Voorstel tot beschikbaar stellen van een krediet vervanging audio- en video-installatie raadzaal

RAADSVOORSTEL Commissie B&M: Behandelend medewerker: Cluster:

26 januari 2022 Michel Tromp

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

9 februari 2022 Wethouder van Tilborg

College van B&W BaarleNassau

Programma:

1

Afdeling Voorstel tot beschikbaar stellen van een krediet vervanging audio- en video-installatie raadzaal

1. Samenvatting Aanleiding: De geluidsinstallatie in de raadzaal is oud en technisch niet meer betrouwbaar. Bovendien kan de installatie niet meer onderhouden worden gelet op de gebruikte verouderde techniek. Daarom wordt voorgesteld de geluidsinstallatie te vervangen en uit te breiden met videomogelijkheden. Bovendien wordt voorgesteld om dat zodanig te doen dat dit in één lijn wordt gebracht met de (ook recent vernieuwde) audio- en video-installaties in Alphen-Chaam en Gilze en Rijen. Zo wordt het beheer vereenvoudigd en wordt de uitwisselbaarheid van ABG-medewerkers t.a.v. de ondersteuning voor deze installaties vergroot. Gevraagde beslissing: De audio/video apparatuur in de raadzaal te vervangen overeenkomstig dit voorstel en hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 58.900 en de hieruit voorvloeiende jaarlijkse lasten van € 9.200,00 op te nemen in de begroting en de meerjarenbegroting hierop aan te passen. Beoogd effect: Beoogd is om de geluidsinstallatie storingsvrij te maken en de mogelijkheden van de installatie uit te breiden, zodanig dat vergaderingen in de raadzaal ook via beeld (video) uitgezonden kunnen worden. 2. Onderbouwing, aanpak, uitvoering De geluidsinstallatie is verouderd en stoort regelmatig. Met name de onderdelen die zorgen voor een goede vergadering (vergadermicrofoons en bijbehorende apparatuur) dienen vervangen te worden.

Sommige onderdelen (bijvoorbeeld laadpost voor accu’s) zijn zelfs defect. Bovendien zijn er in de loop der jaren nieuwe omgevingssignalen bijgekomen (bijvoorbeeld WIFI) waardoor nieuwe storingen ontstaan. Deze storingen zijn technisch niet anders op te lossen dan door een nieuwe installatie aan te leggen. Dat betekent dat er nieuwe vergaderposten met nieuwe microfoons, nieuwe laadstations met bijpassende accu's etc. aangeschaft moeten worden. Bovendien is, om in de toekomst ook te kunnen identificeren welke microfoon/vergaderpost actief is, software nodig. De kosten hiervoor bedragen € 33.000,00 excl. BTW. De installatiekosten (projectkosten) bedragen in totaal € 3.600 excl. BTW.

Zaaknummer: 360770

3. Alternatieven Voor een goed verloop van de vergadering is bovengenoemde investering noodzakelijk. Zeker omdat gewerkt wordt met een audioverslaglegging van de raads- en commissievergaderingen, is storingsvrije audio noodzakelijk. Ambtelijk is bezien of de kosten (gelet op de relatief hoge investering) neerwaarts bijgesteld kunnen worden. Dit zou wel kunnen door goedkopere onderdelen aan te schaffen, maar levert mogelijk -als gevolg van de alsmaar toenemende omgevingssignalenalsnog storingen op. Daarnaast wordt dezelfde apparatuur benut in de gemeenten Gilze en Rijen en Alphen-Chaam, zodat door de uniformiteit de beheersbaarheid door de ABG-medewerker toeneemt. Bovendien is het prijsverschil t.o.v. goedkopere vergaderposten niet zo heel erg groot. Optie 1 Om het geluid in de raadzaal te kunnen verbeteren (met name voor het publiek) en de bediening van de geluidsinstallatie te kunnen vereenvoudigen zijn extra speakers nodig, een andere mixer en een andere versterker. De huidige audio-onderdelen functioneren nog wel, maar zijn relatief oud. Ook de bediening kan sterk verbeterd worden door een touchscreen toe te voegen waarmee het geluid snel en eenvoudig te regelen is. De kosten daarvan bedragen € 9.500,00 exclusief BTW. Deze investering is niet per se noodzakelijk om te kunnen vergaderen en is daarom als alternatief aangemerkt.

Echter, het verdient aanbeveling om deze investering nu wel gelijktijdig te doen. Immers, de investering van € 36.600,00 zou nog altijd niet goed tot zijn recht komen wanneer de vergadering voor het publiek nog altijd niet goed hoorbaar is. Bovendien zullen de installatiekosten hoger zijn, wanneer later alsnog deze investering wordt gedaan. Voorgesteld wordt om deze optie te benutten. Optie 2a Verder kunt u ervoor kiezen om de raadsvergadering te streamen. Tijdens de Coronapandemie hebben we dit meermaals op geïmproviseerde wijze gedaan om zo de vergadering op afstand te kunnen volgen. Gemiddeld zijn er bij de afgelopen raadsvergaderingen tussen de 5 á 10 devices ingelogd om de livestream te volgen. Structureel is de streaming echter niet geregeld en is deze nu sterk afhankelijk van de persoonlijke inzet van de griffie en de gemeentesecretaris. Een eenvoudige oplossing is om met één camera vanuit een vaste positie de vergadering te laten streamen. Dat houdt overigens wel in dat niet elke deelnemer (raadslid) van voren zichtbaar zal zijn. Handmatig kan de camera desgewenst nog wel bediend worden om bijvoorbeeld een inspreker, voorzitter of presentatiescherm langdurig in beeld te brengen. De aanschafkosten van deze vaste camera inclusief encoder bedragen € 4.600,00. Voorgesteld wordt om deze optie te benutten.

Gestreamd kan dan worden via Vimeo (€ 1.000 per jaar); deze player kan bovendien opgenomen worden op de eigen website. Bovendien kan bij Vimeo het beeld in hoofdstukken worden ingedeeld. Dit is bij Youtube niet het geval. De kosten om niet via Vimeo te streamen maar via Notubiz bedragen naar schatting een veelvoud van de genoemde € 1.000,00 en zijn nu – gelet op de beperkte aantal kijkers - niet verder onderzocht. Ook de gemeente Alphen-Chaam streamt nu naar tevredenheid met Vimeo. Voorgesteld wordt om deze optie te benutten. Optie 2b Uiteraard kan optie 2a ook uitgevoerd worden met meerdere camera’s (3 in totaal) met een statisch beeld en een zogeheten multiviewer. Voordeel hiervan is dat elke deelnemer wel vanaf zijn/haar Zaaknummer: 360770

voorzijde zichtbaar is. Dat is relatief duur (de meerkosten bedragen € 8.248,00), maar toekomstbestendiger en overzichtelijker voor de kijker. De kijker ziet dan 4 beelden in 1 scherm, waarvan er 3 het camerabeeld weergeven en 1 een vast plaatje. Voor € 1.523,00 extra kan het ook zo worden geïnstalleerd en geprogrammeerd dat die camera’s draaiend inzoomen op degene die aan het woord is. Voor de kijker is dat onrustiger (zeker wanneer iemand per abuis zijn microfoon inschakelt, vergeet uit te schakelen of tracht te interrumperen), omdat de camera direct reageert op een ingedrukte microfoonknop. Bovendien is de opstelling allerminst flexibel wanneer tafels worden verschoven; de camera zoomt dan simpelweg in op de verkeerde positie. Dit kan later eventueel ook nog worden geïnstalleerd/geprogrammeerd, mits de genoemde camera’s daarvoor geschikt zijn. Daar wordt nu rekening mee gehouden. Voorgesteld wordt om deze optie te benutten voor wat betreft de meerdere camera’s (€ 8.248,00) maar nu nog geen gebruik te maken van de inzoom-optie (€ 1.523,00). Optie 3 Om ook andere videobronnen te kunnen streamen of een pauzebeeld te kunnen streamen is een videoswitcher nodig van € 7.900,00 excl. BTW. Dat lijkt niet nodig om de vergadering te kunnen volgen en kan later altijd nog aangeschaft worden. Voorgesteld wordt om deze optie niet te benutten.

Onderhoud Tot slot is beperkt onderhoud noodzakelijk. Om te waarborgen dat tijdens storingen er vervangende apparatuur ter beschikking wordt gesteld en op afstand hulp beschikbaar is, is een zogenaamd KeepFit pro service aan te raden. Deze bedraagt € 800,00 per jaar. Alternatief Op dit moment wordt er met een krachtige (privé) laptop gratis gestreamd via Youtube met een aantal goedkope webcams. U kunt overwegen deze situatie te continueren door zelf deze krachtige laptop aan te schaffen (€ 2.000,00) en kwalitatief betere camera’s (€ 1.000,00) te monteren op een te vervaardigen zuil (€ 500,00) die centraal opgesteld wordt. Het voordeel hiervan is uiteraard dat de kosten veel lager zijn (in totaal: eenmalig € 3.500,00). Het nadeel is echter dat altijd een medewerker kennis moet hebben van het (complexere) streamingssysteem, hij/zij ook aanwezig moet zijn tijdens vergaderingen en er geen garantie is op goede werking. Bovendien is de beeldkwaliteit wel beter dan nu, maar nog altijd niet hoogwaardig en blijft het een provisorische oplossing. Voorgesteld wordt om dit alternatief niet te benutten. 4. Lasten, baten en dekking Investering (excl. BTW): Vergadersysteem/posten: Installatiekosten: Geluidsinstallatie incl. bediening: Camera en encoder Meerdere camera’s Totale investeringskosten

€ 33.000,00 € 3.600,00 € 9.500,00 (optie 1) € 4.600,00 (optie 2a) 8.248,00 (optie 2b) € 58.948,00

Zaaknummer: 360770

Deze investering wordt lineair afgeschreven over 8 jaar. Dit betekent een kapitaallast van € 7.369,00 per jaar Structurele kosten (excl. BTW): Streaming via Vimeo: Onderhoudskosten: Totaal structureel

€ 1.000,00 € 800,00 € 1.800,00

Daarmee komen de totale jaarlijkse lasten (kapitaallasten, streamingsabonnement en onderhoud) op een bedrag uit van € 9.200,00 (afgerond). Dekking: Met bovengenoemde investering is geen rekening gehouden in de begroting van Baarle-Nassau. Het is uit financieel oogpunt verstandig deze investering op te nemen als structurele last en de meerjarenbegroting 2022-2025 hierop aan te passen, zodat na de afschrijvingstermijn voldoende financiële ruimte ontstaat de apparatuur te vernieuwen. 5. Relatie met Baarle-Hertog N.v.t. 6. Relatie ABG-Organisatie Uit het oogpunt van harmonisatie wordt in dit voorstel qua techniek zoveel als mogelijk aangesloten bij de andere gemeenten. Dit vereenvoudigt de beheersing van de apparatuur. Kortgezegd: laten we zoveel mogelijk één standaard hanteren zodat we niet verschillende systemen dienen te beheren. Dat is bovendien minder foutgevoelig en verhoogd de uitwisselbaarheid van ondersteunende medewerkers. Uiteraard kan Baarle-Nassau een andere afweging maken, maar dit zal kostenverhogend werken. 7. Risico’s Wanneer uw raad niet (of slechts ten dele) instemt met dit voorstel, neemt de kans op plotselinge uitval van met name de audioapparatuur verder toe. Voorts is een garantie op een absoluut storingsvrije geluidsinstallatie niet te geven, omdat dit mede afhankelijk is van andere elektromagnetische signalen van buitenaf). 8.

Vervolg Planning: Na instemming met dit voorstel, zal opdracht worden gegeven. Gepland is om dit werk binnen 3 maanden gereed te hebben. Communicatie: Over dit voorstel heeft geen communicatie of participatie plaatsgevonden.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BAARLE-NASSAU

M. Tromp secretaris

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf burgemeester

Zaaknummer: 360770

Bijlage(n):

-

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 360770;

besluit:

De audio/video apparatuur in de raadzaal te vervangen overeenkomstig dit voorstel en hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 58.900,00 en de hieruit voorvloeiende jaarlijkse lasten van € 9.200,00 op te nemen in de begroting en de meerjarenbegroting hierop aan te passen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 9 februari 2022

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf Voorzitter

Zaaknummer: 360770