Voorstel tot het aanwijzen van de functionaris gegevensbescherming voor de gemeenteraad van Baarle-Nassau

RAADSVOORSTEL Commissie I&B: Afdeling:

21 mei 2025 Griffie

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

4 juni 2025 Burgemeester de HoonVeelenturf

Voorstel tot het aanwijzen van de functionaris gegevensbescherming voor de gemeenteraad van Baarle-Nassau

1. Voorgesteld besluit 1. Mevrouw E. (Evita) Warmenhoven aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming voor de gemeenteraad van de gemeente Baarle-Nassau 2. Eerdere besluitvorming Niet van toepassing 3. Samenvatting Op grond van artikel 37 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is elk bestuursorgaan verplicht tot het aanstellen van een functionaris gegevensbescherming (FG). De raad wordt voorgesteld mevrouw Warmenhoven aan te wijzen als FG voor de gemeenteraad.

Voorstel 4. Inleiding De gemeente verwerkt persoonsgegevens en de wijze waarop die gegevens worden verwerkt is aan strikte eisen verbonden. Op grond van artikel 37 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is elk bestuursorgaan dan ook verplicht tot het aanstellen van een functionaris gegevensbescherming (FG). De FG ziet erop toe dat de verwerking van persoonsgegevens door de bestuursorganen geschiedt volgens de vereisten die de AVG daaraan stelt. De gemeente kent een drietal bestuursorganen, te weten de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. De burgemeester is verantwoordelijk voor alle gegevensverwerkingen die te maken hebben met haar (veiligheids)taken, de gemeenteraad is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door de griffie, diverse raadsvergaderingen en alle HRM-verwerkingen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor alle overige gegevensverwerkingen. Het college en de burgemeester hebben de voorgestelde FG reeds aangewezen als hun functionaris gegevensbescherming. Op basis van artikel 39 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming dient de functionaris gegevensbescherming de volgende taken te vervullen: a.

de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker en de werknemers die verwerken, informeren en adviseren over hun verplichtingen uit hoofde van deze verordening en andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen;

Zaaknummer: 1102812

b.

c. d. e.

toezien op naleving van deze verordening, van andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen en van het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van het bij de verwerking betrokken personeel en de betreffende audits; desgevraagd advies verstrekken met betrekking tot de gegevensbeschermingseffect beoordeling en toezien op de uitvoering daarvan in overeenstemming met artikel 35; met de toezichthoudende autoriteit samenwerken; optreden als contactpunt voor de toezichthoudende autoriteit inzake met verwerking verband houdende aangelegenheden, met inbegrip van de in artikel 36 bedoelde voorafgaande raadpleging, en, waar passend, overleg plegen over enige andere aangelegenheid.

5. Argumenten 1.1 Op grond van artikel 37 van de AVG dient de raad een FG aan te wijzen De raad heeft op die moment geen functionaris gegevensbescherming aangewezen en voldoet daarmee niet aan de eisen die de AVG aan de gemeenteraad stelt. 1.2 De voorgestelde FG is bij de ABG-organisatie in dienst als FG voor de colleges en burgemeesters De voorgestelde functionaris gegevensbescherming is al in dienst bij de ABG-organisatie en vervult de rol van FG ook voor de colleges en de burgemeesters van de gemeenten Alphen-Chaam, BaarleNassau en Gilze en Rijen. Het ligt hierdoor voor de hand dat mevrouw Warmenhoven deze rol ook gaat vervullen voor de raden van de drie gemeenten. 6. Risico’s en kanttekeningen Niet van toepassing. 7. Alternatieven 1.1 Het niet aanwijzen van een FG is niet aan de orde, het betreft namelijk een wettelijke verplichting Wanneer de gemeenteraad geen FG benoemd heeft, loopt de gemeenteraad risico dat hem een boete wordt opgelegd door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De raad kan wel besluiten een andere FG aan te wijzen, maar in dat geval staan hier extra kosten tegenover voor de werving en het dienstverband van de FG, daarnaast voldoet de raad hiermee voorlopig nog niet aan de wettelijke verplichting. 8. Lasten, baten en dekking Dit voorstel kent geen extra financiële gevolgen. De functie van FG is opgenomen in de bestaande formatie van de ABG-organisatie.

9. Relatie tot Baarle-Hertog Niet van toepassing. 10. Relatie tot ABG-Organisatie De voorgestelde FG is al in dienst bij de ABG-organisatire en vervult de rol van functionaris gegevensbescherming voor de colleges en de burgemeesters van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Daarnaast worden de twee andere raden ook voorgesteld in te stemmen met het aanwijzen van mevrouw Warmenhoven als hun FG, waardoor de drie gemeenteraden, de drie colleges en de drie burgemeesters met dezelfde FG werken.

Zaaknummer:

11. Communicatie en vorm van participatie Mevrouw Warmenhoven zal op het raadsinformatiesysteem worden vermeld als functionaris gegevensbescherming. 12. Vervolg Als de raad conform besluit, is mevrouw Warmenhoven de dag na het besluit formeel de FG van de gemeenteraad van Baarle-Nassau.

PRESIDIUM VAN BAARLE-NASSAU J.J.M. Nuijen Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf burgemeester

Bijlage(n): Niet van toepassing

Zaaknummer:

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het presidium ; gelet op het bepaalde in artikel 37 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG); besluit: 1.

Mevrouw E. (Evita) Warmenhoven aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming voor de gemeenteraad van de gemeente Baarle-Nassau

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 4 juni 2025

Aldus besloten in de openbare vergadering van 4 juni 2025

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

J.J.M. Nuijen Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Voorzitter

Zaaknummer: