1431965 Aanpassingen van het RvO Bijlage 2 Aanpassingen RvO 2026 zichtbaar rood

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Gemeente Baarn 2026 De raad van de gemeente Baarn gelezen het voorstel van het presidium van d.d. 12 januari 2026 gelet op artikel 16 van de Gemeentewet; gezien de evaluatie van de huidige vergaderwijze besluit de volgende verordening vast te stellen: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Baarn 2026.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing; actiepuntenlijst: overzicht met door het college gedane toezeggingen tijdens Informatie in de raadscommissie, Oordeelsvorming in de raadscommissie en de raadsvergadering en door de raad aangenomen moties; bespreekstuk: een voorstel op de agenda van de raadsvergadering waarover door minimaal één deelnemer in Oordeelsvorming in de raadscommissie is aangegeven het voorstel tijdens de raadsvergadering te willen bespreken; griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger; hamerstuk: een voorstel op de agenda van de raadsvergadering waarover in Oordeelsvorming in de raadscommissie unaniem is aangegeven dat geen verdere bespreking in de raadsvergadering gewenst is; Informatie in de raadscommissie: eerste fase in de raadscyclus (beeldvorming); Informatie in de commissie is een commissie zoals bedoeld in artikel 82 van de gemeentewet; initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een verordening of ander voorstel; jaarplanning: overzicht van door college en raad aangemelde onderwerpen voor de agenda van de commissievergaderingen en de raadsvergadering motie: verklaring van een raadslid waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken; Oordeelsvorming in de

raadscommissie: tweede fase in de raadscyclus (oordeelsvorming); Oordeelsvorming in de raadscommissie is een commissie zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet; raadsinformatiebrief: schriftelijke informatie van het college aan de raad in het kader van de actieve informatieplicht; raadsvergadering: derde fase in de raadscyclus (besluitvorming); officiële vergadering van de gemeenteraad; steunfractielid: lid van Informatie in de raadscommissie en Oordeelsvorming in de raadscommissie, niet zijnde raadslid; subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement; voorzitter: voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger; wet: Gemeentewet. Artikel 2. Het presidium 1. Er is een presidium dat bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters. 2. De voorzitter van de gemeenteraad is voorzitter van het presidium. 3. Fractievoorzitters kunnen zich bij afwezigheid in het presidium laten vervangen door een raadslid of steunfractielid. 4. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen. 5. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie. 6. De griffier is adviseur van het presidium en draagt zorg voor de voorlopige agenda en de besluitenlijsten van het presidium 7.

De vergaderingen van het presidium zijn niet openbaar.

1

Artikel 3. De agendacommissie en het vaststellen van vergaderingen 1. Er is een agendacommissie die bestaat uit een raadslid vanuit de coalitie en een raadslid vanuit de oppositie. 2. De griffier en de gemeentesecretaris zijn als adviseur aanwezig bij de vergaderingen van de agendacommissie. 3. De agendacommissie vergadert één keer per vergadercyclus of zoveel vaker als zij nodig acht. 4. De agendacommissie stelt op voordracht van de griffier de voorlopige agenda’s op van Informatie in de raadscommissie, Oordeelsvorming in de raadscommissie en de Raadsvergadering. 5. De jaarplanning is hierbij richtinggevend. 6. Raadsleden en steunfractieleden kunnen via de griffier agendavoorstellen indienen bij de agendacommissie 7. De leden van de agendacommissie krijgen het mandaat van de raad voor het opstellen van deze voorlopige agenda’s: zij werken onafhankelijk, neutraal en zonder partijpolitiek belang. 8. De agendacommissie stelt de vergaderingen vast als bedoeld in artikel 17, eerste lid, van de Gemeentewet en het volgend lid. 9. De agendacommissie besluit op grond van een advies van het college en een mogelijk advies van raadsleden en/of steunfractieleden welke betrokkenen door de griffier worden uitgenodigd om de vergadering bij te wonen en worden geattendeerd op de mogelijkheden om in te spreken tijdens Informatie in de raadscommissie. 10.

