1441649 Uitkomsten selectieproces Wintertuin 2025 rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

1441649

Onderwerp

Uitkomsten selectieproces Wintertuin 2025

Besluit in raad

25 februari 2026

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

Naam steller

Jeroen van Spijk

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Akkoord te gaan met de uitkomsten van het selectieproces toekomstige exploitatie van de Wintertuin en akkoord te gaan met de voorgenomen gunning aan de enige partij die een inschrijving heeft ingediend. 2. Het college de opdracht te geven om – na de definitieve gunning – een huurcontract op te stellen met de winnende partij. Samenvatting van het voorstel De gemeenteraad van Baarn heeft het college van B&W opdracht gegeven een selectieproces te starten voor het vinden van een nieuwe huurder. Het selectieproces is nu beëindigd en de uitkomst wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Aanleiding Context De gemeente Baarn is sinds 1987 eigenaar van de Wintertuin. In de afgelopen decennia hebben verschillende huurders gebruikgemaakt van dit bijzondere gebouw. Sinds de zomer van 2023 staat de Wintertuin echter leeg. De gemeenteraad van Baarn heeft het college van B&W daarom opdracht gegeven om een selectieproces te starten om een nieuwe huurder te vinden. De raad heeft daarbij aangegeven dat het om een open uitvraag moet gaan. Deze open uitvraag bestaat uit drie fasen. In de eerste fase is via een marktconsultatie onderzocht welke ideeën geïnteresseerde partijen hebben voor de toekomstige exploitatie van de Wintertuin. In totaal hebben zeven partijen aan deze marktconsultatie deelgenomen.

De verwachting uit de marktconsultatiefase was dat er beperkte interesse zal zijn. Op basis van de uitkomsten van de marktconsultatie is een selectieprocedure ontworpen, die in september 2025 door de gemeenteraad is vastgesteld. De gemeenteraad stemde in met een aantal eisen aan de nieuwe huurder van de Wintertuin. Deze hielden onder meer in dat het gebouw toegankelijk bleef voor inwoners van Baarn, dat de exploitatie kan voldoen aan de vereisten vanuit het omgevingsplan, en dat het Cantonspark openbaar en verbonden bleef met de Wintertuin. Verder moest de exploitatie financieel haalbaar zijn, moest de huurder voldoende zekerheden bieden en gold een minimale huurprijs van €40.000 per jaar. Het monumentale deel mocht niet onomkeerbaar worden aangepast. Daarnaast waren er vier wensen opgesteld. De wensen waren: • A. Sociaal-maatschappelijke meerwaarde voor Baarn • B. Goede relatie met de buurt

1

• C. Duurzaamheid en inkomsten voor de gemeente • D. Bereidheid tot hogere huur Voor het vervolg werd gekozen voor een selectieproces waarbij het college de gemeenteraad zou informeren over de resultaten van de open uitvraag. De raad besluit uiteindelijk over de gunning via dit voorstel. In de tweede fase kregen geïnteresseerde partijen de mogelijkheid een voorstel uit te werken, op basis van de wensen en eisen van de gemeente. Zij konden hierbij technische vragen stellen. Daarnaast vond op vrijdag 21 november een schouw plaats, zodat potentiële kandidaten het gebouw konden bezichtigen. Van deze schouw is gebruik gemaakt. Ook zijn er diverse technische vragen gesteld. Na de publicatie van de uitvraag hebben zich drie partijen gemeld bij de gemeente met interesse in de huur van de Wintertuin. In de loop van de periode bleek dat twee van de drie partijen geen voorstel gingen indienen. Ze gaven daarbij aan dat ze gestelde voorwaarden te complex vonden om tot een voorstel te komen. Uiteindelijk is voor de deadline op 14 december één voorstel ingediend. Na 14 december beoordeelde de selectiecommissie, met juridische ondersteuning, de binnengekomen voorstellen. Eerst werd getoetst of de voorstellen voldeden aan de eisen, daarna volgde de beoordeling op basis van de wensen.

