Voorstel tot definitieve gunning accountant BN

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering: Afdeling: Zaaknummer:

19 juni 2024 Griffie …

Portefeuillehouder: Programma:

Wethouder Van Tilborg Bestuur en ondersteuning

Voorstel tot definitieve gunning aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2024 en aanwijzing accountant

1. Voorgesteld besluit 1. De opdracht voor de accountantscontrole 2024-2028 te gunnen aan BDO Accountancy, Tax & Legal B.V.; 2. BDO Accountancy, Tax & Legal B.V. conform artikel 213 lid 2 Gemeentewet aan te wijzen als accountant; 3. Het budget voor accountantskosten structureel te verhogen tot een jaarlijks bedrag van €105.000 en het nadeel van €25.000 te verwerken in de 1e turap 2024. 2. Eerdere besluitvorming • 07-02-2024: Voorstel tot instemmen met het Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2024 3. Samenvatting De gemeenteraad heeft samen met de raden van Alphen-Chaam en Gilze en Rijen en de Gemeenschappelijke Regeling (GR) ABG een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen voor de aanbesteding van de accountantsdiensten van de vier organisaties. De daartoe gemandateerde projectgroep heeft besloten de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, BDO Accountancy, Tax & Legal B.V., de opdracht voorlopig te gunnen. De gemeenteraad wordt voorgesteld om in te stemmen met het voorstel om de opdracht definitief te gunnen en BDO Accountancy, Tax & Legal B.V. aan te wijzen als accountant.

Zaaknummer:

Voorstel 4. Inleiding Met het afronden van de jaarstukken over 2023 loopt de huidige overeenkomst met BDO Accountancy, Tax & Legal BV af. Om te blijven voldoen aan het vereiste uit artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet hebben de ABG-gemeenten en de GR ABG de afgelopen maanden een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. Binnen deze procedure hebben de raden en het bestuur in februari 2024 een Programma van Eisen (PvE) vastgesteld. Op basis van de geclusterde opdracht van de vier organisaties en het door hen vastgestelde PvE hebben twee kantoren zich op de opdracht ingeschreven: A12 Registeraccountants BV en BDO Accountancy, Tax & Legal BV. De projectgroep heeft geconcludeerd dat de inschrijving van BDO zich op basis van de beste prijskwaliteitverhouding als economisch meest voordelige inschrijving heeft gekwalificeerd, waarmee de projectgroep de opdracht voorlopig heeft gegund aan BDO. De raden en het ABG-bestuur worden voorgesteld de opdracht definitief te gunnen en BDO Accountancy, Tax & Legal BV aan te wijzen als accountant. 5. Argumenten BDO heeft op zeer goede wijze invulling gegeven aan de gunningscriteria In het PvE dat door de raden en het bestuur is vastgesteld, is aandacht besteed aan twee subgunningscriteria: ‘controleproces’ en ‘beheersbaarheid kosten’.

In het aanbod heeft BDO duidelijk beschreven op welke wijze het kantoor tracht bij te dragen aan een optimale, efficiënte samenwerking tussen het kantoor en de inhoudelijk verantwoordelijken bij de vier opdrachtgevers. Daarnaast heeft BDO in de inschrijving goed aangegeven hoe meerwerk kan worden gemonitord en beperkt. De inschrijving van BDO behaalde de meeste punten op de prijs-kwaliteitverhouding In het PvE staat beschreven dat de beoordeling van de aanbiedingen zou geschieden op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteit verhouding’. Hierbij gold een 40/60-verhouding, wat inhoudt dat op ‘prijs’ maximaal 40 punten konden worden behaald en op ‘kwaliteit’ (subgunningscriteria: ‘controleproces’ en ‘beheersbaarheid kosten’) 60 punten. BDO heeft weliswaar met een hogere prijs ingeschreven dan A12, maar de invulling die BDO op de subgunningscriteria ‘controleproces’ en ‘beheersbaarheid kosten’ gaf, werd hoger gewaardeerd dan de invulling die A12 hieraan gaf. 6. Risico’s en kanttekeningen Het aanbod van BDO is gebaseerd op de geclusterde opdrachten van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de GR ABG. Als één of meerdere opdrachtgevers besluiten niet in te stemmen met het voorstel tot de definitieve gunning en de aanwijzing van de accountant, dient de volledige Europese aanbestedingsprocedure opnieuw te worden doorlopen.

Hierdoor voldoen alle vier organisaties voor een periode van tenminste 8 maanden niet aan het vereiste uit artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet, omdat zij geen accountant hebben aangewezen. Daarnaast is het zeer de vraag of een nieuwe aanbestedingsprocedure in deze markt tot een (gunstigere) aanbieding leidt. 7. Alternatieven Als de vier opdrachtgevers niet alle vier met het voorstel tot de definitieve gunning en aanwijzing instemmen, kan de opdracht worden teruggetrokken. In dat geval dient de Europese aanbestedingsprocedure opnieuw te worden doorlopen. Deze aanbestedingsprocedure zou tot een andere uitkomst kunnen leiden. Gezien het risico dat in dit raadsvoorstel is beschreven onder ‘6. Risico’s en kanttekeningen’, wordt dit niet wenselijk geacht. 8. Lasten, baten en dekking Zaaknummer:

Voor de controle over 2024 rekent BDO Audit & Assurance B.V. een bedrag van € 105.000 per jaar. Dat is € 7.700 meer dan de opdrachtwaarde 2023. In de begroting 2024 was een bedrag opgenomen van € 80.000. Op basis van dit voorstel wordt het budget voor accountantskosten structureel verhoogd tot een jaarlijks bedrag van € 105.000. Het nadeel van € 25.000 wordt meegenomen in de 1e turap 2024. 9. Relatie tot Baarle-Hertog n.v.t. 10. Relatie tot ABG-Organisatie De gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de GR ABG hebben de Europese aanbestedingsprocedure die tot dit voorstel heeft geleid, gezamenlijk doorlopen. Het aanbod van de voorgestelde accountant is gebaseerd op deze combinatie van opdrachtgevers. 11. Communicatie en vorm van participatie n.v.t. 12. Vervolg De raden van Alphen-Chaam en Gilze en Rijen nemen in de vergaderingen van 17 juni en 20 juni 2024 een besluit over het voorstel. Het ABG-bestuur besluit neemt diezelfde week schriftelijk een besluit over het voorstel. Nadat alle vier de opdrachtgevers hebben ingestemd met het voorstel tot definitieve gunning, worden de vier overeenkomsten met BDO Accountancy, Tax & Legal B.V. ondertekend. In de te sluiten overeenkomst is een mogelijkheid opgenomen om de overeenkomst tot twee keer toe met een periode van twee jaar te verlengen.

PRESIDIUM VAN BAARLE-NASSAU J.J.M. Nuijen Griffier

M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf burgemeester

Bijlage(n): n.v.t.

Zaaknummer:

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het presidium; gelet op het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet; besluit: 1. De opdracht voor de accountantscontrole 2024-2028 te gunnen aan BDO Accountancy, Tax & Legal B.V.; 2. BDO Accountancy, Tax & Legal B.V. conform artikel 213 lid 2 Gemeentewet aan te wijzen als accountant; 3. Het budget voor accountantskosten structureel te verhogen tot een jaarlijks bedrag van €105.000 en het nadeel van €25.000 te verwerken in de 1e turap 2024.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 19 juni 2024

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

J.J.M. Nuijen Griffier

M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf Voorzitter

Zaaknummer: