1430315 Kadernota Regionale ICT Dienst (RID) Utrecht 2027 bijlage 1 RID Kadernota 2027

Kadernota 2027-2030

1

Inhoud 1.

Inleiding ........................................................................................................................................................... 3

2.

Beleidskader ..................................................................................................................................................... 4 Gefaseerd naar de cloud, gericht op de sporen techniek en organisatie ...................................................................... 4

3.

Financieel kader ................................................................................................................................................ 6

5.

Financieel effect RID-deelnemers ....................................................................................................................... 8

6.

Vaststellingsbesluit ......................................................................................................................................... 11

Bijlage: Herijking verdeelsystematiek ........................................................................................................................ 12

2

1.

Inleiding

De afgelopen jaren is de uitwerking van de kadernota gebaseerd op de in 2018 vastgestelde koers. Ondertussen is door de deelnemers gekeken naar mogelijke ontwikkelingen op de beleidsterreinen ICT, IV en IB&P. Samen met de RID is in beeld gebracht welke grote opgaven er liggen en welke rol de RID hierin kan vervullen. De opdrachtgevende organisaties hebben vervolgens een nieuw perspectief (stip) geformuleerd op de brede I-samenwerking, met als doel te kunnen sturen op basis van een strategie vanuit de toekomstbestendige samenwerking op ICT, IV en IB&P. Door dit gezamenlijk te doen kunnen bovendien middelen, mensen en materiaal efficiënt ingezet worden. Met de nieuwe (subregionale) samenwerking wordt ingezet op: • meer digitale volwassenheid en flexibiliteit voor alle deelnemers; • een robuuste technische basis; • het verhogen van de informatieveiligheid; • de maatschappelijke opgave(n) centraal stellen voor de informatievoorziening; • het regionaal en subregionaal bundelen van kennis en krachten. De kadernota 2027-2030 geeft het kader voor de begroting 2027-2030. Daarmee is de kadernota een voorloper op de begroting. De kadernota schetst de financiële ontwikkelingen in relatie tot de toekomstige ontwikkelingen die al in beeld zijn. N.B. Een significant deel van de overgang naar de cloud is al vertaald in de kadernota 2026 van de RID.

De eventuele financiële of formatieve consequenties van de (subregionale samenwerking) zijn op dit moment nog niet volledig in te schatten. Er zullen echter ook frictiekosten of gemeente- specifieke kosten zijn, waarmee in de gemeentelijke begroting rekening gehouden moet worden.

Proces Kadernota

Begroting

Begrotings wijzigingen (bestuurs rapportage)

Jaarstukken

De RID-deelnemers krijgen hiermee de gelegenheid om hun zienswijze over de algemene, financiële en beleidsmatige kaders naar voren te brengen. De RID betrekt de zienswijzen bij het opstellen van de programmabegroting van 2027. Voordat het bestuur de programmabegroting 2027 definitief vaststelt, biedt de RID ook deze zienswijzen aan. Op deze manier hebben de RID-deelnemers twee gelegenheden om invloed uit te oefenen op de programmabegroting van de RID.

Opbouw kadernota In de kadernota ligt de nadruk op de ontwikkelingen die effect hebben op de hoogte van de bijdrage. Er is onderscheid tussen de beleidsontwikkelingen die eventueel effect hebben op de bijdrage in 2027 (hoofdstuk 2) en de technische toepassing van het financiële kader (hoofdstuk 3). Hoofdstuk 4 geeft een doorkijkje naar de toekomstige ontwikkelingen. Hoofdstuk 5 geeft tenslotte de effecten uit hoofdstuk 2 en 3 weer op de bijdrage voor de RID-deelnemers.

Hoofdstuk 2: Beleidsontwikkeling

Hoofdstuk 3: Financieel kader

3 Hoofdstuk 5: Financieel effect voor deelnemers

Hoofdstuk 4: toekomstige ontwikkelingen

2.