De selectiecommissie heeft geconstateerd dat het voorstel voldoet aan de eisen waarbij -zoals ook verwacht- er wel ruimtelijke aandachtspunten zijn bij het komen tot een omgevingsvergunning. In totaal heeft één partij een voorstel ingediend. Het relatief lage aantal inschrijvingen was verwacht. De belangrijkste reden voor de beperkte interesse was dat partijen aan veel eisen en wensen moesten voldoen. Commerciële partijen die afhaakten, gaven aan dat zij het te complex vonden om tot een goed voorstel te komen. Resumerend: bij de marktconsultatie (eerste fase) hebben zeven partijen meegedaan. Uiteindelijk zijn er bij de selectieprocedure (tweede fase) vier partijen geweest die in contact zijn geweest met de gemeente om eventueel mee te doen aan het selectieproces. Uiteindelijk hebben de twee commerciële partijen niet doorgezet. De twee partijen uit Baarn besloten om samen te gaan werken waardoor uiteindelijk één partij overbleef. In fase drie wordt de gemeenteraad gevraagd om te besluiten over de voorgenomen gunning. De beoordeling van de enige inschrijver door de selectiecommissie leidde tot een score van 79 van de 100 punten. De beoordeling laat zien dat het voorstel als kansrijk is aangemerkt. Dit voorstel is ontstaan nadat twee lokale partijen uit Baarn de handen in sloegen om gezamenlijk tot één voorstel te komen.

Omwonenden zijn daarbij betrokken geweest bij de totstandkoming van het plan waardoor het voorstel steun heeft vanuit de buurt. Samenvatting van het voorstel van de partij. Dit businessplan is opgesteld door de nieuw te vormen stichting in het kader van de selectieprocedure van de gemeente Baarn voor de exploitatie van de Wintertuin. Het plan is het resultaat van een intensieve samenwerking tussen de twee initiatiefnemers. De Wintertuin wordt voorgesteld als “een toegankelijke, groene ontmoetingsplek voor alle Baarnaars: een plek om te leren, werken, ontmoeten, genieten van cultuur en eten, en om lokale en duurzame producten te kopen. Daarbij wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de historie van het pand, het Cantonspark en de leefbaarheid van de buurt”. Missie en visie van de organisatie De missie is het realiseren van een hedendaagse botanische tuin voor Baarn: gastvrij, educatief en inspirerend. De visie is dat De Wintertuin uitgroeit tot het groene hart van Baarn, waar natuur, cultuur, educatie en creatief ondernemerschap samenkomen in een duurzame en inclusieve omgeving. Vier pijlers van het voorstel: 1. Café-restaurant & winkel gericht op daghoreca

2

Het café-restaurant biedt betaalbare, kwalitatieve gerechten met ingrediënten uit de eigen kas en van lokale producenten. Bezoekers eten letterlijk tussen de planten, waardoor de historische functie van de kas wordt hersteld. De exploitatie ligt in handen van ervaren horecaondernemers, met oog voor buurt, duurzaamheid en marktconforme prijzen. De focus van het café-restaurant is daghoreca waarbij in het voorstel de lunch als belangrijkste pijler wordt genoemd. Aangrenzend komt een winkel met lokale, duurzame producten en biologisch gekweekte planten, gerund door Baarnse ondernemers. In samenwerking met weer een andere Baarnse ondernemer draagt de plantenverkoop direct bij aan biodiversiteit. 2. Cultuur & media De Wintertuin wordt een culturele broedplaats met werkplekken voor circa tien creatieve en mediagerichte zzp’ers. Daarnaast is er ruimte voor kleinschalige culturele evenementen zoals exposities, lezingen, workshops en akoestische optredens. Geluidsdichte ruimtes maken podcast- en mediaproductie mogelijk zonder overlast voor omwonenden. 3. Educatie Er komt een breed educatief aanbod voor jong en oud, bestaande uit culinaire en groene workshops, educatieve activiteiten rond biodiversiteit en duurzame landbouw in samenwerking met lokale organisaties en scholen, én stageplekken voor jongeren en jongvolwassenen in horeca en winkel. 4.

