1335572 Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Onderwerp Besluit in raad Portefeuillehouder(s)

1335572 Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 24 september 2025 Mevrouw Koenders – van de Vrugt

Naam steller Status / Vertrouwelijkheid

Daniël Bulthuis Openbaar

Voorgesteld beslispunt: 1.

De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Baarn 2026 vast te stellen.

Samenvatting van het voorstel Er wordt voorgesteld om de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Baarn 2026 vast stellen. De voorgestelde verordening bestaat uit twee delen. In het eerste deel wordt het recht op ambtelijke bijstand geregeld. Het tweede deel is gericht op financiële ondersteuning van fracties bij hun werkzaamheden en de wijze waarop zij daar rekening en verantwoording over afleggen. Het voorstel is om de verordening aan het begin van de nieuwe raadsperiode, op 1 april 2026, in werking te laten treden. Aanleiding Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning behoren bij het wettelijke instrumentarium van de gemeenteraad en zijn van essentieel belang voor het goed functioneren van de gemeenteraad. In Baarn is de fractievergoeding jaren geleden geschrapt. Baarn heeft sindsdien ook geen verordening op de fractieondersteuning meer, terwijl deze wél wettelijk verplicht is. Het Presidium heeft in mei 2024 een werkgroep ingesteld en deze de opdracht gegeven om verder te werken aan een voorstel voor een verordening en budget. De uitkomsten hiervan zijn verwerkt in de voorliggende verordening. In het presidium van juni 2025 is hier positief op geadviseerd. De werkgroep bestond uit de heer Genuit, mevrouw Martens en mevrouw Koenders.

Aangezien het om hetzelfde artikel uit de Gemeentewet (artikel 33) gaat, hebben de meeste gemeenten de fractieondersteuning en de ambtelijke bijstand geregeld in één verordening. Baarn kent wel een verordening op de ambtelijke bijstand, maar deze dateert uit 2010 en is niet meer helemaal in lijn met de modelverordening van de VNG uit 2019. Voor de verordening ambtelijke bijstand is gebruik gemaakt van de modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 van de VNG. De betreffende artikelen 1 tot en met 5 zijn integraal overgenomen uit de modelverordening en vormen het formele kader Kanttekening daarbij is dat de opgenomen artikelen veelal ‘hoog over’ zijn geformuleerd. Voor de praktische invulling wordt verwezen naar dit A3-document over de ambtelijke ondersteuning. Indien hierover een verschil van inzicht /discussie ontstaat en dit niet kan worden opgelost is de verordening op de ambtelijke bijstand leidend. Het is aan de raad om in de verordening te bepalen waaraan fracties hun fractievergoeding wel en niet mogen besteden. De gemeenteraad heeft dus de vrijheid om hier binnen bepaalde grenzen zelf invulling aan te geven.

In de praktijk zijn er voorbeelden van raden die in de verordening heel precies voorschrijven aan welke doeleinden het fractiebudget wel of niet mag worden besteed, terwijl andere raden alleen als spelregel hebben dat uitgaven ten goede moet komen aan het raadswerk. Gezien het vrijwel onmogelijk is om een uitputtend overzicht te maken van waar de vergoeding wel en niet aan mag worden uitgegeven, is in de voorgestelde verordening op hoofdlijnen aangegeven wat de bestedingsdoelen zijn en waarvoor het budget wel en niet mag worden gebruikt. Voor een meer uitvoerige weergave van de inhoudelijke voorgestelde keuzes wordt verwezen naar de toelichting op de artikelen over de fractieondersteuning in de voorgestelde verordening.

1

Beoogd effect Met het vaststellen van de verordening worden kaders meegegeven voor het inroepen van ambtelijke bijstand en het verstrekken van een fractiebudget. Argumenten 2.1. Recht op ambtelijke en fractieondersteuning Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning. Gemeenten zijn verplicht een verordening vast te stellen voor fractieondersteuning. Als de gemeenteraad deze verordening vaststelt, voldoet de gemeente Baarn weer aan deze verplichting. 2.2. Versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad Met de fractieondersteuning wordt een fractie in staat gesteld om zelfstandig uitgaven te doen in het kader van de kaderstellende en controlerende rol die de raad heeft. 2.3 Kwaliteitsslag Het toekennen van fractievergoedingen draagt bij aan het verder op orde brengen van de ondersteuning en professionalisering van de raad. 2.4. Verordening op de ambtelijk bijstand in lijn brengen met modelverordening VNG. De bestaande verordening op de ambtelijke bijstand dateert uit 2010. Met het vaststellen van de voorgestelde verordening wordt deze geactualiseerd en sluit volledig aan op de modelverordening van de VNG. Risico's 3.1.

Onrechtmatige uitgaven De vergoeding is bedoeld voor het functioneren van de fractie en moet ondersteunend zijn aan het raadswerk. In de verordening is op hoofdlijnen aangegeven wat de bestedingsdoelen zijn en waarvoor het budget niet mag worden gebruikt. Grofweg zijn er twee soorten uitgaven die niet uit het fractiebudget vergoed mogen worden: 1.

2.

Conform artikel 99 van de gemeentewet is het niet toegestaan om de fractievergoeding te gebruiken voor vergoedingen aan raads- en steunfractieleden voor hun werkzaamheden en/of het bijwonen van vergaderingen. De hoogte van die vergoedingen zijn namelijk wettelijk vastgelegd. Alles wat met de politieke partij te maken heeft. Bijvoorbeeld betalingen aan de politieke partij, gemeenteraadsverkiezingen en verkiezingscampagnes.

Door de voorgestelde constructie dat fracties gemaakte kosten kunnen declareren bij de griffie wordt het risico op onrechtmatige uitgaven uit het fractiebudget geminimaliseerd. Bovendien kan de griffie (on)gevraagd te allen tijde adviseren over de bestedingsdoelen. 3.2. Meerkosten voor de accountant Het is niet zo dat het fractiebudget “van de fractie” is in die zin dat de fractie geen verantwoording hoeft af te leggen aan de raad over de uitgaven die ten laste van het fractiebudget worden gebracht. Gezien de financiële consequenties om de accountant te belasten met de controle wordt, in overleg met de auditcommissie, voorgesteld om hen met deze taak te belasten en advies uit te brengen aan de raad. In de voorgestelde verordening is de mogelijkheid opgenomen dat, mocht er sprake zijn van een situatie waar zij als auditcommissie niet uitkomen, dit kan worden voorgelegd aan de accountant, hetgeen extra kosten met zich meebrengt. Door te werken met een ‘vergoeding op declaratiebasis’ wordt dit risico echter geminimaliseerd. 3.3. Risico dat reeds gedane uitgaven op een andere manier moeten worden opgebracht

2

Als bij de uiteindelijke vaststelling door de raad wordt besloten dat bepaalde uitgaven buiten het fractiebudget worden gehouden, heeft dat als gevolg dat (reeds gedane) uitgave door de leden van de fractie op andere wijze moet worden opgebracht. Door te werken met een ‘vergoeding op declaratiebasis’ wordt dit risico echter geminimaliseerd. 3.4 Constructie om in één keer de totale bijdrage voor de gehele periode beschikbaar te stellen De werkgroep stelt een constructie voor waarbij de totale financiële bijdrage in één keer beschikbaar kan worden gesteld aan het begin van en voor de gehele raadsperiode (minus de laatste 3 maanden voor de volgende gemeenteraadsverkiezingen). De gedachte hierachter is dat het budget per jaar relatief laag is en dat fracties juist in het eerste gedeelte van de raadsperiode meer behoefte kunnen hebben aan het volgen van bijv. een fractie- of strategietraining dan in de laatste jaren van de raadsperiode. Door deze constructie is er een risico dat een fractie eerst het volledige budget uitgeeft en vervolgens ophoudt te bestaan/uiteen valt. Kosten, baten en dekking Er wordt voorgesteld om een jaarlijks bedrag van 800 euro per fractie en een variabel deel van 100 euro per zetel beschikbaar te stellen.

Een relatief hoger bedrag per fractie en een wat lager bedrag per zetel zorgt ervoor dat elke fractie de kans krijgt om zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Na het vaststellen van de definitieve verkiezingsuitslag van de gemeenteraadsverkiezingen van 18 maart 2026 kan het precieze bedrag worden berekend. Naar verwachting is hier jaarlijks een budget van om en nabij 10.000 euro voor nodig. Dit budget is niet vrij te maken uit de budgetten van de griffie. Voorgesteld wordt om dit budget te verwerken in de programmabegroting 2026-2029. Aanpak / Uitvoering Voor de voorgestelde keuzes wordt verwezen naar de toelichting op de artikelen over de fractieondersteuning in de voorgestelde verordening. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie Na het vaststellen en het inwerking treden van de verordening op 1 april 2026 wordt deze in het Gemeenteblad van Baarn en op overheid.nl gepubliceerd. Evaluatie Mocht de praktijk daar aanleiding toe geven dan kan de raad op ieder moment besluiten om de verordening te actualiseren en andere regels m.b.t. de uitgaven, controle en verantwoording toe te gaan passen. Gemeenteraad van Baarn, namens het Presidium,

Bijlage: verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Baarn

3