1297292 Jaarstukken 2024 RID Utrecht bijlage 1 Concept AB besluit jaarstukken 2024

Concept AB Besluit Onderwerp Datum Aan Bijlagen

Jaarstukken 2024 14 juli 2024 AB Jaarstukken 2024 Accountantsverslag 2024

Gevraagd besluit De jaarstukken 2024 vast te stellen Resultaat 2024 (€ 9.000) als volgt te bestemmen - Het totale saldo toevoegen aan de Algemene Reserve

Advies van GDO Het GDO complimenteert de RID met de stukken en adviseert de Jaarstukken vast te stellen.

Aanleiding In de jaarstukken 2024 leggen wij verantwoording af aan het Algemeen Bestuur over het afgelopen jaar, over de doelen en hetgeen bereikt is met bijbehorende kosten. De jaarrekening 2024 sluit met een positief resultaat van € 9.000. In de jaarstukken is een verdere analyse gemaakt van het resultaat. Primitieve Begroting (A) 8.396.000

Begroting na wijzigingen (B) 8.396.000

Jaarrekening 2024 (C) 8.396.000

Afwijking (B-C) 0

8.396.000

8.531.000

8.522.000

9.000 V

Gerealiseerd saldo voor reservemutatie Mutatie reserves

0

135.000 N

126.000 N

9.000 V

0

135.000

135.000

0

Gerealiseerd resultaat

0

0

9.000 V

9.000 V

Totaal algemene dekkingsmiddelen Totaal Lasten

Resultaatbestemming Op 8 juli 2021 heeft het AB beleidsregels vastgesteld rondom de Algemene Reserve. Besloten is dat resultaten kleiner dan € 40.000 worden toegevoegd of onttrokken aan de Algemene Reserve. De Algemene Reserve mag maximaal 2% van het begrotingstotaal zijn (€ 160.000). Met toevoeging van dit resultaat wordt de Algemene Reserve € 113.000.

Accountantscontrole De accountant geeft alleen nog een oordeel omtrent getrouwheid. De verantwoording rondom rechtmatigheid is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur heeft een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen bij de jaarrekening. Afwijkingen worden toegelicht in de

paragraaf bedrijfsvoering. In 2024 heeft één onrechtmatigheid plaatsgevonden rondom aanbestedingen en die is dan ook toegelicht in de jaarstukken: In 2024 heeft de RID in samenspraak met haar deelnemers geïnvesteerd in Microsoft E5. Daarbij is afgesproken om de mogelijkheden van de E5 licentie zoveel mogelijk te benutten. Eén van deze mogelijkheden betreft het telefonieplatform. Dit betekent dat wij afscheid gaan nemen van ons huidige telefonieplatform. De overgangsperiode naar Microsoft wordt ingeschat op 1,5 jaar (tot 1 juli 2026). Hierdoor zijn wij genoodzaakt om de huidige omgeving te verlengen in plaats van opnieuw aan te besteden. Door deze verlenging komt de opdrachtwaarde alsnog boven de Europese drempelbedragen uit. Om deze redenen is het bedrag voor 2024, 2025 en 2026 als rechtmatigheidsfout aangemerkt (€ 274.000). Naast de bovenstaande aanbesteding hebben wij ook de kosten van onze netwerkpartner als rechtmatigheidsfout aangemerkt. Wij hadden van te voren ingeschat dat dit 3 losse contracten en aanbestedingen zouden zijn. Het ging om het opstellen van een netwerkontwerp, vervolgens het implementeren van het netwerk conform dit ontwerp en vervolgens de oude omgeving migreren naar deze nieuwe omgeving. We hebben dit ook als zodanig onderhands aanbesteed. Uit deze onderhandse aanbesteding is dezelfde aanbieder gekomen.

Wij kunnen op dit moment onvoldoende aannemelijk maken dat dit, in de juridische aanbestedingsregels, ook echt 3 losse ontwerpen waren. Daarom hebben wij de kosten uit 2024 en 2025 (de opdracht loopt nog door) als rechtmatigheidsfout opgenomen (€ 500.000). In 2025 starten wij een aanbesteding om een nieuwe netwerkpartner te kunnen contracteren.