Botanische tuin In samenwerking met botanische tuinen en lokale partners wordt De Wintertuin opnieuw ingericht als echte botanische tuin, met zowel eetbare als exotische planten. Hiermee krijgt Baarn een unieke, groene bestemming met regionale en culturele uitstraling. Het voorstel is goed geschreven en enthousiasmerend. Het betrekken van actieve buurtbewoners biedt goede kansen op breed draagvlak in de omgeving. Daarnaast besteedt het plan veel aandacht aan de manier waarop overlast voor de buurt zoveel mogelijk wordt beperkt. De verhuur van kantoor- en studioruimte(s) draagt voor ongeveer een derde bij aan de totale inkomsten van de stichting. Ongeveer vijfendertig procent van de inkomsten komt uit de horeca. In de eerste fase betalen de initiatiefnemers de minimale huurprijs, waarbij zij bereid zijn om deze huur over een periode van vijf jaar stapsgewijs te verhogen. Daarnaast zijn de initiatiefnemers bereid om zelf €64.000 te investeren in het pand. De selectiecommissie stelt het college van B&W en de gemeenteraad voor om akkoord te gaan met de voorgenomen gunning. Het college stelt naar aanleiding van de collegevergadering van 13 januari voor het advies van de selectiecommissie over te nemen. Het college is verheugd dat het proces tot een positief resultaat heeft geleid.

Beoogd effect Door de procedure die mede op aangeven van de raad is gevolgd en waartegen geen bezwaren zijn gemaakt, is het risico voor de gemeente als gevolg van de gekozen open uitvraag beperkt. Via de verhuur van de Wintertuin worden de volgende effecten verwacht: 1. 2.

Via de verhuur ten behoeve van het ingediende plan is er een maximale sociaal-maatschappelijke meerwaarde voor inwoners en ondernemers van Baarn; De verhuur leidt tot een beoogde verlaging van de gemeentelijke kosten;

In onderstaande tekst wordt de onderbouwing van het voorstel uitgewerkt in lijn met het beslispunt. Argumenten 1. Akkoord te gaan met de voorgenomen gunning aan de enige ingediende partij.

3

Uit het selectieproces is een winnende partij gekomen die een interessante mix van activiteiten aanbiedt. De Wintertuin wordt ingericht als een veelzijdige, groene ontmoetingsplek voor Baarn. Het café-restaurant biedt betaalbare en kwalitatieve daghoreca, met de lunch als belangrijkste pijler en gerechten bereid met ingrediënten uit de eigen kas en van lokale producenten. Bezoekers eten tussen de planten, waarmee de historische functie van de kas wordt hersteld. Aansluitend komt een winkel met lokale, duurzame producten en biologisch gekweekte planten, waarvan de verkoop bijdraagt aan biodiversiteit. Daarnaast ontwikkelt De Wintertuin zich tot een culturele broedplaats met werkplekken voor creatieve en mediagerichte zzp’ers en ruimte voor kleinschalige culturele activiteiten. Ook is er een breed educatief aanbod voor jong en oud, variërend van culinaire en groene workshops tot samenwerkingen met scholen en lokale organisaties, inclusief stageplekken voor jongeren. In samenwerking met botanische tuinen en lokale partners wordt het geheel vormgegeven als een eigentijdse botanische tuin met eetbare en exotische planten. Het voorstel is goed geschreven, enthousiasmerend en biedt, door de betrokkenheid van actieve buurtbewoners, goede kansen op breed draagvlak.

