Voorstel tot aanwijzen plaatsvervangend griffier

RAADSVOORSTEL Commissie B&M: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

29 november 2022 Herman Veraart

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

14 december 2022 Presidium

Programma:

0. Bestuur en ondersteuning

Griffie

Voorstel tot aanwijzen plaatsvervangend griffiers

1. Voorgesteld besluit 1.

Mevrouw J.G. (Jolanda) Honcoop-van der Wulp en mevrouw S. (Saskia) van Dijk aan te wijzen als plaatsvervangend griffier in de gemeente Baarle-Nassau

2. Eerdere besluitvorming Aanwijzingsbesluit plaatsvervangend griffier 23 juni 2022. 3. Samenvatting Op 23 juni heeft de raad mevrouw Clarijs aangewezen als plaatsvervangend griffier. Indien zowel de griffier als de plaatsvervangend griffier ziek of afwezig zijn is er geen vervanging. Om deze kwetsbaarheid te ondervangen en de voortgang van de raadsvergaderingen te waarborgen wordt voorgesteld de griffiers van de twee andere ABG-gemeenten aan te wijzen als plaatsvervangend griffier in Baarle-Nassau.

Voorstel 4. Inleiding Als de griffier afwezig is worden zijn taken waargenomen door de plaatsvervangend griffier. Uit praktische overwegingen is het in Baarle-Nassau gebruikelijk dat de Euroambtenaar tevens plaatsvervangend griffier is. Op 23 juni 2022 heeft de raad mevrouw V.V.A.M (Vicky) Clarijs aangewezen als plaatsvervangend griffier. Er is echter niets geregeld als de griffier en de plaatsvervangend griffier beide afwezig zijn. Dit voorstel voorziet hierin. 5. Argumenten 1.1 De raad regelt de vervanging van de griffier De gemeentewet schrijft voor dat in iedere vergadering van de gemeenteraad een griffier aanwezig is. Als de griffier afwezig is worden zijn taken waargenomen door de plaatsvervangend griffier. De raad regelt de vervanging van de griffier (art. 107d Gemeentewet). De vereisten waaraan de griffier moet voldoen zijn ook van toepassing op de degene die de griffier vervangt. 1.2 Achtervang is gewenst Tot nu toe is er niets geregeld voor het geval zowel de griffier als de plaatsvervangend griffier ziek of afwezig zijn. Om te voorkomen dat er dan ad hoc iets geregeld moet worden, wordt voorgesteld te voorzien in vervanging. Afgesproken is dat dat de griffiers van de drie ABG-gemeenten (AlphenChaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen) worden aangewezen als plaatsvervangend griffier in de andere ABG-gemeenten.

Mocht dan de griffier én de plaatsvervangend griffier afwezig zijn dan kan onderlinge vervanging plaatsvinden.

1.3 Minder kwetsbaar door onderlinge vervanging Het voorstel is om de griffier van Alphen-Chaam (Jolanda Honcoop) en de griffier van Gilze en Rijen (Saskia van Dijk) aan te wijzen als plaatsvervangend griffier in Baarle-Nassau. De griffier van BaarleNassau (Herman Veraart) wordt dan aangewezen als plaatsvervangend griffier in Alphen-Chaam en Gilze en Rijen. Iedere ABG-griffier kan dan als het nodig is als plaatsvervangend griffier optreden in de andere twee gemeenten. 1.4 Vervanging kan soepel verlopen. Door het regulier overleg tussen de ABG-griffiers en afstemming van werkwijzen zijn de griffiers op de hoogte van het verloop van de raadsvergaderingen in de andere gemeenten. Bovendien zijn de griffiers voor de meeste raadsleden geen onbekenden, vanwege de contactmomenten en gezamenlijke bijeenkomsten met de drie raden. Dit maakt dan onderlinge vervanging soepel kan verlopen. 6. Risico’s en kanttekeningen Deze plaatsvervanging geldt primair voor de aanwezigheid tijdens een raadsvergadering. Mocht een van de griffiers uitvallen dan zal in die gemeente naar een passende oplossing worden gezocht om te continuïteit te waarborgen. 7. Alternatieven De raad zou kunnen besluiten de vervanging van de griffier anders te regelen. 8. Lasten, baten en dekking Niet van toepassing 9. Relatie tot Baarle-Hertog Niet van toepassing 10.

Relatie tot ABG-Organisatie Beide aan te wijzen plaatsvervangend griffiers zijn griffier in een ABG-gemeenten. Het is een voordeel dat de drie gemeenten samenwerken binnen dezelfde ambtelijke organisatie. 11. Communicatie en vorm van participatie Over dit raadsvoorstel zal op de gebruikelijke wijze worden gecommuniceerd. 12. Vervolg Nadat de raad heeft besloten tot het aanwijzen van de plaatsvervangend griffiers, kan er indien nodig snel in vervanging worden voorzien.

HET PRESIDIUM H.C. Veraart griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf voorzitter

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU;

gelezen het voorstel; gelet op artikel art. 107d Gemeentewet.

besluit: 1.

Mevrouw J.G. (Jolanda) Honcoop-van der Wulp en mevrouw S. (Saskia) van Dijk aan te wijzen als plaatsvervangend griffier in de gemeente Baarle-Nassau

Aldus besloten in de openbare vergadering van 14 december 2022

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf

Voorzitter