Voorstel tot vaststellen van de uitgangspunten voor het ontwerpvoorstel voor de huisvesting van de ABG-organisatie

RAADSVOORSTEL Commissie B&M: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

15 september 2021 M. Tromp

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

29 september 2021 Wethouder van Tilborg

College van B&W Directie

Programma:

0. Bestuur en ondersteuning

Voorstel tot vaststellen van de uitgangspunten voor het ontwerpvoorstel voor de huisvesting van de ABG-organisatie

1. Samenvatting Aanleiding: In februari 2021 is aan de drie ABG-gemeenteraden een stappenplan voorgelegd om te komen tot adequate huisvesting voor de ABG-organisatie (Procesvoorstel huisvesting ABG-organisatie). In het kader van stap 2 van dit procesvoorstel heeft u in uw vergadering van 16 juni 2021 besloten een zienswijze te geven op het rapport van de heer N. van Mourik “Met het oog op de toekomst” waarin hij zijn advies geeft over de uitgangspunten voor de huisvesting van de ABG-organisatie. Het ABGbestuur heeft de ingekomen zienswijzen in overweging genomen en betrokken bij zijn advies over de uitgangspunten van voor het ontwerpvoorstel voor de huisvesting van de ABG-organisatie. In zijn memo van 13 juli 2021 heeft het ABG-bestuur de uitgangspunten voorzien van een uitleg en visie van het bestuur. In het memo van 13 juli 2021 vraagt het ABG-bestuur uw raad om de uitgangspunten vast te stellen met inachtneming van de uitleg en visie van het ABG-bestuur. Alleen bij uitgangspunt 13 impliceert de uitleg en visie van het ABG-bestuur een wijziging van het door de heer Van Mourik geformuleerde uitgangspunt. Gevraagde beslissing: 1. Uitgangspunten voor het ontwerpvoorstel voor de huisvesting van de ABG-organisatie vaststellen met inachtneming van de uitleg en visie van het ABG-bestuur zoals vervat in de memo d.d. 13 juli 2021; 2.

Vaststellen dat met het voorgaande beslispunt stap 2. (“tolpoort 2”) van het Procesvoorstel Huisvesting ABG-organisatie is afgerond; 3. Instemmen met de in dit voorstel beschreven planning voor stap 3. Beoogd effect: De gezamenlijk gedragen uitgangspunten voor de toekomstige huisvesting van de ABG-organisatie vaststellen (stap/tolpoort 2), zodat op basis daarvan een ontwerpvoorstel kan worden opgesteld voor adequate huisvesting van de ABG-organisatie.

Zaaknummer: 351574

2. Onderbouwing, aanpak, uitvoering In februari 2021 is aan de gemeenteraden een stappenplan voorgelegd om te komen tot adequate huisvesting voor de ABG-organisatie (Procesvoorstel huisvesting ABG-organisatie). Dit procesvoorstel omvat 5 stappen: 1. Er worden procesafspraken opgesteld en dit proces wordt vastgesteld door de drie gemeenteraden; 2. Alle wensen/eisen/no go’s/’toegeef-punten’ worden opgehaald bij de deelnemers (gemeenteraden/colleges/ABG-bestuur/directie/management en Ondernemingsraad/medewerkers) om te komen tot een gezamenlijke “notitie van uitgangspunten”. Dit proces wordt door een externe begeleid. De notitie van uitgangspunten wordt door de gemeenteraden vastgesteld; 3. Op basis van de uitgangspunten wordt een ontwerpvoorstel opgesteld en vastgesteld, zodat dit uitgewerkt kan worden tot één eenduidig en concreet plan; 4. Er wordt een definitief voorstel voorgelegd en vastgesteld; 5. Het plan wordt uitgevoerd. Stap 1 is met de vaststelling van het Procesvoorstel in de drie gemeenteraden in februari jl. afgerond. Vervolgens zijn de activiteiten voor stap 2 in uitvoering genomen. Het opstellen van de “notitie van uitgangspunten” heeft plaatsgevonden onder leiding van een externe deskundige, de heer Nico van Mourik. Hij heeft bij alle deelnemers en betrokkenen input opgehaald.

Het rapport van de heer Van Mourik en de desbetreffende memo van ons bestuur zijn aan de gemeenteraden voorgelegd, zodat zij daarop een zienswijze zouden kunnen geven (16 juni 2021). De gemeenteraden hebben op diverse uitgangspunten uit het rapport van de heer Van Mourik gereageerd. Het algemene beeld dat daaruit naar voren komt is positief; er is brede steun voor de geformuleerde uitgangspunten. Het bestuur heeft de ontvangen reacties per uitgangspunt verwerkt in zijn memo van 13 juli 2021. Met name bij de uitgangspunten 2, 5, 6, 11 en 13 heeft het bestuur aanleiding gezien een aanvullende toelichting/visie te formuleren. Bij uitgangpunt 13. leidt dat tot het advies dit uitgangspunt gewijzigd vast te stellen met in achtneming van de toelichting en visie van het ABG-bestuur; voor de overige uitgangspunten wordt ongewijzigde vaststelling geadviseerd. Zoals in het Procesvoorstel huisvesting is toegelicht, dient elke stap in het proces door middel van eensluidende positieve besluitvorming te worden afgerond, alvorens kan worden overgegaan tot de volgende stap. De afronding van stap 2 van het Procesvoorstel huisvesting behelst de vaststelling van de Notitie van uitgangspunten door de drie gemeenteraden.

