1075631 Strategisch evenementenbeleid 2026 -2030 rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

1075631

Onderwerp

Strategisch evenementenbeleid 2026 -2030

Besluit in raad

18 december 2024

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

Naam steller

Caroline van der Lee

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. het Strategisch evenementenbeleid Baarn 2026 -2030 vast te stellen. Samenvatting van het voorstel Evenementen zijn steeds belangrijker voor de cultuur en recreatie in Baarn. Zowel inwoners, als gemeente waarderen deze evenementen. Vaak komen evenementen voort uit initiatieven van de gemeenschap en worden ze georganiseerd door vrijwilligers. Veel organisaties vragen de gemeente om financiële steun. De gemeente kan echter niet iedereen helpen en moet keuzes maken. Een duidelijk beleid helpt om beter inzicht te krijgen in het evenementenaanbod en om de beschikbare middelen effectiever in te zetten. Aanleiding Culturele evenementen dragen bij aan een rijk en divers cultureel aanbod, en kunnen meedoen bevorderen en/of levendigheid versterken. Om evenementen duurzaam te ondersteunen en ze meer in te zetten voor de doelen van de gemeente, wordt in de kunst & cultuurvisie io de noodzaak van een afzonderlijk een strategisch evenementenbeleid benoemd.

Beoogd effect • heldere criteria en richtlijnen voor de (financiële) ondersteuning van evenementen; • een transparant, eerlijk procedure voor verdeling van evenementensubsidies; • ruimte voor ontwikkeling en vernieuwing van het evenementenaanbod; • een divers en evenwichtig evenementenprogramma, dat recht doet aan alle doelgroepen; • een evenementenaanbod dat bijdraagt aan de strategische doelen van de gemeente; • duidelijkheid bij alle partijen over de rol van de gemeente in het ondersteunen van evenementen. Argumenten Het aantal en de omvang van evenementen zijn de laatste jaren toegenomen. Ook de gemeente hecht steeds meer waarde aan evenementen als een beleidsinstrument. Dit groeiende belang vraagt om een duidelijke visie van de gemeente over evenementen. Deze visie moet aangeven hoe en wanneer de gemeente evenementen wil ondersteunen en inzetten. Algemene risico's Het nieuwe beleid voor evenementen kan invloed hebben op de belangen van verschillende evenementenorganisaties, bijvoorbeeld doordat ze minder financiële ondersteuning krijgen dan voorheen. Daarom heeft de gemeente vooraf met alle betrokken organisaties gesproken over het evenementenbeleid. Na de vaststelling van het beleid is het belangrijk om verder te communiceren om teleurstellingen te voorkomen en besluiten goed uit te leggen.

1

Daarnaast vraagt de voorgestelde beoordeling van subsidieaanvragen meer tijd van ambtenaren. Ook de afstemming tussen partijen voor een jaarlijkse evenementenkalender kost veel tijd. Om te voorkomen dat het personeel overbelast raakt of dat werkzaamheden blijven liggen, moet er in de werkplannen voldoende tijd voor deze taken worden gereserveerd. Kosten, baten en dekking Momenteel kunnen evenementen financiële steun ontvangen uit verschillende budgetten, zoals cultuursubsidies en het Stimuleringsfonds. De gemeente stelt voor om een apart evenementenfonds in te richten, dat jaarlijks wordt gefinancierd uit deze bestaande budgetten. Dit betekent dat er geen nieuwe middelen nodig zijn, maar dat bestaande budgetten herschikt worden. Het college zal jaarlijks bepalen welk deel van deze budgetten naar het evenementenfonds gaat, op basis van de jaarkalender en het advies van de Toetsingscommissie Evenementen. In de tussenrapportage en de Kunst- & cultuurvisie wordt voorgesteld een evenementencoördinator aan te stellen als centraal aanspreekpunt binnen de gemeente voor organisaties. Dit sluit ook aan bij de motie 'Vereniging Baarn’ d.d. 27 maart 2024 van de gemeenteraad waarin wordt gevraagd om een ondersteuner voor Verenigingen. Omdat hiervoor geen extra middelen beschikbaar zijn, kijkt het college of deze taak binnen de huidige formatie past. Dit wordt na een half jaar geëvalueerd.

Indien de oplossing binnen de formatie niet of onvoldoende mogelijk blijkt, zal dit terugkomen in de Tussenrapportage. Aanpak / Uitvoering Het evenementenbeleid, als het wordt vastgesteld, gaat in op 1 januari 2026. In 2025 worden verschillende zaken verder uitgewerkt: • Voor de procedures en voorwaarden voor het verstrekken van subsidies geldt de Algemene Subsidieverordening 2024. Voorwaarden specifiek voor evenementensubsidies worden verder uitgewerkt in een Nadere Regel Cultuur/Evenementen. • Er wordt een Toetsingscommissie aangesteld. • In overleg met maatschappelijke organisaties, ondernemers, adviseurs en de vergunningverlener van de gemeente wordt voor 2026 een evenementenjaarkalender opgesteld. • Op basis van deze jaarkalender bepaalt het college welk deel van de diverse budgetten naar het evenementenfonds gaat en stelt het subsidieplafond vast. Voor 2025 zijn de meeste subsidieaanvragen al beschikt. Duurzaamheid Evenementen worden getoetst op duurzaamheid: • bijvoorbeeld ten aanzien van het beperken en verwijderen van afval; • het gebruik van duurzame materialen; • het voorkomen van verspilling; • het uitgaan van het STOMP-principe bij de keuze van de locatie en het maken van verkeersplannen. Communicatie Voor evenementenorganisaties zullen er veranderingen komen, vooral wat betreft de procedures en criteria voor subsidies.

Samen met het team communicatie wordt er een communicatieplan ontwikkeld om hen hierover te informeren. Daarnaast zal er communicatie worden ingezet om organisaties, ondernemers en anderen te betrekken bij de totstandkoming van de evenementenkalender. Evaluatie Na afloop van het eerste subsidietermijn, zal er een evaluatie plaatsvinden. Hierbij wordt gekeken naar: • De duidelijkheid van het proces voor ondersteuning voor alle betrokken partijen.

2

• •

De mate waarin evenementen hebben bijgedragen aan het realiseren van beleidsdoelen. Of er een divers en evenwichtig evenementenaanbod is ontstaan, met ruimte voor ontwikkeling en vernieuwing.

Na een half jaar wordt geëvalueerd of het onderbrengen van de functie/taken van Evenementencoördinator binnen de bestaande formatie voldoende werkbaar is. De bevindingen van deze evaluatie komen terug in de Tussenrapportage.

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 1075631 Strategisch evenementenbeleid 2026 -2030 bijlage 1 Strategisch evenementenbeleid 1075631 Strategisch evenementenbeleid 2026 -2030 bijlage 2 Beleidsdomeinen 1075631 Strategisch evenementenbeleid 2026 -2030 bijlage 3 Jaarkalender evenementen

3