Aanbevelingen vanuit accountantsverslag De accountant heeft een accountantsverslag geschreven naar aanleiding van de controle. Daarin doen ze enkele aanbevelingen: Aanbeveling Accountant Reactie RID Voor de uitvoering van de controle van de De RID is inmiddels gestart met de actualisatie van jaarrekening 2024 is in het kader van de onder andere dit controleprotocol. Het rechtmatigheidsverantwoording (nog) geen geactualiseerde controleprotocol zal ter geactualiseerd controleprotocol beschikbaar. Thans besluitvorming worden voorgelegd in het AB van 14 geldt het ‘Controleprotocol voor de juli. accountantscontrole op de jaarrekening van de regionale ICT Dienst Utrecht 2012’ zoals vastgesteld door het Algemeen bestuur op 3 juli 2013. Het dagelijks bestuur heeft op 3 juni 2024 het ‘normenkader 2024’ geactualiseerd. Wij hebben uw directie in het voorgaand jaar geadviseerd de financiële verordening en de controleverordening ex. Artikel 212 en 213 van de Gemeentewet te (laten) actualiseren zodat in formele zin de verordeningen weer aansluiten bij de nieuwe uitgangspunten en verantwoordelijkheden als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze actualisatie heeft nog niet plaatsgevonden. De crediteurenadministratie wordt extern beheerd op basis van een dienstverleningsovereenkomst door gemeente De Bilt.

Wijzigingen in crediteurstamgegevens worden ingevoerd door een medewerker van de crediteurenadministratie en bevestigd door een medewerker van Planning en Control. Hierdoor is functiescheiding (4ogenbeginsel) in het proces gewaarborgd. Wel merken wij op dat De Bilt gewijzigde gegevens niet verifieert bij de leverancier, waardoor er een risico ontstaat op onrechtmatige betalingen aan derden, bijvoorbeeld wanneer een onjuiste factuur

Wij zullen in overleg met gemeente De Bilt gaan in hoeverre zij het proces rondom crediteurenstamgegevens kunnen aanscherpen. De prestatielevering blijft onder de aandacht van de RID. Gezien het feit dat we een kleine organisatie zijn achten wij het risico klein op een onterechte factuur. Daarnaast volgt bij de factuurcontrole, na eerste beoordeling door controller, een controle door het betreffende MT-lid of de prestatie is geleverd. Een groot gedeelte van de facturen hebben betrekking op Hard- en Software waarbij altijd de controle op prestatielevering wordt

zonder duidelijke prestatielevering wordt ingediend (bijvoorbeeld bij ‘phising mails’). Hoewel de crediteurenadministratie extern is ondergebracht bij De Bilt, blijven de gevolgen van eventuele onjuiste betalingen een aandachtspunt voor de RID. Dit risico kan worden beperkt door het intern beheersingssysteem verder aan te scherpen door het verifiëren van wijzigingen in crediteurstamgegevens en/of door een zichtbare controle op de prestatielevering. De controle op de prestatielevering blijft ene punt van aandacht. Indien de prestatielevering binnen het inkoopproces niet aantoonbaar c.q. voldoende aannemelijk kan worden gemaakt, bestaat het risico dat onterecht betalingen worden verricht aan derden. Daarnaast vergroot dit het risico dat fraude onopgemerkt blijft. Binnen de RID zijn interne afspraken gemaakt en vastgelegd over wie bevoegd is om de controle op de prestatielevering uit te voeren. Wij hebben de controle op de prestatielevering opgenomen als onderdeel van het inkoopproces en hebben in het kader van de deelwaarneming de inkoopfacturen vastgesteld of de prestatie daadwerkelijk is geleverd. We zijn van mening dat de aangeleverde onderbouwingen de prestatieleveringen voldoende aannemelijk maken. Wel constateren wij dat de diepgang van de onderbouwing varieert afhankelijk van de soort prestatie.

Dit houdt ook in dat budgetbeheerders blijvend bewust moeten zijn van dit aspect. Wij bevelen aan om ter ondersteuning een korte handreiking op te stellen.

vastgelegd of bij bijvoorbeeld inhuur zijn altijd urenbriefjes aanwezig. De aanbeveling om te komen tot een handreiking ten behoeve van de controle op de prestatielevering zullen wij oppakken.