1235621 Peiling Bestuursovereenkomst COA bijlage 2 Aanvullende Werkafspraken opvanglocatie AMV en Regulier

Aanvullende Werkafspraken inzake de vestiging van een opvanglocatie voor AMV en Regulier gelegen aan de Amsterdamsestraatweg 13 te Baarn

Versie: 3 maart 2025

1

Aanvullende Werkafspraken behorende bij de Bestuursovereenkomst 3 maart 2025 tussen het COA en de gemeente Baarn Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) hierbij vertegenwoordigd door mevr. J. van der Laar en De gemeente Baarn, hierbij vertegenwoordigd door de wethouder, S. de Vries hebben ter uitwerking van artikel 6 van bovengenoemde Bestuursovereenkomst de volgende afspraken gemaakt.

Ondertekening: Baarn

…………………

d.d. Gemeente Baarn

d.d. ………… Centraal Orgaan opvang asielzoekers

S. de Vries wethouder

Judith v/d Laar regiomanager Opvang & Begeleiding Bijzondere opvang regio Midden - Zuid

2

Toelichting Aanvullende Werkafspraken I – Doel Aanvullende Werkafspraken

In artikel 6 van de Bestuursovereenkomst is opgenomen dat de gemeente en het COA nadere werkafspraken kunnen maken over de vestiging van een opvanglocatie en deze vastleggen in een separaat document ‘Aanvullende Werkafspraken’. Indien bepaalde – aanvullende - zaken voor de gemeente belangrijk zijn om vast te leggen, dan kan dit in overleg met de regiomanager AMV Opvang & Begeleiding Judith van der Laar. Het betreft hier eventuele aanvullingen en/of uitwerkingen op de in de Toelichting Bestuursovereenkomst genoemde informatie. Dit kunnen afspraken zijn op het terrein van de organisatie van en diensten op de opvanglocatie. Dit gebeurt onder erkenning van elkaars bevoegdheden en verantwoordelijkheden. In het tweede gedeelte van deze toelichting zal per thema worden ingegaan op de wettelijke verantwoordelijkheden van partijen, waarbij wordt verwezen naar relevante informatie.

3

II – Afspraken 1. Organisatie en omgeving COA 1.1. Wettelijke taak COA Het COA bestaat sinds de ingang van de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers (1994). In deze 'Wet COA' zijn de taken van het COA vastgelegd. Meer informatie over de wettelijke taak van het COA staat op: https://www.coa.nl/nl/organisatie Afspraak – Wettelijke taak COA 1. Het COA zorgt voor een adequate aanpassing, inrichting en instandhouding van de opvanglocatie in overeenstemming met de ter zake geldende wettelijke en gemeentelijke regelgeving. Hiervoor dient het COA voor de opvanglocatie in het bezit te zijn van de benodigde vergunningen. 1.2 Communicatie Bij de vestiging van een nieuwe opvanglocatie zijn veel partijen betrokken met soms uiteenlopende belangen. Goed contact met de omgeving is belangrijk. Het COA zet zich er voor in om buurtbewoners en bewoners van het azc met elkaar te laten kennismaken. De manager onderhoudt contact met onder meer de gemeente, de wijkagent en betrokken ondernemers, inwoners en organisaties. Meer informatie over communicatie staat op https://www.coa.nl/nl/vestiging-van-een-azc. Afspraak – Communicatie 1. Tot de datum van ingebruikname van de opvanglocatie is de gemeente verantwoordelijk voor communicatie en informatievoorziening over de opvanglocatie naar de inwoners van de gemeente en andere betrokkenen.

Het COA zal de gemeente hierin ondersteunen, wanneer de gemeente dit vraagt. 2.

Vanaf de datum van ingebruikname van de opvanglocatie draagt het COA, in overleg met de gemeente, zorg voor de informatie aan de inwoners van de gemeente over de opvanglocatie, de ontwikkelingen en over de te volgen procedures. De vorm en frequentie van de communicatie aan de inwoners wordt steeds in overleg tussen de gemeente en het COA gedurende de opvangduur bepaald.

3.