Ons college onderschrijft de uitleg, visie en advisering van het ABG-bestuur op de 15 uitgangspunten en stelt uw raad voor om deze uitgangspunten vast te stellen, waarmee tevens stap 2. uit het Procesvoorstel Huisvesting ABGorganisatie wordt afgerond. Voor het overige verwijzen wij u kortheidshalve naar het bijgevoegde memo van het ABG-bestuur, dat als bijlage onderdeel uitmaakt van dit raadsvoorstel.

3. Alternatieven Ons college is met het ABG-bestuur van oordeel dat de door de heer Van Mourik geschetste uitgangspunten een passende en voldoende set van uitgangspunten geformuleerd is waarmee een ontwerpvoorstel voor de toekomstige huisvesting van de ABG-organisatie kan worden opgesteld (stap 3). Alleen bij uitgangspunt 13. heeft het bestuur aanleiding gezien een nuancering aan te

Zaaknummer: 351574

brengen. Het formuleren van alternatieven voor de 15 uitgangspunten achten wij verder niet aan de orde. Mocht er echter gebrek aan eenstemmigheid blijken, dan wordt verder gepraat, met als doel in tweede instantie alsnog een voor de drie gemeenten én voor de ABG-organisatie aanvaardbare set van uitgangspunten te kunnen vaststellen. Mocht dat alsdan onverhoopt niet lukken, dan komt het doorlopen van het Procesvoorstel tot een einde en zal het ABG-bestuur zich beraden op de dan ontstane situatie.

4. Lasten, baten en dekking De kosten verbonden aan de onderzoeks- en advieswerkzaamheden voor stap 2 van het procesvoorstel worden gedragen door de ABG-organisatie. Daarvoor is een budget apart gezet ten laste van het (positieve) jaarrekeningresultaat 2020. In deze stap van het Procesvoorstel is nog niet gekeken naar de financiële gevolgen van de geadviseerde uitgangspunten. Deze komen in de volgende stap (3) aan de orde. Vanuit het ABGbestuur is wel gewaarschuwd dat gemeenten zich niet rijk moeten rekenen. De kosten verbonden aan de exploitatie van de drie gemeentehuizen/kantoren zijn momenteel relatief laag. Kostenstijgingen als gevolg van investeringen in een nieuw kantoorgebouw en kantoorconcept (het Nieuwe Werken), duurzaamheid alsmede tijd- en plaatsonafhankelijk werken zullen eventuele kostenbesparingen (efficiency, minder vierkante meters) naar verwachting ruim overtreffen.

5a. Alphen-Chaam: Cittaslow De rapportage van de heer Van Mourik ziet op een toekomstbestendige huisvesting van de ABGorganisatie, die (ook) aan de te stellen duurzaamheidseisen voldoet. Daarvan is met ingang van 2023 in twee van de drie door ABG-organisatie gehuurde gemeentehuizen/kantoren geen sprake. Het positief tegemoet treden van de geadviseerde uitgangspunten, gevolgd door beslissingen over investeringen in toekomstig vastgoed, bevorderen het realiseren van de gemeentelijke duurzaamheidsambities.

5b. Baarle-Nassau: Relatie met Baarle-Hertog In de rapportage van de heer Van Mourik vormt de lokale zichtbaarheid en aanwezigheid van bestuur en dienstverlening één van de voorgestelde uitgangspunten. Het positief tegemoet treden van de geadviseerde uitgangspunten leidt niet tot wijziging in de relatie met (de gemeente) BaarleHertog.

5c. Gilze en Rijen: Duurzaamheid De rapportage van de heer Van Mourik ziet op een toekomstbestendige huisvesting van de ABGorganisatie, die (ook) aan de te stellen duurzaamheidseisen voldoet. Daarvan is met ingang van 2023 in twee van de drie door ABG-organisatie gehuurde gemeentehuizen/kantoren geen sprake. Het positief tegemoet treden van de geadviseerde uitgangspunten, gevolgd door beslissingen over investeringen in toekomstig vastgoed, bevorderen het realiseren van de gemeentelijke duurzaamheidsambities.