De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar. Artikel 4. De griffier 1. De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van het presidium en kan aanwezig zijn in de commissievergaderingen van de raad. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een plaatsvervanger die door de raad is aangewezen. 3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen en commissievergaderingen deelnemen. 4. De griffier legt alvorens zijn ambt te aanvaarden dan wel in de eerste vergadering na de aanvaarding, in handen van de voorzitter een ambtseed of belofte af. Artikel 5. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden 1. Bij de benoeming van een raadslid stelt de raad door middel van loting door de voorzitter een commissie in bestaande uit drie raadsleden. Het eerst aangewezen raadslid is tevens de voorzitter van de commissie. la. Raadsleden nemen geen zitting in een commissie die de geloofsbrieven van een raadslid van de eigen fractie onderzoekt. Dit geldt bij individuele installaties en niet voor geloofsbrievenonderzoek na de verkiezingen. 2. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad.

Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies. 3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in het laatste Besluit in de Raad in oude samenstelling na de raadsverkiezingen. 4. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. 5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd raadslid op om in de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en benoeming wethouders 1. Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad door middel van loting door de voorzitter een commissie in bestaande uit drie raadsleden. Het eerst aangewezen raadslid is tevens de voorzitter van de commissie. la. Raadsleden van de fractie die de wethouder hebben voorgedragen nemen geen zitting in een commissie die de geloofsbrieven van deze wethouder onderzoekt. Dit geldt alleen bij individuele installaties en niet voor een geloofsbrievenonderzoek bij de benoeming van collegeleden na de verkiezingen.

2

2. Deze commissie onderzoekt of de benoeming van de kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de wet. 3. De commissie brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder. Indien van toepassing wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies. 4. De burgemeester kan voor de aanvang van iedere ambtstermijn en tussendoor bij wisselingen opdracht geven om de kandidaat-wethouders aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester rapporteert hierover aan de raad. Artikel 7. Fracties en afsplitsingen van fracties 1. Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd. 2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren. 3. De namen van de fractievoorzitters worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter. 4. Andere fracties dan die bedoeld in het eerste lid kunnen gedurende een zittingsperiode niet worden gevormd, tenzij door samenvoeging van twee of meer van die fracties. 5.

Als één of meer raadsleden van één of meer fracties zich afsplitsen als zelfstandig raadslid of als zelfstandige groep of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter. 6. Een zelfstandig lid of zelfstandige groep bedoeld in het eerste lid, wordt aangeduid als: • a. lid, gevolgd door van de achternaam van het betreffende lid, indien het één lid van de raad betreft. • b. groep, gevolgd door achternamen van de betreffende leden van de raad, indien het meerdere leden betreft. 7. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging. 8. Bij splitsing van een fractie kan het bestuur van een organisatie die de betreffende leden kandidaat heeft gesteld aangeven welk lid of welke groep leden het steunt. Dat lid of die groep zal als fractie worden beschouwd. Als dit geen uitsluitsel biedt, beslist de raad. Hoofdstuk 2. Raadsvergaderingen Paragraaf 1. Voorbereiding Artikel 8. Vergaderfrequentie 1. De gemeenteraad stelt in de regel in Raadsvergadering in oktober het vergaderschema voor het komend jaar vast. 2. De raadsvergaderingen vinden in de regel plaats op de vierde woensdag van de maand. De vergaderingen vangen aan om 20.00 uur en worden gehouden in het gemeentehuis. 3.

