Voorstel tot overnemen aanbevelingen evaluatie Nota Verbonden Partijen West-Brabant

RAADSVOORSTEL Commissie B&M: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

21 april 2021 Michel Antens

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

Staf Directie-ondersteuning

Programma:

19 mei 2021 Burgemeester de HoonVeelenturf Paragraaf Verbonden Partijen

Voorstel tot overnemen aanbevelingen evaluatie Nota Verbonden Partijen West-Brabant

1. Samenvatting Aanleiding: Op 24 juni 2015 stelde de gemeenteraad de ‘Nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels’ vast. Deze nota werd in de periode 2015-2016 in alle gemeenteraden in West-Brabant gelijkluidend vastgesteld. In de nota zijn de wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), die 1 januari 2015 van kracht werden, verwerkt. Daarnaast is in de nota invulling gegeven aan de wens van de gemeenteraden om een stevigere rol te krijgen in het ‘verlengd lokaal bestuur’ naast datgene wat is geregeld in de Wgr. Bij de vaststelling van de nota spraken we af om de werking van de nota na vier jaar te evalueren. Deze evaluatie is op 16 november 2020 aangeboden aan de WestBrabantse gemeenten via de bijgevoegde aanbiedingsbrief. Gevraagde beslissing: 1. Het evaluatierapport van de Nota Verbonden Partijen en de conclusies en aanbevelingen uit het rapport te onderschrijven; 2. In te stemmen met het voorstel van de bestuurlijk opdrachtgevers om, binnen een jaar na publicatie van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in de Staatscourant, regionaal een voorstel tot vaststelling van en implementatiestrategie voor een regionaal eensluidende geactualiseerde Nota Verbonden Partijen ter vaststelling aan de gemeenteraden voor te leggen; 3.

In te stemmen met de uitgangspunten voor het op korte termijn verbeteren van de politiekbestuurlijke betrokkenheid op de verbonden partijen door te bezien in hoeverre de raden meer zicht en invloed kunnen hebben op de doelstelling en prestaties van de verbonden partijen; 4. De griffier en de voorzitter van de gemeenteraad op te dragen om samen met het presidium ten aanzien van beslispunt 3 te komen met een nader voorstel en prioritering in de tweede helft van 2021. Beoogd effect: De gemeenteraad beter in staat te stellen om het (financiële) beleid van verbonden partijen (bij) te sturen. 2. Onderbouwing, aanpak, uitvoering Argumenten: 1.1 De conclusies en aanbevelingen van het evaluatierapport helpen om de bestaande nota en de uitvoering daarvan te verbeteren Het (regiobreed) hanteren van de ‘Nota Verbonden Partijen – zes kaderstellende spelregels’ heeft als doel het bewerkstelligen van een betere beheersbaarheid van verbonden partijen en vergroting

Zaaknummer: 326750

van de betrokkenheid en de invloed van de raden. Dit om te zorgen dat de verbonden partijen op een doelmatige en doeltreffende manier hun bijdrage leveren aan het realiseren van de (strategische) doelen die de gemeenteraden nastreven. Het evaluatieverslag laat zien dat de doelstellingen uit de nota onverkort actueel zijn. De nota biedt een goede structuur voor de stroomlijning van de planning- en controlcyclus. Het document bevat echter onvoldoende handvatten om met elkaar het gesprek aan te gaan over de mate waarin een verbonden partij bijdraagt aan het realiseren van de strategische doelen van de gemeente en (daar waar dit van toepassing is) het te voeren en gevoerde beleid van de verbonden partij. Bij eventuele aanpassing van de nota klinkt de roep het vooral praktisch en niet al te formeel te houden en meer de dialoog aan te gaan over de inhoud en de uitvoering van de werkzaamheden. Voor wat betreft de toepasbaarheid van de nota, is tijdens de evaluatie bovendien gebleken dat ‘dé verbonden partij’ niet bestaat. De evaluatie en de bijbehorende bijlagen zijn aan dit raadsvoorstel toegevoegd. Op 22 en 23 februari is de evaluatie toegelicht op digitale regionale radenavonden. 2.1 Het is noodzakelijk om een actuele Nota Verbonden Partijen te hebben Het is noodzakelijk om als gemeente te beschikken over een actuele nota Verbonden Partijen.

We stellen voor om, in afwachting van de wijziging van de Wgr, de werkingsduur van de huidige nota te verlengen. Dit om te voldoen aan de voorwaarde zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording (BBV) om een visie op en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen te hebben. 2.2 De gewijzigde Wgr kan worden verwerkt in de geactualiseerde Nota Verbonden Partijen Op 1 juli 2020 bood minister Ollongren van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het voorstel tot wijziging van de Wgr aan de Tweede Kamer aan. De voorgestelde wijzigingen zijn grofweg in te delen in drie categorieën: 1. Versterken van de positie van gemeenteraden bij besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen; 2. Aanvullende controle-instrumenten voor gemeenteraden; 3. Verbeteren van de positie van gemeenteraden met betrekking tot het functioneren van de regeling. De wijziging van de Wgr zal onder andere gevolgen hebben voor de formele termijnen in de P&Ccyclus. De Nota Verbonden Partijen zal daarom ook aangepast moeten worden aan de wijziging van de Wgr. 3.1 Investeren in de cultuuraspecten levert op korte termijn winst op Wij stellen u voor de conclusies en aanbevelingen zoals weergegeven in het evaluatieverslag (zie pagina’s 10 tot en met 16) te onderschrijven.

