Voorstel tot het vaststellen van de Verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

RAADSVOORSTEL Commissie B&M: Behandelend medewerker: Afdeling:

10 februari 2021 Herman Veraart

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

24 februari 2021 Presidium

Griffie

Programma:

-

Voorstel tot: het vaststellen van de Verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

1. Samenvatting Aanleiding: In de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau is een lokale rekenkamercommissie actief. In mei vorig jaar is het verzoek gekomen vanuit Gilze en Rijen tot eventuele toetreding van Gilze en Rijen tot deze gezamenlijke rekenkamercommissie. Na bespreking in het presidium is afgesproken akkoord te gaan met het aangaan van een verkennend gesprek van de leden van de rekenkamercommissie Alphen-Chaam en Baarle-Nassau, bijgestaan door de griffiers van de gemeenten met de gemeente Gilze en Rijen. Begin december heeft dit gesprek plaatsgevonden en is afgesproken om aan de gemeenteraden voor te leggen om te starten met een pragmatische samenwerking: twee interne leden vanuit Gilze en Rijen worden toegevoegd aan de bestaande rekenkamercommissie van Alphen-Chaam en Baarle-Nassau. Hiertoe is het noodzakelijk om de bestaande verordening aan te passen. De raden wordt gevraagd de bijgevoegde verordening vast te stellen en de oude verordening te vervangen door de nieuwe. Gevraagde beslissing: De raad wordt gevraagd te besluiten: 1. De bijgevoegde verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie gemeenten AlphenChaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen vast te stellen Beoogd effect: De gezamenlijke Rekenkamercommissie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen kan de werkzaamheden uitvoeren met een vastgestelde verordening. 2.

Onderbouwing, aanpak, uitvoering De gemeenten werken al intensief samen in de ABG-organisatie. Er zit daarom veel overlap in de beleidsuitvoering. Dat was bijvoorbeeld ook zichtbaar bij recente onderzoeken van de rekenkamercommissie AC/BN naar dienstverlening en kwaliteit van raadsvoorstellen. Die waren ook voor GR relevant. Samenwerking biedt mogelijkheden om budgetten te bundelen, efficiënter samen te werken en meer slagkracht en diepgang te realiseren in de onderzoeken. Verder biedt het de mogelijkheid om gemeenten met elkaar te vergelijken (te benchmarken): wat kan daarin van elkaar geleerd worden? Ook in bredere zin kan zo kennisdeling worden bevorderd.

Zaaknummer:

In deze pragmatische overgangsconstructie wordt gestart met het uitvoeren van een gemeenschappelijk onderzoek. Hiertoe hebben de gemeenteraden een shortlist ontvangen met het verzoek te reageren op de voorgestelde onderwerpen en eventuele aanvullende onderwerpsuggesties aan te dragen. Voorwaarden voor goede samenwerking en een toekomstige rekenkamer  Gelijkwaardigheid: elk van de drie gemeenten heeft een gelijkwaardige rol en positie binnen de rekenkamer. Dat betekent onder meer dat bij de keuze van onderwerpen elke gemeente een even grote stem heeft. Keuzes voor onderwerpen maakt de rekenkamercommissie, waarbij oog wordt gehouden voor de wensen en ideeën van elke gemeente.  In wat de rekenkamer aan resultaten oplevert, bijvoorbeeld qua rapporten, zijn alle drie de gemeenten goed geholpen. Onderzoeken zijn voor alle drie de gemeenten relevant en van toegevoegde waarde.  Elke gemeente draagt evenveel bij aan de rekenkamer in termen van budget en benodigde ondersteuning.  Onafhankelijk: de rekenkamer is een onafhankelijk orgaan. Het maakt een eigen afweging in de te onderzoeken onderwerpen en de rekenkamer opereert onafhankelijk van elk van de drie gemeenten (raad en college). Die onafhankelijkheid helpt ook te waarborgen dat elke gemeente gelijk ‘bediend’ wordt.  Verbinding van de raad: de rekenkamer staat in contact met elk van de drie gemeenteraden.