Voorafgaand en na ingebruikname van de opvanglocatie spant het COA zich in om omwonenden van de opvanglocatie kennis te laten maken met de opvanglocatie.

4.

Het COA en de gemeente verstrekken elkaar informatie die van belang is voor de uitvoering van de taken van de gemeente of het COA, die verband houden met de aanwezigheid van de opvanglocatie in de gemeente.

Afspraak – Overleg tussen COA en de gemeente 1. Naast ambtelijke overleggen zal er op bestuurlijk niveau ten minste één keer per half jaar overleg plaatsvinden tussen het COA en de gemeente.

4

Afspraak – Instellen omwonendenoverleg 1. Het COA en de gemeente stellen, vanaf het moment van opening, gezamenlijk een omwonendenoverleg in ter bevordering van de relatie tussen de bewoners van de opvanglocatie en de omwonenden. Het COA faciliteert en financiert de vergaderkosten van het omwonendenoverleg. 2.

In het omwonendenoverleg hebben in ieder geval zitting: vertegenwoordiging van de gemeente, de wijkagent, vertegenwoordiging van de omwonenden, door het COA aan te wijzen diensten en instellingen die in de opvanglocatie werkzaam zijn en het lokale COA-management.

1.3 Klachtenafhandeling Eventuele klachten maakt het COA zo snel mogelijk bespreekbaar. De manager amv is vanuit het COA het eerste aanspreekpunt voor vragen en klachten uit de directe omgeving. Voor klachten die niet langs deze weg zijn opgelost, bestaat de COA Klachtenregeling. Meer informatie over klachtenafhandeling staat op: https://www.coa.nl/nl/klachtenregeling. Afspraak – Melden van calamiteiten en klachten aan COA 1. Door het COA wordt een telefoonnummer en e-mailadres opengesteld voor meldingen en klachten met betrekking tot de opvanglocatie. De telefoon wordt 24/7 opgenomen door iemand van het locatiepersoneel. Omwonenden kunnen te allen tijde een afspraak maken om de locatiemanager te spreken. 1.4 Veiligheid Het COA is verantwoordelijk voor de fysieke en sociale veiligheid in de opvanglocaties. De zorg hiervoor heeft dan ook een hoge prioriteit. Het COA geeft hierover voorlichting en asielzoekers ondertekenen huisregels die ze moeten naleven. Bij overtreding van de huisregels treft het COA maatregelen. Het COA heeft beveiligers in dienst. Bij incidenten binnen de opvanglocaties die gevolgen kunnen hebben voor de openbare orde informeert het COA in eerste instantie de politie en zo nodig de burgemeester. Op elk moment van de dag zijn er voldoende gecertificeerde bedrijfshulpverleners (bhv’ers) op een COA-locatie aanwezig.

Elke COA-locatie heeft een bhv-plan waarin staat hoe medewerkers in geval van nood moeten handelen. En maakt hierover afspraken met de gemeente en lokale hulpdiensten. Meer informatie over veiligheid staat op: https://www.coa.nl/nl/veiligheid-en-rond-azcs en bij https://www.coa.nl/nl/overlast-en-maatregelen. Afspraak – Veiligheid 1. Het COA stelt, in overleg met en ter goedkeuring van de gemeente, een veiligheidsplan vastdat voor de opvanglocatie zal gelden en waarmee wordt beoogd in voorkomende gevallen de hulpverleningsorganisaties adequaat te kunnen doen handelen. Het plan zal door het COA in de daartoe bestemde gevallen worden gehanteerd. In het veiligheidsplan zal worden verwezen naar andere relevante veiligheid gerelateerde plannen zoals die van de GGD en ontruimingsplannen. 2. Het COA is verantwoordelijk voor de uitvoering en financiering van benodigde inzet van (bijvoorbeeld) straatcoaches in de omgeving van de locatie. De begeleiding van de 5

