Voorstel tot instemmen met het Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2024

RAADSVOORSTEL Commissie B&M

24 januari 20243

Afdeling:

Griffie

Raadsvergadering: Portefeuillehouder: Programma:

7 februari 2024 Presidium Bestuur en ondersteuning

Voorstel tot instemmen met het Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2024

1. Voorgesteld besluit 1. Het programma van eisen voor de accountantscontrole 2024-2028 vast te stellen en in te stemmen met de Europese aanbesteding van de accountantsdiensten, waarbij de opdrachten van de drie ABG-gemeenten en de ABG-organisatie gezamenlijk als één opdracht worden aangeboden; 2. De projectgroep het mandaat toe te kennen, op basis van de gunningscriteria in het door de raad vastgestelde Programma van Eisen, een voorlopige gunningsbeslissing te nemen, waarna de raad een raadsvoorstel toekomt om in te stemmen met de definitieve gunning en aanwijzing van de accountant. 2. Eerdere besluitvorming • 23-09-2020: Voorstel tot definitieve gunning aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2020 en aanwijzing accountant • 18-12-2019: Voorstel tot instemmen met het Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2020 3. Samenvatting De overeenkomst met de huidige accountant van de gemeente Baarle-Nassau, BDO Accountants & Adviseurs, loopt medio 2024 af. Conform artikel 213, lid 2 Gemeentewet dient de raad om die reden een nieuwe accountant te benoemen. De accountant wordt niet alleen benoemd voor de gemeenten Baarle-Nassau, maar ook voor de overige twee ABG-gemeenten en de ABG-organisatie. De vier organisaties bieden middels een Europese aanbestedingsprocedure gezamenlijk één opdracht aan waarop geïnteresseerden partijen zich kunnen inschrijven.

Een projectgroep, bestaande uit de voorzitters van de auditcommissies (AC en GR) en een afvaardiging van de commissie Bestuur & Middelen (BN), de afdeling Financiën & Control, het Inkoopbureau WestBrabant en de drie griffies, heeft hiervoor een Programma van Eisen (PvE) opgesteld. De raad wordt in dit raadsvoorstel verzocht in te stemmen met het voorgestelde PvE en de beschreven vervolgprocedure.

Zaaknummer:

Voorstel 4. Aanleiding In 2019 is, na een gezamenlijke Europese aanbesteding met de ABG-organisatie en de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen, besloten om voor de boekjaren 2020 t/m 2022 BDO Accountants & Adviseurs opdracht te geven tot het uitvoeren van de accountantsdiensten voor onze gemeenten en de ABG-organisatie. Deze overeenkomst is verlengd met één boekjaar en loopt medio 2024 af. Om te kunnen blijven voldoen aan de wettelijke plicht om de jaarstukken door een accountant te laten controleren, dient er een nieuwe overeenkomst te worden gesloten. Hiervoor dient een Europese aanbestedingsprocedure te worden doorlopen. De gemeenten worden hierbij begeleid door Inkoopbureau West-Brabant. 5. Programma van Eisen Totstandkoming PvE Aan de basis van de aanbestedingsprocedure ligt een Programma van Eisen (PvE). Het PvE omvat de voorwaarden om te komen tot een meerjarige opdracht aan een accountant, gericht op de controle van de jaarrekening overeenkomstig de wettelijke bepalingen. Het voorliggende PvE, dat grotendeels uitgaat van het PvE uit 2019, is tijdens verschillende bijeenkomsten vormgegeven door een projectgroep bestaande uit de voorzitters van de auditcommissies (AC en GR) en een afvaardiging van de commissie Bestuur & Middelen (BN), de afdeling Financiën & Control, het Inkoopbureau West-Brabant en de drie griffies.

De leden van de voorgenoemde commissies die geen zitting namen in de projectgroep zijn uitgenodigd om schriftelijk input aan te leveren. Belangrijkste wijzigingen t.o.v. PvE 2019-2022 Het voorgestelde PvE wijkt op twee punten af van het vorige PvE, te weten: de duur van de overeenkomst en de gunningscriteria. • Duur van de overeenkomst De overeenkomst heeft een vaste looptijd van vier jaar. Na deze vaste periode kan de overeenkomst twee maal worden verlengd met een periode van telkens twee jaar. • Gunningscriteria De opdrachtgevers zetten in op drie gunningscriteria: de totaalprijs voor de dienstverlening, de doelmatig- en doeltreffendheid van het controleproces en de beheersbaarheid van de kosten. Beoordeling De beoordeling van de aanbiedingen geschiedt op basis van het gunningscriterium: “beste prijskwaliteit verhouding”. Dit houdt in dat de inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs, de inschrijving met de beste prijs-kwaliteit verhouding heeft gedaan. Om tot de fictieve inschrijfprijs te komen wordt op de werkelijke inschrijfprijs een fictieve korting toegepast op grond van een drietal gunningscriteria, te weten: • Aanneemsom dienstverlening De totaalprijs zoals vermeld op het door de inschrijver ingevulde en ingediende inschrijfbiljet.