Beleidskader

De wereld om ons heen verandert snel en ook de RID en haar deelnemers worden geconfronteerd met geopolitieke ontwikkelingen. Daarnaast zien we steeds meer dat leveranciers applicaties naar de cloud (SaaS) verplaatsen, de complexiteit van het ICT-beheer toeneemt (door o.a. security-eisen en wet- en regelgeving) en de realiteit van gebruikers die plaats- en tijdonafhankelijk werken. Als we dat voor medewerkers goed willen blijven verzorgen, moeten ze op verschillende apparaten (smartphones, tablets, laptops) op een veilige manier toegang hebben tot dezelfde informatie. Er wordt steeds meer digitaal samengewerkt met collega’s en externe partners in het werkveld. Microsoft-applicaties krijgen hierdoor een steeds prominentere rol. De huidige werkomgeving (Citrix) ondersteunt deze en toekomstige ontwikkelingen onvoldoende en wordt in de komende jaren dan ook uitgefaseerd.

Versterken van infrastructuur voor de toekomst De ICT-infrastructuur van de RID moet goed onderhouden zijn, flexibiliteit, schaalbaarheid en continuïteit bieden, voldoen aan wet- en regelgeving en aan de wensen en eisen van de deelnemers. Dit vraagt om een oplossing die alleen nog kan worden geboden door toepassen van cloud-technologieën. Door de aangesloten organisaties en het bestuur is daarom besloten te investeren in het afbouwen van de huidige datacenters en geleidelijk de overgang te maken naar de cloud. Deze strategische keuze biedt de RID de kans deelnemers beter te ondersteunen, eventuele toetreding van nieuwe partijen door de schaalbaarheid eenvoudiger te faciliteren en haar rol als regionale partner te versterken. Daarnaast geeft het de aangesloten organisaties meer mogelijkheden om te betalen naar gebruik in plaats van langdurige verplichtingen aan te gaan. Gefaseerd naar de cloud, gericht op de sporen techniek en organisatie De RID beschikt nu nog over de hardware. Hierdoor worden in de huidige vorm van ICT-hosting de applicaties beheerd op basis van beschikbare capaciteit. Omdat gefaseerd capaciteit wordt uitbesteed, gaat dit veranderen naar het beheren van applicaties op basis van benodigde capaciteit. Door cloudoplossingen in te zetten, kan de wellicht de mogelijkheid ontstaan om op termijn hostingkosten te reduceren.

Door de overgang naar een cloud gebaseerde infrastructuur gaan de rollen en taken van de RID veranderen; van het zelf beheren van fysieke hardware naar toenemende focus op regie en integratie. De beheerdiensten worden uitbesteed, de vraag- en aanbodvertaling wordt verder ontwikkeld en het opdrachtgeverschap versterkt. Tenslotte wordt de aansturing van strategische leveranciers door de RID geïntensiveerd. Hiermee zet de RID in op het stapsgewijs opbouwen van het voeren van regie. Met de gebruikelijke P&C-documenten wordt u geïnformeerd over het verloop van de ontwikkelingen.

4

Verhogen niveau informatieveiligheid Vanaf 2020 hanteren we het verplichte normenkader voor informatieveiligheid; de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO 1). Omdat informatieveiligheid steeds belangrijker is, wordt de lat op dit gebied almaar hoger gelegd. Naast de BIO komt daarom de NIS2 erbij die in nationale wetgeving wordt vertaald. Het is nu nog niet mogelijk om exact uiteen te zetten wat deze wet van gemeenten zal vragen en wat de impact daarvan is op de RID. Uiteraard wordt ondertussen continu ingezet op het verhogen van het volwassenheidsniveau, uitbreiding van de monitoring en optimalisatie van de processen. In 2023 zijn de verantwoordelijkheden en de rolverdeling op het gebied van informatiebeveiliging tussen de RID en de deelnemers bekrachtigd volgens deze visuele weergave. In het eerdergenoemde perspectief (stip) op de brede i-samenwerking, wordt ook gekeken naar het onderdeel informatiebeveiliging en privacy (IB&P). In fases zal de nieuwe IB&P samenwerking vorm krijgen. Door deze nieuwe vorm van samenwerking én de overgang van de infrastructuur naar de cloud kunnen zowel de groene als de blauwe onderwerpen op onderdelen van kleur verschieten, doordat de RID op steeds meer onderdelen ondersteuning zal verzorgen. Denk bijvoorbeeld aan het rapporteren, adviseren of faciliteren bij regionaal beleid.