Als de gemeenteraad de voorgenomen gunning accordeert, moeten er nog een aantal vervolgstappen worden gezet en zoals bovenstaand beschreven blijven er risico’s bestaan of het voorstel kan worden vergund. Geheimhouding Op grond van artikel 87 Gemeentewet heeft het college geheimhouding opgelegd op de volgende bijlagen bij het raadsvoorstel, op grond van artikel 5.1 lid 2b Wet open overheid (economische en financiële belangen van de gemeente) en artikel 5.1 lid f Wet open overheid (de bescherming van andere dan in het eerste lid, onderdeel c, genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens): • 1441643 - GEHEIM - Bijlage 1 - Het voorstel van de partij • 1441643 - GEHEIM - Bijlage 2 - Calculatieberekeningen van de partij • 1441643 - GEHEIM - Bijlage 3 - Beantwoording eis 1 tot en met 7 • 1441643 - GEHEIM - Bijlage 4 - Aanvullende informatie mbt. de exploitatie • 1441643 - GEHEIM - Bijlage 5 - Gunningsadvies Wintertuin Waarom is geheimhouding noodzakelijk? Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet is door het college van B&W geheimhouding opgelegd op alle relevante bijlagen bij dit raadsvoorstel. Deze geheimhouding is gebaseerd op de in de Wet open overheid (Woo) genoemde uitzonderingsgrond financiële en economische belangen (artikel 5.1, lid 2, onder b). De selectieleidraad zelf en het juridisch advies van de advocaat zijn wel openbaar.

De geheimhouding is noodzakelijk omdat de gemeente bij de open uitvraag voor de exploitatie van de Wintertuin privaatrechtelijk handelt. Bij de verhuur van gemeentelijk vastgoed via een open uitvraag gelden bovendien de beginselen van behoorlijk bestuur. Dit houdt in dat de gemeente een gelijk speelveld moet creëren voor alle marktpartijen. Zakelijke en concurrentiegevoelige informatie die inzicht geeft in de positie, strategie of onderhandelingsruimte van marktpartijen moet daarom geheim blijven. Openbaarmaking kan de concurrentiepositie van betrokken partijen schaden. Door zorgvuldig te handelen worden mogelijke gerechtelijke procedures voorkomen. De geheimhoudingstermijn voor de bijlagen wordt vastgesteld op 10 jaar, passend bij de gebruikelijke termijn waarin zakelijke belangen en marktgevoeligheid relevant kunnen zijn. Financiële risico's Voor de exploitatie van het pand en het vinden van een geschikte huurder bestaan meerdere uitdagingen. Het betreft een rijksmonument, waardoor de onderhoudskosten hoog zijn. Deze kosten zullen grotendeels voor rekening van de gemeente blijven. Voor de toekomstige exploitant zijn de huisvestingskosten relatief hoog, vooral door de noodzakelijke klimaatbeheersing. Bovendien ligt het pand in een rustige wijk, waardoor het niet

4

automatisch veel bezoekers zal trekken. Dit beïnvloedt de lange termijn haalbaarheid van de exploitatie. Zonder huurder zullen de jaarlijkse kosten voor de gemeente verder oplopen. Daarnaast zijn er financiële risico’s bij de start van de huur. Als de vergunningsaanvraag van de kandidaat niet wordt goedgekeurd of de huurder zich terugtrekt, blijft het pand langer leeg Juridische risico's Tijdens zowel het selectieproces als de aanpassing van het omgevingsplan kunnen juridische risico’s optreden, met mogelijke financiële gevolgen. Ook de openbare uitvraag zelf kan juridische risico’s met zich meebrengen, bijvoorbeeld wanneer partijen bezwaar maken tegen genomen besluiten. Om deze risico’s te beperken zet de gemeente extra juridische en ruimtelijke-ordening kennis in. Hun inzet is nodig om het proces zorgvuldig in te richten, bezwaarprocedures te voorkomen of effectief af te handelen. Daarnaast blijft het essentieel dat de winnende partij wordt geselecteerd op basis van de inhoudelijke uitkomsten van het proces, en niet op grond van politieke voorkeuren. Algemene risico's Er zijn verschillende algemene risico’s bij het proces. Zo kan er bijvoorbeeld vertraging optreden doordat bepaalde procedurestappen meer tijd in beslag nemen dan gepland.

