1340638 Ontwerpbegroting 2026 RID Utrecht bijlage 3 Memo besparingspotentieel

Memo: besparingspotentieel RID

Onderwerp: Datum: Aan:

Besparingspotentieel RID Begroting 2026 3 juni 2025 Dagelijks bestuur

Inleiding Mede met het oog op de dreigende onbalans tussen taken en middelen zijn door het Rijk afspraken gemaakt met provincies en gemeenten over hun financiën. Deze afspraken zijn vastgelegd in de Voorjaarsnota 2025 van het Rijk. Belangrijk voor gemeenten is de afspraak over het gemeentefonds 2026. Er wordt door het Rijk structureel 424 miljoen euro beschikbaar gesteld voor de terugval in het Gemeentefonds vanaf 2026. Een ander geboekt resultaat voor 2025 tot en met 2027, is het beschikbaar stellen van in totaal circa 3 miljard euro cumulatief voor jeugdzorg en gemeenten. En ook bij de Voorjaarsnota 2024 is voor de Wmo al een reeks van 75 miljoen in 2026, oplopend naar 300 miljoen euro in 2029 gereserveerd. Hoewel dit vanaf 2026 voor een betere balans tussen taken en middelen zorgt, lijkt het nu nog onvoldoende om de aanstaande korting op het gemeentefonds en de stijgende kosten volledig te compenseren. Gemeentelijke dilemma’s Gemeenten staan daarmee voor financiële uitdagingen die de gemeentelijke politiek voor dilemma’s en keuzes stelt op welk domein (extra) uitgaven (moeten) worden gedaan en waarop bezuinigd moet worden. Deze keuzes zijn uiteraard ook van invloed als (een deel van) het domein is belegd in een GR, zoals in het geval van de RID.

Tegelijkertijd nemen, door steeds verdergaande digitale en geopolitieke ontwikkelingen, de eisen aan de organisaties én haar bestuurders toe (denk bijvoorbeeld NIS2). En tot slot blijft door de exponentiele toename van aanvallen de noodzaak groeien tot betrouwbare informatiebeveiliging. Kortom; de ambities en taken van de lokale overheid worden complexer in een overspannen, specialistische arbeidsmarkt. Krachtenbundeling, samenwerken in verschillende netwerken en ketens alsmede blijvende aandacht voor informatiebeveiliging zijn daarmee noodzakelijk om een veilige, digitale omgeving voor de dienstverlening aan burgers en ondernemers te kunnen faciliteren. Proces besparingsmogelijkheden In het Algemeen Bestuur van 20 januari 2025 lag de RID Kadernota 2026 ter vaststelling voor. Met het oog op de bovenomschreven financiële situatie, is door onze deelnemers gevraagd om besparingsmogelijkheden in kaart te brengen. Voorgesteld is om dit voor het vaststellen van de Kadernota 2026 inzichtelijk te maken, zodat door het AB bestuurlijke afwegingen gemaakt konden worden. Conform advies van het GDO heeft het AB de RID op 20 januari jl. opdracht gegeven om samen met de deelnemers, voor het opstellen van de begroting 2026, alle mogelijke besparingen die er in de samenwerking zijn in kaart te brengen en te voorzien van een advies voor het bestuur.

Hiervoor is een proces en een werkgroep ingericht waar het SOO een centrale rol in had. De in kaart gebrachte besparingsmogelijkheden zijn door deze werkgroep voorgelegd aan het SOO op 24 maart jl. met het verzoek een advies te formuleren voor besluitvorming door het GDO. Op 3 april jl. is door het GDO gevraagd om zich bij de voor te stellen besparingsmogelijkheden toch te beperken tot ICT en deze niet strijdig te laten zijn met de verwachte ontwikkelingen vanuit de stip. Een definitief memo besparingspotentieel is tenslotte op 8 mei jl. voorgelegd aan het GDO, met het verzoek om een advies voor besluitvorming door het DB. U kijkt daarom naar een memo besparingspotentieel louter voor ICT (i.c. de RID).

Mogelijke besparingen RID 1. Versmallen openingstijden Servicedesk

Bedrag € 80.000,-

Ingangsdatum 1-1-2026

GDO-advies Het GDO geeft aan het bestuur van de RID mee in principe akkoord te zijn. Een aantal deelnemers vindt echter het risico van het beperken van de openingstijden van de servicedesk erg groot. Het GDO laat het aan het bestuur over om de knoop door te hakken over dit voorstel. Alle GDO leden zijn akkoord.

2.

Geen BI-specialist bij de RID

€ 50.000,-

1-1-2026

3.

Geen innovatiebudget

€ 100.000,-

1-1-2026

Alle GDO leden zijn akkoord.

4.

Afschalen Mitel telefonie

€ 75.000

1-1-2027

Alle GDO leden zijn akkoord.

Bedrag € 100.000,-

Ingangsdatum Opgenomen in begroting vanaf 2025 Vanaf 2024 verwerkt, opgenomen in de begroting vanaf 2026 Opgenomen in begroting vanaf 2025

Reeds verwerkte besparingen 5. Opzeggen Gemnet

6.

Multifunctionals

€ 85.000,-

7.

Reductie WiFi-kosten

€ 44.000,-

Reactie RID De RID onderkent het genoemde risico en stelt dus voor om deze besparing nu nog niet in te voeren. De besparing weegt dan namelijk niet op tegen het ervaren van verlies van dienstverlening voor een significant deel van de medewerkers.