De concrete (financiële) vertaling van de brede i-samenwerking voor de RID was bij het opstellen van deze kadernota nog niet mogelijk.

Verbeteren dienstverlening en bijdragen aan het versterken van de samenwerking De opdrachtgevende organisaties hebben vervolgens een nieuw perspectief (stip) geformuleerd op de brede Isamenwerking, met als doel te kunnen sturen op basis van strategie vanuit een toekomstbestendige samenwerking op ICT, IV en IB&P. Door nauwe samenwerking worden de lopende ICT, IB&P en IV-trajecten verbonden waarbij middelen, mensen en materiaal efficiënt ingezet kunnen worden. Het programma Regionale Samenwerking IV komt in 2026 tot een natuurlijk einde door het afronden van de projecten. Samen met de deelnemers wordt dan nieuw IV-beleid en strategie opgesteld en IV-control ingericht. Op basis van het gevormde IV-beleid wordt vervolgens samen met de deelnemers de informatievoorziening ingericht en hieraan gekoppeld de dienstverlening van de RID. Overkoepelend doel is het versterken van de samenwerking op de drie gebieden. Daarnaast is duidelijk dat, met de overgang naar de cloud en het afbouwen van de datacenters, de rollen en verantwoordelijkheden binnen de RID-organisatie zullen veranderen. Vooral door de verschuiving van het beheren van fysieke hardware naar het managen van clouddiensten en configuraties. Dit vraagt om andere vaardigheden en continue bijscholing. Vooruitlopend daarop wordt ingezet op stapsgewijze groei van het voeren van regie.

Daarnaast wordt meer gestuurd op het verder professionaliseren van het contract- en leveranciersmanagement van de RID, het verbeteren van functioneel beheer, processen en projectmanagement en het starten van nieuwe diensten. Dit alles doet de RID uiteraard in nauwe samenwerking met de deelnemers.

1 https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/project/baseline-informatiebeveiliging-overheid/

5

3.

Financieel kader

Uitgangspunten Wij hanteren in de kadernota de volgende uitgangspunten: • Een structureel en reëel sluitende begroting; • Structurele lasten zijn gedekt door structurele baten; • De begroting geeft duidelijk inzicht welke baten en lasten incidenteel van aard zijn; • De meerjarenraming is gebaseerd op constante lonen en prijzen; • Inflatiecorrectie op basis van procentuele mutatie van het Bruto Binnenlands Product uit de septembercirculaire van het gemeentefonds van het volgende jaar; • Rente langlopende leningen 3% • Personeelskosten op basis van maximale salarisschalen; • Kostenverdeling op basis van vastgestelde systematiek; de door de deelnemers afgenomen plusdiensten worden, zoals afgesproken, apart in rekening gebracht; • Aantal accounts 2100.

Financieel effect De lasten vanuit de kadernota staan in onderstaande tabel. Tabel 1: effecten kadernota

Bedragen x € 1000

2027

2028

2029

2030

Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen Totaal impact kadernota

359 359

359 359

359 359

359 359

Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen Voor het salarisniveau en de formatie gaan we uit van de huidige CAO-SGO en ramen we de lasten op de maximale hoogte van de salarisschalen. De loonkosten indexeren we op basis van de verwachte loonontwikkelingen in 2027. Door het vroege tijdstip van de vaststelling van deze kadernota hebben wij voorlopig de loonindex op 5,1 % gezet (op basis van de loonvoet September circulaire). Als blijkt dat we dit percentage en daarmee de bedragen moeten bijstellen, vragen we dit met een begrotingswijziging aan. De impact wordt ingeschat op 262.000. Gezien de krappe situatie op de arbeidsmarkt ziet de RID hier een mogelijk risico indien teruggevallen moet worden op de inzet van (duurdere) inhuur. Een voorbehoud op dit bedrag is daarmee op zijn plaats. De prijsaanpassing volgt de inflatiecorrectie zoals opgenomen in de circulaires van het Gemeentefonds, op basis van berekeningen van het Centraal Plan Bureau. Voor 2027 bedraagt de prijsaanpassing 2,5 % (op basis van de septembercirculaire). De impact is € 97.000.

6

4.

Toekomstige ontwikkelingen

Het aantal gemeentelijke taken is in de afgelopen jaren sterk toegenomen en wordt voor het grootste deel door gemeenten zelf uitgevoerd. In toenemende mate beleggen veel gemeenten echter, op specifieke onderdelen, de regie of uitvoering van taken bij samenwerkingsverbanden. Dat is niet altijd makkelijk en gaat niet altijd vanzelf. Deze krachtenbundeling vraagt organisatie, compromissen en steeds vaker het delen van schaarse expertise. Vanuit Europa komt een aanzienlijke hoeveelheid nieuwe wet- en regelgeving die van invloed is op het takenpakket van gemeenten. Bovendien stelt deze nieuwe wet- en regelgeving de komende jaren (dwingende) eisen aan de digitalisering, gegevensbescherming en privacy van en voor gemeenten. Om aan deze eisen te (kunnen) voldoen moeten gemeenten een flexibel en stevig fundament creëren waarop zij slimme, betrouwbare en veilige digitale dienstverlening kunnen realiseren. De RID-deelnemers hebben hier door hun strategische keuze voor de overgang naar de cloud deels al op geanticipeerd.

Capaciteit is beperkt en wordt nog krapper In een tijd van grote schaarste van mensen en middelen, is gezamenlijkheid en collectiviteit essentieel. Met de Digitale Agenda 2028 zet de VNG daarom in op regie op één digitale samenleving. Hierin laten gemeenten zien hoe zij de komende jaren de kansen benutten die digitalisering biedt, voor grote maatschappelijke opgaven en om de dienstverlening nog beter aan te laten sluiten bij de eisen en verwachtingen van de samenleving. Dit doen gemeenten met elkaar en medeoverheden. En die essentie zien we terug in de door de deelnemers gekozen ontwikkeling van de RID naar een robuuste i-organisatie.

Financiële vertaling ontwikkeling en veiligheid Op dit moment van schrijven zijn de mogelijke consequenties van deze ontwikkeling nog niet financieel of formatief vertaald. Inzet op verdere reductie van de footprint, vergaande samenwerking alsmede het aantal deelnemers, kan hierop een positief financieel effect hebben. Het behoeft geen toelichting dat de inzet van de RID is gericht op het kostenneutraal begroten van de ontwikkeling naar een robuuste i-organisatie voor de deelnemers. Om de benodigde informatieveiligheid te kunnen borgen zijn wel steeds meer middelen en inzet nodig. Ook bij overheidsdiensten neemt immers de digitaliseringscomponent toe. Gemeenten staan daarmee voor grote uitdagingen in de toekomst, die vragen om strategische investeringen. Door de afhankelijkheid van leveranciers als Microsoft en de toenemende benodigde inzet van schaars personeel (op onder meer informatiemanagement, regie en informatiebeveiliging) gaan de i-kosten een groter onderdeel uitmaken van de gemeentelijke begroting. Onderstaand vindt u een schematische weergave van deze ontwikkeling tot medio 2027, inclusief beslispunten. Waar van toepassing worden de genomen besluiten financieel vertaald naar de P&Cdocumenten.

7

5.

Financieel effect RID-deelnemers

Financiële positie In deze kadernota nemen we alle relevante financiële ontwikkelingen mee die op dit moment bekend zijn. We starten de kadernota met het ‘saldo begroting 2027-2030’, overgenomen uit de begroting 2026 – 2029. Tabel 5: meerjarenperspectief kadernota 2027

Bedragen x € 1000 Meerjarig perspectief vanuit begroting 2026-2029

2027

2028

2029

2029

9.600

9.083

9.083

9.083

Salariscompensatie

262

262

262

262

Inflatiecorrectie

97

97

97

97

9.959

9.442

9.442

9.416

9.083

9.083

9.083

359

359

359

359

Totale dekkingsmiddelen

9.775

9.442

9.442

9.442

Saldo Kadernota 2027

-184

0

0

0

0

0

0

184

0

0

0

0

0

0

0

Totale lasten Totale dekkingsmiddelen meerjarig perspectief vanuit begroting 2026-2028 Kadernota effecten op dekkingsmiddelen

Toevoeging bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat kadernota 2027

9.442

De effecten kadernota worden genoemd in hoofdstuk 3 Alle effecten bij elkaar genomen ontstaat het bovenstaande meerjarenperspectief. In tabel 6 staat de opbouw van de nieuwe bijdrage per deelnemer. Hierin is ook een regel opgenomen voor de effecten van de herijking van de verdeelsystematiek. Hierover wordt in de bijlage meer gemeld. In tabel 7 staat de totaalbijdrage per deelnemer.

