Voorstel tot Benoeming politieke leden beheerscommissie bibliotheek

RAADSVOORSTEL Commissie M&M: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

14 september 2022 Herman Veraart

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

28 september 2022 Presidium

Programma:

5. sport, cultuur en recreatie

Griffie

Voorstel tot Benoeming politieke leden beheerscommissie bibliotheek

1. Voorgesteld besluit 1. Naast de verantwoordelijk portefeuillehouder J.J.M. (Janneke) van de Laak, de volgende twee politieke leden uit zijn raad af te vaardigen voor de beheerscommissie van de bibliotheek voor de periode 2022-2026; - M.M.A. (Ria) van de Heijning (CDA) - M.A.J. (Maria) Geerts- de Groot (Fractie Ulicoten)

2. Eerdere besluitvorming 3. Samenvatting Een onderdeel van de grensoverschrijdende administratieve afspraak tussen Baarle-Nassau, BaarleHertog en Theek 5 is dat er een beheerscommissie wordt ingesteld. De raad van Baarle-Nassau wijst in zijn vergadering van 28 september 2022 de verantwoordelijk wethouder en twee politieke leden aan voor deze beheerscommissie. Wethouder van de Laak, Ria van de Heijning en een derde nog door de raadsleden aan te wijzen lid zijn aangedragen als politieke leden.

Voorstel 4. Inleiding Toelichting De beheerscommissie is een orgaan dat vanuit Vlaams decreet werkzaam dient te zijn voor de openbare bibliotheek. Bij de totstandkoming van de overeenkomst tussen Theek 5, gemeente Baarle-Nassau en Baarle-Hertog is dit artikel door de gemeente Baarle-Hertog opgesteld. Normaliter zou alleen Baarle-Hertog vanuit haar wettelijke verplichting zitting dienen te hebben in de beheerscommissie. Aangezien is besloten om de bibliotheek gemeenschappelijk in stand te houden, neemt ook de gemeente Baarle-Nassau deel aan de beheerscommissie. In de overeenkomst is ten aanzien van deelname aan de beheerscommissie in artikel 4, lid 3 afgesproken dat er totaal 12 leden zullen deelnemen aan de beheerscommissie:

Zaaknummer: 401454

1. 6 vertegenwoordigers van de gemeente Baarle-Hertog, waarvan 1 de portefeuillehouder, 2 leden uit de politieke fracties en 3 leden van de gebruikers en van de ideologische en filosofische strekkingen (dit laatste zijn leden genoemd uit de burgers in de gemeente Baarle-Hertog) 2. 6 vertegenwoordigers van de gemeente Baarle-Nassau, waarvan 1 de portefeuillehouder, 2 leden uit de politieke fracties en 3 leden van de gebruikers en van de ideologische en filosofische strekkingen (dit laatste zijn leden genoemd uit de burgers in de gemeente Baarle-Nassau) Benoeming leden beheerscommissie bibliotheek Voor de bestuursperiode 2022-2026 dienen voor de beheerscommissie bibliotheek nieuwe leden gekozen te worden. In de overeenkomst met Theek 5 is vermeld hoe de leden van de beheerscommissie benoemd worden. In artikel 4 wordt het volgende gezegd: Artikel 4 1. Er wordt een beheersorgaan, genaamd de Beheerscommissie, voor de bibliotheek ingesteld, volgens de beheersvorm omschreven in artikel 9b van het Vlaamse decreet van 28 januari 1974 betreffende het cultuurpact. 2. De Beheerscommissie wordt samengesteld, met inachtneming van voormelde decretale bepalingen, en dit als volgt. De Beheerscommissie wordt enerzijds samengesteld uit vertegenwoordigers van de overheid en anderzijds uit vertegenwoordigers van de gebruikers en de ideologische en filosofische strekkingen.

