Voorstel tot vaststellen Verordening op de gemeentelijke rekenkamer (2)

RAADSVOORSTEL Commissie B&M

24 januari 2024

Afdeling:

Griffie

Raadsvergadering: Portefeuillehouder: Programma:

7 februari 2024 Presidium Bestuur en ondersteuning

Voorstel tot het vaststellen van de Verordening op de gemeentelijke rekenkamer Baarle-Nassau 2024 en het convenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten AlphenChaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 2024-2030

1. Voorgesteld besluit 1. De verordening op de gemeentelijke rekenkamer Baarle-Nassau 2024 vast te stellen, onder het voorbehoud dat de raden van de drie ABG-gemeenten een gelijkluidend besluit nemen; 2. Samen met de gemeenten Alphen-Chaam en Gilze en Rijen het convenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 2024-2030 te sluiten, onder het voorbehoud dat de raden van de drie ABG-gemeenten een gelijkluidend besluit nemen; 3. De burgemeester te machtigen tot het sluiten van het convenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 2024-2030; 4. Conform voorstel per 1 april 2024 een dialooggroep instellen voor de nieuwe gezamenlijke rekenkamer; 2. Eerdere besluitvorming • 24-02-2021: Raadsvoorstel tot het vaststellen van de Verordening op de gezamenlijke rekenkamercommissie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 2021 • 31-03-2021: Raadsvoorstel inzake de benoeming van de voorzitter en van twee interne leden van de rekenkamercommissie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen • 11-05-2022: Raadsvoorstel tot aanwijzen waarnemend raadsvoorzitter en tot het benoemen van de leden in de verschillende functies, commissies en organen.

(waaronder leden gezamenlijke rekenkamercommissie) • 27-09-2023: Raadsvoorstel gemeentelijke rekenkamer Baarle-Nassau 2024 en het convenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 2024-2030. Dit raadsbesluit heeft geen rechtsgevolg gekregen omdat niet is voldaan aan de gestelde voorwaarden dat de raden van de drie ABG-gemeenten een gelijkluidend besluit nemen. 3. Samenvatting Onze gemeente kent (tot 1 januari 2024) een gemeenschappelijke rekenkamercommissie met Alphen-Chaam en Gilze en Rijen. Deze onafhankelijke commissie controleert wat er terecht is gekomen van de plannen van onze gemeente. De rekenkamercommissie bestaat uit raadsleden uit Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en een externe voorzitter. Als gevolg van de wetswijziging ‘Versterking decentrale rekenkamers’ is het noodzakelijk een nieuwe rekenkamer in te richten. De nieuwe wet is op 1 januari 2023 in werking getreden. De wet kent een overgangstermijn die loopt tot 1 januari 2024. De belangrijkste wijziging is dat raadsleden niet langer lid kunnen zijn van de rekenkamer in hun eigen gemeente. Dit voorstel voorziet in een nieuwe opzet van de rekenkamer voor de ABG-gemeenten.

Zaaknummer:

Voorstel 4. Inleiding De gemeenschappelijke rekenkamercommissie van onze gemeente met Alphen-Chaam en Gilze en Rijen (ABG-gemeenten) is een onafhankelijk orgaan dat de uitvoering van de plannen van onze gemeente controleert. De commissie onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid en beoordeelt of de gestelde doelen op een efficiënte en effectieve manier zijn gerealiseerd. Op basis van de bevindingen van het onderzoek trekt de commissie conclusies en doet zij aanbevelingen ter verbetering van het beleid. Momenteel bestaat de rekenkamercommissie uit raadsleden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen, onder leiding van een externe voorzitter. Op 27 september 2022 is het wetsvoorstel Versterking decentrale rekenkamers door de Eerste Kamer aangenomen, wat gevolgen heeft voor de inrichting van de rekenkamercommissie in onze gemeente. De nieuwe wet is op 1 januari 2023 in werking getreden, met een overgangstermijn die loopt tot 1 januari 2024. Deze wet omvat twee wijzigingslijnen, namelijk een inhoudelijke en een institutionele. De onderzoeksbevoegdheid van de rekenkamer wordt inhoudelijk uitgebreid en de benchmark voor het onderzoeksbudget wordt aangepast gedurende het jaar 2023. Op institutioneel gebied mogen raadsleden niet langer deel uitmaken van de rekenkamer in hun eigen gemeente. 5.

Gezamenlijke rekenkamer Samenwerking Het presidium stelt voor om de samenwerking met de overige twee ABG-gemeenten, die de raden ook kennen vanuit de invulling van de huidige rekenkamercommissie, voort te zetten. Deze samenwerking vindt plaats in de vorm van een personele unie, waarbij de gezamenlijke rekenkamer voor de raden wordt gevormd door drie dezelfde leden. Om deze samenwerking te formaliseren, dienen de samenwerkende gemeenten een convenant te sluiten. In dit convenant worden, in aanvulling op de verordeningen op de gemeentelijke rekenkamer, de afspraken aangaande de samenwerking vastgelegd. Model Het presidium adviseert u om de nieuwe gezamenlijke rekenkamer in te richten volgens het voorzittersmodel. Dit is een rekenkamer met een meerhoofdige samenstelling. In het geval van de gezamenlijke rekenkamer voor de drie ABG-gemeenten bestaat de voorgestelde rekenkamer uit drie leden, waaronder een voorzitter. De leden van de gezamenlijke rekenkamer worden aangesteld voor een periode van zes jaar. Onderzoeksambitie De voorgestelde gezamenlijke rekenkamer streeft naar een jaarlijkse output van minimaal één onderzoek naar een ABG-thema.

Indien een raad behoefte heeft aan een aanvullend, gemeentespecifiek onderzoek, dient de raad hier budget voor beschikbaar te stellen en kan de raad dit onderzoek door een zelfgekozen partij laten uitvoeren Budget Om de gestelde onderzoeksambitie te kunnen behalen, dient voor de drie ABG-gemeenten gezamenlijk een budget van € 39.900,- beschikbaar te worden gesteld. Uit dit budget kunnen naast de overheadkosten ook de kosten voor de onderzoeksambitie, te weten: ten minste één onderzoek naar een ABG-breed thema worden voldaan.

Zaaknummer:

Taken rekenkamer • Het opstellen groslijst van onderzoeksonderwerpen. • Het formuleren van de onderzoeksopdracht. • Het uitzetten (bij externe partij) en coördineren van de onderzoeksopdracht. • Het verwerken van onderzoeksresultaten in rapportages voor de gemeenteraden met korte en heldere conclusies en aanbevelingen. • Het toelichten van de onderzoeksresultaten in een presentatie aan de gemeenteraden. • De ABG-gemeenteraden regelmatig voorzien van updates rondom de lopende onderzoeken. • Het opstellen van een jaarlijkse verantwoording van het onderzoeksjaar. • Het bewaken van het budget dat de gemeenteraden voor de rekenkamer van de ABGgemeenten beschikbaar stellen. Verbinding Om te voorkomen dat de nieuwe rekenkamer door haar nieuwe samenstelling op te grote afstand komt te staan, adviseert het presidium een dialooggroep in te stellen. Deze dialooggroep kan een aantal keer per jaar in gesprek gaan met de rekenkamer, bijvoorbeeld rondom het opstellen van de groslijst van onderzoeksonderwerpen, de verantwoording van een onderzoeksjaar en het bespreken van het proces rondom de presentatie van een rapport. De dialooggroep is ook gesprekspartner als het gaat om de relatie en de wederzijdse ervaringen en verwachtingen. Voorgesteld wordt om vanuit alle drie de raden twee raadsleden zitting te laten nemen in de dialooggroep.

Geïnteresseerden voor deze dialooggroep kunnen hun interesse kenbaar maken bij hun eigen griffier, waarna iedere gemeenteraad middels een raadsbesluit twee leden voordraagt die per 1 januari 2024 zitting zullen nemen in de dialooggroep. De resultaten van het onderzoek naar het gemeenschappelijke thema worden jaarlijks gepresenteerd bij voorkeur tijdens een ABG-radenavond. Ondersteuning De secretariële taken die met het werk van de rekenkamer gemoeid zijn worden bij de drie griffies belegd. De invulling van de ondersteuning zal door de drie griffies, in overleg met de nieuwe rekenkamer, nader worden uitgewerkt. Werving De sollicitatieprocedure wordt opgezet door de ABG-griffiers in samenwerking met de afdeling P&O van de ABG-organisatie. Geïnteresseerden voor de drie posities binnen de gezamenlijke rekenkamer kunnen hun interesse kenbaar maken door een motivatiebrief en curriculum vitae te sturen naar de griffier van Gilze en Rijen. Daags na de deadline vindt de brievenselectie plaats. De selectie van de brieven gebeurt in samenspraak tussen de drie ABG-griffiers en de leden van de huidige rekenkamercommissie; zij vormen samen de selectiecommissie. De sollicitatiegesprekken worden afgenomen door een delegatie van de huidige rekenkamercommissie en de ABG-griffiers. 6.

Argumenten Door de inwerkingtreding van de Wet Versterking decentrale rekenkamers op 1 januari 2023 en het aflopen van de overgangsperiode op 1 januari 2024 is er sprake van een wettelijke verplichting die leidt tot het opheffen van de huidige rekenkamercommissie en het instellen van een nieuwe, al dan niet gezamenlijke, rekenkamer.

