1213778 Ontwerp gemeenschappelijke regeling Archief Eemland rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

1213778

Onderwerp

Ontwerp gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

Besluit in raad

28 mei 2025

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

Naam steller

Nikki van den Hoek

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp gemeenschappelijke regeling Archief Eemland. 2. De reactiebrief aan het college van gemeente Amersfoort vast te stellen. Samenvatting van het voorstel De gemeenschappelijke regeling (GR) Archief Eemland moet om een aantal redenen geactualiseerd worden, onder meer door een wijziging van de wet en het beter laten aansluiten op behoeften van de deelnemende gemeenten en maatschappij. Daarom wordt de oude regeling ingetrokken en een nieuwe GR aangegaan. Met dit voorstel wordt de raad in de gelegenheid gesteld een zienswijze te geven over de ontwerp GR. Na het verwerken van de zienswijzen wordt de raad om toestemming gevraagd de GR vast te laten stellen door de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten en het college van de centrumgemeente gemeente Amersfoort. Aanleiding Archief Eemland voert sinds 1998 archieftaken uit voor gemeente Baarn en 7 andere gemeenten. De huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) voldoet niet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Daarom wordt de oude regeling ingetrokken en wordt een nieuwe GR aangegaan.

Belangrijke ontwikkelingen zijn: de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist, en de veranderende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Een gezamenlijke archiefdienst is financieel voordeliger en versterkt de regionale cultuurhistorische geschiedenis. Vanaf eind 2023 hebben de betrokken gemeenten (Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg) input geleverd voor het ontwerp van de GR. Archief Eemland voert wettelijke taken uit zoals omschreven in artikel 32 van de Archiefwet 1995, bestaande uit: 1. Toezicht en advies Archief Eemland draagt proactief en coöperatief bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de deelnemers. De archivaris beheert overgebrachte informatieobjecten en houdt toezicht op niet-overgebrachte informatieobjecten volgens de archiefwet. Bij ontwerp en inrichting van informatiesystemen, vervanging, aanschaf, invoering, (her)inrichting, informatiebeleid, nieuwe wetgeving, conversie, migratie, vervanging, en organisatorische wijzigingen treedt de archivaris op als adviseur. 2.

Opslag, beheer en dienstverlening Archief Eemland ondersteunt bij de overbrenging van (digitale) informatieobjecten, zorgt voor opname van de informatieobjecten in het archief, en beheert overgebrachte (digitale) informatieobjecten, zodat deze duurzaam toegankelijk blijven voor en beschikbaar gesteld worden aan alle belanghebbenden. De archivaris is verplicht om

1

periodiek verslag uit te brengen aan ambtelijk overleg over de werkzaamheden als beheerder van de archiefbewaarplaats. Beoogd effect Geactualiseerde gemeenschappelijke regeling Archief Eemland met gemeente Amersfoort als centrumgemeente. Hierdoor zijn de verantwoordelijkheden en deelname helder geregeld, blijft de dienstverlening voor alle inwoners en betrokkenen doorgaan, en is de controlerende taak van de raad geborgd. Als deelnemers zijn we in staat te sturen op de gemeenschappelijke regeling en zorgen in goede samenwerking met Archief Eemland voor goed informatie- en archiefbeheer. Argumenten 1.1 Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp gemeenschappelijke regeling Archief Eemland Vanaf 1 juli 2022 geldt de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Bij een wijziging van een regeling geldt dat de raad de gelegenheid heeft om binnen 8 weken een zienswijze naar te voren te brengen. Het voorstel is om geen zienswijze naar voren te brengen, omdat de wijzigingen conform de nieuwe wet en op grond van grondig ambtelijke voorbereiding en overleg tussen de deelnemende partijen. De gemeenschappelijke regeling Archief Eemland wordt om een aantal redenen geactualiseerd: 1. Er is een wettelijke verplichting om de GR Archief Eemland te actualiseren De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli 2022 in werking getreden.

