187432 Financiele verordening Baarn ex artikel 212 Gemeentewet bijlage 1B FHerziene verordening ex art 212 Gemw met wijzigingen
Tekst van het document
Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet 2021 - 2024 1
Definities
Rechtmatigheid Het voldoen aan wet- en regelgeving.
Treasury Treasury management houdt zich bezig met is het beheren en optimaliseren van inkomende en uitgaande geldstromen, het beheren van liquiditeiten en beleggingen, de financiering van diverse activiteiten van de onderneming (waaronder ook het verschaffen van toegang tot geld- en kapitaalmarkten), het in kaart brengen van bankrelaties en het onderhouden van contacten met financiële instellingen en investeerders, het beheersen van renterisico’s, het beheersen van valutarisico’s en risico management. Optioneel houdt treasury management zich ook bezig met belastingzaken en aan voorgaande punten gerelateerde juridische aangelegenheden. Goed opgezet treasury management draagt bij aan de productiviteit van een onderneming (cashflow, liquiditeit, centralisatie/efficiëntie), verlaagt de kosten verbonden aan betalingsverkeer (zowel inkomend als uitgaand) en zorgt voor goed onderbouwde risicoanalyses en risicomanagement. Tezamen draagt goed opgezet en uitgevoerd treasury management bij aan de financiële stabiliteit en continuïteit van een onderneming.
Administratieve organisatie/Interne controle Administratieve Organisatie (AO) is een vakgebied binnen de informatiekunde en bedrijfsleer. Het houdt zich bezig met het functioneren van de organisatie, de informatie die hieruit voortkomt en het complex van maatregelen om het functioneren en informeren naar wens te laten verlopen. Interne controle of informatiecontrole is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen op het gebied van: De effectiviteit en efficientie rechtmatigheid van de bedrijfsprocessen. De betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging.
Planning & Controlcyclus (P&C cyclus) P&C cyclus is de cyclische weergave van activiteiten die uitgevoerd moeten worden om duidelijk te maken wat in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (planning), de rapportage daarover en de benodigde bijsturing en uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur (control). Binnen planning en control zijn daarmee twee belangrijke onlosmakelijke processen met elkaar verbonden: planning en control. Onder het proces planning vallen de perspectiefnota, de begroting, de tussenrapportage. Onder het proces control de jaarrekening.
Investeringsbudget Een op voorstel door de raad gevoteerd budget voor het doen van uitgaven voor een nieuw activum. Feitelijk is een investeringsbudget geen afgezonderd deel van het vermogen maar een goedkeuring om voor een bepaalde periode (de economische levensduur van het activum) de afschrijvingslasten kapitaallasten in de begroting op te nemen.
EMU saldo Het begrotingssaldo van een land geeft weer of dat land een overschot of een tekort heeft bij zijn overheidsuitgaven. Als de uitgaven in een bepaald jaar groter zijn dan de inkomsten, is in dat jaar sprake van een tekort en groeit de staatsschuld. Het EMU saldo is verdeeld over alle overheidssectoren. Van de 3,5% toegestaan tekort is 0,5% toebedeeld aan de gezamenlijke gemeenten.
Paragrafen De paragrafen zijn afzonderlijke onderdelen van het de beleidsbegroting en jaarverslag waarin vanuit een andere invalshoek naar diverse aspecten van beleid wordt gekeken. Het gaat nagenoeg in alle gevallen over een financiële invalshoek.
Kostprijsverhogende BTW Op de aankoop van goederen en diensten rust de BTW (BTW is een aankoopbelasting). Voor ondernemers geldt dat zij de betaalde BTW aan hun leveranciers kunnen terugvorderen bij de belastingdienst via de kwartaalaangifte. Zo kan ook de overheid soms BTW terugvorderen die zij betaalt aan leveranciers. Indien de overheid handelt als ondernemer, kan zij de BTW terugvorderen bij de belastingdienst. Indien de overheid handelt vanuit de positie als overheid, kan hij de BTW terugvorderen bij het BTW compensatiefonds. Indien de overheid privaatrechtelijk handelt, kan hij geen BTW terugvorderen en is daarmee onderdeel van de prijs en daarmee kostprijsverhogend.
Overheadkosten De overhead of indirecte lasten is het deel van een budget dat een organisatie aan de eigen organisatie besteedt. Het is een maat voor de efficiëntie van een organisatie. Geld dat een organisatie aan zichzelf besteedt, komt niet ten goede aan de doelen van deze organisatie.
Renteomslag Rente over de investeringen die aan de taakvelden moet worden toegerekend.
Overheidsbedrijven Onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.
Administratie Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Baarn en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
2
Begroting en Verantwoording
Artikel 2.1 Planning & Controlcyclus 1.
Vóór aanvang van het begrotingsjaar stelt het college een tijdspad op van de planning & controlcyclus op met data van aanbieden aan de raad en vaststellen van de P&C producten: •
Jaarrekening:
begrotingsjaar t-1;
•
Perspectiefnota: begrotingsjaar t+1;
•
Begroting:
begrotingsjaar t+1;
Tussentijdse rapportage:
• 2.
begrotingsjaar t.
De vaststelling van begroting en jaarrekening vindt plaats vóór de uiterste datum van aanleveren aan de provinciale toezichthouder conform respectievelijk art 191 gemeentewet en art 200 gemeentewet.
Artikel 2.2 Perspectiefnota: kaders voor de begroting 1.
Het college biedt voorafgaand aan het opstellen van de begroting een perspectiefnota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming t+2, t+3 en t+4. De raad stelt deze nota vast;
2.
De beleidskaders worden per programma inzichtelijk gemaakt met een financiële vertaling zowel incidenteel als structureel;
3.
Nieuwe investeringen worden per programma inzichtelijk gemaakt met een financiële vertaling in kapitaallasten en eventueel in de ontwikkeling van de schuldpositie als een lening wordt opgenomen voor de investering. Hiervoor wordt het liquiditeitsverloop gegeven vanwege de uitgaven van de investering en het saldoverloop vanwege de kapitaallasten van de investering;
4.
Nieuw beleid en nieuwe investeringen worden met financiële vertaling als bedoelt in de leden 2 en 3 van dit artikel samengebracht in één overzicht, het zo te noemen MIEP (Meerjaren Investerings- en ExploitatiePlan);
5.
De financiële kaders bestaan in ieder geval uit de: •
Indexering van prijzen van goederen en diensten;
•
Indexering van subsidies;
•
Indexering van huren en pachten;
•
Afschrijvingslastenplafond;
•
CAO ontwikkeling gemeenteambtenaren;
•
Ontwikkeling tarieven;
•
Ontwikkeling belastingen en heffingen;
•
Bezuinigingen en taakstellingen;
•
Voorwaarden Uitgangspunten voor de personele formatie;
Artikel 2.3 1.
Programma-indeling
De raad kan bij begin van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vaststellen;
2.
De raad stelt op voorstel van het college bij begin van een nieuwe raadsperiode, op basis van de door het college aan de programma’s toegewezen bestuurlijke producten, de onderverdeling in hoofddoelstellingen per programma vast;
3.
De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat tenminste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in art 25, tweede lid, onder a, van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 2.4 1.
Inrichting begroting en jaarrekening
Bij de begroting en de jaarrekening worden onder elk van de programma’s de financiële consequenties per bestuurlijk product weergegeven. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
•
De baten en lasten vóór bestemming;
•
Het saldo van baten en lasten vóór bestemming;
•
Het saldo van baten en lasten vóór bestemming van het totale programma;
•
De onttrekkingen en stortingen in de reserves;
•
Het resultaat nà bestemming van het totale programma volgend uit de onderdelen c en d.
2.
De reserves worden hierbij verdeeld in de algemene reserve, de bestemmingsreserves en, indien toegepast, de bruto waarderingsreserves ter dekking van kapitaallasten;
3.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt in het MIP van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringsbudget weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringsbudget en de raming mate van de uitputting van het investeringsbudget in het lopende boekjaar weergegeven;
4.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, treasury en de investeringen en de grondexploitatie;
5.
In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringsbudgetten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven;
6.
In de jaarrekening wordt bij de toelichting op de baten en lasten begrotingsonrechtmatigheid verklaard;
7.6. De begroting en de jaarstukken bevatten een bijlage met daarin een overzicht van de subsidies.
Artikel 2.5 Autorisatie begroting en investeringsbudgetten 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma;
2.