8

Tabel 6: opbouw nieuwe deelnemersbijdrage per deelnemer

Baarn: Bedragen x € 1.000

2027

2028

2029

2030

Begroting 2025-2028

1.162

1.113

1.113

1.113

Herijking verdeelsystematiek

11

11

11

11

Kadernota 2026

46

46

46

46

Totaal

1.219

1.170

1.170

1.170

Bunnik: Bedragen x € 1.000

2027

2028

2029

2030

Begroting 2025-2028

766

733

733

733

Herijking verdeelsystematiek

3

3

3

3

Kadernota 2026

30

30

30

30

Totaal

799

766

766

766

De Bilt: Bedragen x € 1.000

2027

2028

2029

2030

Begroting 2025-2028

1.521

1.474

1.474

1.474

Herijking verdeelsystematiek

-38

-38

-38

-38

Kadernota 2026

54

54

54

54

Totaal

1.537

1.490

1.490

1.490

Soest: Bedragen x € 1.000

2027

2028

2029

2030

Begroting 2025-2028

2.176

2.096

2.096

2.096

Herijking verdeelsystematiek

43

43

43

43

Kadernota 2026

87

87

87

87

Totaal

2.306

2.226

2.226

2.226

RSD: Bedragen x € 1.000

2027

2028

2029

2030

Begroting 2025-2028

968

928

928

928

Herijking verdeelsystematiek

-19

-19

-19

-19

Kadernota 2026

35

35

35

35

Totaal

984

944

944

944

Utrechtse Heuvelrug: Bedragen x € 1.000

2027

2028

2029

2030

Begroting 2025-2028

1.874

1.825

1.825

1.825

Herijking verdeelsystematiek

15

15

15

15

Kadernota 2026

71

71

71

71

Totaal

1.960

1.911

1.911

1.911

Wijk bij Duurstede: Bedragen x € 1.000

2027

2028

2029

2030

Begroting 2025-2028

949

914

914

914

Herijking verdeelsystematiek

-15

-15

-15

-15

Kadernota 2026

36

36

36

36

Totaal

970

935

935

935

9

Tabel 7: deelnemersbijdrage per deelnemer

Deelnemende organisatie bedragen x € 1.000

2027

2028

2029

2030

Baarn

1.219

1.170

1.170

1.170

Bunnik

799

766

766

766

De Bilt

1.537

1.490

1.490

1.490

Soest

2.306

2.226

2.226

2.226

RSD

984

944

944

944

1.960

1.911

1.911

1.911

Utrechtse Heuvelrug Wijk bij Duurstede Totaal

970

935

935

935

9.775

9.442

9.442

9.442

Verschillende soorten diensten Het kostenoverzicht hierboven bevat het saldo van de baten en lasten. Voor de bovenstaande basis aan diensten vindt verrekening van de reguliere kosten plaats via de verdeelsystematiek, zoals tussen de deelnemers en de RID overeengekomen. Daarnaast levert de RID ook nog andere diensten, met een andere afrekensystematiek. Om de totale deelnemersbijdrage inzichtelijk te houden worden ook deze diensten begroot. Bij het bepalen van de koers 2019-2022 is besloten om de gemeenschappelijk begroting zo laag mogelijk te houden en deze andere diensten te verrekenen op basis van het principe “de gebruiker betaalt”. In de volgende tabel hebben we per deelnemer weergegeven welke diensten er worden doorbelast aan welke deelnemer (op basis van inschattingen op dit moment).

Wifi

Ehrm

MDM

Microsoft

Multifunc tionals

Nieuw financieel systeem

COD

Burgerzaken

personeel sdiensten

totaal

Baarn Bunnik De Bilt Soest RSD Utrechtse Heuvelrug Wijk bij Duurstede Totaal

Telefonie

Tabel 8: extra diensten per deelnemer

25 13 30 60 16

17 9 19 21 6

64 0 103 144 47

12 8 14 25 10

130 56 124 272 64

12 8 12 20 9

80 73 85 83 62

110 76 111 225 107

29 19 50 55 0

15 12 17 25 10

494 274 565 930 331

32

21

127

19

160

14

70

115

0

25

583

25

14

70

9

86

10

66

89

27

12

408

201

107

555

97

892

85

519

833

180

116

3.585

10

6.

Vaststellingsbesluit

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 27 november 2025

Voorzitter,

Secretaris,

11

Bijlage: Herijking verdeelsystematiek Jaarlijkse Herijking heeft plaatsgevonden In het Algemeen Bestuur van 7 oktober 2019 is de verdeelsystematiek vastgesteld, waarbij de begroting van de RID verdeeld wordt op basis van 3 parameters: • Het aantal accounts; • Het gebruikte serverbeslag; • Aantal inwoners. De parameters ‘accounts’ en ‘serverbeslag’ worden jaarlijks herijkt op 1 november, op basis van het gemiddelde van 1 november tot en met 1 oktober. Het inwoneraantal wordt gebaseerd op CBS- cijfers van 1 januari in het jaar t-2 van het vaststellen van de kadernota.

Nieuwe verdeelsystematiek Vooral met betrekking tot de parameter ‘serverbeslag’ was veel uitleg nodig. Bij het vaststellen van de kadernota 2024 is daarom door het AB opdracht gegeven om de verdeelsystematiek aan te passen. Het jaar 2025 staat in het teken van verdere detaillering van het DIP (opstellen programma van eisen, afronden DIP projecten door zowel de RID als haar deelnemers). Het GDO adviseert om de nieuwe verdeelsystematiek gelijk op te laten lopen met deze ontwikkeling. De detaillering van de overgang naar de cloud en het afbouwen van de datacenters geeft voldoende input om te leiden tot een nieuwe verdeelsystematiek, die meer recht doet dan de huidige verdeling op basis van het serverbeslag. Tot die tijd wordt het serverbeslag zoals gezegd bevroren op het niveau van de kadernota 2024. De nieuwe verdeelsystematiek kan vervolgens worden vastgesteld bij de kadernota 2028. Door wijzigingen in het aantal accounts zijn we genoodzaakt tot herijking, met verschuivingen van de bijdrage tot gevolg. Zie de effecten per deelnemer:

Deelnemende organisatie bedragen x € 1.000

% afwijking

Effect herijking

Baarn

11

0,95%

Bunnik

3

0,39%

De Bilt

-38

-2,5%

Soest

43

1,98%

RSD

-19

-1,96%

Utrechtse Heuvelrug

15

0,80%

Wijk bij Duurstede

-15

-1,58%

Totaal

0

De afwijkingen worden veroorzaakt door de wijzigingen in het aantal accounts.

12