De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg met de agendacommissie. 4. In het geval dat om 23:00 uur nog niet alle op de agenda vermelde onderwerpen zijn behandeld, schorst de voorzitter de vergadering, tenzij de meerderheid van de aanwezige leden van oordeel is dat de vergadering moet worden voortgezet. Ingeval van schorsing wordt de betreffende vergadering in principe de volgende dag om 20:00 uur voortgezet. Artikel 9. Oproep en agenda 1. De voorzitter zendt ten minste zes dagen voor een raadsvergadering een digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de stukken waarop geheimhouding is opgelegd. 2. In de voorlopige agenda wordt een onderscheid gemaakt in bespreekstukken en hamerstukken. 3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden, met uitzondering van de stukken waarop geheimhouding is opgelegd. 4. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

3

Met opmerkingen [CH1]: Dit zorgt ervoor dat raadsleden die zich afscheiden van een fractie geen eigen (of met iemand anders samen) nieuwe fractie kunnen vormen

Met opmerkingen [CH2]: Er kunnen geen nieuwe fracties ontstaan maar een fractie die al bestond zou zich wel anders kunnen gaan noemen gedurende de raadsperiode, daarnaast kunnen fracties zich samenvoegen. Met opmerkingen [CH3]: Dit heb ik vanuit andere voorbeelden in het RvO als suggestie opgenomen om als oplossing te dienen voor het probleem wat kan ontstaan als er bij afsplitsingen van een fractie twee groepen claimen niet de afsplitsing te zijn en zich niet af te splitsen maar de al bestaande fractie te zijn. Het is in dit geval niet fijn om de beoordeling hiervan aan de burgemeester of de raad te laten, maar dat het bestuur van die politiek partij kan aangeven wie het steunt. Het nadeel is dat je zeggingskracht geeft aan een bestuur van een politieke organisatie die eigenlijk irrelevant is voor de raad

Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken 1. De vergaderstukken zijn digitaal beschikbaar en worden op de website van de gemeente geplaatst. 2. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier. 3. Geheime stukken worden digitaal in een afgeschermde omgeving aan de raads- en steunfractieleden ter beschikking gesteld. Artikel 11. Openbare kennisgeving 1.Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de website van de gemeente Baarn en aankondiging in een nieuwsblad. 2.In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden. Paragraaf 2. Ter vergadering Artikel 12. Presentielijst 1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen. 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld. 3. Bij verhindering melden raadsleden zich voor het begin van de raadsvergadering af bij de voorzitter via de griffier. Artikel 13. Zitplaatsen 1.

De voorzitter, de leden van de raad en de griffier hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter na overleg in het presidium bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen. 2. De raadsfracties zitten in volgorde van grootte van fractie, tegen de richting van de klok in. 3. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het presidium. Artikel 14 Aantal spreektermijnen 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist. 2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten. De voorzitter heeft daarnaast de mogelijkheid om in te grijpen bij ongepaste uitdrukkingen en provocerende attributen 3. Raadsleden voeren in één termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel. 4. Interrupties bestaan uit een vraag en duren in principe niet langer dan 30 seconden. 5. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend ten aanzien van de beraadslaging daarover. 6. Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde. Artikel 15.

Deelname aan de beraadslaging door anderen Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet, kan de raad besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Artikel 16. Voorstellen van orde Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over. Paragraaf 3. Stemmingen Artikel 17. Stemverklaring Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag kort toelichten. Stemverklaringen zijn kort, duren in principe niet langer dan 30 seconden en mogen niet het karakter krijgen van een spreektermijn of herhaling van zetten.

4

Artikel 18. Beslissing 1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. 2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing. Artikel 19. Stemming; procedure hoofdelijke stemming 1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen. 2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming te hebben onthouden. 3. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad. 4. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier of de voorzitter de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder op alfabetische volgorde. 5.

Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging. 6. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming. 7. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit. Artikel 20. Volgorde stemming over amendementen en moties 1. Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel. 2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft. 3. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd. 4.

Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken. Artikel 21. Stemming over personen 1. Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau. 2. Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren. 3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje. 4. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau. Paragraaf 4. Verslaglegging; ingekomen stukken Artikel 22. Verslag en besluitenlijst 1. De griffier draagt zorg voor verslagen (schriftelijk en video of audio) en besluitenlijsten van raadsvergaderingen. 2. Uit een verslag blijkt in ieder geval: a. de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; b. een aantekening van welke raadsleden afwezig waren;

5

c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; d. een zakelijke samenvatting of een woordelijk verslag van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers; e. een overzicht van het verloop van elke stemming met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de wet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist; f. de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen, en g. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 13 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen. 3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de raadsleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de raadsvergadering waarop het betrekking heeft. 4. De leden, de voorzitter, de wethouders en de griffier hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient 24 uur voor het vaststellen van het verslag bij de griffier te worden ingediend 5.

Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier. 6. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. 7. Elektronisch beschikbare verslagen en besluitenlijsten worden op de website van de gemeente geplaatst. Artikel 23. Ingekomen stukken 1. Bij de raad ingekomen stukken, waaronder raadsinformatiebrieven, worden op de Lijst Ingekomen Stukken voor de raad geplaatst die aan de raadsleden en steunfractieleden digitaal beschikbaar wordt gesteld en op de website wordt geplaatst. 2. Na de vaststelling van het verslag stelt de raad op voorstel van de griffier de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast. 3. Vastgestelde Lijsten Ingekomen Stukken worden ondertekend door de voorzitter en griffier. Artikel 24. Actiepuntenlijst en jaarplanning 1. De griffier en het college dragen ieder voor zijn deel zorg voor de actiepuntenlijst. 2. Door het college gedane toezeggingen tijdens commissie en raadsvergaderingen en de door de gemeenteraad aangenomen moties worden door de griffie(r) op de actiepuntenlijst geplaatst. 3. Het college informeert de raad over het nakomen van de toezeggingen door middel van Raadsinformatiebrieven of voortgangsinformatie in de actiepuntenlijst. 4.

De actiepuntenlijst wordt door de gemeenteraad tijdens de raadsvergadering vastgesteld. De jaarplanning is ter kennisname. 4a. Na de vergadering van de agendacommissie wordt een actuele actiepuntenlijst en jaarplanning aan de agenda toegevoegd. 5. Vastgestelde actiepuntenlijsten worden ondertekend door de voorzitter en griffier. Paragraaf 5. Besloten raadsvergaderingen Artikel 25. Toepassing reglement op besloten vergaderingen Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 26. Verslag besloten vergadering 1. Van een besloten vergadering wordt alleen een schriftelijk verslag gemaakt (geen besluitenlijst en audio of video verslaglegging) 2 Conceptverslagen van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar berusten bij de griffier die deze digitaal in een afgeschermde omgeving aan de raads- en steunfractieleden ter beschikking stelt. 3. De leden, de voorzitter, en de griffier hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of

6

besloten is. Een voorstel tot verandering dient 24 uur voor het vaststellen van het verslag bij de griffier te worden ingediend. 4. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een (besloten) raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. 5. Als er geen voorstellen tot wijziging zijn ingediend, wordt het verslag in de openbare raadsvergadering vastgesteld. 6. Als er voorstellen tot wijziging zijn ingediend, worden de deuren gesloten en wordt het verslag in een besloten raadsvergadering vastgesteld 7. De vastgestelde verslagen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend. Artikel 27. Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. Paragraaf 6. Toehoorders en pers Artikel 28. Toehoorders en pers 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

Artikel 29. Geluid- en beeldregistraties Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. Hoofdstuk 3. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden Artikel 30. Amendementen en subamendementen 1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, via de griffier, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. 2. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. Artikel 31. Moties 1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter, via de griffier, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. 2. Een motie wordt ingediend bij de behandeling van het agendapunt. 3. Een motie over een niet geagendeerd onderwerp wordt ingediend bij de vaststelling van de agenda. 4. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft. 5. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld. 6.

Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. Artikel 32. Initiatiefvoorstel 1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter, via de griffier. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van het college. 2. Het college kan binnen twee weken nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen. 3. Nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel via de agendacommissie op de agenda van de eerstvolgende commissie en raadsvergadering geplaatst. De agendacommissie kan het ook direct op de voorlopige

7

agenda van de eerstvolgende raadsvergadering plaatsen indien de schriftelijke oproep hiervoor nog niet is verzonden. 4. Het bepaalde in dit artikel is niet van toepassing voor zover het onderwerpen betreft die “des raads” zijn en ten aanzien waarvan het college in het kader van het dualisme ook geen voorbereidende werkzaamheden hoeft te verrichten. Als het initiatiefvoorstel gaat over het ontslag van een wethouder kan deze na instemming van de raad meteen aan de agenda toegevoegd worden. Artikel 33. Collegevoorstel 1. Een collegevoorstel aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, wordt niet ingetrokken zonder toestemming van de raad. 2. Als de raad van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug te zenden aan het college, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Artikel 34. Interpellatie 1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter, via de griffier. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen. 2. De voorzitter brengt via de griffier de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. 3.

Over verzoeken die ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering. 4. De raad willigt het verzoek tot het houden van een interpellatie in, indien het verzoek wordt gesteund door minimaal vier van de aanwezige raadsleden. 5. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft. Artikel 35. Schriftelijke vragen 1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier, deze vragen worden schriftelijk beantwoord. 2. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raads- en steunfractieleden, het college of de burgemeester en publiceert de vragen op de website van de gemeente. 3. De schriftelijke beantwoording gebeurt zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen dertig dagen nadat de vragen zijn ingediend. 4. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door de griffier aan de raadsen steunfractieleden toegezonden en tevens gepubliceerd op de website. 5.

De vragensteller kan bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering nadere inlichtingen vragen over het door het college of de burgemeester gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist. Artikel 36. Inlichtingen 1. Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de wet schriftelijk in bij de griffier. 2. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsen steunfractieleden en het college of de burgemeester. 3. De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen tien dagen nadat het verzoek is ingediend. 4. Indien de inlichtingen niet binnen deze termijn aan de raad verschaft kunnen worden, stelt het verantwoordelijk lid van het college of de burgemeester via de griffier de indiener van het verzoek hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen de inlichtingen verschaft zullen worden. Artikel 37. Vragenhalfuur 1. Er is een vragenhalfuur van 20.00 uur tot uiterlijk 20.30 uur, voor het vaststellen van de agenda, tenzij er bij de voorzitter, via de griffier, geen vragen zijn ingediend. 2. In bijzondere gevallen kan de agendacommissie bepalen dat het vragenhalfuur op een ander tijdstip wordt gehouden. De voorzitter bepaalt op welk tijdstip het vragenhalfuur eindigt. 3.

Raadsleden die tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, dienen tenminste 12 uur voor aanvang van de raadsvergadering het onderwerp met de vragen in bij de voorzitter, Fvia de griffier.

8

4 De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raads- en steunfractieleden, het college of de burgemeester en publiceert de vragen op de website,. 5. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld. 6. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college, voor de burgemeester en voor de overige raadsleden. 7. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. 8. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. 9. Vervolgens kan de voorzitter aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. 10. Tijdens het vragenhalfuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten. Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 38. Uitleg reglement In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter. Artikel 39. Intrekking oude reglement Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de gemeente Baarn 2024 wordt ingetrokken. Artikel 40. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Dit reglement treedt in werking op 1 april 2026 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Baarn 2026

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van d.d. 25 februari 2026

De griffier,

De voorzitter,

9

Toelichting Bij deze toelichting is gebruik gemaakt van de toelichting op het Model reglement van orde van de VNG 2022. Alleen de artikelen die toelichting behoeven worden behandeld. Artikelsgewijs Artikel 1. Begripsbepalingen In artikel 1 worden een aantal begrippen uit dit reglement van orde gedefinieerd. Deze spreken grotendeels voor zich. Voor wat betreft het begrip ‘voorzitter’ zij nog vermeld dat de burgemeester voorzitter is van de raad. Artikel 9 van de Gemeentewet (hierna: wet) schrijft dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, van de wet is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de wet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering. Artikel 2. Het presidium Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Diverse gemeenten hebben dit takenpakket uitgebreid met meer inhoudelijke taken.

