Voorstel tot het vaststellen van de jaarrekening 2020 van het Cultuurcentrum Baarle (CCB)

RAADSVOORSTEL Commissie M&M: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

21 oktober 2021 Ranko Coninx

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

3 november 2021 Wethouder Sommen

Sociaal Beleid Sociaal Beleid

Programma:

Programma 5. Sport, cultuur en recreatie

Voorstel tot het vaststellen van de jaarrekening 2020 van het Cultuurcentrum Baarle (CCB)

1. Samenvatting Aanleiding: Het is gebruikelijk dat een besluit over de jaarrekening van het CCB wordt genomen in een GOB plenair vergadering (meestal juni). Omdat we eerst nog meer uitleg wilden van het CCB over de overschrijding en deze duidelijkheid er pas rond de zomervakantie gekomen is, was het eerstvolgende haalbare GOB plenair pas in december. In deze vergadering wordt ook de begroting 2022 aan het GOB plenair voorgelegd. We vinden behandeling van de jaarrekening 2020 pas in december en tegelijkertijd met de begroting niet wenselijk. Er is daarom afgesproken het voorstel tot het vaststellen van de jaarrekening 2020 aan beide raden afzonderlijk voor te leggen. Wel is er een gezamenlijk voorstel voorbereid. Inleiding: Hierbij vindt u de jaarrekening 2020 van het Cultuurcentrum Baarle (CCB). De jaarrekening geeft inzicht in de financiële realisatie over dit jaar en sluit met een subsidiabel tekort van € 421.383. In de vergadering van het GOB-plenair van 17 december 2019 hebben de beide gemeenteraden de begroting 2020 van het CCB goedgekeurd. De maximale gezamenlijke gemeentelijke bijdragen werden op basis van deze goedgekeurde begroting voorlopig vastgesteld op € 412 090. Conform de in de exploitatieovereenkomst afgesproken verdeelsleutels werd voor Baarle-Nassau de bijdrage maximaal vastgesteld op € 280.580 en voor Baarle-Hertog op € 131.510.

Wij stellen vast dat de gerealiseerde cijfers 2020 de begrote overstijgen. In dit voorstel zullen de belangrijkste verschillen ten opzichte van de begroting worden verklaard. Gevraagde beslissing: 1. De jaarrekening 2020 van het CCB goed te keuren; 2. Op basis van de jaarrekening 2020 en de exploitatieovereenkomst de gemeentelijke bijdrage voor Baarle-Nassau definitief vast te stellen op € 287.555. 2. Onderbouwing, aanpak, uitvoering Exploitatieovereenkomst als basis voor gemeentelijke bijdragen Het CCB wordt in haar werking gesubsidieerd door de gemeenten Baarle-Nassau en Baarle-Hertog. De wijze van subsidiëring wordt beschreven in de exploitatieovereenkomst, afgesloten tussen de stichting CCB en de beide gemeenten. In de exploitatieovereenkomst staat per kostencategorie hoe de financiële verdeling volgens verdeelsleutels tussen de gemeenten onderling is geregeld. Deze

Zaaknummer: 358647

afspraken zijn de basis voor de beoordeling van de jaarrekening en de verdeling van de bijdrage over de gemeenten. In de exploitatieovereenkomst is verder bepaald dat bij de jaarrekening een verklaring van een accountant gevoegd moet worden. De conclusie van de accountant is net als voorgaande jaren: “op grond van onze beoordeling is ons niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Stichting Cultureel Centrum Baarle per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020”. Hiermee werd voldaan aan deze voorwaarde uit de exploitatieovereenkomst. 3. Alternatieven n.v.t. 4. Lasten, baten en dekking Financiën en de verklaring Het onderstaande overzicht geeft een beeld van hoe de exploitatie in 2020 is verlopen. Daarbij wordt een vergelijking gemaakt met de begroting 2020 en de jaarrekening 2019. De gerealiseerde exploitatie 2020 Rek 2020

Begr 2020

Rek 2019

personeelskosten

285.796

279.765

277.681

huisvestingskosten

15.914

28.565

18.006

afschrijvingskosten

13.958

16.517

15.057

overige organisatiekosten

29.440

29.881

24.900

buffet

-3.310

-12.882

-15.520

exploitatie algemeen

341.798

341.846

320.124

directie en subsidiabele cursussen

72.326

59.984

72.576

nieuwe activiteiten

(8.432)*

3.000

24.226

eigen activiteiten

7.260

7.260

7.260

421.384

412.090

424.185

(*) Volgens de begroting 2020 die is ingediend door het CCB en op basis waarvan de subsidie 2020 is verleend, wordt een bedrag van € 7.260 voorzien voor eigen activiteiten. Het CCB heeft echter in 2020 meer geld besteed aan eigen activiteiten (nl. € 15.692). Het extra bedrag dat voor activiteiten nodig was in 2020 (nl. € 8.432) wenst het CCB te onttrekken uit het algemene reservefonds. Met dit bedrag houden we vanzelfsprekend geen rekening bij de afrekening van de subsidies.