Reeds verwerkt in de ontwerpbegroting 2026 voor DB Reeds verwerkt in de ontwerpbegroting 2026 voor DB Reeds verwerkt in de ontwerpbegroting 2026, met ingang van 2027

8.

Formatiereductie bij RID ten gevolge van afbouwen datacenters Besparingen bij deelnemers Implementatie Company Owned Devices

€ 200.000,-

Bedrag € 270.000,-

Verwerkt in kadernota 2026-2029 Ingangsdatum

Opm. RID In de businesscase een besparing opgenomen van ca. 3 fte bij gemeenten

Toelichting op de besparingsmogelijkheden RID De begroting van de RID betreft voor het grootste deel het leveren van producten en diensten, de laatste vooral vertaald in personeelskosten. In de specialistische arbeidsmarkt van de RID, zit de ruimte in het besparen op personeel voornamelijk als gevolg van afname van diensten. Het niveau van dienstverlening is daarom een voor de hand liggende besparingsmogelijkheid om naar te kijken. 1. Het versmallen van de openingstijden van de Servicedesk RID van maandag t/m vrijdag van 07.0017.00 uur naar maandag t/m donderdag van 09.00- 17.00 uur en geldt voor het telefonische kanaal. Uit onderzoek blijkt het in dit window te gaan om ca 75 telefoontjes per week. Door de versmalling van de tijden van deze dienstverlening kan 1 fte bespaard worden. Dit houdt een structurele besparing in van € 80.000,Op vrijdagen kunnen medewerkers wel via de selfservice portal diensten afnemen zoals het doen van aanvragen en/of meldingen en herstel van wachtwoorden. Voor de P1 verstoringen geldt dat de consignatiedienst beschikbaar is op vrijdagen. 2. Voor 2025 e.v. hebben wij in ons personeelsbudget ruimte opgenomen voor 0,5 fte BI-specialist. Hierop is vooralsnog geen definitieve claim gelegd. Dit kan een structurele besparing van € 50.000 betekenen*. *Landelijke ontwikkelingen laten een toename in de vraag naar innovatie en zeker data-gedreven werken zien.

We verwachten dat deze ontwikkeling zich doorzet naar uw organisaties, waarbij dit budget voor de aangesloten RID-organisaties wellicht zelfs ontoereikend zou kunnen zijn. Het laten vrijvallen van budget kan op korte termijn verlichting brengen, maar op langere termijn wellicht geen strategische keuze blijken te zijn. De vraag naar besparingsmogelijkheden bij de RID hebben we daarnaast bekeken in het licht van (digitale) ontwikkelingen en de veranderende vraag die daardoor ontstaat. 3. In de begroting is een jaarlijks innovatiebudget opgenomen. Het schrappen van dit budget kan een structurele besparing betekenen van € 100.000.* 4. Afschalen Mitel telefonie oplossing. Door het contract met Microsoft E5 volledig te benutten, kan de telefonie oplossing “bellen via Teams” ingezet worden. Dit betekent afscheid nemen van het huidige Mitel na afloop van de contractperiode en levert een structurele besparing op van €75.000,- per 1-12027. Door het GDO is op 3 verschillende beleidsterreinen naar de mogelijke, toekomstige samenwerking gekeken. Alle colleges hebben hiermee ingestemd. De eventuele consequenties hiervan op de ICT-, IV- en IB&P-kant moeten nog verder worden uitgewerkt en kunnen gevolgen hebben voor de organisatie van de RID en daarmee voor de benodigde financiën. Besparingen die al eerder zijn gerealiseerd: 5.

Gemnet: door optimaal gebruik te maken van onze huidige infrastructuur kan het contract met Gemnet worden opgezegd. (besparing van € 100.000 verwerkt in de begroting vanaf 2025) 6. Multifunctionals (In 2024 zijn de kosten geflexibiliseerd en worden de werkelijk kosten afgerekend door middel van een plusdienst. Door een aanbesteding van de RID zijn deze kosten nu € 85.000 in plaats van €170.000 (besparing van € 85.000 vanaf 2024). 7. De kosten van de wifi worden ook apart doorbelast aan de deelnemers. Door onze nieuwe netwerkinfrastructuur hebben wij de kosten kunnen reduceren. Sommige deelnemers hebben dit in

2024 al in kunnen boeken. Voor het totaal betekent het dat de doorbelasting aan de deelnemers omlaag gaat (besparing van € 44.000,- per 2025). Besparingen tgv DIP: 8. In de kadernota 2026 is de meerjareninvesteringsplanning vertaald. Hierin wordt uitgegaan van het afbouwen van de huidige datacenters en de geleidelijke overgang naar de cloud (scenario 2). De vrijvallende kosten ten gevolge van het DIP-traject zijn reeds verwerkt in het kostenoverzicht. Concreet voorbeeld hiervan is de opgenomen netto formatiereductie van 2,3 fte.

Meerjarig perspectief: toename kosten ICT De RID wil volledig transparant zijn naar haar deelnemers en haar bestuur. In een periode waarin door gemeenten gekeken wordt naar mogelijke besparingen, lijkt het tegenstrijdig om een signaal af te geven over potentiële kostenstijgingen. En toch is dat precies wat in de trendrapportages over ICT-kosten te lezen is. De digitale en geopolitieke ontwikkelingen, de arbeidsmarkt en vooral de toename van softwarekosten door cloudgang gaan zich vertalen in hogere kosten voor overheden. En ook voor de RID-deelnemers is dat helaas de realiteit en het meerjarig perspectief.