1362535 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

1362535

Onderwerp

Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

Besluit in raad

17 december 2025

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

Naam steller

Nikki van den Hoek

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Het college toestemming te verlenen om de gemeenschappelijke regeling Archief Eemland te treffen. 2. Het college toestemming te verlenen om de huidige gemeenschappelijke regeling ter uitvoering van de Archiefwet op te heffen. Samenvatting van het voorstel De gemeenschappelijke regeling (GR) Archief Eemland moet om een aantal redenen geactualiseerd worden, onder meer door een wijziging van de wet en het beter laten aansluiten op behoeften van de deelnemende gemeenten en maatschappij. Daarom wordt de oude regeling opgeheven en een nieuwe GR getroffen. De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten worden gevraagd in te stemmen met het treffen van de nieuwe GR. Hierbij dient men de toestemming van de raad te vragen. Voordat de raad om toestemming wordt gevraagd is hij in de gelegenheid gesteld een zienswijze aan het college te geven over de ontwerp GR. De raad van gemeente Baarn heeft geen zienswijze ingediend. Twee andere deelnemers wel. Deze zienswijzen zijn verwerkt in de regeling die nu voorligt. Aanleiding Archief Eemland voert sinds 1998 archieftaken uit voor gemeente Baarn en 7 andere gemeenten. De huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) voldoet niet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Daarom wordt de oude regeling ingetrokken en wordt een nieuwe GR aangegaan.

Belangrijke ontwikkelingen zijn: de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist, en de veranderende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Een gezamenlijke archiefdienst is financieel voordeliger en versterkt de regionale cultuurhistorische geschiedenis. Vanaf eind 2023 hebben de betrokken gemeenten (Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg) input geleverd voor het ontwerp van de GR. Op 21 mei 2025 heeft de raad besloten geen zienswijze in te dienen. Een aantal andere deelnemers heeft wel zienswijzen ingediend. Een deel daarvan is verwerkt in de regeling die nu voorligt. Archief Eemland voert wettelijke taken uit zoals omschreven in artikel 32 van de Archiefwet 1995, bestaande uit: 1. Toezicht en advies Archief Eemland draagt proactief en coöperatief bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de deelnemers. De archivaris beheert overgebrachte informatieobjecten en houdt toezicht op niet-overgebrachte informatieobjecten volgens de archiefwet. Bij ontwerp en inrichting van informatiesystemen, vervanging, aanschaf, invoering, (her)inrichting, informatiebeleid, nieuwe wetgeving, conversie, migratie, vervanging, en organisatorische wijzigingen treedt de archivaris op als adviseur.

1

2. Opslag, beheer en dienstverlening Archief Eemland ondersteunt bij de overbrenging van (digitale) informatieobjecten, zorgt voor opname van de informatieobjecten in het archief, en beheert overgebrachte (digitale) informatieobjecten, zodat deze duurzaam toegankelijk blijven voor en beschikbaar gesteld worden aan alle belanghebbenden. De archivaris is verplicht om periodiek verslag uit te brengen aan ambtelijk overleg over de werkzaamheden als beheerder van de archiefbewaarplaats.

Beoogd effect Een geactualiseerde gemeenschappelijke regeling Archief Eemland met gemeente Amersfoort als centrumgemeente. Hierdoor zijn de verantwoordelijkheden en deelname helder geregeld, blijft de dienstverlening voor alle inwoners en betrokkenen doorgaan, en is de controlerende taak van de raad geborgd. Als deelnemers zijn we in staat te sturen op de gemeenschappelijke regeling en zorgen in goede samenwerking met Archief Eemland voor goed informatie- en archiefbeheer. Argumenten 1.1 Toestemming te verlenen aan het college om de gemeenschappelijke regeling Archief Eemland te treffen. Op 21 mei 2025 heeft de raad besloten geen zienswijze in te dienen op de ontwerp gemeenschappelijke regeling Archief Eemland, omdat de actualisatie conform de nieuwe wet en op grond van overige aanbevelingen en adviezen is doorgevoerd. Twee andere deelnemers hebben wel een zienswijze ingediend en dat heeft geleid tot twee wijzigingen. De wijzigingen naar aanleiding van de zienswijzen zijn: • Naar aanleiding van het verzoek vanuit de gemeente Renswoude, onder andere met het oog op het budgetrecht van de gemeenteraad, is toegevoegd dat de raden betrokken worden bij wijzigingen in het budget van de GR. • Er wordt nu duidelijk onderscheid gemaakt in de te leveren diensten tussen gemeenten die de volledige financiering betalen en deelnemende gemeenten die dit op dit moment nog niet doen.

