Voorstel extra krediet ABG huisvesting

RAADSVOORSTEL Commissie R&E: Cluster: Afdeling: Zaaknummer:

17 april 2024 RO - Projecten Ruimtelijke ontwikkeling 1075234

Raadsvergadering: Portefeuillehouder :

15 mei 2024 Wethouder van Tilborg

Programma:

Voorstel over uitvoeringskrediet en huisvestingslasten voor de ABG-huisvesting

1. Voorgesteld besluit 1. Vast te stellen dat het Voorlopig ontwerp voor de ABG-huisvesting locatie Anne Frankplein 12 in Rijen voldoet aan de in stap 2 vastgestelde Notitie van Uitgangspunten. 2. In te stemmen met een, door het ABG-bestuur te voteren, uitvoeringskrediet van € 12,895 miljoen voor de realisatie van het kantoorpand locatie Anne Frankplein 12 in Rijen. 3. De daarmee gepaard gaande bijstelling van de gemeentelijke bijdrage aan de ABGorganisatie te verwerken via een begrotingswijziging. 4. Vast te stellen dat met de voorgaande beslispunten stap/tolpoort 3 en 4 van het Procesvoorstel Huisvesting ABG-organisatie zijn afgerond.

2 Eerdere besluitvorming 1. Raadsbesluiten van de gemeenten Alphen-Chaam en Gilze en Rijen op 9 respectievelijk 13 februari 2023 tot het beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet van totaal € 1.000.000 en de besluiten van de gemeente Gilze-Rijen en Alphen-Chaam om de ‘voormalige hockeyvelden’ in Rijen te kiezen als locatie voor de nieuw te realiseren huisvesting voor de ABG-organisatie; 2. Amendement van gemeenteraad Baarle-Nassau van 8 februari 2023 waarbij de besluitvorming gedeeltelijk is gewijzigd door opdracht te geven voor een onderzoek naar andere alternatieve locaties voor de huisvesting van de ABG-organisatie; 3. Raadsbesluiten van de ABG-gemeenten op 1, 7 en 19 februari 2024, waarbij gekozen is voor locatie Anna Frankplein 12 in Rijen als beoogde locatie voor de huisvesting van de ABGorganisatie en waarbij voor de aankoop van dit kantoorpand een krediet beschikbaar is gesteld van totaal € 3.905.000. Met deze raadsbesluiten zijn de eerdere raadsbesluiten over de locatiekeuze ‘voormalige hockeyvelden’ komen te vervallen; 4. Amendement vanuit gemeenteraad Gilze en Rijen van 19 februari 2024 waarin voor het benodigde krediet voor de centrale huisvesting een taakstellend budget van niet meer dan € 17,8 miljoen is opgelegd; 5.

Amendement vanuit gemeenteraad Baarle-Nassau van 7 februari 2024 waarin uitgangspunten en randvoorwaarden voor het verdere proces van het project worden gegeven en eveneens voor de centrale huisvesting een taakstellend budget van niet meer dan € 17,8 miljoen is opgelegd.

Zaaknummer: 1075234

3. Samenvatting De ABG-gemeenten (Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen) gaan hun ambtelijke organisatie (ABG-organisatie) gezamenlijk huisvesten onder één dak. Hiervoor zijn in oktober 2021 de uitgangspunten vastgesteld, zo ook voor de (her)huisvesting van de drie afzonderlijke bestuurszetels inclusief publieke dienstverlening. Inmiddels zijn we in het project gekomen in de fases van het voorlopig ontwerp en daaropvolgend de uitvoering ervan. Op basis van het voorlopig ontwerp en bijbehorende begroting is het totaal benodigde investeringskrediet geraamd op € 17,8 miljoen (inclusief voorbereidingskrediet en aankoopkosten van het pand Anne Frankplein 12 te Rijen). Voorstel 4a Amendement Baarle-Nassau Op 7 februari 2024 was uw gemeenteraad bijeen, tijdens een reguliere raadsvergadering en behandelde een voorstel van het college tot aankoop van het pand Anne Frankplein 12 te Rijen voor de huisvesting van de ABG-organisatie. De raad heeft het voorstel van het college geamendeerd vastgesteld. In het amendement geeft uw raad het college een aanvullende opdracht om bij het voorstel vanuit het ABG-bestuur tevens een integrale uitwerking van de uitgangspunten en randvoorwaarden zoals genoemd in het amendement toe te voegen, “teneinde te kunnen beoordelen of het ontwerpvoorstel op goedkeuring kan rekenen van de gemeenteraad van BaarleNassau”.

De antwoorden op het amendement van het ABG-bestuur zijn als bijlage 4 opgenomen in dit raadsvoorstel. Het college van Baarle-Nassau is van mening dat er in combinatie met het voorliggend raadsvoorstel, voldoende uitvoering wordt gegeven aan de gestelde randvoorwaarden en uitgangspunten. 4. Inleiding In het eerste kwartaal van 2024 hebben de drie betrokken gemeenteraden ieder afzonderlijk besloten om locatie Anne Frankplein 12 te Rijen aan te wijzen als beoogde locatie voor de nieuw te realiseren huisvesting van de ABG-organisatie. Voor de aankoop van het kantoorgebouw hebben de afzonderlijke gemeenteraden ingestemd met een door het ABG-bestuur te voteren krediet van in totaal € 3.905.000. Voor deze nieuwe huisvesting is vervolgens een voorlopig ontwerp opgesteld met bijbehorende begroting. Beoogd effect Eén nieuwe duurzame, functionele en efficiënte huisvesting voor de ABG-organisatie die een fysieke vertaalslag is van het gewenste organisatiemodel en bijdraagt aan de gewenste werkomgeving en werkwijze, dat op zijn beurt weer bijdraagt aan een goede dienstverlening en tevreden inwoners. Processtappen Bij de aanvang van dit proces om te komen tot centrale huisvesting van de ABG-organisatie is aan u een plan met 5 stappen/tolpoorten voorgelegd. In eerdere processen in 2021 wordt gesproken over tolpoorten en stappen.