Incidentele budgetten die niet volledig tot uitputting komen kunnen bij de jaarrekening worden overgeheveld naar het volgende boekjaar ten laste van de algemene reserve. Daarbij gelden de volgende criteria: •
het budget is incidenteel;
•
Een budget kan slechts éénmaal worden overgeheveld tenzij het college zwaarwegende argumenten heeft voor een tweede of volgende overheveling’'
•
Het over te hevelen budget is minimaal € 20.000;
•
De algemene reserve moet voldoende saldo hebben voor de dekking.
1.3. De raad autoriseert de investeringsbudgetten per categorie cf art 52 BBV. 2.4. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie het MIP geautoriseerd; 3.5. Het college informeert de raad als ze verwacht dat de investeringsuitgaven van een categorie investeringensbudget het geautoriseerde investeringsvolumebudget dreigten te overschrijden;
4.6. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportage in de raad bedoeld in artikel 2.6, lid I, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten; 5.7. Voor een investering waarvan het investeringsbudget niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringsbudget aan de raad voor. Bij investeringen informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.
Artikel 2.6 Tussentijdse rapportage 1.
Het college informeert de raad door middel van drie twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente: •
De tussentijdse rapportage over de eerste vijf maanden van het begrotingsjaar wordt aan de raad ter besluitvorming aangeboden in de raadsvergadering vóór het zomerreces;
•
Twee rapportages, 1ste en 3de kwartaal, worden aan de raad aangeboden via een raadsinformatiebrief.
•
De tussentijdse rapportage met peildatum 30 april wordt in juni aan de raad met een raadsinformatiebrief aangeboden.
•
De tussentijdse rapportage met peildatum 31 augustus wordt in oktober aan de raad met een raadsinformatiebrief aangeboden. Deze tussentijdse rapportage wordt ter besluitvorming in de raadsvergadering van november aangeboden.
2.
De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: •
de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar bestuurlijke producten;
•
het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;
•
het totale saldo van de baten en lasten volgend uit de onderdelen a, en b van art 2.4 lid 1;
•
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;
•
de prognose jaarresultaat op basis van besluitvorming na vaststelling begroting en verwachte ontwikkelingen.
3.
In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke actuele ramingen (prognose versus begroting) van de baten en lasten van bestuurlijke producten in de begroting groter dan € 100.000 of 5% van het budget toegelicht.
Artikel 2.7
Informatieplicht college aan de raad
Het college informeert, buiten de begroting om, in ieder geval via de documenten als genoemd in art 2.1 lid 1 of een een raadsvoorstel of raadsinformatiebrief vooraf de raad over: en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennisgeving aan het college te brengen van: •
aankoop van goederen Werken en diensten groter dan de Europese aanbestedingsgrens;
•
het opnemen van langlopende leningen O/G groter dan € 1.000.000;
•
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 1.000.000;
•
het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen buiten door de raad reeds vastgesteld beleid om.
Artikel 2.8
EMU-saldo gemeente Baarn
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
3
Paragrafen
Artikel 3.0 Niet verplichte paragrafen De raad kan bij begin van iedere raadsperiode vaststellen over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen cf artikel 9 BBV van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en geïnformeerd wil worden.
Artikel 3.1 Lokale heffingen Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf lokale heffingen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a)
de berekening van het rentepercentage voor de omslagrente voor het bepalen van de kostprijzen, bedoeld in artikel 4.4, zevende lid;
b)
de kostentoerekening van de geraamde rentekosten en de geraamde overheadkosten aan de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht;
c)
De raad kan bij begin van iedere raadsperiode vaststellen over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen cf artikel 9 BBV van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en geïnformeerd wil worden.
Artikel 3.2 Weerstandsvermogen en Risicobeheersing 1
Het weerstandsvermogen wordt jaarlijks bepaald op het gewenste niveau en wordt geactualiseerd. In de paragraaf “Weerstandsvermogen en Risicobeheersing” van de begroting en jaarrekening geeft het college de weerstandscapaciteit aan. Daarnaast wordt aangegeven hoe eventuele schaden en verliezen als gevolg van risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen;
2
Voor het in beeld brengen van de weerstandscapaciteit wordt beoordeeld of de gemeente bij een risicoscenario de schuldverplichtingen in de toekomst kan blijven nakomen zonder dat de uitgaven aan en de investeringen in noodzakelijke publieke voorzieningen in de knel komen.
Artikel 3.3 Onderhoud kapitaalgoederen 1
Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar: a)
een onderhoudsplan openbare ruimte aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. De raad stelt het plan vast;
b)
een bomen-beheerplan aan. Het plan geeft het kader weer voor de versterking van de boomstructuur, eindbeelden en het planmatig onderhoud. De raad stelt het plan vast;
2
Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een rioleringsplan aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding
van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen. Het waterbeheer is onderdeel van dit plan. De raad stelt het plan vast; 3
Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen, monumenten en standbeelden. De raad stelt het plan vast.
Artikel 3.4 Financiering In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op een uiteenzetting van de financiële positie. In deze uiteenzetting komt minimaal aanbod: •
Netto schuldquote (overzicht kortlopende en langlopende leningen O/G);
•
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen U/G;
•
Borgstellingen;
•
Waarborgsommen;
•
Financieringsbehoefte;
•
Omslagrente;
•
Belastingcapaciteit;
•
Structurele exploitatieruimte;
•
Liquiditeitsverloop;
•
Saldo van baten en lasten en het resultaat nà bestemming;
•
Structureel saldo in begroting en jaarstukken;
•
Financieringssaldo;
•
Weerstandscapaciteit;
Artikel 3.5 Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a)
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
b)
de kosten van inhuur derden;
c)
ICT-ontwikkeling.
Artikel 3.6 Verbonden partijen 1
Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota Verbonden partijen’ aan met de kaders
voor het beleid voor verbonden partijen; 2
In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast
de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 BBV het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval van elke verbonden partij op: a)
de naam en vestigingsplaats;
b)
het financieel belang van de gemeente;
3
c)
de zeggenschap van de gemeente;
d)
het publiek belang dat wordt gediend met de deelname.
Daarnaast wordt in de begroting en de jaarstukken in de paragraaf verbonden partijen in elk
geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.
Artikel 3.7 Grondbeleid Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan: a)
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
b)
te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
c)
het verloop van de grondvoorraad;
d)
de uitgangspunten voor de verkoopprijzen van gronden;
e)
te ontwikkelen en kosten daarvan van bovenwijkse voorzieningen
f)
winstneming;
4
Financieel beleid
Artikel 4.1 Investeren, activeren en afschrijven Het beleid omtrent investeren, activeren en afschrijven wordt met een separate nota vastgesteld door de raad.
1.
Aankoop en vervaardiging van materiele vaste activa worden, naast het direct op de investering in vermindering brengen van bijdragen door derden, geactiveerd;
2.
Activeren van investeringen vindt plaats met een ondergrens van € 30.000;
3.
Kostprijsverhogende BTW op investeringen wordt meegenomen in de activering;
4.
Voor het afschrijven van de materiële vaste activa worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de meest actuele nota ‘Investeren, activeren en afschrijven’. In beginsel worden de genoemde termijnen gehanteerd. De raad mag in individuele gevallen besluiten hier beargumenteerd van af te wijken;
5.
De kosten van het afsluiten van geldleningen (niet zijnde bijkomende kosten bij een actief) worden direct ten laste van de exploitatie gebracht;
6.
Personele lasten worden niet geactiveerd;
7.
Inhuurkosten van projectleider(s) kunnen geactiveerd worden;
8.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal vijf jaar afgeschreven;
9.
Geactiveerde bijdragen aan activa in eigendom van derden worden lineair in maximaal vijf jaar afgeschreven;
10. Een saldo van agio en disagio wordt lineair in vijf jaar afgeschreven.
Artikel 4.2 Voorzieningen voor oninbare vorderingen Voor openstaande vorderingen betreffende:
a)
gemeentelijke heffingen en belastingen;
b)
bijstandsverstrekkingen (terugvordering en verhaal);
c)
uitgezette leningen (krediethypotheek, leenbijstand, leningen aan stichtingen, verenigingen en (sport)clubs in Baarn);
d)
overige debiteuren.
wordt, een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid. Deze opsomming is niet limitatief. .Voorzieningen voor oninbare vorderingen worden gevormd volgens staffel: •
Vorderingen huidig boekjaar: 0%
•
Vorderingen voorgaand boekjaar: 50%
•
Vorderingen voorvoorgaand boekjaar: 100%
Artikel 4.3 Reserves en voorzieningen 1.
Het beleid omtrent reserves en voorzieningen wordt met een separate nota “reserves en voorzieningen” vastgesteld door de raad.
1.
In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen plaats;
2.
Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota “Reserves en voorzieningen” aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt:
3.
e)
de vorming en besteding van reserves;
f)
de vorming en besteding van voorzieningen;
g)
de toerekening en verwerking van rente over de bruto waarderingsreserves.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve (eventueel voor een investeringsvoornemen) wordt minimaal aangegeven:
4.
a)
het specifieke doel van de reserve;
b)
de voeding van de reserve;
c)
de maximale hoogte van de reserve;
d)
de maximale looptijd.
Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd;
5.
Mutaties van reserves worden uitsluitend op expliciet raadsvoorstel en -besluit verwerkt;
6.
Mutaties van reserves bij de P&C producten worden uitsluitend op een separaat beslispunt verwerkt.
Artikel 4.4 Kostprijsberekening 1
Voor het berekenen van de kostprijs van rechten en heffingen, goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
2
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.
3
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.
4
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
5
Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen, goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid van dit artikel betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën l.l Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën l.l Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.
6
In afwijking van het vijfde lid wordt voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van de rioolheffing uitgegaan van het aandeel in de totale geraamde overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten die met de rioolheffing maximaal in rekening kunnen worden gebracht, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de taakvelden.
7
Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten en het rentepercentage van de rentevergoeding over de reserves en de voorzieningen zoals bepaald overeenkomstig het achtste en negende lid. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.
8
De hoogte van het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen wordt bepaald aan de hand van de bij de begroting geraamde rentekosten als percentage van de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De uitkomst van dit rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen wordt op een half procent afgerond
9
De omslagrente wordt berekend door de aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro’s) te delen door de boekwaarde per I januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting (voor)gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.
10 In afwijking van het zevende lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken.
11 In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.
Artikel 4.5 Prijzen economische activiteiten 1.
Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden, waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.
2.
Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.
3.
Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.
4.
Raadbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van: a)
leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;
b)
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;
c)
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;
d)
een bevoordeling van sociale werkplaatsen;
e)
een bevoordeling van onderwijsinstellingen;
f)
een bevoordeling van publieke media-instellingen;
g)
een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.
Artikel 4.6 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen, retributies en prijzen Het college geeft de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven. De raad stelt jaarlijks de tarieven vast.
Artikel 4.7 Financieringsfunctie 1.
De beleidsregels omtrent de financieringsfunctie worden met een separaat treasurystatuut door de raad vastgesteld.
1.
Het college neemt bij het uitzetten en aantrekken van middelen de volgende kaders in acht: a)
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
b)
er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel I, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.
2.
Bij het verstrekken van garanties bedingt het college indien mogelijk zekerheden;
3.
De gemeente kwalificeert zich als niet-professionele partij.
Artikel 4.8 Rente 1.
Rente wordt niet toegerekend aan het eigen vermogen;
2.
Nacalculatie van rente vindt plaats indien bij de jaarrekening een afwijking is ten opzichte van de begroting die meer dan 25% bedraagt.
Artikel 4.9 Overhead a)
Overhead bestaat in elk geval uit de onderdelen als beschreven in de notitie “overhead” van BBV van juli 2016:
b)
Leidinggevenden primair proces (hiërarchisch). Projectleiding valt hier buiten. Het betreft alle hiërarchische leidinggevenden in het primair proces. Zij hebben een personele verantwoordelijkheid waaronder het voeren van functioneringsgesprekken. Niet: projectleiding en coördinatoren.
