen de huidige infrastructuur. Dit kan tot op heden nog steeds worden opgevangen binnen de huidige geplande infrastructuur Als gevolg van het ontbreken van dataclassificatie en back-up eisen zal de totale dataomvang toe blijven nemen en de behoefte aan opslagcapaciteit navenant toe blijven nemen. Dit zal leiden tot nieuwe investeringen in opslag,- en back-up faciliteiten. .
12