jongeren zal als zodanig herkenbaar zijn wanneer zij met de jongeren in de omgeving zijn. 3. Het COA handelt conform het opgestelde vermissingenprotocol in geval er sprake is van een vermissing van een jongere uit de opvanglocatie. 4. In de situatie dat zich ernstige ongeregeldheden op het terrein van de openbare orde en veiligheid voordoen die verband houden met de aanwezige opvanglocatie, treedt de burgemeester in overleg met een bestuurder van het COA om gezamenlijk te bezien of een oplossing kan worden bereikt. 1.5 Begeleiding Het COA begeleidt jongeren bij het vormgeven van hun toekomst in Nederland, het land van herkomst of een ander land. Alleenstaande jongeren van 15 t/m 17 jaar vangen we na binnenkomst in Nederland eerst op in de centrale ontvangstlocatie voor amv. Afspraak – Inspanning COA dagbestedingsactiviteiten. 1. Het COA spant zich in zoveel mogelijk dagbestedingsactiviteiten binnen en buiten de opvanglocatie aan te bieden. Het COA werkt hierin graag samen met organisaties uit de directe omgeving. 2.

De amv jongeren hebben volgen onderwijs. Het COA stemt dagbestedingsactiviteiten daarom af op de lestijden en beschikbaarheid van onderwijsmogelijkheden.

3.

Het COA spant zich in om de jongeren zwemles te laten volgen.

4.

De huidige groep van 90 AMV-ers vormt een kwetsbare groep. Het COA zorgt ervoor dat voldoende FTE beschikbaar is om deze groep te begeleiden. 5.

Andere bij te plaatsen doelgroepen, inclusief de daarbij behorende begeleiding, worden door COA op elkaar afgestemd, gelet op de bestaande bewoning door AMV-ers en de omgeving.

1.6 Vrijwilligers In de asielopvang zijn duizenden vrijwilligers actief. Hun inzet is hard nodig. Meer informatie over vrijwilligerswerk staat op: https://www.coa.nl/nl/vrijwilligerswerk. Afspraak – Werving vrijwilligers 1. Het COA werft en begeleidt vrijwilligers die actief willen zijn op de opvanglocatie en sluit met deze personen een vrijwilligerscontract en draagt zorg voor een vergoeding. Ook dienen alle vrijwilligers op een COA-locatie een VOG te overhandigen. 1.7 Bedrijfsvoering De komst van een opvanglocatie brengt ook werkgelegenheid met zich mee. Meer informatie over de werving van personeel, producten en diensten staat op: https://www.coa.nl/nl/werkenbij

6

Afspraak – Inspanning inhuren lokale producten en diensten 1. Voor zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan, spant het COA zich in, diensten en producten die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden, zoveel mogelijk vanuit de gemeente en de regio aan te trekken. 2.

Werving van personeel door het COA geschiedt via een uitzendbureau dat een mantelovereenkomst heeft met het COA. Bij de werving van personeel wordt, voor zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan en binnen het personeelsbeleid van het COA passend, zoveel mogelijk personeel uit de gemeente of regio aangetrokken.

3.

Het COA staat ervoor open maatschappelijke stageplaatsen, werkervarings- en afstudeerplaatsen op de opvanglocatie aan te bieden.

2. Onderwijs Alle kinderen in Nederland hebben recht op onderwijs. Ook deze minderjarige vluchtelingen gaan zo snel mogelijk naar school. In ieder geval binnen 3 maanden nadat ze in Nederland zijn aangekomen. Gemeenten zorgen voor het onderwijs aan leerplichtige kinderen. Het COA werkt nauw samen met gemeenten en scholen. Meer informatie over het organiseren van onderwijs aan asielzoekerskinderen staat op https://www.coa.nl/nl/onderwijs-kinderen. Afspraak – Onderwijs 1. Ten behoeve van de uitvoering van deze afspraak verstrekt het COA de gemeente schriftelijke informatie met betrekking tot de van toepassing zijnde regelgeving. 2. Het COA regelt en financiert het vervoer van de jongeren van en naar school. 3. Het COA spant zich in om verplaatsingen en daarmee schoolwisselingen van kinderen in de opvang te voorkomen. Dit ziet zowel op verplaatsingen tussen verschillende COA-opvanglocaties als verplaatsingen door koppeling na statusverlening. 4. In het geval een verplaatsing onvermijdelijk is, spant het COA zich in de verhuizing in de nabije regio plaats te laten vinden zodat schoolgang en zorg gecontinueerd kunnen worden. 5. Het COA en de gemeente Baarn maken werkafspraken om in dergelijke situaties te zorgen voor tijdige afstemming tussen scholen, gemeente en het COA en waar nodig te zorgen voor een goede overdracht. 6.

Indien het COA ex-amv in de opvanglocatie in Baarn plaatst, faciliteert het COA een aandachtsfunctionaris voor een goede overdracht van onderwijs en zorg en extra begeleiding van deze groep in de reguliere opvang. 7. Het COA spant zich in alleen ex-amv in de opvang in Baarn indien deze jongeren uit een amv-locatie in de regio komen (zodat schoolgang gecontinueerd kan worden) of indien zij bestaand netwerk hebben in de regio. 3. Gezondheidszorg Net als iedereen kunnen asielzoekers naar de huisarts, een verloskundige of het ziekenhuis. COA-medewerkers informeren asielzoekers over de Nederlandse gezondheidszorg en begeleiden minder zelfredzame bewoners bij hun gang naar de zorg. Op elke opvanglocatie is een GZA (gezondheidszorg asielzoekers) aanwezig houdt een huisarts op gezette tijden spreekuur. En met vragen over hun gezondheid kunnen de bewoners van een azc 24/7 bellen met een medisch contactcentrum. 7

Meer informatie over gezondheidszorg staat op https://www.coa.nl/nl/medische-zorg-aanasielzoekers en https://www.coa.nl/nl/vergoeding-van-medische-zorg. Afspraak – Gezondheidszorg 1. De verantwoordelijkheid voor het onderkennen en bestrijden van besmettelijke ziekten in de opvanglocatie en de overige preventieve gezondheidszorgtaken ten behoeve van de bewoners, heeft het COA contractueel belegd bij GGD-GHOR Nederland. De gemeente heeft krachtens de Wet Publieke gezondheid haar eigen verantwoordelijkheid hierin. 2.

De verantwoordelijkheid van het eerste- en tweedelijns zorgaanbod heeft het COA contractueel belegd bij RMA’ Healthcare ’ die de Regeling Medische Zorg Asielzoekers (RMA) uitvoert.

3.

Minimaal één keer per week is er een POH van de GZA aanwezig op locatie. Indien nodig wordt er een huisarts ingeschakeld.

4. Kostenverdeling Doel is dat de asielopvangvoorziening voor de gemeente Baarn kostenneutraal is. Dat houdt onder andere in dat de volgende kosten door het COA worden vergoed dan wel volledig doorbelast kunnen worden door de gemeente Baarn: Algemeen Het COA en de gemeente werken met elkaar samen om de financiële vergoedingen conform het Faciliteitenbesluit en de Regeling onderwijshuisvestingsbudgetten asielzoekers (OHBAregeling) te verkrijgen. De gemeente informeert het COA periodiek en proactief over eventuele kosten die gemaakt zijn of geacht te worden nog te zullen worden gemaakt, die niet gedekt worden door de bovengenoemde regelingen. De gemeente verplicht zich om deze niet gedekte kosten te minimaliseren. Het COA spant zich in tot het vergoeden van deze kosten aan de gemeente, zodat álle directe en gevolgkosten die de gemeente heeft gemaakt en zal maken, tijdens de voorbereiding als ook tijdens het gebruik van de opvanglocatie, zonder enig voorbehoud worden vergoed. Koken en sanitair Iedere asielzoeker heeft de gelegenheid om zelf te koken. Mochten er gezinnen worden opgevangen dan hebben zij dus eigen kookgelegenheid (los van de AMV kookgelegenheden) en ieder gezin heeft een eigen keuken en sanitair.

Aanvullende opmerking: De gerealiseerde noodvoorziening (mobiele keukens) dienen te worden vervangen door keukens die voldoen aan de richtlijnen van de GGD en Voedsel- en Warenautoriteit. Het moet daarnaast mogelijk zijn in of bij de keukens het eten te nuttigen en af te wassen. De huidige mobiele keukens voldoen niet aan die vereisten.