Om dit te voorkomen is het belangrijk om vooruit te plannen, duidelijke processtappen te benoemen en tijdig te overleggen wanneer vertraging dreigt. Waar mogelijk kan het proces bijgestuurd worden, zonder afbreuk te doen aan de noodzakelijke zorgvuldigheid. Daarnaast bestaat het risico dat, ondanks een correct doorlopen procedure, sommige partijen in Baarn teleurgesteld zijn over de uitkomst van het selectieproces. Dit vraagt om een transparante communicatie en heldere motivering van de genomen besluiten. In het specifieke geval van dit voorstel ziet de selectiecommissie drie grotere risico’s om tot een succesvolle exploitatie te komen: I. Bestemming en vergunningverlening Het belangrijkste risico is dat het plan op onderdelen afwijkt van de huidige bestemming van een cultuur en educatief centrum met galerie- en tentoonstellingsruimten en cursusruimten. Dit kan worden opgelost doordat de initiatiefnemers een omgevingsvergunning moeten aanvragen die in lijn is met het voorgestelde plan. Het risico bestaat dat de omgevingsvergunning stuit op bezwaren. II. Uitwerking van de businesscase Het tweede risico betreft de verdere uitwerking van de businesscase. Positief is dat het plan uitgaat van een mix van inkomsten, waardoor opbrengsten worden gegenereerd uit verschillende activiteiten en verhuurvormen.

Tegelijkertijd is het concept nieuw, waardoor onzeker is of alle onderdelen daadwerkelijk succesvol zullen zijn en in voldoende mate zullen bijdragen aan de geraamde inkomsten. III. Samenwerking tussen betrokken partijen Het derde risico heeft betrekking op de samenwerking tussen de verschillende betrokken partijen. De kracht van het voorstel ligt in de unieke coalitie van buurtbewoners en betrokken ondernemers uit Baarn. Tegelijkertijd bestaat het risico dat, wanneer de opstartfase anders verloopt dan voorzien, dit gevolgen kan hebben voor de samenwerking en daarmee voor de duurzaamheid van het initiatief op de langere termijn. Deze risico’s zijn niet uniek en kunnen ook gelden voor eventuele andere kandidaten. Bij het uitblijven van accordering van het bovenliggende voorstel zal het college, overeenkomstig de wens van de raad, overgaan tot het opstellen van een voorstel tot verkoop. Kosten, baten en dekking

5

Voor het selectieproces zijn middelen vanuit de begroting 2025 beschikbaar gesteld. Aanpak / Uitvoering Na een positief besluit zullen de volgende stappen moeten worden gezet: Proces van voorgenomen tot definitieve gunning Bij een open uitvraag wordt vaak gewerkt met een voorgenomen gunning. Dit betekent dat een partij die het voorgenomen wordt gegund formeel wordt aangewezen als de beoogde winnaar van een selectieproces. Tegelijkertijd is het besluit nog niet definitief. De voorgenomen gunning biedt de gemeente de mogelijkheid om het proces zorgvuldig af te ronden en eventuele bezwaren te behandelen voordat een definitieve overeenkomst wordt gesloten. Na de voorgenomen gunning volgt meestal een periode van standstill. Tijdens deze periode kunnen andere inschrijvers bezwaar maken of vragen om nadere toelichting. Dit geeft de overheid de kans om het selectieproces transparant en juridisch correct te controleren en te verantwoorden. Pas nadat deze fase is afgerond, kan het college of de bevoegde instantie overgaan tot de definitieve gunning en het sluiten van het contract met de winnende partij. Na de definitieve gunning moet het huurcontract worden opgesteld en is een omgevingsvergunning nodig Na de definitieve gunning is het proces nog niet volledig afgerond; er zijn nog twee belangrijke stappen. Allereerst moet een huurcontract worden opgesteld.