• Controleproces De mate waarin de beoogde aanpak in de ogen van de opdrachtgever bijdraagt aan de doelstelling van een doelmatig en doeltreffend controleproces. • Beheersbaarheid kosten De wijze waarop de opdrachtnemer verwacht de opdrachtgever niet met meerwerk te belasten.

Zaaknummer:

Door deze werkwijze kan een inschrijver met een hogere werkelijke inschrijfprijs, door goed te scoren op de gunningscriteria, toch de laagste fictieve inschrijfprijs scoren en daardoor de “beste prijs-kwaliteit verhouding” hebben. Eventuele aanpassingen De mogelijkheid bestaat dat er naar aanleiding van de beraadslagingen in de drie raden aanpassingen moeten worden gedaan in het voorgestelde PvE. Gezien het zorgvuldige proces dat aan dit voorstel vooraf is gegaan, ligt het niet in de lijn der verwachting dat de beraadslagingen tot substantiële wijzigingen zullen leiden. Indien er aanpassingen zullen worden gedaan, worden de gemeenten en ABG-organisatie hier op passende wijze over geïnformeerd. 6. Argumenten Het contract met de huidige accountant loopt af en er moet conform artikel 213, lid 2 Gemeentewet een accountant benoemd worden. Hiervoor dient een Europese aanbestedingsprocedure te worden doorlopen. 7. Risico’s en kanttekeningen Als er een nieuwe overeenkomst wordt gesloten, is het mogelijk dat de accountantskosten hoger uitvallen. 8. Alternatieven Het contract met de huidige accountant loopt af en er moet conform artikel 213, lid 2 Gemeentewet een accountant benoemd worden, waarvoor door de omvang van de opdracht een Europese aanbestedingsprocedure moet worden doorlopen. De vier organisaties kunnen elk een eigen aanbestedingsprocedure doorlopen, maar dit is af te raden.

Door gezamenlijk één opdracht aan te bieden, is de opdracht aantrekkelijker voor potentiële opdrachtnemers. Daarnaast levert de gezamenlijke opdracht in verstrekking en uitvoering, zoals de afgelopen periodes is gebleken, binnen de controlewerkzaamheden een voordeel op voor wat betreft efficiency en de praktische uitvoerbaarheid. 9. Lasten, baten en dekking Dit raadsvoorstel brengt geen nieuwe baten en lasten met zich mee. 10. Communicatie Nadat de vier organisaties met het voorgestelde PvE hebben ingestemd, wordt de opdracht op maandag 4 maart 2024 gepubliceerd op Tenderned.nl. 11. Vervolg Nadat de vier organisaties met het voorgestelde PvE hebben ingestemd, wordt de opdracht op maandag 4 maart 2024 gepubliceerd op Tenderned.nl. Vanaf dat moment kunnen geïnteresseerde partijen zich op de opdracht inschrijven. De sluitingsdatum is volgende de regels van de Europese aanbestedingsprocedure vastgesteld op maandag 22 april 2024, waarna de inschrijvingen door de projectgroep worden beoordeeld op basis van de in het PvE beschreven gunningscriteria. De projectgroep neemt uiterlijk 29 mei 2024 een gunningsbeslissing, waarna de bezwaartermijn van 20 dagen ingaat. De drie raden besluiten vervolgens in drie raadsvergaderingen in week 25 over het voorstel tot de definitieve gunning aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2024 en de aanwijzing accountant.

In Baarle-Nassau zal dit voorstel worden behandeld in de raadsvergadering van 19 juni 2024.

Zaaknummer:

HET PRESIDIUM H.C. Veraart griffier

Bijlage(n):

Zaaknummer:

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Burgemeester

1.

Programma van Eisen 2024-2028

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het presidium d.d. 10 januari 2024

besluit: 1. Het programma van eisen voor de accountantscontrole 2024-2028 vast te stellen en in te stemmen met de Europese aanbesteding van de accountantsdiensten, waarbij de opdrachten van de drie ABG-gemeenten en de ABG-organisatie gezamenlijk als één opdracht worden aangeboden; 2. De projectgroep het mandaat toe te kennen, op basis van de gunningscriteria in het door de raad vastgestelde Programma van Eisen, een voorlopige gunningsbeslissing te nemen, waarna de raad een raadsvoorstel toekomt om in te stemmen met de definitieve gunning en aanwijzing van de accountant.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 7 februari 2023

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

Zaaknummer:

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Voorzitter