Hieruit blijkt dat de structuur op dit moment voldoet maar dat in afwachting van de aanpassing van de Wgr het sterk gewenst is om nu al te werken aan de cultuuraspecten zoals die zijn benoemd in de evaluatie. Ter nadere concretisering stellen we, mede op basis van het voorstel tot wijziging van de Wgr, aanvullend de volgende kaders voor deze cultuuraanpassing voor: 1. Bepaal als raad voor elke verbonden partij waaraan we als gemeente deelnemen op basis van het risicoprofiel (zie pagina 6 van de nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels) of het basispakket, het pluspakket of het risicopakket van Zaaknummer: 326750

toepassing is en spreek voor de verbonden partijen waarop het risicopakket van toepassing is af hoe monitoring vanuit de raad plaatsvindt. Dit kan door het aanwijzen van raadsrapporteurs maar ook door tijdens de raads- of commissievergaderingen op een nader te bepalen aantal keren met de verantwoordelijk portefeuillehouder de dialoog te voeren over doelmatigheid, doeltreffendheid, kwaliteit van dienstverlening en bijdrage aan de strategische doelen van de gemeente; 2. Voorkom dat de nota Verbonden Partijen vatbaar is voor interpretatie. Daarom maken we, in aanvulling op de nota Verbonden Partijen, met iedere verbonden partij op regionaal niveau aparte werkafspraken en houden daarbij rekening met:    

Het al dan niet wettelijk verplicht zijn van de samenwerking; Het type verbonden partij (beleidsmatig, beleidsmatig en uitvoerend of enkel uitvoerend); De taken van de verbonden partij; Het al dan niet regio overschrijdende karakter van de verbonden partij;

3. In de te maken werkafspraken leggen we in ieder geval afspraken vast over:    

Het type informatie (niet alleen op het gebied van planning & control maar ook inhoudelijk) dat door de gemeente gewenst wordt en de frequentie waarin en de wijze waarop deze verstrekt wordt; De manier en het moment waarop informatie wordt aangeboden; De inhoudelijke (lokale) duiding die van het college verwacht mag worden bij de informatie die van een verbonden partij wordt ontvangen; De informatie die het meerjaren(beleids)plan in ieder geval moet bevatten en de periode die dit plan beslaat. Het meerjaren(beleids)plan en de op basis van dit plan behaalde resultaten vormen de basis voor de evaluatie van de samenwerking en de te maken afspraken voor de toekomst. Onderdeel van deze evaluatie is het geven van een antwoord op de vraag of de gekozen vorm van samenwerking nog steeds de meest geëigende is om tot de resultaten te komen die door de samenwerkende partners gewenst worden.

Hiermee zorgen we ervoor dat tussen gemeenten en verbonden partij duidelijk wordt wat we van elkaar mogen verwachten. Ook liggen hiermee duidelijke afspraken tussen raad en college vast, ieder vanuit hun eigen rol; 4. Bespreek met elkaar (als raden onderling en als raad met het college) de manieren waarop de raden meer aan de voorkant betrokken kunnen en willen worden bij verbonden partijen; 5. We onderzoeken per verbonden partij hoe de gemeenteraden geïnformeerd willen worden en hoe de verbonden partijen dit uit kunnen voeren. We leggen de resultaten van dit onderzoek vast in de hiervoor onder 3 genoemde werkafspraken per verbonden partij. 6. Onderzoek samen (dus zowel met het college als met de colleges en de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten) per verbonden partij of de raadsparticipatie zoals opgenomen in het wetsvoorstel voor de wijziging van de Wgr draagvlak heeft. De resultaten van dit onderzoek verwerken we in de te actualiseren gemeenschappelijke regelingen. Zaaknummer: 326750

4.1 De gemeenteraad stuurt op de voortgang van de uitwerkingen van de aanbevelingen De griffier zal samen met de voorzitter van de gemeenteraad in overleg met het presidium een procesvoorstel voorbereiden waarin wordt uitgewerkt hoe we samen met de gemeenteraad kunnen komen tot de invulling van de zes cultuuraspecten zoals hierboven genoemd. Kanttekeningen: 3.1 Als iedere gemeente voor zichzelf een passende invulling kiest, kunnen er veel verschillende varianten ontstaan waardoor effectieve en efficiënte aansturing van verbonden partijen bemoeilijkt wordt Het college verwacht dat er geen grote verschillen tussen gemeenten zullen optreden. Bovendien gaat het grotendeels om vragen hoe we met verbonden partijen omgaan in ons eigen vergadermodel. Daarnaast kunt u er voor kiezen om de verdere uitwerking van de cultuuraspecten samen met Alphen-Chaam op te pakken. Tot slot is het mogelijk om indien gewenst regionale afstemming tussen de gemeenteraden te organiseren. 3. Alternatieven Het college ziet drie alternatieven: 1. Kennisnemen van de evaluatie De gemeenteraad neemt kennis van het evaluatierapport maar het college neemt geen initiatief om de aanbevelingen verder uit te werken. Dat doet volgens ons geen recht aan de uitkomsten van de evaluatie en het toenemende belang van (regionale) samenwerking. 2.

De Nota Verbonden Partijen nu actualiseren Op basis van de voorliggende evaluatierapportage kan de Nota Verbonden Partijen worden geactualiseerd. Nadeel van deze optie is dat er onvoldoende tijd wordt genomen om te kijken welke oplossingen voor onze gemeente best passend zijn. Daarnaast zal de nota op een later moment wederom moeten worden aangepast als gevolg van de gewijzigde Wgr. 3. De werkingsduur van de huidige Nota Verbonden Partijen met vier jaar verlengen Ook deze optie doet volgens ons geen recht aan de uitkomsten van de evaluatie en het toenemende belang van (regionale) samenwerking. Daarnaast is het wenselijk dat er na de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 keuzes gemaakt kunnen worden door een nieuwe gemeenteraad. Daarnaast wil het college benadrukken dat het hier gaat om een regionale nota. Een gewijzigd besluit van onze gemeente kan, maar dat betekent wel dat we niet meer aansluiten op de regionale afspraken. Mocht één of meerdere gemeenten anders besluiten zullen de bestuurlijke opdrachtgevers moeten bespreken hoe hiermee wordt omgegaan. 4. Lasten, baten en dekking De kosten van de evaluatie zijn verdeeld over de deelnemende gemeenten naar rato van het aantal inwoners. Het aandeel van onze gemeente is verwerkt in de begroting van 2020. Het voorgestelde besluit heeft geen financiële gevolgen. 5. Relatie met Baarle-Hertog n.v.t.

Zaaknummer: 326750

6. Relatie ABG-Organisatie Een gelijkluidend voorstel ligt voor aan de gemeenteraad van Alphen-Chaam. Indien gewenst kunnen we gezamenlijk optrekken in de uitvoering van het derde beslispunt. In de aanbiedingsbrief zeggen de bestuurlijk opdrachtgevers dat we er naar streven om de aanpassing van de Nota Verbonden Partijen samen op te pakken met de gemeenten van Midden Brabant. Als dat lukt zullen Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen voortaan op dezelfde wijze omgaan met verbonden partijen. 7. Risico’s Er zijn geen bestuurlijke en/of financiële risico’s verbonden aan het voorgestelde besluit. De (beperkte) risico’s die zijn verbonden aan de alternatieven zijn daar benoemd. 8. Vervolg Planning: Het college komt in de tweede helft van 2021 met een voorstel om het derde beslispunt, indien gewenst samen met Alphen-Chaam, uit te werken. Uiterlijk een jaar na de publicatie van de wijziging van de Wgr leggen de colleges de gemeenteraden een geactualiseerde regionale Nota Verbonden Partijen ter vaststelling voor. Het is nog onduidelijk wanneer deze publicatie plaatsvindt. Communicatie: Het college stelt de bestuurlijke opdrachtgevers van de evaluatie op de hoogte van uw besluit.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BAARLE-NASSAU

M. Tromp secretaris

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf burgemeester

Bijlage(n): Aanbiedingsbrief Evaluatieverslag kaderstellende spelregels verbonden partijen Bijlage 1: Uitgewerkte bevindingen per spelregel Bijlage 2: Overzicht uitslagen enquêtes Bijlage 3: Interviewverslagen Bijlage 4: Brief veiligheidsregio d.d. 4 juni 2020 en brief OMWB d.d. n.a.v. evaluatie Bijlage 5: Vergelijking met voorgenomen wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen Bijlage 6: Infographic gemeente Halderberge Nota Verbonden Partijen West-Brabant

Zaaknummer: 326750

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 326750;

besluit: 1. Het evaluatierapport van de Nota Verbonden Partijen en de conclusies en aanbevelingen uit het rapport te onderschrijven; 2. In te stemmen met het voorstel van de bestuurlijk opdrachtgevers om, binnen een jaar na publicatie van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in de Staatscourant, regionaal een voorstel tot vaststelling van en implementatiestrategie voor een regionaal eensluidende geactualiseerde Nota Verbonden Partijen ter vaststelling aan de gemeenteraden voor te leggen; 3. In te stemmen met de uitgangspunten voor het op korte termijn verbeteren van de politiekbestuurlijke betrokkenheid op de verbonden partijen door te bezien in hoeverre de raden meer zicht en invloed kunnen hebben op de doelstelling en prestaties van de verbonden partijen; 4. De griffier en de voorzitter van de gemeenteraad op te dragen om samen met het presidium ten aanzien van beslispunt 3 te komen met een nader voorstel en prioritering in de tweede helft van 2021.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 19 mei 2021

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon Veelenturf Voorzitter

Zaaknummer: 326750