Zaaknummer:

7. Risico’s en kanttekeningen Voorwaarden gezamenlijke rekenkamer: • Relevantie: Onderzoeken zijn voor alle drie de gemeenten relevant en van toegevoegde waarde. • Gelijkwaardigheid: De drie gemeenten moeten in relatief gelijke mate bijdragen in de kosten van de rekenkamer. • Onafhankelijkheid: De rekenkamer is een onafhankelijk orgaan. Het maakt een eigen afweging in de te onderzoeken onderwerpen, waarbij oog wordt gehouden voor de wensen en ideeën van elke gemeente. • Nabijheid: De rekenkamer staat in contact met elk van de drie gemeenteraden. De rekenkamer is nabij en benaderbaar. • Samenwerking: Een goede samenwerking met de ABG organisatie is belangrijk om als rekenkamer goed te kunnen functioneren en waardevolle aanbevelingen te kunnen doen. Risico’s: • De ABG-gemeenten zullen op zoek gaan naar drie kundige leden. De gemeenten zijn hierin afhankelijk van het aanbod. Kanttekeningen: • Het huidige contract met de externe voorzitter van de rekenkamercommissie is beëindigd per 31 december 2023. De werving van de rekenkamerleden start begin maart 2024. De nieuwe rekenkamer start vermoedelijk medio mei 2024. Dit betekent dat de gemeenten tot dat moment niet over de wettelijk vereiste rekenkamer beschikken. 8. Alternatieven Model Men kan kiezen voor het directeursmodel, de voordelen hiervan zijn dat er één aanspreekpunt is en er weinig overheadkosten zijn.

De nadelen zijn dat de kwaliteit afhankelijk is van één persoon en de continuïteit kwetsbaar is. Voorstel huidige rekenkamercommissie De raadsleden die de huidige rekenkamercommissie vormen hebben geadviseerd over de in te stellen rekenkamer. Dit advies wijkt op de volgende punten af van het voorliggende voorstel: o Klankbordgroep De rekenkamercommissie stelt voor om een klankbordgroep in te stellen die qua vorm gelijk is aan de eerder in dit raadsvoorstel beschreven dialooggroep. De rekenkamercommissie stelt hier echter een uitgebreider takenpakket voor, namelijk: 1. algemeen aanspreekpunt voor de rekenkamer m.b.t. het functioneren van de rekenkamer; 2. het onderhouden van de relatie met de 3 raden en de 3 presidia; 3. mogelijk aanspreekpunt/ intermediair bij eventuele problemen bij de taakuitoefening in relatie tot de colleges, griffies, ABG-bestuur en/of ABG-organisatie; 4. geven van advies m.b.t. de keuze van de onderzoeksonderwerpen, de raden gehoord; 5. het reflecteren met de rekenkamer op afgerond onderzoek; 6. het vormen van een selectiecommissie bij vacatures in de rekenkamer. In het voorliggende raadsvoorstel zijn punt 1, 2 en 6 opgenomen in het takenpakket van de dialooggroep. Punt 3 is niet overgenomen omdat hierin al is voorzien middels de ambtelijk ondersteuning vanuit de griffies en de rol van de ABG-directie.

De punten 4 en 5 achten de griffies niet wenselijk gezien de gewenste en tevens verplichte onafhankelijkheid van de nieuw in te stellen rekenkamer. Zaaknummer:

o

Onderzoeksambitie De rekenkamercommissie stelt voor dat de gemeenten budget reserveren om naast het grote gemeenschappelijke onderzoek ook een kleiner gemeentespecifiek onderzoek te laten uitvoeren door de rekenkamer. De griffies zijn voorstander van een reservering voor een aanvullend, gemeentespecifiek onderzoek. Gezien de onafhankelijkheid van de rekenkamer kan de raad niet sturen op het onderwerp van het aanvullende onderzoek, terwijl de behoefte aan een dergelijk onderzoek doorgaans wordt ingegeven door een concrete aanleiding en de wens om een specifiek onderwerp te onderzoek. De griffies adviseren daarom om de raden afzonderlijk een afweging te laten maken met betrekking tot het reserveren van het budget voor een aanvullend onderzoek, dat de raad zonder betrokkenheid van de rekenkamer, door een zelfgekozen partij kan laten uitvoeren.

Zelfstandige rekenkamer De drie raden kunnen ook besluiten om een zelfstandige rekenkamer voor iedere gemeente of een gemeenschappelijke dan wel gezamenlijke rekenkamer van twee gemeenten in te stellen. In beide gevallen liggen de kosten per inwoner – op basis van de huidige (minimale) onderzoeksambitie – aanzienlijk hoger dan in de situatie waarbij de drie gemeenten een gezamenlijke rekenkamer instellen. De structurele kosten van € 39.900 per rekenkamer blijven hiermee immers gelijk, ongeacht het aantal deelnemende gemeenten. Daarnaast laat deze variant zich afraden met het oog op de onderlinge verhoudingen binnen de ambtelijke samenwerking van de drie gemeenten. 9. Lasten, baten en dekking De nieuwe wet schrijft niets voor ten aanzien van het rekenkamerbudget. Het huidige budget is € 7.500,- per gemeente. In dit bedrag zijn de kosten voor de externe voorzitter en onderzoekskosten verwerkt. In de praktijk komt dit neer op maximaal 1 onderzoek per jaar. De kosten voor de huidige (raads)leden van de RKC vallen buiten dit budget. In totaal is in de begroting voor 2023 voor de huidige RKC € 7.500,- opgenomen. Kostenverdeling: De drie gemeenten verdelen de incidentele en structurele kosten volgens twee verdeelsleutels.

De incidentele kosten voor de werving van de leden worden verdeeld volgens de ABG-verdeelsleutel, de structurele kosten die worden gereserveerd voor overhead, onvoorzien en ondersteuning worden eveneens verdeeld op basis van de ABG-verdeelsleutel. De onderzoekskosten daarentegen worden verdeeld op basis van de verdeelsleutel zoals die o.a. tussen 2021 en 2024 is toegepast op de rekenkamercommissie, waarbij alle drie de gemeenten dezelfde financiële bijdrage leveren. Eenmalige kosten: De kosten voor de werving van de leden wordt geschat op €1.500,- (te verdelen volgens de ABGverdeelsleutel). Gemeente Baarle-Nassau Alphen-Chaam Gilze en Rijen Totaal

Zaaknummer:

ABG-verdeelsleutel 21,60% € 24,60% € 53,80% € €

324 369 807 1.500

Structurele kosten: De structurele kosten bestaan uit het onderzoeksbudget, de overheadkosten en onvoorzien. 1. De onderzoekskosten worden geraamd op € 20.000 per jaar 2. De overheadkosten zijn als volgt geraamd: - Voorzitter: € 3.000 per jaar (€ 250 per maand) incl. reiskosten - Leden: € 4.800 per jaar (2 leden elk € 200 per maand (= 2 x € 2.400)) incl. reiskosten - Ondersteuning: € 10.485 o.b.v. gemiddeld 4 uur per week (CAO Gemeenten 2023, schaal 10) 3. Voor onvoorzien wordt een jaarlijks bedrag geraamd van € 1.615. Hieruit wordt o.a. de tussentijdse werving van nieuwe leden gedekt. Verdeling structurele kosten Onderzoek Gemeente gelijke verdeling 1/3 - 1/3 - 1/3 Alphen-Chaam € 6.667 Baarle-Nassau € 6.667 Gilze en Rijen € 6.666 Totaal € 20.000

Overhead Onvoorzien Totaal verdeelsleutel ABG 24,6% - 21,6% - 53,8% € 4.498 € 397 € 11.562 € 3.950 € 349 € 10.966 € 9.837 € 869 € 17.372 € 18.285 € 1.615 € 39.900

Dekking: In de meerjarenbegroting 2024 - 2027 is voor de rekenkamer structureel een bedrag opgenomen van € 12.500. De eenmalige en structurele kosten (€ 324 + € 10.966 = € 11.290) kunnen ten laste van dit budget worden gebracht. 10. Communicatie Het convenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen treedt in werking op 20 februari 2024. De verordening op de gemeentelijke rekenkamer Baarle-Nassau 2024 treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024. 11. Vervolg Planning: De werving van de leden van de rekenkamer en de leden van de dialooggroep start begin maart 2024. De nieuwe rekenkamer start zijn werkzaamheden vermoedelijk medio mei 2024.

HET PRESIDIUM H.C. Veraart griffier

Bijlage(n):

Zaaknummer:

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Burgemeester

1. Verordening op de gemeentelijke rekenkamer Baarle-Nassau 2024 2. Convenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 3. Vacaturetekst leden rekenkamer ABG-gemeenten. 4. Toelichting proces aanpassing raadsvoorstel

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het presidium d.d. 10 januari 2024

besluit: 1. De verordening op de gemeentelijke rekenkamer Baarle-Nassau 2024 vast te stellen, onder het voorbehoud dat de raden van de drie ABG-gemeenten een gelijkluidend besluit nemen; 2. Samen met de gemeenten Alphen-Chaam en Gilze en Rijen het convenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 2024-2030 te sluiten, onder het voorbehoud dat de raden van de drie ABG-gemeenten een gelijkluidend besluit nemen; 3. De burgemeester te machtigen tot het sluiten van het convenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 2024-2030; 4. Conform voorstel per 1 april 2024 een dialooggroep instellen voor de nieuwe gezamenlijke rekenkamer;

Aldus besloten in de openbare vergadering van 7 februari 2024

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

Zaaknummer:

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Voorzitter