De VNG is van mening dat het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen, omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet). Het presidium als zodanig kan niet ook optreden als werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie, ingesteld op basis van artikel 83 van de wet, bestaat immers enkel uit raadsleden (en dus niet, zoals het presidium, ook de voorzitter van de raad). Het presidium heeft voornamelijk een procedurele rol zoals hierboven aangegeven. Men zou er voor kunnen kiezen de regie van enkele interne of organisatorische kwesties bij het presidium neer te leggen. In artikel 2 is als aanvullende taak opgenomen dat het presidium aanbevelingen doet aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies. Deze aanbevelingen kunnen onder andere gaan over huisvesting, audiovisuele faciliteiten, digitalisering, raadscommunicatie, acties in het kader van het dualisme, bestuurlijke vernieuwing, scholingsprogramma raad, organisatie van niet politieke raadsbijeenkomsten, organisatie van werkbijeenkomsten voor de raad en aanpassingen in het reglement van orde of andere verordeningen des raads.

Het is van belang dat in het presidium elke fractie een inbreng heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen vergroten. De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig (artikel 4, eerste lid), omdat de griffier voor de ondersteuning en advisering van de raad zorgt. Hij moet weten hoe de agenda eruit komt te zien en welke punten besproken gaan worden. De aanwezigheid van de secretaris kan ook gewenst zijn, omdat de secretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie. Overeenkomstig het vierde lid kan de secretaris worden uitgenodigd.. Artikel 3. De agendacommissie en het vaststellen van vergaderingen De agendacommissie vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken in de raadscommissies en de raad. De agendacommissie heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. In een gemeenschappelijke regeling is opgenomen hoe de raad geïnformeerd wordt door de vertegenwoordiger van de gemeente in de gemeenschappelijke regeling en hoe verantwoording wordt

10

afgelegd (artikelen 16 t/m 19 van de Wet gemeenschappelijke regelingen). Deze vergadercycli van gemeenschappelijke regelingen kunnen voor een agendacommissie aanleiding zijn om deze te agenderen voor een raads- of commissievergadering, zodat er informatie uitgewisseld kan worden tussen de vertegenwoordiger van de gemeente en de raad. De agendacommissie stelt de agenda's van de raadscommissies en de raad voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van de raadscommissies en de raad geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering. Ingevolge artikel 17 van de wet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. De voorzitter pleegt in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur zoveel mogelijk overleg met de agendacommissie. Op deze wijze houdt de agendacommissie ook bij vergaderingen die niet op het gebruikelijke tijdstip plaatsvinden, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het wijzigen van het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat het merendeel van de raadsleden het raadslidmaatschap combineert met een andere (on)betaalde functie. Artikel 4. De griffier De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikelen 100 en 107 van de gemeentewet).

De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig (eerste lid). De wet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid, van de wet). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de wet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging. Artikel 5. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde meldt schriftelijk aan de raad of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt legt hij aan de raad stukken over waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden.

Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de wet (artikel V 3 van de Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de wet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de raadsverkiezingen beslist de raad in oude samenstelling in zijn laatste vergadering over de toelating van de nieuw gekozen leden. Met ingang van 00:00 uur de volgende dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet en artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet).

Eerste en tweede lid De raad stelt via de genoemde procedure (loting door de voorzitter) een commissie in, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd. Derde lid Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten. Het derde lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van

11

het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang omdat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad een dergelijk besluit kan baseren. Op 28 februari 2014 heeft de minister van BZK een circulaire uitgebracht waarin toegelicht wordt wanneer de raad gebruik kan maken van deze bevoegdheid (Gemeenteraadverkiezingen: hertellingen, kenmerk 2014-0000116196, 28 februari 2014, Ministerie van BZK. Zie: https://vng.nl/files/vng/publicatie_bijlagen/2014/20140319-hertelling-gemraadsverk-bzk20140000116196.pdf). Deze circulaire was ook bij de raadsverkiezingen in 2018 en 2022 van toepassing. In deze circulaire wordt onder meer uiteengezet wanneer de raad tot hertelling kan besluiten. Het ligt niet voor de hand dat besloten wordt tot een hertelling waarvan tevoren duidelijk is dat deze niet tot een andere samenstelling in de raad kan leiden.