Ook is het ‘Addendum kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland’ is toegevoegd aan de stukken. Voor een overzicht van de wijzigingen wordt verwezen naar bijlage 3 Voorblad wijzigingen naar aanleiding zienswijzen GR Archief Eemland. Met het inwerkingtreden van de nieuwe GR wordt de oude GR opgeheven. Zie hoofdstuk 9, artikel 19 in de GR. 1.2 De gemeenschappelijke regeling is niet in strijd met het recht of het algemeen belang. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht op algemeen belang. Hiervan is geen sprake. Wijzigingen kunnen niet meer worden voorgesteld. 1.3 De gemeenschappelijke regeling past binnen uitgangspunten die zijn vastgesteld in de Nota regionale samenwerking en verbonden partijen De gemeenschappelijke regeling Archief Eemland sluit aan bij de drie doelen uit par. 1.1 van de nota: 1. Ontwikkelkracht vergroten. 2. Uitvoeringskracht vergroten. Deze twee punten kan Baarn niet zelfstandig waarborgen. Een samenwerkingsverband is vereist.

2

3. Nabijheid waarborgen. Daarnaast is deze GR ook meegenomen in de verdere prioritering regionale samenwerkingen. 2.1 Het college toestemming te verlenen om de huidige gemeenschappelijke regeling ter uitvoering van de archiefwet op te heffen De huidige gemeenschappelijke regeling, getroffen in 1998 en 1999, moet opgeheven worden om de vernieuwde gemeenschappelijke regeling te treffen. Financiële risico's De kosten voor deze gemeenschappelijke regeling stijgen ten opzichte van voorgaande jaren. Dit is echter noodzakelijk voor de kostendekkendheid van de GR. De stijging komt voort uit het feit dat de kosten gedurende 20 jaar niet zijn geïndexeerd en door de uitbreiding van de dienstverlening op digitaal vlak. Dit risico wordt gemitigeerd door gefaseerd in te stromen in de volledige dienstverlening van Archief Eemland via een ingroeimodel. Deze aanpak is haalbaar, omdat we verwachten minder advies nodig te hebben dankzij ons sterke interne team en de goede interbestuurlijke beoordeling. Vanaf 2027 is afname van de volledige dienstverlening onvermijdelijk, inclusief de bijbehorende kosten. Deze kosten zijn realistisch en marktconform. Bovendien biedt volledige deelname aan de GR gemeente Baarn de mogelijkheid om actief te sturen op de strategische keuzes van Archief Eemland.

Juridische risico's Het college vraagt aan de raad toestemming voor het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling. De raad kan zich slechts van toestemming onthouden indien dit in strijd is met het recht of het algemeen belang, volgens artikel 1.4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Algemene risico's De gemeenschappelijke regeling geeft ons een vehikel om te sturen en risico's te mitigeren door inspraak en participatiemogelijkheden rondom de strategische keuzes van het Archief. Kosten, baten en dekking De benodigde middelen zijn volledig opgenomen in de begroting. Aanpak / Uitvoering De vervolgstappen zijn: 1. Na besluit in de raad wordt het college van gemeente Amersfoort, de centrumgemeente geïnformeerd. 2. De nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt ondertekend. 3. De oude GR wordt opgeheven bij de inwerkingtreding van de nieuwe regeling (hoofdstuk 9, artikel 19 uit de GR). 4. De gemeente Amersfoort publiceert de geactualiseerde GR. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie Gemeente Amersfoort (Archief Eemland) wordt geïnformeerd over het besluit. Het besluit wordt gepubliceerd door gemeente Amersfoort. Evaluatie De regeling wordt ten minste eens per vier jaar geëvalueerd en zoveel vaker als op verzoek van ten minste twee derde van het aantal deelnemers. De deelnemers bepalen daarbij in onderling overleg de onderwerpen, de werkwijze en planning van de evaluatie.

Daarbij kan besloten worden een onafhankelijke externe de evaluatie te laten uitvoeren (artikel 21 van de gemeenschappelijke regeling). 3

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 1362535 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland bijlage 1 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland 1362535 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland bijlage 2 Uitvoerende DVO Archief Eemland 1362535 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland bijlage 3 Addendum uitvoerende DVO Kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland 1362535 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland bijlage 4 Voorblad wijzigingen naar aanleiding zienswijzen GR Archief Eemland

4