De huidige GR Archief Eemland wordt opgeheven en een nieuwe centrumregeling wordt ingericht. 2. De nieuwe centrumregeling speelt beter in op de behoeften van inwoners Door toenemende digitalisering is er maatschappelijk een behoefte om snel en digitaal op afstand en in bij het archief archiefbescheiden te kunnen raadplegen. Om hier goede voorzieningen voor te kunnen treffen, moet de behoefte in kaart worden gebracht, via behoeftepeilingen. Daarnaast moet er geïnvesteerd worden om deze voorzieningen te kunnen bouwen, beheren en de archiefbescheiden ter beschikking te kunnen stellen. 3. Met de nieuwe centrumregeling GR Archief Eemland kan de regionale functie van het archief worden voortgezet De regionale samenwerking heeft als voordeel een meer samenhangend beeld te kunnen geven van de cultuurhistorie van de regio. 4. Deelnemende gemeenten krijgen meer inspraak en participatiemogelijkheden rondom de strategische keuzes van het Archief In de centrumregeling GR Archief Eemland worden vaste momenten in het jaar benoemd waarop deelnemende gemeenten meepraten en meebeslissen met strategische keuzes op het gebied van archiefbeheer en beschikbaarstelling, voor zowel papieren archief als digitaal archief. 5.

De nieuwe centrumregeling GR Archief Eemland drukt de kosten door gezamenlijke inkoop en ontwikkeling van archiefproducten In plaats van het oprichten van individuele archiefdiensten per gemeente, met alle kosten rondom huisvesting, personeel, ict en archieffaciliteiten, kunnen de kosten gedrukt worden door een centrale archiefdienst in te stellen en de kosten onderling naar rato te delen.

2

Financiële risico's De kosten voor deze gemeenschappelijke regeling stijgen ten opzichte van voorgaande jaren. Dit is echter noodzakelijk voor de kostendekkendheid van de GR. De stijging komt voort uit het feit dat de kosten gedurende 20 jaar niet zijn geïndexeerd en door de uitbreiding van de dienstverlening op digitaal vlak. Dit risico wordt gemitigeerd door gefaseerd in te stromen in de volledige dienstverlening van Archief Eemland via een ingroeimodel. Deze aanpak is haalbaar, omdat we verwachten minder advies nodig te hebben dankzij ons sterke interne team en de goede interbestuurlijke beoordeling. Vanaf 2027 is afname van de volledige dienstverlening onvermijdelijk, inclusief de bijbehorende kosten. Deze kosten zijn realistisch en marktconform. Bovendien biedt volledige deelname aan de GR gemeente Baarn de mogelijkheid om actief te sturen op de strategische keuzes van Archief Eemland. Algemene risico's De gemeenschappelijke regeling geeft ons een vehikel om te sturen en risico's te mitigeren door inspraak en participatiemogelijkheden rondom de strategische keuzes van het Archief. Kosten, baten en dekking In 2025 en 2026 nemen we een deel van de dienstverlening af om kosten te besparen. En omdat we verwachten minder advies nodig te hebben dankzij ons sterke interne team en goede interbestuurlijke beoordeling.

De kosten voor 2025 en 2026 zijn volledig gedekt in de begroting. Vanaf 2027 hebben we de volledige dienstverlening nodig en stijgen de kosten naar de reguliere tarieven. Vanaf 2027 voeren we in de aankomende perspectiefnota de benodigde aanvullende middelen op. Aanpak / Uitvoering Als de raad geen zienswijze heeft op de ontwerp GR Archief Eemland wordt het college van gemeente Amersfoort hiervan op de hoogte gesteld. Na de zienswijzeperiode worden de teksten van de GR Archief Eemland waar nodig aangepast en, via de colleges, voor toestemming aan de raden voorgelegd. Na toestemming van de raad kan de gemeenschappelijke regeling vastgesteld worden door het college. Naar verwachting kan het college van gemeente Amersfoort in de tweede helft van 2025 de gewijzigde GR Archief Eemland vaststellen. Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie Na het besluit van de raad wordt de reactiebrief aan het college van B&W van gemeente Amersfoort verzonden. Evaluatie De regeling wordt ten minste eens per vier jaar geëvalueerd en zoveel vaker als op verzoek van ten minste twee derde van het aantal deelnemers. De deelnemers bepalen daarbij in onderling overleg de onderwerpen, de werkwijze en planning van de evaluatie. Daarbij kan besloten worden een onafhankelijke externe de evaluatie te laten uitvoeren (artikel 21 van de gemeenschappelijke regeling).

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld

3

gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 1213778 Ontwerp gemeenschappelijke regeling Archief Eemland bijlage 1 Voorstel wijziging GR 1213778 Ontwerp gemeenschappelijke regeling Archief Eemland bijlage 2 Financieel statuut 1213778 Ontwerpwijziging gemeenschappelijke regeling Archief Eemland bijlage 3 Reactiebrief

4