Zaaknummer: 351574

6. Relatie ABG-Organisatie Zoals ook in zijn rapport door heer Van Mourik wordt uiteengezet, is (adequate) huisvesting één van de voorwaarden voor het goed kunnen functioneren van de ABG-organisatie en daarmee voor de dienstverlening richting gemeentebesturen en hun inwoners. Tegelijk kan over huisvesting eigenlijk geen besluit worden genomen als de continuïteit van de organisatie niet langjarig is verzekerd. Daarom wordt in de vergadering van uw raad over de besluitvorming over de uitgangspunten voor de huisvesting van de ABG-organisatie, tevens een besluit van uw gevraagd inzake het al dan niet voor onbepaalde tijd voortzetten van de ambtelijke samenwerking binnen de GR-ABG-organisatie.

7. Risico’s • In aansluiting op het gestelde bij punt 3 (alternatieven) bestaat het risico dat tussen de drie gemeenten en het ABG-bestuur uiteindelijk geen overeenstemming kan worden bereikt. Uiteindelijk hebben de raden het laatste woord over de vaststelling van de uitgangspunten voor de huisvesting van de ABG-organisatie. Een impasse kan gevolgen hebben voor de ABGsamenwerking. De gevolgen van een dergelijk scenario zijn op dit moment nog moeilijk te duiden en wij achten het ook nog niet opportuun om daarop vooruit te lopen. • In een volgende stap worden de uitgangpunten uitgewerkt in een concreet plan. Zo´n plan heeft gevolgen en kent, naast voordelen en kansen, zeer waarschijnlijk ook nadelen en risico´s. Deze zullen wij in stap 3 in beeld brengen.

8. Vervolg Planning: In het Procesvoorstel Huisvesting ABG-organisatie is aangegeven dat bij de afronding van elke stap een planning gepresenteerd zou worden voor de volgende stap. Afronding van stap 2. was daarbij voorzien op 18 mei 2021. Inmiddels is duidelijk dat een zorgvuldig besluitvormingsproces in deze aangelegenheid ook vraagt dat voldoende tijd genomen wordt en dit betekent dat stap 2., zoals wij nu voorzien, kan zijn afgerond in de eerste helft van oktober 2021. Voor stap 3. zijn in het genoemde procesvoorstel een aantal tussenstappen voorgesteld die leiden tot een min of meer gelijk proces als bij stap 2. namelijk: a. b. c. d. e. f. g.

Opstellen ontwerpvoorstel; Eerste bespreking ontwerpvoorstel in ABG-bestuur; Toezending van het ontwerpvoorstel naar de drie gemeenteraden; Gezamenlijke radenavond; Zienswijzentermijn van de drie gemeenteraden; Verwerken van zienswijzen in het ontwerpvoorstel; Vaststellen ontwerpvoorstel door het ABG-bestuur.

De tijd die voor deze tussenstappen nodig is, is erg afhankelijk van diverse ontwikkelingen. De eerste tussenstap, het opstellen van een ontwerpvoorstel, is een omvangrijke stap. Overeenkomstig de uitgangspunten betreft dit een integraal voorstel waarin zowel voor de concentratiefase als de centralisatiefase voorstellen worden gedaan voor de ambtelijke huisvesting, alsmede over de bestuurszetels en de dienstverlening. Het streven is deze tussenstap in het eerste kwartaal van 2022 af te ronden. Daarbij merken wij op dat in maart 2022 gemeenteraads- verkiezingen plaatsvinden. Wij achten het niet wenselijk dat in het besluitvormingsproces over stap 3. de fase van beeldvorming in de gemeenteraad vóór de verkiezingen plaatsvindt en de fase van oordeelsvorming ná de verkiezingen. In de praktijk zal dit betekenen dat zowel de beeldvorming als de oordeelsvorming ná de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvindt. Zaaknummer: 351574

Het bovenstaande betekent tevens dat de fase van concentratie van de ambtelijke huisvesting niet per 1 januari 2022 gerealiseerd kan zijn; het streven is deze concentratiefase in de loop van 2022 te kunnen inrichten en vormgeven. Communicatie: Onderhavig voorstel wordt intern en extern gecommuniceerd.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BAARLE-NASSAU

M. Tromp secretaris

Bijlage(n):

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf burgemeester

Memo ABG-bestuur Rapport “Met het oog op de toekomst”

Zaaknummer: 351574

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 351574;

gelet op het bepaalde in ; besluit: 1. Uitgangspunten voor het ontwerpvoorstel voor de huisvesting van de ABG-organisatie vaststellen met inachtneming van de uitleg en visie van het ABG-bestuur zoals vervat in de memo d.d. 13 juli 2021; 2. Vaststellen dat met het voorgaande beslispunt stap 2. (“tolpoort 2”) van het Procesvoorstel Huisvesting ABG-organisatie is afgerond; 3. Instemmen met de in dit voorstel beschreven planning voor stap 3.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 29 september 2021

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf

Voorzitter

Zaaknummer: 351574