c)
Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie. Het betreft functies als controllers, financieel adviseurs en specialisten, planning & control, financiële verantwoording, administratieve organisatie, risicomanagement, (EDP) auditing, interne kwaliteitszorg, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie;
d)
P&O/HRM. Het betreft salarisadministratie, P&O/HRM advies, organisatie- en formatieadvies, OR-ondersteuning, mobiliteitscentrum, coaching, leren en ontwikkelen, bedrijfsmaatschappelijk werk, ARBO, recruitment, arbeidsvoorwaarden, HR control. Het is exclusief opleidingen door P&O gegeven en gericht op de directe uitvoeringspraktijk.
e)
Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement).
f)
Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie (KCC). Het gaat om zowel interne als externe communicatie. Niet: projectcommunicatie en medewerkers die bij een projectbureau werken.
g)
Juridische zaken. Het betreft juridische medewerkers die op de bedrijfsvoering afdeling werken of belast zijn met een bedrijfsvoeringstaak op een afdeling. Niet: afhandeling van bezwaar- en beroepschriften. Niet: juristen die primaire taken verrichten (bijv. vergunningverlening).
h)
Bestuurszaken en bestuursondersteuning. Het betreft bestuursadviseurs en bestuursondersteuner, zijnde de ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering3 van de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders. Niet: raadsgriffie (behoort tot facilitering bestuursorganen, taakveld 0.1).
i)
Informatievoorziening en automatisering (ICT). Het betreft medewerkers informatisering en automatisering, systeem-en netwerkbeheer, werkplekondersteuning, helpdesk, ontwikkeling ICT projectmanagement, technisch applicatiebeheer en functioneel applicatiebeheer dat door bedrijfsvoering medewerkers wordt gedaan (het is exclusief functioneel beheer ten behoeve van primaire proces systemen).
j)
Facilitaire zaken en Huisvesting. Het is inclusief receptie, beveiliging en catering en gebouwenbeheerders.
k)
DIV. Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en –aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.
l)
Managementondersteuning primair proces. Het betreft secretariaten, office management en management assistentie in het primair proces.
1.
Het percentage overhead is de verhouding van alle kosten van overhead ten opzichte van alle structurele de totale lasten in het begrotingstotaal minus lasten van grondexploitatie;
2.
Overhead wordt uitsluitend toegerekend aan eigen gemeentelijke kosten. Kosten van derden (verbonden partijen) die aan de gemeente in rekening worden gebracht, worden niet belast met overhead;
3.
Nacalculatie bij de jaarrekening geschiedt op basis van begrote percentage overhead cf lid 1 van dit artikel ten opzichte van alle structurele lasten in het jaarrekeningtotaal minus lasten van gerealiseerde grondexploitatie.
3.
Nacalculatie bij de jaarrekening vindt niet plaats;
Artikel 4.10 Post voor Onvoorzien 1.
Het benutten van de post voor onvoorzien vergt een collegebesluit.
2.
Gebruik van de post voor onvoorzien kan alleen voor incidentele uitgaven die als onvoorzien, onuitstelbaar en onvermijdbaar worden aangemerkt.
Artikel 4.11 Incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten worden in de begroting en jaarrekening gespecificeerd vanaf € 30.000. Lagere Overige incidentele baten en lasten worden samengevoegd tot één post.
5
Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel 5.1 Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a)
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en binnen de programma's;
b)
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoorts;
c)
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;
d)
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
e)
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 5.2
Financiële organisatie
Het college draagt zorg voor: a)
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de teams;
b)
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
c)
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;
d)
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
e)
de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
f)
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
g)
het beleid en de interne regels voor de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen subsidiënten;
h)
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 5.3 Interne controle 1.
Het college zorgt voor het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel;
2.
Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar worden getoetst. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen;
3.
Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne controle op een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid va de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheerhandelingen en op misbruik/oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen.
6
Slotbepalingen
Artikel 6.1 Intrekken vigerende verordening en overgangsrecht 1.
De voorgaande Ffinanciële verordeningen gemeente Baarn ex art 212 Gemw. 2015 wordent ingetrokken, met dien verstande dat de financiële verordening ex art 212 Gemw 2019 – 2021
zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2018 2020. 2.
Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor I januari 2017 zijn gedaan, blijft de Financiële verordening gemeente Baarn 2015 van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.
Artikel 6.2 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot I januari 2019 2021.
Artikel 6.3 Citeertitel Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening Baarn ex Art 212 Gemeentewet 2019 - 2022”. 2021 - 2024