Ook een verschil in zetels tussen de voorlopige uitslag en de definitieve uitslag is geen reden om over te gaan tot hertelling. Vierde en vijfde lid Na een raadsverkiezing kunnen de toegelaten raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling als bedoeld in artikel 18 van de wet de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen (vierde lid). Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden (vijfde lid). De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de wet vastgelegd. Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en benoeming wethouders Artikel 6 geeft invulling aan een leemte in de wet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De wet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen (eerste lid).

De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (artikelen 36a, 36b, 41b en 41c van de wet). Voor wethouders is er de aanvullende verplichting om een verklaring omtrent het gedrag (hierna: VOG) te kunnen overleggen (artikel 36a, tweede lid, van de wet). De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij de benoeming van een wethouder kan een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode integriteit speelt hierbij een rol (zie Model Gedragscode Integriteit volksvertegenwoordigers in gemeenten, provincies en waterschappen 2015). Na het onderzoek, bedoeld in het tweede lid, brengt de commissie advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder (derde lid). De kandidaat-wethouders kunnen in opdracht van de burgemeester voor aanvang van iedere ambtstermijn aan een integriteitstoets worden onderworpen. De burgemeester krijgt zicht op de volledige rapportage van de risicoanalyse. Zo heeft hij een goed beeld van de kandidaat en kan hij met de kandidaat een gesprek voeren over de uitkomsten. De burgemeester kan ten aanzien van de risicoanalyse en de conclusies geheimhouding opleggen aan de raad. Met de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (artikel 87 van de wet) is de burgemeester hiertoe expliciet bevoegd gemaakt.

De burgemeester brengt over het eindresultaat verslag uit aan de raad. De uitkomsten van het onderzoek en het verslag zijn niet openbaar. De burgemeester brengt ook verslag uit aan de raad als er geen risicoanalyse wordt gedaan. Artikel 6 is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd. De incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen dan immers opnieuw beoordeeld te worden. Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de wet). Artikel 7. Fracties Eerste en tweede lid

12

De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In artikel 33, tweede lid, van de wet wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractieondersteuning). Vanaf de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd (eerste lid). De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee (tweede lid). Vierde lid Dit lid zorgt ervoor dat raadsleden die zich afscheiden van een fractie geen eigen (of met iemand anders samen) nieuwe fractie kunnen vormen. Er kunnen dus geen extra fracties meer ontstaan na de uitslag van de verkiezingen.

Vijfde lid In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie of raadlid dit aan de voorzitter mede (vierde lid). Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan niet als zelfstandige fractie verdergaan maar zich wel aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie of samenvoeging van twee fracties. Bij samenvoeging van twee fracties, wordt een combinatienaam geadviseerd die recht doet aan de aanduidingen die boven de kandidatenlijsten hebben gestaan. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen. Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd. Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de wet en artikel 129 van de Grondwet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving.

Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen. Een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij, maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat: - kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn vanwege strijd met de wet en de Kieswet; - personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen; - als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren. Fractieafsplitsing en het verder gaan als zelfstandig raadslid of als groep kan diverse praktische gevolgen hebben. Te denken valt aan: fractievergoedingen en -faciliteiten, fractievoorzitterschap dan

13

wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door burgerraadsleden (steunfractieleden). Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet). Zesde lid Het kan voorkomen dat in de loop van een zittingsperiode leden een fractie verlaten en verder gaan als zelfstandig lid of (zich aansluiten bij) een zelfstandig lid of zelfstandige groep. Bij de vorming van een zelfstandig lid of een zelfstandige groep is er voor de burger geen sprake meer van een relatie tussen de naamgeving van de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst. Om de herkenbaarheid van een afsplitsing te verhelderen, vindt de naamgeving van een zelfstandig lid of een zelfstandige groep op uniforme wijze plaats. Zevende lid De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde: deze toetsing vindt immers ook plaats wanneer een politieke groepering zich voor het eerst wil laten registreren.

