1458194 Opheffing belastingsamenwerking Baarn-Eemnes bijlage 1 Opheffingsplan

Opheffingsplan GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING GEMEENTEBELASTINGEN BAARN EN EEMNES

Ter attentie van: College van burgemeester en wethouders van de gemeenten Baarn en Eemnes Auteur: Werkgroep opheffing Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes Documentnaam Opheffingsplan Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes Versie: Opheffingsplan: Versie v0.4/20260409 Datum: 9 april 2026

Inhoudsopgave 1. Inleiding.....................................................................................2 1.1 Achtergrond en aanleiding.............................................................................................2 1.2 Opheffing Gemeenschappelijke regeling............................................................................3 1.3 Doelstelling van het opheffingsplan..................................................................................3 1.4 Status, reikwijdte en afbakening van het opheffingsplan........................................................3 1.5 Uitgangspunten opheffing gemeenschappelijke regeling.........................................................4 1.6 Kaderstelling.............................................................................................................4 1.7 Leeswijzer................................................................................................................4

2. Proces van opheffing.....................................................................5 2.1 Inleiding...................................................................................................................5 2.2 Planning opheffingstraject Gemeenschappelijke regeling........................................................6 2.3 Vereffening van het vermogen........................................................................................7 2.3.1 Waarde van de bezittingen..........................................................................................7 2.3.2 Overname van verplichtingen.......................................................................................7 2.3.3 Vereffening van het vermogen..................................................................................... 7

3. Juridische aspecten......................................................................8 3.1 Inleiding...................................................................................................................8 3.2 Personeel................................................................................................................. 8 3.3 Rechten en verplichtingen.............................................................................................8

4. Archivering en archiefbeheer.........................................................10 4.1 Inleiding................................................................................................................. 10 4.2 Archivering data en documenten....................................................................................11

5. Bezittingen en schulden...............................................................12 5.1 Inleiding................................................................................................................. 12

6. Liquidatiebegroting.....................................................................13 6.1 Liquidatiebegroting....................................................................................................13

7. Risicoparagraaf...........................................................................15 7.1 Inleiding................................................................................................................. 15 7.2 Risico’s opheffingstraject.............................................................................................15

1

1. Inleiding 1.1 Achtergrond en aanleiding Per 1 januari 2023 hebben de gemeenten Baarn en Eemnes de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes in werking laten treden. Daarbij is gekozen voor een centrumregeling, waarbij Baarn optreedt als centrumgemeente en Eemnes als gastgemeente. Deze keuze is formeel vastgelegd in de regeling en door beide gemeenteraden toegestaan conform artikel 1, tweede lid, van de Wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Een centrumregeling is een samenwerkingsvorm waarbij géén nieuw openbaar lichaam wordt opgericht. In plaats daarvan worden (bepaalde) bevoegdheden door de deelnemende gemeente(n) gemandateerd aan organen of ambtenaren van één deelnemende gemeente, zijnde de centrumgemeente. Juridisch blijft de verantwoordelijkheid bij de oorspronkelijke bestuursorganen; de centrumgemeente handelt namens de deelnemende gemeenten. De regeling dekt de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen én de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) voor de gemeente Eemnes. In de tekst van de regeling is vastgelegd dat de relevante collegebevoegdheden (o.a. op grond van de Gemeentewet art. 230–257 en de WOZ) in mandaat worden uitgevoerd door de ambtenaren van de centrumgemeente Baarn, waaronder de heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar.

Daarmee voert Baarn de operatie uit; Eemnes blijft beleidsmatig en democratisch eindverantwoordelijk. De gemeenten Baarn en Eemnes hebben besloten de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes op te heffen per 1 januari 2027. De opheffing van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes per 1 januari 2027 vloeit voort uit een integrale afweging van doelmatigheid, bestuurbaarheid en toekomstbestendigheid. De beperkte schaalomvang van de regeling, in combinatie met toenemende eisen aan de uitvoering van belastingtaken, leidt tot kwetsbaarheid en een onvoldoende duurzame organisatievorm. Daarnaast sluit de huidige governance-structuur niet langer aan bij de sturingsbehoefte van de deelnemende gemeenten. Door de Gemeenschappelijke regeling te beëindigen ontstaat ruimte om de uitvoering van belastingtaken op een meer doelmatige en beheersbare wijze te organiseren, met behoud van continuïteit en kwaliteit van dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Op basis van deze overwegingen hebben de gemeenteraden van Baarn en Eemnes begin 2026 ingestemd met het ontwerpbesluit tot opheffing van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes.

Voor opheffing van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes is een werkgroep samengesteld die tot taak heeft de opheffing voor te bereiden, waaronder het opstellen van een opheffingsplan.

2

1.2 Opheffing Gemeenschappelijke regeling In artikel 21 van de Gemeenschappelijke regeling is opgenomen op welke wijze de Gemeenschappelijke regeling kan worden opgeheven. Dit artikel luidt als volgt: Artikel 21 Opheffing 1. Deze regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van de colleges van de gemeenten. 2. Opheffing is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk in de eerste vier (4) jaren na het treffen van deze regeling. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen de colleges van de gemeenten overeenstemming bestaat. 3. Een voorstel tot opheffing dient twaalf maanden tevoren te worden ingediend. 4. Indien een besluit tot opheffing, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, geven de colleges van de gemeenten gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen. 5. Het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid, voorziet in ieder geval in de verplichtingen van de gastgemeenten tot deelneming in de financiële en in de personele gevolgen van de opheffing. 6. Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid. 7. Een besluit tot uittreding door het college van de centrumgemeente leidt tot opheffing van de regeling. Het tweede tot en met het vijfde lid zijn van overeenkomstige toepassing.

In geval van geschillen over het opheffingsplan voorziet de Gemeenschappelijke regeling niet in een geschillenregeling. 1.3 Doelstelling van het opheffingsplan In de praktijk wordt bij de beëindiging van samenwerkingsverbanden regelmatig onderscheid gemaakt tussen een opheffingsplan (gericht op besluitvorming, governance en proces) en een afzonderlijk liquidatieplan (gericht op de financiële afwikkeling). In het geval van het opheffingsplan voor de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes is er bewust voor gekozen deze plannen te integreren in één samenhangend document. De belangrijkste reden hiervoor is dat de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling en de vereffening van het vermogen onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. De Wet Gemeenschappelijke regelingen en artikel 21 van de regeling bepalen dat bij een besluit tot opheffing expliciet moet worden voorzien in de financiële, juridische en personele gevolgen van die opheffing. Dit betekent dat besluitvorming over de beëindiging van de regeling niet los kan worden gezien van de wijze waarop bezittingen, schulden, verplichtingen en risico’s worden afgewikkeld en verdeeld tussen de deelnemende gemeenten.

1.4 Status, reikwijdte en afbakening van het opheffingsplan Op grond van artikel 21 van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes kan de regeling tussentijds worden opgeheven bij gelijkluidend besluit van de colleges van beide gemeenten. In geval van een dergelijk besluit stellen de colleges gezamenlijk een opheffingsplan vast. Dit plan beschrijft de gevolgen van de beëindiging van de regeling voor de verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering, waaronder personeel, lopende verplichtingen en gegevensbeheer. In dat kader is de huidige situatie geïnventariseerd, waaronder relevante contracten, afspraken, besluiten en toepasselijke wet- en regelgeving. Op basis hiervan wordt geadviseerd over de wijze van overdracht en vereffening. Het voorliggende document vormt de leidraad voor een zorgvuldige en beheerste opheffing van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes per 1 januari 2027. Uiterlijk in april 2026 stellen de colleges van Baarn en Eemnes het definitieve opheffingsplan vast. De inrichting van de bedrijfsvoering na 1 januari 2027 valt buiten de reikwijdte van dit opheffingsplan.

3

1.5 Uitgangspunten opheffing gemeenschappelijke regeling Het opheffingsplan is geschreven met in achtneming van de navolgende uitgangspunten: 1. De Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes wordt per 1 januari 2027 opgeheven. De vereffening van het vermogen van de Gemeenschappelijke regeling wordt beoogd te zijn afgerond per 31 december 2026. Indien afronding van de vereffening op deze datum niet haalbaar blijkt, blijft de Gemeenschappelijke regeling na het tijdstip van opheffing in geliquideerde vorm voortbestaan totdat de liquidatie volledig is afgerond. 2. De vereffening vindt plaats conform de bepalingen van artikel 21 van de Gemeenschappelijke regeling en de uitgangspunten zoals vastgelegd in dit opheffingsplan. 3. De rechten en verplichtingen van de Gemeenschappelijke regeling gaan na opheffing over naar de nader te bepalen gemeente(n) of uitvoeringsorganisaties. 1.6 Kaderstelling Het opheffingsplan is opgesteld op basis van de volgende kaders:  Wet Gemeenschappelijke regelingen (WGR);  statuten Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes;  eindverantwoording 2025;  begroting 2026;  ambtelijke inventarisatie van, en ambtelijk overleg over, personeel, rechten en plichten. 1.7 Leeswijzer Dit opheffingsplan bestaat uit zeven hoofdstukken.

In hoofdstuk 1 worden de aanleiding, de doelstelling en de reikwijdte van het plan uiteengezet. Hoofdstuk 2 beschrijft het proces van opheffing. In de hoofdstukken 3 tot en met 6 worden respectievelijk de juridische, archivering, financiële afwikkeling en liquidatiebegroting besproken. Hoofdstuk 7 behandelt de belangrijkste risico’s.

4

2. Proces van opheffing 2.1 Inleiding De Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes is vormgegeven als een centrumregeling, waarbij de gemeente Baarn verantwoordelijk is voor de uitvoering van de belastingtaken namens de gemeente Eemnes. De opheffing van deze regeling per 1 januari 2027 vraagt om een specifiek proces waarin de verantwoordelijkheidsverdeling tussen centrum- en gastgemeente expliciet is uitgewerkt. Dit proces is opgebouwd uit een aantal samenhangende stappen, die hierna nader worden toegelicht.



Stap 1 – Bestuurlijke besluitvorming door beide gemeenten Het opheffingsproces start met formele besluitvorming door de gemeenteraden van Baarn en Eemnes. Beide raden geven toestemming tot opheffing van de centrumregeling per 1 januari 2027. Daarbij wordt vastgesteld dat:  Baarn als centrumgemeente verantwoordelijk blijft voor de uitvoering tot het moment van opheffing;  Eemnes instemt met beëindiging van de uitbestede uitvoering binnen de regeling;  Toestemming van de raden voor opheffing van de Gemeenschappelijke regeling.



Stap 2 – Vaststelling van het opheffingsplan De centrumgemeente Baarn stelt, in afstemming met Eemnes, het opheffingsplan op. In dit plan worden afspraken vastgelegd over:  de beëindigingsdatum;  de overdracht van taken;  de financiële en personele afwikkeling;  de rolverdeling tussen centrum- en gastgemeente gedurende de afwikkelingsfase;  Het plan wordt ter vaststelling voorgelegd aan beide colleges.



Stap 3 – Juridische beëindiging van de centrumregeling Baarn treedt op als coördinerend gemeente bij de juridische afwikkeling van de regeling. Dit omvat o.a.:  het formeel beëindigen van de Gemeenschappelijke regeling conform de Wet Gemeenschappelijke regelingen;  het vastleggen van overgangsbepalingen;  het beëindigen of aanpassen van mandaten, overeenkomsten en volmachten die samenhangen met de centrumregeling;  Afhandeling beroeps- en bezwaarprocedures.



Stap 4 – Financiële afwikkeling en verantwoording De financiële afwikkeling van de regeling vindt plaats onder regie van Baarn als centrumgemeente. Dit omvat o.a.:  Aangezien de gemeenschappelijke regeling een centrumregeling is, is het opstellen van een liquidatiebalans per 1 januari 2027 niet van toepassing;  het afwikkelen van nog lopende verplichtingen ultimo 2026;  het bepalen en verrekenen van saldi tussen Baarn en Eemnes;  het conform afspraken verdelen van eventuele tekorten.  De uitkomsten worden afgestemd met Eemnes en bestuurlijk vastgesteld.



Stap 5 – Personele afwikkeling Aangezien het personeel formeel in dienst is van de centrumgemeente, ligt de primaire verantwoordelijkheid voor de personele afwikkeling bij Baarn.

5

 Stap 6 – Herbelegging van belastingtaken De belastingtaken die binnen de centrumregeling werden uitgevoerd, worden opnieuw belegd. Per gemeente:  welke taken worden overgedragen of elders ondergebracht;  hoe continuïteit van dienstverlening aan inwoners en bedrijven wordt geborgd tijdens de overgang;  Baarn draagt zorg voor een zorgvuldige overdracht van dossiers, systemen en informatie;  Baarn draagt zorg voor een zorgvuldig overzicht van openstaande inningen, beroeps- en bezwaarschriften en klachten ultimo 2026.



Stap 7 – Communicatie en afstemming Gedurende het gehele proces verzorgt Baarn als centrumgemeente de coördinatie van de communicatie, in afstemming met Eemnes. Dit betreft o.a.:  interne communicatie richting medewerkers/OR;  bestuurlijke afstemming tussen beide gemeenten;  externe communicatie indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening (Landelijke voorziening WOZ, Kadaster, Waarderingskamer).  Communicatie inwoners is verantwoordelijkheid van de individuele gemeente.  Stap 8 – Formele afronding en decharge Het opheffingsproces wordt afgerond met:  vaststelling van de eindverantwoording door Baarn;  informeren gemeenteraden afronding opheffing;  archivering en overdracht van stukken conform wettelijke vereisten. Buiten de scope van het opheffingsplan valt op wijze waarop de gemeenten Baarn en Eemnes de belastingtaken vanaf 1 januari 2027 organiseren. 2.2 Planning opheffingstraject Gemeenschappelijke regeling Het opheffingstraject is opgebouwd uit een aantal logisch samenhangende stappen zoals in paragraaf 2.1 is weergegeven. In elke stap zijn specifieke activiteiten voorzien en zijn bestuurlijke en formele besluiten noodzakelijk. Door deze besluitmomenten expliciet te verankeren in de planning wordt geborgd dat tijdig mandaat wordt verkregen, wettelijke procedures worden nageleefd en risico’s beheersbaar blijven.

De planning fungeert daarmee niet alleen als operationeel stuurinstrument voor het projectteam, maar ook als kader voor bestuurlijke monitoring en verantwoording. Door het koppelen van mijlpalen aan concrete besluitmomenten ontstaat transparantie over verantwoordelijkheden, wordt vertraging in de uitvoering voorkomen en wordt bestuurlijke rust gecreëerd in de aanloop naar en na de formele opheffing van de centrumregeling. In onderstaande overzicht is de planning van het opheffingstraject van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes weergegeven. 9-apr Baarn

13-apr Baarn

15-apr Baarn

21-apr Baarn

12-mei

27-mei

Eemnes

Baarn

Bespeking in college

3-jun Baarn

10-jun

22-jun

29-jun

Baarn

Eemnes

Eemnes

Informatie Oordeel in

Besluit in

Commissie vergadering

in de raad

de Raad

BSM

RaadsAanleveren staf + aan Eemnes

6

Aanleveren Staf

college

College

Raad

Eemnes

2.3 Vereffening van het vermogen Conform artikel 21 van de statuten dienen de colleges ingeval van opheffing van de Gemeenschappelijke regeling een besluit te nemen en stelt daarvoor de noodzakelijke regels op, vastgelegd in dit opheffingsplan. Op grond hiervan wordt in deze paragraaf ingegaan op de regels omtrent de vereffening van het vermogen. 2.3.1 Waarde van de bezittingen Aangezien de Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes een centrumregeling is, is er geen sprake van bezittingen. 2.3.2 Overname van verplichtingen In het kader van de vereffening wordt inzichtelijk gemaakt welke verplichtingen per 31 december 2026 bestaan die niet uit de balans blijkt. Deze verplichtingen worden, voor zover van toepassing, overgenomen door de deelnemende gemeenten en/of door hen aangewezen uitvoeringsorganisatie(s). Daarnaast wordt expliciet aandacht besteed aan verplichtingen en kosten die rechtstreeks voortvloeien uit het besluit tot opheffing van de Gemeenschappelijke regeling. 2.3.3 Vereffening van het vermogen Vereffening van het vermogen vindt plaats op basis van de liquidatiebalans. Aangezien de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes een centrumregeling betreft, is het opstellen van een liquidatiebalans niet van toepassing omdat de Gemeenschappelijke regeling geen rechtspersoonlijkheid heeft.

Voor nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk 5 van dit plan.

7

3. Juridische aspecten 3.1 Inleiding Omdat de samenwerking in de vorm van een Gemeenschappelijke regeling is gebaseerd op de Wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr.), kan deze niet zonder meer worden beëindigd. De deelnemende gemeenten moeten expliciet besluiten tot opheffing en daarbij handelen binnen de wettelijke kaders en de afspraken die in de regeling zelf zijn vastgelegd. In de praktijk betekent dit dat eerst duidelijk moet zijn wie welke besluiten neemt en welke instemming vereist is van raden en colleges. De opheffingsbepalingen uit de regeling en de Wgr geven hiervoor het formele kader. Aansluitend is het noodzakelijk om afspraken te maken over de afwikkeling van de Gemeenschappelijke regeling. Daarbij gaat het concreet, indien van toepassing, om de verdeling van bezittingen en schulden, de afhandeling van lopende contracten en verplichtingen richting derden, en de verdeling van eventuele financiële risico’s of aansprakelijkheden. In dit hoofdstuk komen alleen de juridische aspecten aan bod die betrekking hebben op de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes: personeel en rechten en verplichtingen. 3.2 Personeel In 2026 heeft de gemeente Baarn meerdere medewerkers in dienst die worden ingezet voor werkzaamheden ten behoeve van de Gemeenschappelijke regeling.

De hiermee gemoeide personeelskosten worden door de gemeente Baarn doorbelast aan de Gemeenschappelijke regeling. Als gevolg van de opheffing van de regeling per 1 januari 2027 vervallen deze werkzaamheden. De betreffende medewerkers zullen naar verwachting per die datum overgaan naar een nieuw samenwerkingsverband tussen de gemeenten Baarn en Soest. Op basis hiervan doen zich bij de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes geen personele frictiekosten voor. 3.3 Rechten en verplichtingen Bij de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling is het van belang om de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de regeling op zorgvuldige wijze af te wikkelen en toe te delen. Deze rechten en verplichtingen kunnen zowel publiekrechtelijk als privaatrechtelijk van aard zijn. Publiekrechtelijke taken en bevoegdheden die in het kader van de Gemeenschappelijke regeling zijn gemandateerd aan de centrumgemeente, vervallen bij opheffing van de regeling en vallen van rechtswege terug aan de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten. Dit betreft onder meer bevoegdheden op het terrein van belastingheffing, invordering en de behandeling van bezwaar- en beroepsprocedures. Vanaf het moment van opheffing zijn de afzonderlijke gemeenten weer zelfstandig bevoegd en verantwoordelijk voor de uitoefening van deze taken.

Privaatrechtelijke rechten en verplichtingen, zoals overeenkomsten met derden (bijvoorbeeld op het gebied van ICT, dienstverlening of externe advisering), worden geïnventariseerd in het kader van het opheffingstraject. Voor zover deze overeenkomsten nog doorlopen na de datum van opheffing, worden hierover expliciete afspraken gemaakt tussen de deelnemende gemeenten. Dit kan leiden tot beëindiging van contracten, overdracht aan één van de gemeenten of voortzetting binnen een nieuwe uitvoeringsstructuur. In het kader van het opheffingstraject zijn alle overeenkomsten waaruit rechten en verplichtingen voortvloeien geïnventariseerd. De contractuele verplichtingen lopen eind 2026 af, waardoor er geen afkoopsommen verschuldigd zijn.

8

Openstaande financiële verplichtingen en vorderingen die samenhangen met de uitvoering van de Gemeenschappelijke regeling worden betrokken bij de financiële afwikkeling van de opheffing. Eventuele saldi worden conform de afspraken in het opheffingsplan verrekend tussen de deelnemende gemeenten. Hierbij is geen sprake van vermogensverdeling, maar van een ordentelijke afronding en verrekening van kosten en verplichtingen. De openstaande beroeps- en bezwaarprocedures per 31 december 2026 worden overgedragen naar de afzonderlijke gemeenten. Vanaf 1 januari 2027 zijn gemeenten verantwoordelijk voor de afhandeling van deze procedures. Om inzicht te krijgen in de omvang hiervan zal Baarn een overzicht samenstellen van de aantallen openstaande beroeps- en bezwaarprocedures per 31 december 2026.

9

4. Archivering en archiefbeheer De archivering van stukken vormt een essentieel juridisch en organisatorisch onderdeel bij de uitvoering én de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes. De regeling bevat hiervoor specifieke bepalingen die direct voortvloeien uit de Archiefwet 1995 en die beogen de continuïteit, toegankelijkheid en rechtszekerheid van overheidsinformatie te waarborgen. 4.1 Inleiding In de statuten van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes is in artikel 22 het volgende opgenomen:  Op grond van artikel 22 van de regeling is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn, als centrumgemeente, aangewezen als zorgdrager voor de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van de aan de regeling gemandateerde taken. Dit houdt in dat Baarn verantwoordelijk is voor het rechtmatige beheer van deze archieven, waaronder begrepen de ordening, toegankelijkheid, duurzaamheid en beveiliging van de archiefbescheiden. Deze verantwoordelijkheid ziet zowel op papieren als digitale archieven en geldt gedurende de looptijd van de regeling.  Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden berust bij de aangewezen archivaris van de gemeente Baarn, voor zover deze archiefbescheiden nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Daarmee is het reguliere archiefrechtelijke toezichtkader van de centrumgemeente integraal van toepassing. Dit toezicht is van belang om te borgen dat het archiefbeheer voldoet aan de wettelijke kwaliteitseisen en dat archiefbescheiden tijdig en correct worden overgebracht of vernietigd.  Bij de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling geldt op grond van artikel 22, derde lid, dat expliciet een voorziening moet worden getroffen voor de archiefbescheiden, conform artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet 1995. Dit impliceert dat de opheffing niet kan plaatsvinden zonder vooraf vastgelegde afspraken over het beheer en de bestemming van de archieven. In het kader van het opheffingsplan moet daarom worden vastgelegd welke archiefbescheiden blijvend bewaard worden, welke eventueel voor vernietiging in aanmerking komen en op welke wijze het beheer en de toegankelijkheid na opheffing zijn georganiseerd.  De regeling wijst bovendien expliciet de archiefbewaarplaats van de gemeente Baarn aan als de archiefbewaarplaats voor de over te brengen archiefbescheiden. Dit betekent dat de duurzaam te bewaren archieven van de Gemeenschappelijke regeling na opheffing onder verantwoordelijkheid van Baarn blijven berusten en daar blijvend raadpleegbaar zijn.

Hiermee wordt voorkomen dat onduidelijkheid ontstaat over eigenaarschap, verantwoordelijkheid of toegankelijkheid van archiefinformatie, zowel voor de deelnemende gemeenten als voor derden. Voor het opheffingsplan heeft dit tot gevolg dat archivering geen facultatief of uitvoerend aandachtspunt is, maar een verplicht juridisch onderdeel van de afwikkeling. Het niet of onvoldoende regelen van de archiefvoorziening kan leiden tot strijdigheid met de Archiefwet en tot bestuurlijke en juridische risico’s, onder meer op het gebied van aansprakelijkheid, openbaarheid van bestuur en bewijsvoering. Het expliciet opnemen van de archiefvoorziening in het opheffingsplan is daarmee een noodzakelijke randvoorwaarde voor een rechtmatige, zorgvuldige en beheerste opheffing van de Gemeenschappelijke regeling.

10

4.2 Archivering data en documenten In het kader van de opheffing van de centrumregeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes dient de archivering en het informatiebeheer van alle gegevens en dossiers die betrekking hebben op de uitvoering van de belasting- en WOZ-taken voor de gemeente Eemnes zorgvuldig en expliciet te worden ingericht. Sinds januari 2023 voert de gemeente Baarn deze taken uit voor Eemnes en worden de bijbehorende gegevens geregistreerd en beheerd binnen de informatiesystemen van Baarn, waaronder het zaaksysteem (xxllnc Zaken), VRIS, iFinanciën (en de voorloper daarvan), Outlook en Teams. De archiefvorming vindt plaats conform de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. Binnen deze centrumregeling beschikt uitsluitend het zaaksysteem over een formele archief- en vernietigingsmodule. Alle belasting- en WOZ-zaken voor Eemnes zijn daarin per zaaktype geregistreerd, met toepassing van de bijbehorende bewaartermijnen. Op basis van de selectielijst zijn tot op heden geen blijvend te bewaren zaken vastgesteld binnen deze samenwerking. Jaarlijks zijn vernietigingslijsten opgesteld, getoetst en goedgekeurd door de gemeentearchivaris. De zaken die voor vernietiging in aanmerking kwamen en betrekking hadden op Eemnes zijn daadwerkelijk vernietigd; voor het lopende jaar is de vernietigingslijst in concept gereed en volgt uitvoering na goedkeuring.

Baarn werkt volledig digitaal; papieren post wordt gescand, als digitaal origineel beschouwd en na maximaal drie maanden vernietigd conform het vastgestelde vervangingsbeleid. In verband met de opheffing van de centrumregeling dienen de volgende concrete stappen te worden gezet:  Allereerst dient een integrale inventarisatie te worden uitgevoerd van alle archiefwaardige zaken en gegevens van Eemnes, zowel binnen het zaaksysteem als binnen de overige applicaties waarin geen archiefmodule aanwezig is en waar archivering en vernietiging handmatig plaatsvindt.  Op basis van deze inventarisatie is het voorstel, onder voorbehoud van goedkeuring van de gemeentearchivaris, om: a. de lopende zaken per 31 december 2026 over te dragen aan de gemeente Eemnes dan wel haar opvolgende uitvoeringsorganisatie, en b. de afgesloten zaken achterblijven bij Baarn, met duidelijke afspraken over beheer, toegankelijkheid, informatieverzoeken en kosten gedurende de geldende archieftermijnen. Deze afspraken worden vastgelegd in een overdrachtsplan archieven voor de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes. Alle gemaakte afspraken worden afgestemd met de bevoegde gemeentearchivaris(sen), zodat wordt geborgd dat de archivering en overdracht voldoen aan de Archiefwet, de geldende selectielijst en het vervangingsbeleid.

Hiermee wordt voorkomen dat na opheffing onduidelijkheid ontstaat over eigenaarschap, beheerlasten en rechtmatige toegankelijkheid van archiefinformatie binnen de voormalige centrumregeling.

11

5. Bezittingen en schulden 5.1 Inleiding De Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes is vormgegeven als een centrumregeling. De gemeente Baarn treedt op als centrumgemeente en voert de gemeentelijke belastingtaken uit namens de gemeente Eemnes. Deze samenwerkingsvorm heeft directe consequenties voor de financiële verantwoording en de balanspositie bij de opheffing van de regeling per 1 januari 2027. Een centrumregeling beschikt niet over rechtspersoonlijkheid. Hierdoor is geen sprake van een zelfstandige organisatorische of financiële entiteit. De Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes kan derhalve geen eigen vermogen aanhouden en voert geen afzonderlijke balans. Alle activa, passiva, lasten en baten die samenhangen met de uitvoering van de belastingtaken zijn opgenomen in de financiële administratie en jaarrekening van de gemeente Baarn. De financiële relatie met de gemeente Eemnes is vormgegeven via onderlinge verrekenafspraken. Deze betreffen onder meer doorbelastingen van uitvoeringskosten en bijdragen voor de uitvoering van belastingtaken. Deze afspraken maken integraal deel uit van de financiële huishouding van de centrumgemeente en worden niet verantwoord op een afzonderlijke balans van de regeling. Bij de opheffing van de centrumregeling per 1 januari 2027 is geen sprake van liquidatie van een zelfstandig lichaam.

Er wordt daarom geen afzonderlijke liquidatiebalans opgesteld. De financiële afwikkeling vindt plaats binnen de reguliere planning- en controlcyclus van de gemeente Baarn en richt zich op het ordentelijk beëindigen van de financiële relaties tussen Baarn en Eemnes. De financiële afwikkeling omvat in ieder geval:  het vaststellen en verrekenen van openstaande vorderingen en schulden tussen beide gemeenten;  het beëindigen van structurele en incidentele doorbelastingen;  het afwikkelen van lopende verplichtingen die namens de gastgemeente zijn aangegaan;  het verwerken van eventuele incidentele kosten die samenhangen met de beëindiging van de samenwerking. Eventuele financiële gevolgen voor de gemeente Eemnes worden inzichtelijk gemaakt en verrekend conform de afspraken in dit opheffingsplan. Daarbij is geen sprake van vermogensverdeling, maar uitsluitend van kosten- en verplichtingenverrekening. In de eindverantwoording wordt expliciet aandacht besteed aan de afronding van de centrumregeling. Hiermee wordt geborgd dat beide gemeenteraden volledig en transparant worden geïnformeerd over de financiële gevolgen van de opheffing.

12

6. Liquidatiebegroting Met de uitvoering van de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling zijn kosten gemoeid, die niet alleen betrekking hebben op het lopende jaar 2026, maar ook doorlopen in 2027, waarin de verdere afwikkeling plaatsvindt. 6.1 Liquidatiebegroting Het doel van de liquidatiebegroting is om de colleges van de gemeenten Baarn en Eemnes inzicht te geven in de uitvoeringskosten die naar verwachting gemoeid zijn met de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes. De liquidatiebegroting vormt daarmee een instrument voor de financiële beheersing en de bestuurlijke besluitvorming rondom de beëindiging van de regeling.

Onder uitvoeringskosten worden in dit verband verstaan de aanvullende en incidentele kosten die rechtstreeks voortvloeien uit het besluit tot opheffing en de uitvoering daarvan. Het betreft kosten die niet tot de reguliere exploitatie van de Gemeenschappelijke regeling behoren, maar specifiek samenhangen met het proces van afwikkeling en liquidatie. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan extra personele inzet ten behoeve van de coördinatie en uitvoering van de opheffing, externe advieskosten (zoals juridische en financiële advisering), alsmede kosten voor registratie, publicatie en administratieve afhandeling van besluiten. Eventuele afkoopsommen, claims of financiële gevolgen die voortvloeien uit lopende contracten, verplichtingen of juridische risico’s maken geen onderdeel uit van de liquidatiebegroting. Dergelijke posten worden afzonderlijk betrokken in de vereffening van het vermogen. Nr . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Omschrijving

Bedrag

Kosten Beroeps- en bezwaarprocedures na 2026 Kosten ICT-datamigratie Inzet ambtelijk personeel voorbereiding en begeleiding opheffing Externe advieskosten Kosten archivering Advies projectplan Projectleiding Totaal begrote kosten + PM

PM PM € 11.250 € 14.500 PM € 10.000 PM € 35.750

Voor het samenstellen van de liquidatiebegroting zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. Openstaande beroeps- en bezwaarprocedures gaan per 31 december 2026 over van de gemeenschappelijke regeling naar de gemeenten Baarn of Eemnes, afhankelijk van de gemeente waarvoor de procedure loopt. Verwachting is dat hiervoor geen extra kosten worden 2. Het uitgangspunt is dat de kosten voor de datamigratie voor rekening komen van de individuele gemeenten. Deze kosten zijn op dit moment nog niet goed in te schatten en worden mede bepaald door: - de mate waarin feedback op de technische migratie leidt tot de noodzaak om een externe expertise in te schakelen (migratie van de data van Eemnes); - de noodzaak om de datakwaliteit verder op te werken, wat kan resulteren in aanvullende kosten. 3. De voorbereiding van de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling vergt extra inzet van het ambtelijk personeel van de gemeente Baarn. De extra inzet heeft onder meer betrekking op voorbereidende interne en externe overleggen, waaronder afstemming met de betrokken gemeenten en deelname aan de werkgroep die belast is met de begeleiding van het opheffingstraject. De gemeente Baarn gaat uit van een extra inzet van 150 uur (voorcalculatorisch) tegen een uurtarief van € 75. 4. De externe advieskosten hebben betrekking op de werkzaamheden die door BDO zijn verricht ten 13

behoeve van het opstellen van een opheffingsplan. 5. 6.

7.

De kosten voor archivering hebben betrekking op de archiefkosten van data en documenten die samenhangen met de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling. Voor het opstellen van het projectplan wordt externe expertise ingehuurd. Een projectplan is nodig omdat de opheffing (en de overdracht van taken, data, dossiers en verantwoordelijkheden) veel onderling afhankelijke werkzaamheden omvat die moeten worden aangestuurd en beheerst. Rol van projectleider wordt ingevuld na afronding van het projectplan. De invulling van deze rol vindt in nauwe afstemming met Eemnes plaats.

De bovenstaande begroting betreft een inschatting van de te verwachten kosten. De afrekening tussen de gemeenten Baarn en Eemnes vindt plaats op basis van de daadwerkelijk gerealiseerde kosten. Deze kosten worden verdeeld tussen de gemeenten op basis van het inwonersaantal: 73% voor Baarn en 27% voor Eemnes. Voordat de gemeente Baarn kosten maakt ten behoeve van de liquidatie van de Gemeenschappelijke regeling, stemt zij dit eerst af met de gemeente Eemnes.

14

7. Risicoparagraaf 7.1 Inleiding Deze risicoparagraaf heeft tot doel inzicht te geven in de belangrijkste risico’s die samenhangen met de opheffing van de Gemeenschappelijke regeling voor Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes, uitgevoerd als centrumregeling. De paragraaf richt zich op de periode voorafgaand aan de opheffing, de overgangsfase en de nazorgfase na beëindiging van de regeling. De risico’s zijn beschreven vanuit het perspectief van zowel de centrumgemeente als de gastgemeente(n). 7.2 Risico’s opheffingstraject De opheffing van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Baarn en Eemnes brengt specifieke risico’s met zich mee die de continuïteit van de belastinguitvoering, de financiële afwikkeling en de bestuurlijke beheersbaarheid kunnen raken. Deze risico’s doen zich met name voor in de overgangsen nazorgfase en zijn bij een centrumregeling sterk verbonden aan de geconcentreerde uitvoeringsrol van de centrumgemeente. In deze paragraaf zijn de belangrijkste risico’s van het opheffingstraject in beeld gebracht, bezien vanuit het perspectief van zowel de centrumgemeente als de gastgemeente. Per risico is aangegeven welke beheersmaatregelen noodzakelijk zijn om de kans en impact te beperken en een beheerste, rechtmatige en controleerbare beëindiging van de regeling te waarborgen. Nr.

Risico

Toelichting (specifiek voor centrumregeling)

Beheersmaatregelen • Uitwerken gedetailleerd Bij een centrumregeling voert de centrumgemeente de overdrachts- en continuïteitsplan belastingtaken uit namens de gastgemeente(n). Bij opheffing Continuïteit van • Vastleggen moment en wijze 1 bestaat het risico dat deze taken niet tijdig of volledig worden belastingheffing en -inning van taakoverdracht overgedragen, met directe gevolgen voor aanslagoplegging, • Parallel laten lopen van inning en invordering. uitvoering (indien nodig) • Tijdige besluitvorming over De gastgemeente is doorgaans sterk afhankelijk van de toekomstige uitvoeringsvorm Afhankelijkheidsrisico 2 centrumgemeente voor kennis, systemen en uitvoering. Bij • Borging kennis en documentatie centrumgemeente beëindiging kan een kwetsbare overgangssituatie ontstaan. • Overdrachtsdossiers per belastingproces • Volledig contractenoverzicht Contracten met leveranciers (ICT, software, taxaties, print & Contractuele verplichtingen • Juridische toets op beëindiging mail) zijn vaak afgesloten door de centrumgemeente. 3 op naam van centrumen overdraagbaarheid Beëindiging of overdracht kan financieel en juridisch complex gemeente • Tijdige opzegging of zijn. heronderhandeling Belastingsystemen en data zijn veelal ondergebracht bij de • ICT-exit- en migratieplan centrumgemeente.

Overdracht aan gastgemeente of nieuwe • Datakwaliteitscontroles en 4 ICT- en datamigratie uitvoerder brengt risico’s met zich mee op het gebied van back-ups datakwaliteit en privacy. • AVG- en beveiligingstoets • Vastleggen governance- en mandaatstructuur tijdens De centrumregeling kent vaak een beperkte formele afbouwfase Governance- en 5 governance. Bij opheffing kan onduidelijkheid ontstaan over • Benoemen opdrachtgever en verantwoordingsrisico rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming. projectleider • Periodieke bestuurlijke voortgangsrapportages • Vastleggen nazorgafspraken in beëindigingsovereenkomst Na beëindiging blijven vaak taken bestaan, zoals bezwaar- en • Aanwijzen verantwoordelijk 6 Nazorg en restverplichtingen beroepsprocedures, naheffingen en archiefbeheer. Zonder bestuursorgaan duidelijke afspraken ontstaat een “restschuldrisico”. • Reservering voor resterende risico’s

Bij de opheffing van een centrumregeling is het risicoprofiel in belangrijke mate verbonden aan de sterke uitvoerende rol van de centrumgemeente. In deze samenwerkingsvorm zijn essentiële taken, 15

bevoegdheden, systemen en kennis geconcentreerd bij één gemeente, terwijl de bestuurlijke en democratische eindverantwoordelijkheid bij meerdere gemeenten berust. Dit maakt de opheffing van de regeling in organisatorisch, financieel en juridisch opzicht complex en kwetsbaar. Een beheerste beëindiging van de regeling vergt daarom expliciete en tijdige afspraken over de overdracht van taken en verantwoordelijkheden, de financiële afwikkeling, de inzet en positionering van personeel en de inrichting van de nazorgfase. Onvoldoende duidelijkheid of vertraging op één van deze onderdelen kan direct gevolgen hebben voor de continuïteit van de belastingheffing en -invordering, de rechtmatigheid van besluiten en de financiële positie van de betrokken gemeenten. In het bijzonder is het van belang dat de overdracht van processen, systemen en gegevens zorgvuldig wordt voorbereid en vastgelegd, zodat de uitvoering van wettelijke belastingtaken zonder onderbreking kan worden voortgezet. Daarnaast vraagt de financiële afwikkeling om heldere afspraken over de verdeling van kosten, baten en eventuele risico’s, om bestuurlijke discussies en aansprakelijkheidskwesties in de nazorgfase te voorkomen. Ook de personele component verdient nadrukkelijke aandacht, gezien het risico op kennisverlies en capaciteitsproblemen bij het beëindigen van de uitvoerende rol van de centrumgemeente.

Door deze aandachtspunten expliciet te adresseren en te verankeren in het opheffingsplan, wordt een kader gecreëerd voor een beheerste, transparante en controleerbare beëindiging van de regeling. Dit is een noodzakelijke randvoorwaarde om de continuïteit van de belastingtaken voor alle betrokken gemeenten te waarborgen en om bestuurlijke en financiële risico’s in de overgangs- en nazorgfase te beperken.

16