1213778 Ontwerp gemeenschappelijke regeling Archief Eemland Beantwoording technische vragen Lijst Schouten

Memo Aan Onderwerp Portefeuillehouder Datum

: Gemeenteraad Baarn : Beantwoording technische vragen Lijst Schouten Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland : Hugo Prakke : 14-5-2025

Geachte raadsleden en steunfractieleden, De fractie van Lijst Schouten heeft technische vragen gesteld over de gemeenschappelijke regeling Archief Eemland. Hieronder de vragen en de antwoorden. Vraag 1: Wethouder Prakke zegt toe om uit te zoeken wat in de afgelopen 10 à 15 jaar de afdrachten zijn geweest aan de regeling Archief Eemland. Antwoord: In 2015 is een bedrag van € 111.000 beschikbaar gesteld uit de reserve Realisatie Informatievoorziening1. Deze middelen zijn niet ingezet binnen de Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland. De middelen zijn ingezet om het papieren archief van de gemeente Baarn over de periode 1985-1995 op te laten schonen en voor te bewerken. Dit was nodig om aan de wettelijke verplichting te voldoen om de archieven over te brengen aan Archief Eemland. De werkzaamheden zijn uitgevoerd door een marktpartij. Niet door Archief Eemland. Zie de toelichting op het Bestedingsvoorstel Reserve Realisatie Informatievoorziening2 uit 2015 voor meer informatie. Hieronder vind je een overzicht van de betaalde bijdragen aan Archief Eemland vanaf 2014 tot en met 2024. Uit onderstaand overzicht en toelichting blijkt dat de kosten voor de dienstverlening van Archief Eemland niet geindexeerd zijn. Overzicht betaalde bijdragen aan Archief Eemland vanaf 2014 tot en met 2024

2014 46.328,14 2015 53.985,19 2016 56.349,51 2017 61.075,21 2018 55.829,64 2019 59.549,81 2020 70.380,15 2021 70.380,15 2022 70.380,15 2023 70.380,15 2024 100.669,15

1 2

Raadsvoorstel Bestedingsvoorstel Reserve Realisatie Informatievoorziening (14RV000072) Aanvullende informatie n.a.v. Debat in de Raad 14-01-2015 (15.00547)

1

Toelichting op de bijdragen Indexering Uit de facturen met de in rekening gebrachte bedragen tussen 2014 en 2024 komt naar voren dat de tarieven in deze periode gelijk zijn gebleven. Archief Eemland heeft de afgelopen jaren dus geen indexering toegepast op de in rekening gebrachte prijzen. De totale kosten zijn in deze periode echter wel toegenomen als gevolg van het feit dat er door de gemeente meer meters archief bij Archief Eemland zijn ondergebracht. Ook is soms sprake van kleine verrekeningen. Specificatie kosten 2014 Depotkosten 273 meter a Euro 30,55 € 8.340,15 Dienstverlening 273 meter a Euro 104,69 € 28.580,37 Digitale dienstverlening 273 meter a Euro 17,30 € 4.724,02 Kosten toezicht € 5.398,11 Eenmalig voordeel gemeente door wijziging systematiek € - 714,51

Specificatie kosten 2024 Depotkosten 426 meter a Euro 30,55 € 13.014,30 Dienstverlening 426 meter a Euro 104,69 € 44.597,94 Digitale dienstverlening 426 meter a Euro 17,30 € 7.369,80 Kosten toezicht € 5.398,11 Extra; E-depot € 30.289 Bijzonderheden in de financiële tabel De daling van de bijdrage 2018 ten opzichte 2017 wordt veroorzaakt doordat er in dat jaar door het vertrek van de gemeentearchivaris eenmalig minder kosten in rekening gebracht zijn. Door de vacature gemeentearchivaris zijn er in dat jaar minder uren aan toezicht op het informatiebeheer besteed en om die reden ook niet bij de gemeente in rekening gebracht. Vanaf 2024 nemen de jaarlijkse kosten toe door de bijdrage in verband met een nieuw afgenomen dienstverlening voor het bewaren van digitale archieven, het E-depot. Ik ga er van uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Hugo Prakke Wethouder

2