1384611 Controle protocol 2025 en de financiële verordening Baarn ex artikel 212 Gemeentewet rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

1384611

Onderwerp

Controle protocol 2025 en de financiële verordening Baarn ex artikel 212 Gemeentewet 2025

Besluit in raad

26 november 2025

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

Naam steller

Huub van der Wel

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Het controle protocol (inclusief normenkader) 2025 vast te stellen. 2. De financiële verordening Baarn ex. art. 212 Gemeentewet 2025 vast te stellen. Samenvatting van het voorstel Sinds het verslagjaar 2023 legt het college een rechtmatigheidsverantwoording af in de jaarrekening. De accountant geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, met een goedkeuringstolerantie van 2%. Als de gezamenlijke fouten en onzekerheden deze grens overschrijden, kan dit leiden tot een beperkende of afkeurende verklaring van de accountant. In de huidige verordening is voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college een grens van 1% opgenomen. Voorgesteld wordt om de tolerantiegrens voor de rechtmatigheid te wijzigen van 1% naar 2%. Dit sluit aan bij de wettelijke norm van het BADO 2025 en zorgt voor eenduidigheid tussen interne rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole. Ook de financiële beheerverordening is aangepast vanwege de voorgestelde wijziging in het controle protocol en normenkader. Aanleiding Jaarlijks stelt de raad het controle protocol en normenkader vast in verband met de jaarrekening controle. Met financiële nota's en verordeningen geeft de gemeente aan op welke wijze zij de financiële organisatie en beleid/beheer vorm wil geven.

Regelmatig moeten deze nota's en verordeningen geactualiseerd om aansluiting te houden met veranderende wetgeving en/of ontwikkeling van eigen inzichten en wensen. De nota's die nu worden geactualiseerd zijn: • Het controle protocol inclusief normenkader 2025 • De financiële verordening Baarn ex. artikel 212 Gemeentewet 2025 Beoogd effect Het beoogd resultaat is actuele heldere, adequate en toepasbare financiële beleidskaders die zorgen voor het eenduidig kunnen handelen binnen de organisatie. Argumenten ad 1. Het controle protocol (inclusief normenkader) 2025 vast te stellen. a. Voor het kunnen uitvoeren van de accountantscontrole is een actueel controle protocol en normenkader noodzakelijk.

1

b. Voorgesteld wordt om de tolerantiegrens voor rechtmatigheid met ingang van 2025 aan te passen van 1% naar 2%. De auditcommissie adviseert om het percentage van de goedkeuringstolerantie voor dit jaar te houden op 1% en deze eventueel vanaf 2026 te verhogen naar 2%. In dit voorstel stellen wij, in goed overleg met de auditcommissie, desondanks voor de grens al met ingang van 2025 aan te passen naar 2%, met de volgende argumenten. De huidige scherpere grens van 1% leidt tot extra detailrapportages en administratieve lasten. Kleine fouten wegen relatief zwaar mee zonder dat dit wezenlijk bijdraagt aan beter financieel beheer. Tegelijkertijd biedt de landelijke norm van 2% als tolerantiegrens voor de rechtmatigheid voordelen in termen van duidelijkheid en uitvoerbaarheid. Het vergroot de transparantie. Er ontstaat eenduidigheid tussen interne rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole. Het gaat hier nadrukkelijk niet om het accepteren van fouten, maar om de vraag vanaf welk niveau afwijkingen apart moeten worden gerapporteerd. Overigens worden afwijkingen vanaf € 50.000 altijd apart toegelicht, zodat er goed inzicht is in eventuele onrechtmatigheden. ad 2. De financiële verordening Baarn ex. art. 212 Gemeentewet 2025 vast te stellen.

Op basis van de aanpassingen in het normenkader met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording moet ook het financiële verordening ex. artikel 212 worden aangepast. Daarnaast is de onderstaande wijziging verwerkt: In de huidige financiële verordening is bepaald, dat in het overzicht van incidente baten en lasten in de begroting en jaarrekening bedragen vanaf € 50.000 afzonderlijk worden gespecificeerd. Overige incidentele baten en lasten worden samengevoegd tot één post. Voorgesteld wordt om de rapportagegrens van € 50.000 te verlagen naar € 25.000. In de praktijk wordt dit bij het specificeren van de incidentele baten en lasten al toegepast. Financiële risico's Het niet (tijdig) actualiseren van financiële beleidsnota's en verordeningen brengt het risico met zich mee dat beleid en regelgeving niet meer aansluiten op actuele wetgeving, maatschappelijke ontwikkelingen of financiële realiteit. Dit kan leiden tot juridische non-compliance, ondoelmatige of onrechtmatige besteding van publieke middelen, verlies van vertrouwen bij stakeholders of financiële sancties. Kosten, baten en dekking Geen directe financiële effecten. Wel vermindering van administratieve lasten bij keuze voor 2% als tolerantiegrens voor de rechtmatigheid. Aanpak / Uitvoering In de nota's en verordening is een aantal artikelen gewijzigd en zijn er artikelen herschreven.

Voor de volledigheid zijn er 'was-wordt' versies toegevoegd. De nota's zijn op 10 september 2025 in de Auditcommissie besproken. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie Na het vaststellen van de financiële verordeningen zal publicatie plaatsvinden op Gemeenteblad van Baarn en op overheid.nl. Evaluatie Niet van toepassing

2

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: Bijlage 1: Controle protocol inclusief normenkader Baarn 2025 Bijlage 2: Controle protocol inclusief normenkader Baarn 2025 (werkdocument incl. wijzigingen) Bijlage 3: Verordening ex. artikel 212 2025 Bijlage 4: Verordening ex. artikel 212 2025 (werkdocument incl. wijzigingen)

3