8

Fietsen Het COA zorgt ervoor dat iedere asielzoeker de beschikking heeft over een eigen fiets die voldoet aan de Nederlandse wetgeving (o.a. verlichting en veiligheid). Zwemlessen Iedere asielzoeker wordt in de gelegenheid gesteld gebruik te maken van zwemlessen die worden verzorgd door het COA. Het minimale niveau dat daarbij behaald moet kunnen worden is “zwemvrij” (niet zijnde zwemdiploma A). COA ziet erop toe dat alleen die AMVers een bezoek brengen aan zwembaden die in het bezit zijn van het “Diploma zwemvrij”. Leerlingenvervoer COA is verantwoordelijk voor het regelen en financieren van het leerlingenvervoer. Aanvullende opmerking: Op dit moment worden de leerlingen per bus vervoerd naar het Element in Amersfoort. Ander vervoer (bijvoorbeeld OV of fiets) is mogelijk indien dit geen negatieve invloed heeft op het verzuim. Recreatieve activiteiten Het COA beschikt over een beperkt budget om iedere AMV-er die dat wenst deel te laten nemen aan sportieve activiteiten zoals het lidmaatschap van de plaatselijke voetbalclub of andere verenigingen, fitnessclub, etc. COA spant zich in iedere AMV-er deel te laten nemen aan sportieve activiteiten. Overige kosten Mochten er zaken zijn waarin nu niet is gedacht, maar wel gemeentelijke kosten mee zijn gemoeid, dan treden gemeente en COA met elkaar in overleg om hiervoor een gepaste oplossing te zoeken. doorbelast.

Te denken valt bijvoorbeeld aan jeugd-zorg/-hulp, begeleiding naar werk en leerplicht. 5. Leren, evalueren en rapportages Gemeente Baarn en COA willen leren van wat werkt in asielopvang. De zes pijlers van de Utrechtse aanpak gelden daarbij ook als uitgangspunt voor een kwantitatieve en kwalitatieve tussentijdse evaluatie van de asielopvangvoorziening in Baarn. COA en de gemeente Baarn maken gezamenlijke afspraken over de invulling en frequentie (minimaal ieder kwartaal) van deze tussentijdse evaluaties en de van COA benodigde informatie om de evaluatie te kunnen uitvoeren. Deze informatie omvat tenminste de volgende kwantitatieve gegevens: - Het aantal bewoners dat op de locatie verblijft en de samenstelling; - Het aantal bewoners dat verplaatst is naar een opvanglocatie binnen de hierboven genoemde regio en hoeveel van hen kinderen waren in de leerplichtige leeftijd - Het aantal bewoners dat verplaatst is naar een opvanglocatie buiten de hierboven genoemde regio hoeveel van hen kinderen waren in de leerplichtige leeftijd; - Het aantal bewoners dat na statusverlening gekoppeld is aan een gemeente binnen de hierboven genoemde regio en hoeveel van hen kinderen waren in de leerplichtige leeftijd; - Het aantal bewoners dat na statusverlening gekoppeld is aan een gemeente buiten de hierboven genoemde regio en hoeveel van hen kinderen waren in de leerplichtige leeftijd; - Het

aantal ex-amv dat is geplaatst en vanuit welke locatie zij zijn geplaatst. 6.

Overlast

9

Iedere week is er op een vast moment (telefonisch) overleg tussen politie, gemeente en COA (zogenaamde veldtafel). COA zorgt voor voldoende 24 x 7 beveiliging middels personeel en camera’s. Het is niet mogelijk het terrein te betreden of te verlaten zonder registratie. In het uiterste geval mag de gemeente het COA verzoeken een asielzoeker te herplaatsen naar een ander AZC. Aan dit verzoek moet binnen een week worden voldaan door het COA. In dat geval is er waarschijnlijk al een traject voorafgegaan van timeout plaatsing(en), gesprekken met politie, etc. 7. Afval Het COA zorgt niet alleen dat de locatie er verzorgd en opgeruimd uitziet (geen afval, fietswrakken, etc.) maar ook de directe omgeving (afval in bossen). Daartoe worden geregeld (wekelijks?) opruimacties gepland.

10