Zoals te zien in het bovenstaande overzicht bedraagt het verschil tussen de rekening 2020 en de begroting 2020 € 9.294. Een verschil dat kan worden verklaard door de onderstaande posten. De personeelskosten vallen hoger uit dan begroot. Dit is vooral te verklaren omdat de personeelskosten voor directie en ondersteuning hoger zijn dan begroot. De werkdruk voor met name de directeur bleef in 2020 erg hoog. Dit komt voornamelijk door de vernieuwing die in 2019 in gang werd gezet maar ook door de steeds veranderende coronamaatregelen in België en Nederland die een impact hadden op werking van het CCB en haar gebruikers. Daarnaast zagen we dat in de coronatijd het personeel minder geneigd was om verlof op te nemen. Er ontstond daarom een overschot aan nog op te nemen verlofuren. Ter voorkoming van verlofstuwmeren zijn hier uren van uitbetaald, terwijl dit niet begroot was. Het bestuur van het CCB heeft ondertussen een beleid en werkwijze rond overuren om dit op te lossen en hier in de toekomst beter mee om te gaan. CCB en de beiden gemeenten hebben afgesproken dat CCB de gemeenten in de bestuurlijke overleggen op de hoogte houdt of begroting en werkelijke uitgaven met elkaar in de pas lopen. CCB en/of gemeenten kunnen dan tijdig bijsturen zodat de situatie van dit jaar niet meer voor kan komen. De energiekosten zijn gedaald.

Er werd door corona minder gebruik gemaakt van de ruimtes in het gebouw. Daarnaast heeft het CCB ook een voordeliger energiecontract afgesloten. De schoonmaakkosten zijn daarentegen gestegen omwille van de hygiënemaatregelen. De stijging wordt wel gecompenseerd door de coronapremie van 4.000 € die het CCB van het Nederlandse Rijk heeft gekregen. De kosten voor activiteiten vallen hoger uit dan begroot. Het CCB heeft gedurende de zes maanden dat ze open konden toch heel wat activiteiten georganiseerd. De kosten voor de vijf lezingen werden te laag ingeschat. Voor een aantal culturele activiteiten werden al (promotie)kosten gemaakt toen ze uiteindelijk geannuleerd moesten worden. De overheadkosten voor de openluchtfilm van MOOOV vielen hoger uit doordat er minder gemeenten een film programmeerden afgelopen zomer. De gemeentelijke bijdragen 2020 Als we de gegevens uit de rekening 2020 afzetten tegen de afspraken uit de exploitatieovereenkomst dan leidt dat tot de onderstaande gemeentelijke bijdragen. Totaal Baarle-Nassau Baarle-Hertog diverse exploitatie 2/3 - 1/3

341.798

227.865

113.933

directie en subsidiabele cursussen 3/4 - 1/4

72.326

54.245

18.082

eigen activiteiten 3/4 - 1/4

7.260

5.445

1.815

421.384

287.555

133.829

5. Relatie met Baarle-Hertog In Baarle-Hertog wordt nagenoeg hetzelfde voorstel voorgelegd aan de gemeenteraad.

6. Relatie ABG-Organisatie n.v.t. 7. Risico’s Als college werden we negatief verrast door de overschrijding die de jaarrekening 2020 liet zien. Na een gesprek met het bestuur van het CCB en aanvullende informatie/uitleg die we gekregen hebben hoe de overschrijding kon ontstaan kunnen we de jaarrekening aan uw raad voorleggen. Het CCB heeft de nodige acties ondernomen en intern afspraken gemaakt zodat dit in de toekomst niet meer voor kan komen. 8. Vervolg Planning: Na uw besluit versturen we de vaststellingsbeschikking. Communicatie: n.v.t.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BAARLE-NASSAU

M. Tromp secretaris

Bijlage(n): Jaarrekening 2020 CCB

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf burgemeester

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 358647;

gelet op het bepaalde in de exploitatieovereenkomst tussen CCB, Baarle-Hertog en Baarle-Nassau; besluit: 1. De jaarrekening 2020 van het CCB goed te keuren; 2. Op basis van de jaarrekening 2020 en de exploitatieovereenkomst de gemeentelijke bijdrage voor Baarle-Nassau definitief vast te stellen op € 287.555.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 3 november 2021

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf

Voorzitter