Op grond van artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet wordt de naam van de nieuwe fractie onder meer geweigerd als deze in strijd is met de openbare orde of als deze overeenkomt met of erg lijkt op de naam van een politieke groepering die al geregistreerd is voor de Tweede Kamer- of Statenverkiezingen, én daardoor verwarring te duchten is. Voor het overige is de nieuwe fractie vrij in het kiezen van een naam. Achtste lid Dit kan een oplossing bieden als er bij afsplitsingen van een fractie twee of meerdere groepen (of raadsleden) claimen niet de afsplitsing te zijn maar de al bestaande fractie te zijn. Ze geven beiden dan dus aan de echt politieke partij x te zijn. Het is dan goed om de beoordeling hiervan (wie is de echte politieke partij x) niet direct geheel aan de raad te laten of aan de burgemeester, die beiden niet over (andere) politieke fracties gaan, maar dat het bestuur van de desbetreffende politiek partij kan aangeven wie het steunt en wie dan de echte politieke fractie x is.

Artikel 9. Oproep en agenda In artikel 19, eerste lid, van de wet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering. De agendacommissie bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken stuurt. Uiteraard is het mogelijk, de oproep en stukken per elektronische weg te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (derde lid). Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de mogelijkheid vervallen om bij geheime stukken individuele raadsleden te informeren. Als omtrent informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft deze informatie in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

De griffier plaatst de stukken digitaal in een afgeschermde omgeving ter beschikking aan raads- en steunfractieleden. Raadsleden en steunfractieleden kunnen deze informatie inzien. Met het vaststellen van deze reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad heeft de raad uitgesproken dat de geheime stukken ook ter beschikking mogen worden gesteld aan de benoemde steunfractieleden.

14

Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet). Het vierde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via hun fractievoorzitter in het presidium onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda. Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 32, vierde lid, van de wet logischerwijs niet van toepassing en geldt artikel 32, vijfde lid, van de wet. Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). De stukken worden doorgaans op elektronische wijze aangeboden.

Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem toegankelijk via de website van de gemeente. Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (hierna: Woo). Een ‘document’ houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van ‘document’ in de zin van de Woo. Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid van ‘stukken’ naar ‘informatie’ (artikel 19, tweede lid, van de wet). Verder hoeft de raad de geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet). Onder de ‘informatie’ als bedoeld in het tweede lid wordt verstaan: informatie van de raad en aan de raad verstrekte informatie, waaronder de zogeheten ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) waarop geheimhouding is gelegd.

Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop geheimhouding is gelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet). De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden (tweede lid). Deze geheime stukken worden conform de afspraak in het presidium digitaal gepubliceerd in een afgeschermde omgeving. Artikel 11. Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de wet. In artikel 11 wordt vastgelegd op welke wijze raadsvergaderingen worden aangekondigd. De vergaderingen worden in principe ten openbare kennis gebracht door aankondiging in een nieuwsblad (Baarnsche Courant) en op de website van de gemeente Baarn Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dient er een grondslag in een verordening te zijn.

In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd om ook in spoedeisende gevallen een openbare kennisgeving uit te kunnen doen gaan.

15

Artikel 12. Presentielijst De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de wet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de wet. Commissieleden die later aanschuiven krijgen op het moment van deelname de presentielijst ter tekening voorgelegd De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze (tweede lid). Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was. Artikel 14. Aantal spreektermijnen Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden.

Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 29 van de Gemeentewet). Interrupties zijn korte onderbrekingen die in ieder geval een korte vraag bevatten. Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. De raad kan op grond van artikel 4, derde lid, bepalen dat de griffier deelneemt aan de beraadslagingen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet. Artikel 16. Voorstellen van orde De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad.