1445604 Debatrijk rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

1445604

Onderwerp

Debatrijk

Besluit in raad

25-02-2026

Portefeuillehouder(s)

Mevr. Struijk-Cramer namens het Presidium

Naam steller

Cindy Heusingveld

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1) Voor de aanschaf van de applicatie Debatrijk de eenmalige implementatiekosten van €17.850 en de kosten voor de maanden maart t/m december voor 2026 van €18.200 te dekken uit het positieve begrotingssaldo van 2026 2) Voor de jaren 2027 en verder het college de opdracht te geven om dekking te vinden voor de structurele kosten in de perspectiefnota 2026 en te verwerken in de begroting 2027 en verder. Samenvatting van het voorstel De gemeenteraad van Baarn maakt gebruik van een raadsinformatiesysteem (NotuBiz) om bestuurlijke stukken in te zien. Dit raadsinformatiesysteem wordt tevens door anderen gebruikt om deze bestuurlijke stukken en informatie van en over de gemeenteraad te raadplegen. Het raadsinformatiesysteem bevat een grote hoeveelheid bestuurlijke stukken en informatie. Hierdoor kan het voor gebruikers lastig zijn om snel en gericht de juiste informatie te vinden. De applicatie van Debatrijk maakt gebruik van een kunstmatige intelligentie (AI) om de gebruiker efficiënt en effectief te assisteren naar de juiste bestuurlijke stukken en informatie, Aanleiding In het raadsinformatiesysteem staat veel data. Het betreft onder andere veel bestuurlijke stukken, informatie van en over de gemeenteraad, alle vergaderingen van de raad en commissies inclusief alle bijbehorende stukken, alsmede opnamen van de openbare vergaderingen.

Meermaals is gebleken dat door deze grote hoeveelheid data het soms lastig kan zijn om op effectieve en efficiënte wijze de juiste data te vinden. Dit heeft gevolgen voor het raadswerk en de toegankelijkheid van informatie voor inwoners; het maakt het raadswerk voor raadsleden en steunfractieleden niet eenvoudiger, en ook inwoners moeten vaak langdurig zoeken naar de informatie die zij nodig hebben. Daarnaast kan het door de hoeveelheid teksten in stukken lastig zijn om grip te krijgen op kern/samenvatting van deze stukken. De gemeenteraad heeft bovendien de wens uitgesproken om dossiers die zich over meerdere jaren uitstrekken, beter (chronologisch) geordend te kunnen raadplegen. Daar is nu wel een stap mee gemaakt in het huidige raadsinformatiesysteem, maar daar zijn verder geen grotere veranderingen in voorzien. Daarnaast is er altijd een wens vanuit de gemeenteraad is om meer, beter en begrijpelijker naar buiten toe (inwoners) te communiceren en heeft de griffie het signaal ontvangen dat er door een aantal raadsleden en steunfractieleden behoefte is aan coaching vanuit de griffie, bijvoorbeeld bij de vraag hoe het verhaal wordt overgebracht en hoe dit kan worden versterkt. De applicatie van Debatrijk, die gebruik maakt van kunstmatige intelligentie, kan met meerdere modules voorzien in deze behoefte.

Debatrijk heeft op 2 december 2025 een demonstratie gegeven aan de raads- en steunfractieleden: daarop volgden positieve geluiden. In het presidium van 12 januari is vervolgens gesproken over de vraag of men er positief over is om dit ook in te stellen voor de

1

start van de nieuwe gemeenteraad, zodat de nieuwe gemeenteraad hier gelijk bij aanvang mee kan werken. Daar is afgesproken dat de griffie een raadsvoorstel voorbereidt voor de raadsvergadering van februari, gericht op het beschikbaar stellen van het benodigde budget hiervoor. Beoogd effect Bestuurlijke stukken en informatie in het raadsinformatiesysteem (NotuBiz) toegankelijker maken voor gebruikers; raadsleden en steunfractieleden, griffie, ambtenaren, college van B&W, inwoners en anderen door gebruik te gaan maken van de applicatie van Debatrijk. Argumenten  Raadsinformatie wordt toegankelijker en beter leesbaar voor zowel inwoners als raadsleden. Via het ‘Politiek Plein’ biedt de functionaliteit ‘Kijk Terug’ overzicht van wat de raad heeft besloten. De virtuele verslaggever doet in begrijpelijke taal verslag van de verschillende opvattingen van raadsleden en wat is besloten. Op ‘Kijk Vooruit’ krijgen inwoners en raadsleden uitleg over wat er binnenkort op de agenda staat. Het sluit dan ook aan op het doel uit het griffieplan om de informatievoorziening voor zowel de raad als de inwoners te verbeteren. 

Het bespaart tijd. Debatrijk maakt korte en slimme samenvattingen van wat de gemeenteraad heeft besloten en nog moet besluiten. Het maakt een samenvatting van de video- en audio-opnamen naar gesproken tekst en het maakt samenvattingen van raadsvoorstellen en achterliggende documenten. Het lezen van raadsstukken kost daardoor waarschijnlijk minder tijd. Ook is het makkelijker informatie eigen te maken, doordat het makkelijker zoeken is in alle stukken. Dit kan tevens leiden tot een afname van technische vragen, wat de ambtelijke organisatie ook tijd bespaart.



Het draagt bij aan de doelen van het raadscommunicatieplan Het zorgt voor extra raadscommunicatie door nieuwsartikelen voor inwoners. De functionaliteit ‘Journaal’ genereert een virtuele krant met een goed overzicht van de dagelijkse nieuwsactualiteit voor de gemeenteraad. Door notificaties kunnen raadsleden en bovendien ook inwoners op de hoogte blijven van belangrijk nieuws van de raad. Dit kan bijdragen aan het doel om de afstand tussen inwoners en gemeenteraad te verkleinen en aan het doel om de toegankelijkheid en zichtbaarheid van het raadswerk te verbeteren.



Het is makkelijk om dossiers aan te maken Raadsleden en steunfractieleden kunnen eenvoudig dossiers aanmaken om inzicht te krijgen in de historie van een onderwerp. De zoekmachine maakt het mogelijk te zoeken in het raadsinformatiesysteem. Voordeel van deze mogelijkheid is dat het een mooi overzicht oplevert van de historie van een bepaald onderwerp. De zoekmachine zoekt niet alleen in documenten, maar ook in video- en audio-opnamen en zet alle stukken (nota’s, moties, amendementen, spreekmomenten in de raad etc.) uit de historie op een overzichtelijke tijdlijn. De griffie kan ook zelfstandig dossiers voor raadsleden aanmaken over belangrijke onderwerpen. De raad krijgt zo een veel betere informatiepositie hetgeen ondersteunend is aan de rollen van de gemeenteraad: kaderstelling, controleren en volksvertegenwoordiging.



Het is beter en makkelijker zoeken dan in het huidige raadsinformatiesysteem In het raadsinformatiesysteem blijft het zoeken mogelijk, maar dit werkt nog steeds niet optimaal. Dit is omdat het primair gebouwd is als een vergadersysteem. Dit maakt het lastig om informatie terug te vinden wanneer de exacte vergadering of precieze benaming onbekend is. Er is al jaren een diepe wens van zowel de raad als de griffie om makkelijker te kunnen zoeken. Debatrijk maakt het mogelijk om documenten veel sneller en makkelijker te vinden. Dat scheelt zoektijd voor raadsleden en steunfractieleden, voor inwoners, pers en voor de griffie, college en ambtenaren.



De coachfunctie geeft raadsleden en steunfractieleden inzicht in hun vergadervaardigheden.

2

Uiteraard is deze functionaliteit alleen beschikbaar voor de eigen spreektijden. Voor deze functionaliteit moet dan ook worden ingelogd. Dit kan bijdragen aan het verder ontwikkelen van de eigen vaardigheden van raadsleden en steunfractieleden. 

Op termijn is het waarschijnlijk mogelijk om verslagen en notulen met behulp van Debatrijk te genereren. Wanneer dit mogelijk is hoeven er geen kosten meer gemaakt worden door de notulist.

Risico’s/kanttekeningen 

Debatrijk wordt naast het huidige raadsinformatiesysteem ingezet en vormt geen vervanging daarvan. Het gebruik van Debatrijk betekent dat raadsleden, steunfractieleden en griffie met meerdere systemen werken en extra inloggegevens moeten gebruiken.



Omdat er gebruik wordt gemaakt van AI zal de griffie een aantal zaken moeten controleren op juistheid, dit levert dus wat extra werk op voor de griffie.



De ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie (AI) volgen elkaar momenteel in hoog tempo op. Het is daarom niet uitgesloten dat er binnen afzienbare tijd een (beter) alternatief beschikbaar komt voor de applicatie van Debatrijk. Aan de aanschaf van Debatrijk zijn eenmalige implementatiekosten verbonden. Bij een eventuele overstap naar een alternatief systeem is het aannemelijk dat opnieuw implementatiekosten moeten worden gemaakt. Vooralsnog biedt zover bekend geen enkel andere applicatie datgene wat Debatrijk aanbiedt, het is de enige AI tool wat de volgende functionaliteiten aanbiedt: •Dossierfunctie; •Chatfunctie gelijkend aan ChatGPT en Copilot; •Raadscommunicatie naar buiten toe: er worden journaals gegenereerd op basis van de vergaderingen en de onderliggende stukken; •Coachfunctie.

Kosten, baten en dekking Debatrijk heeft een offerte uitgebracht. Deze gegevens zijn niet openbaar. U treft de offerte aan als vertrouwelijke bijlage. De eenmalige implementatiekosten bedragen 17.850 € en de jaarlijkse structurele kosten bedragen ongeveer 22.000 €. Binnen het huidige raadsbudget is hiervoor geen financiële ruimte. Om het benodigde budget ter beschikking te stellen is daarom een raadsbesluit nodig. Voor 2026 kan de financiering plaatsvinden vanuit het positieve begrotingssaldo. Voor de structurele kosten voor 2027 en verder is de opdracht aan het college om hiervoor dekking te vinden en het mee te nemen in de perspectiefnota van 2027 en te verwerken in de begroting 2027 en verder. Aanpak / Uitvoering Als u op 25 februari instemt met het voorstel, gaat de griffie met Debatrijk afspraken maken over de implementatie van de applicatie. De verwachting op basis van de ervaring van Debatrijk is dat de applicatie met de start van de nieuwe raad gereed is. Vervolgens kan er een training voor raadsleden worden ingepland met de nieuwe raad. Het contract zal in eerste instantie worden aangegaan voor een jaar, daarna is het maandelijks opzegbaar. De nieuwe raad kan dan na een jaar zijn eigen afweging maken over het vervolg. Duurzaamheid n.v.t. Communicatie De griffie zal hierover communiceren naar de inwoners en naar de nieuwe raads- en steunfractieleden.

Evaluatie Met de nieuwe raad zal er een evaluatie worden ingepland, ongeveer één jaar na de ingebruikname van Debatrijk, dus rond april 2027.

3

Gemeenteraad van Baarn, namens het presidium

Burgemeester M.A. Röell Bijlagen -

Vertrouwelijke bijlage: de offerte van Debatrijk

4