Tijdens het selectieproces is al een conceptversie gepubliceerd, maar bij de afronding kunnen nog enkele kleine aanpassingen nodig zijn. Deze stap kan worden afgehandeld door de afdeling Vastgoed. Daarnaast is een omgevingsvergunning vereist, wat een standaardprocedure is voor dit type pand. Afhankelijk van de activiteiten kunnen aanvullende vergunningen nodig zijn, zoals een horecavergunning. Hoe lang het gaat duren om deze procedure te doorlopen is nog niet bekend. De winnende partij is zelf verantwoordelijk voor het indienen van de aanvraag. Dit zal via de reguliere procedure moeten worden doorlopen. Het college heeft altijd gewezen op de risico’s bij de verhuur van de Wintertuin. Ook in dit raadsvoorstel worden de belangrijkste risico’s samengevat. Het college heeft veel aandacht besteed aan het doorlopen van een zorgvuldige en transparante procedure. Alle fasen zijn transparant verlopen en ook is veelvuldig extern juridisch advies ingewonnen om de juridische risico’s te beperken. Ook heeft een onafhankelijke selectiecommissie de voorstellen beoordeeld. Bij overheidsinkopen is het essentieel dat beslissingen transparant, eerlijk en op inhoud gebaseerd zijn. Onafhankelijke selectiecommissies zorgen ervoor dat voorstellen objectief worden beoordeeld, zonder politieke of persoonlijke voorkeuren.

Dit voorkomt belangenverstrengeling en versterkt het vertrouwen van marktpartijen dat iedereen gelijke kansen krijgt. Daarnaast draagt een onafhankelijke commissie bij aan juridische robuustheid. Door deskundigen in te schakelen, worden risico’s op bezwaar of rechtszaken beperkt. Ook verhoogt het de kwaliteit van de besluitvorming, doordat risico’s en kansen zorgvuldig worden afgewogen. Planning De globale planning is als volgt: Februari 2026 – Voorgenomen gunningsbeslissing door raad Maart 2026 – Definitieve beslissing na bekendmaking van voorgenomen besluit Na maart 2026 – Accordering huurcontract en doorlopen van omgevingsprocedure De exacte planning na maart kan nog niet worden vastgesteld, omdat op dit moment niet is in te schatten wanneer de omgevingsvergunningsaanvraag wordt ingediend. In het algemeen duurt de afhandeling van een reguliere omgevingsvergunningsprocedure 8 tot 14 weken en een uitgebreide procedure ongeveer 26 weken. Deze termijnen zijn exclusief eventuele bezwaar- en beroepstermijnen.

6

Duurzaamheid Nvt Communicatie Nadat de raad het besluit heeft genomen zal de indiener op de hoogte gesteld worden en wordt het besluit ook in een persgesprek bekend gemaakt. Verdere communicatie verloopt via het reguliere raadsproces en de reguliere media. Niet alle stukken kunnen openbaar worden gemaakt. Dit hangt samen met het feit dat het een privaatrechtelijke procedure waar vertrouwelijkheid rondom aangeleverde bedrijfsinformatie een vast onderdeel is van het proces. Evaluatie Na 5 jaar volgt een evaluatie met de geselecteerde partij voor contractverlening en de eventuele koopoptie.

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: Geheime bijlagen: 1441643 - GEHEIM - Bijlage 1 - Het voorstel van de partij 1441643 - GEHEIM - Bijlage 2 - Calculatieberekeningen van de partij 1441643 - GEHEIM - Bijlage 3 - Beantwoording eis 1 tot en met 7 1441643 - GEHEIM - Bijlage 4 - Aanvullende informatie mbt. de exploitatie 1441643 - GEHEIM - Bijlage 5 - Gunningsadvies Wintertuin Openbare bijlagen:

7

1441649 Uitkomsten selectieproces Wintertuin 2025 bijlage 6 Selectieleidraad Wintertuin definitief Tenderned november 2025 1441649 Uitkomsten selectieproces Wintertuin 2025 bijlage 7 Advies mr Versteeg van 8 januari 2026

8