Ze is nabij en benaderbaar. Hoewel de rekenkamer onafhankelijk tot haar onderzoeksprogramma en keuzes komt, is draagvlak binnen de gemeenteraden belangrijk. Dit betekent in ieder geval dat gemeenteraden worden meegenomen in de keuzes voor onderzoeksonderwerpen.  Vertrouwen van de raden in de rekenkamer is belangrijk. Vertrouwen dat de rekenkamer er voor alle drie de gemeenten is en dat zij met goede onderzoeken komt die hen vooruit helpt.  Relevant onderzoek en oog houden voor doorwerking: de onderzoeken die de rekenkamer uitvoert moeten van toegevoegde waarde zijn voor de gemeenteraad en de gemeente als geheel. Met andere woorden: geen rapporten voor de bureaula produceren. Dat betekent iets in de keuze voor onderzoeksonderwerpen, maar ook om oog te houden voor de doorwerking van rekenkameronderzoek (na vaststelling door de raden wat ze met de resultaten willen doen). De gemeenteraden zelf hebben daar een rol in, maar effectmetingen door de rekenkamer kunnen helpen om de gemeenteraden scherp te houden en handvatten te geven om bij te sturen.  Continuïteit in de samenwerking: om als rekenkamer goed te kunnen functioneren en wat op te kunnen bouwen is continuïteit belangrijk. Dat zit in de samenstelling van de rekenkamer, maar bijvoorbeeld ook in het budget dat beschikbaar wordt gesteld aan de rekenkamer.

 Organisatie en ondersteuning van de rekenkamer: een samenwerking en rekenkamer kan alleen goed functioneren als de ondersteuning van de rekenkamer op orde is. Enkele aandachtspunten die in het vervolg verdere uitwerking moeten krijgen zijn:  Model en samenstelling van de rekenkamer: aantal leden, type leden etc.  Werkwijze in contact richting de raad: op welke momenten is er contact met de gemeenteraad en welke werkwijzen worden daarin gehanteerd.  Ondersteuning van de rekenkamer: op welke manier wordt het ambtelijk secretariaat van een gemeenschappelijke rekenkamer met drie gemeenten ingevuld en geborgd?

Juridische aspecten Een verordening geeft rechtszekerheid aan de werking van de gezamenlijke Rekenkamerecommissie. 3. Alternatieven Het niet vaststellen van de voorliggende verordening betekent, dat de gezamenlijke rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau niet wordt uitgebreid met twee leden uit Gilze en Rijen. 4. Lasten, baten en dekking De kosten voor de externe leden komen ten laste van het budget van de Rekenkamercommissie. De toelage voor de interne leden komt ten laste van de verschillende gemeenten, waarbij voor de hoogte wordt aangesloten bij het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Dit is geregeld in artikel 6 van de verordening. Dekking: Binnen de programmabegroting is € 7.500,- vanuit Baarle-Nassau beschikbaar gesteld voor de werking van de Rekenkamercommissie. 5. Relatie met Baarle-Hertog Niet van toepassing. 6. Relatie ABG-Organisatie Door het vaststellen van deze verordening wordt een gezamenlijke rekenkamercommissie gerealiseerd voor de gehele ABG-organisatie. 7. Risico’s Niet van toepassing. 8. Vervolg Bovenstaande constructie vormt een overgangsconstructie. Parallel aan de samenwerking in het te starten onderzoek wordt de verdere invulling van de toekomstige gemeenschappelijke rekenkamer verder uitgewerkt. Planning: Na besluitvorming kan de gezamenlijke Rekenkamercommissie aan de slag binnen de gestelde kaders.

Communicatie: Na besluitvorming zal de verordening op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd.

HET PRESIDIUM VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU

H.C Veraart raadsgriffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf burgemeester

Bijlage(n): Concept verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie gemeenten AlphenChaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen.

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gelezen het voorstel van het presidium van 25 januari 2021; gelet op - het bepaalde in artikel 81o van de Gemeentewet; besluit: 1. de bijgevoegde verordening op de gezamenlijke Rekenkamercommissie Alphen-Chaam, BaarleNassau en Gilze en Rijen vast te stellen;

Aldus besloten in de openbare vergadering van 24 februari 2021

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Voorzitter