Daarnaast worden de bibliothecaris van de bibliotheek Baarle-Hertog, de programmamaker van de bibliotheek en de directeur/bestuurder, als deskundigen gecoöpteerd als bijkomend leden zonder stemrecht. Het aantal deskundigen mag echter niet groter zijn dan één derde van het totale aantal leden van het beheersorgaan vóór de coöptatie. 3. De Beheerscommissie bestaat uit 12 leden, waarvan 6 vertegenwoordigers van de overheid (te weten beide portefeuillehouders van de gemeenten Baarle-Hertog en Baarle-Nassau en 4 andere vertegenwoordigers aan te duiden door de respectievelijke gemeenteraden) en 6 vertegenwoordigers van de gebruikers en van de ideologische en filosofische strekkingen. De berekening van het aantal afgevaardigden per politieke fractie gebeurt op basis van het aantal leden dat elke politieke fractie telde op het ogenblik van de installatievergadering van de gemeenteraden van Baarle-Hertog en Baarle-Nassau. De aanstelling van de leden van de Beheerscommissie gebeurt per gemeente (6 voor Baarle-Hertog en 6 voor Baarle-Nassau) en uiterlijk binnen 6 maanden na hernieuwing van de gemeenteraden. 4. Het beheersorgaan heeft recht op informatie over alle beleidsbeslissingen betreffende de bibliotheek.

De Beheerscommissie heeft een adviserende bevoegdheid ten aanzien van de inrichtende overheid voor alle aspecten van het bibliotheekwerk, en in het bijzonder voor het bibliotheekbeleidsplan. De bibliothecaris van Baarle-Hertog en de stichting Theek 5 stellen samen jaarlijks een uitvoeringsplan op dat de acties bevat die in het komende jaar zullen ondernomen worden ter uitvoering van het bibliotheekbeleidsplan. Het plan wordt ter advisering voorgelegd aan de Beheerscommissie en ter goedkeuring voorgelegd aan de beide colleges van burgemeester en schepenen resp. wethouders. De bibliothecaris van Baarle-Hertog en de stichting Theek 5 stellen samen jaarlijks een verantwoording op over het gevoerde beleid in het afgelopen jaar. De verantwoording wordt ter advisering voorgelegd aan de Beheerscommissie en wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de beide colleges van burgemeester en schepenen resp. wethouders. Eventuele afwijkingen ten aanzien van het uitvoeringsplan worden uitdrukkelijk gemotiveerd.

Zaaknummer: 401454

5. Argumenten 1.1 Conform de grensoverschrijdende administratieve afspraak benoemen we de politieke leden voor de beheerscommissie van de bibliotheek. Met het bemensen van de beheerscommissie doen we recht aan de door onze gemeente ondertekende afspraak. 6. Risico’s en kanttekeningen 1.1 wanneer we geen zitting nemen in de beheerscommissie benutten we onze adviserende bevoegdheid niet. (in dit voorstel eerder genoemd bij: lid 4 artikel 4) 7. Alternatieven n.v.t. 8. Lasten, baten en dekking n.v.t. 9. Relatie tot Baarle-Hertog De gemeente Baarle-Hertog heeft ook leden voor de beheerscommissie benoemd. Omdat de bestuursperiodes in Hertog en Nassau anders lopen is dit op een ander moment gedaan. 10. Relatie tot ABG-Organisatie Dit is een specifieke situatie voor Baarle. 11. Communicatie en vorm van participatie We brengen de bibliotheek en de gemeente Baarle-Hertog op de hoogte van uw raadsbesluit. Daarnaast zijn we ook nog op zoek naar burgerleden voor de beheerscommissie. Eén burgerlid heeft zich reeds aangemeld. Voor de resterende twee plaatsen gaan we een oproep plaatsen in Ons Weekblad. Daarnaast vragen we Theek 5 dit onderwerp actief in de plaatselijke bibliotheek onder de aandacht te brengen. Ook zal Theek 5 de oproep kenbaar maken via hun nieuwsbrief, website en sociale media.

HET PRESIDIUM H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf burgemeester

Zaaknummer: 401454

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het presidium nr. 401454;

gelet op het bepaalde in de grensoverschrijdende administratieve afspraak tussen Theek 5, BaarleNassau en Baarle-Hertog; besluit: 1. Naast de verantwoordelijk portefeuillehouder J.J.M. (Janneke) van de Laak, de volgende twee politieke leden uit zijn raad af te vaardigen voor de beheerscommissie van de bibliotheek voor de periode 2022-2026; - M.M.A. (Ria) van de Heijning (CDA) - M.A.J. (Maria) Geerts- de Groot (Fractie Ulicoten)

Aldus besloten in de openbare vergadering van 28 september 2022

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf Voorzitter

Zaaknummer: 401454