Wij hebben geconstateerd dat rond de gebruikte termen, met name ontwerpvoorstel, ontwerpplan, voorlopig ontwerp, definitief voorstel en definitief ontwerp verwarring kan ontstaan. Wij vinden het van belang om onderstaande nader duiding te geven aan hetgeen destijds is geschreven en hoe dit past in de huidige opzet.

Zaaknummer: 1075234

Stappen / tolpoorten uit het raadsvoorstel van 11 februari 2021

Proces in de praktijk

Stap 1. Vaststellen van het proces/stappenplan

Raadsbesluit 11 februari 2021

Stap 2. Vaststellen notitie van uitgangspunten

In deze stap is de notitie van uitgangspunten eerst voor een zienswijze aan de gemeenteraden voorgelegd en daarna ter vaststelling.

Stap 3. Ontwerpvoorstel vaststellen.

In de praktijk zijn hier enkele tussenstappen genomen.

Hierbij is aangegeven dat deze stap nodig is om te bezien of één realistisch voorstel mogelijk is gezien de vastgestelde uitgangspunten. In het proces is aangegeven dat de toezending van het ontwerpvoorstel aan de gemeenteraden gevolgd wordt door een gezamenlijke radenavond, waarna de gemeenteraden de gelegenheid krijgen een zienswijze te geven, zodat zij kunnen toetsen of de uitgangspunten uit stap 2. juist zijn verwerkt in het ontwerpvoorstel. Vaststelling van het ontwerpvoorstel vindt vervolgens plaats door het ABG-bestuur.

1. De eerste tussenstap betreft het verzoek aan de gemeenteraden in februari 2023 om in te stemmen met het voorbereidingskrediet voor het ontwerpplan: voorlopig ontwerp, definitief ontwerp en technisch ontwerp. 2. De tweede tussenstap betreft de aankoop van het pand Anne Frankplein 12 te Rijen in februari 2024. Met deze tussenstappen is afgeweken van het stappen/tolpoortenplan. Kijkend naar keuze voor verbouw versus nieuwbouw kan ook in het vervolg van het traject het stappen/tolpoortenplan niet onverkort worden gevolgd. Maar door de diverse (tussen)stappen voor te leggen aan uw raad, wordt wel steeds gehandeld in de geest van het stappen/tolpoortenplan. Op dit moment is het voorlopig ontwerp gereed. De desbetreffende documenten worden u met dit raadsvoorstel toegezonden. Op basis van het voorlopig ontwerp is ook het definitieve kredietvoorstel opgesteld, een en ander zoals aangegeven in het raadsvoorstel van februari 2024.

Stap 4. Er wordt een definitief voorstel voorgelegd en vastgesteld. Hierbij is vermeld dat dit raadsvoorstel budgettaire consequenties zal hebben, de drie raden worden gevraagd hierover een besluit te nemen.

Na vaststelling van het voorlopig ontwerp wordt een en ander gedetailleerd uitgewerkt in het definitief ontwerp en technisch ontwerp. Het definitief ontwerp is daarmee inhoudelijk niet anders dan het voorlopig ontwerp, maar vooral veel gedetailleerder. Het opstellen van het definitief ontwerp en technisch ontwerp zijn uitvoeringstappen die nodig zijn om te kunnen komen tot aanbesteding.

Zaaknummer: 1075234

Vanuit dit gegeven vormt het Voorlopig ontwerp tevens het “definitieve voorstel” uit stap 4. dat via ABG-bestuur en de colleges aan de gemeenteraden wordt voorgelegd. Stap 5. Uitvoering

In het proces van uitvoering zullen de gemeenteraden regelmatig worden geïnformeerd.

Uit deze nadere duiding volgt dat het onderhavige raadsvoorstel een combinatie van de stappen/tolpoorten 3. en 4. omvat. 5. Argumenten 1.1 Met deze stap wordt voldaan aan het in februari 2021 vastgestelde procesplan voor dit project. In februari 2021 hebben de drie betrokken gemeenteraden een procesplan vastgesteld om te komen tot een nieuwe huisvesting van de ABG-organisatie. Met het voteren van het benodigde investeringskrediet op basis van het voorlopige ontwerp en bijbehorende begroting kan het ABGbestuur uitvoering geven aan stap 4 en 5 van het procesplan. 1.2 Het voorlopig ontwerp voldoet aan de uitgangspunten zoals vastgesteld in stap 2. van het procesplan. Conform het procesplan en met inachtneming van hetgeen in de tabel in paragraaf “4. Inleiding” is verwoord, leggen wij uw raad het voorlopig ontwerp voor met het verzoek vast te stellen dat dit voldoet aan de uitgangspunten zoals vastgesteld in stap 2. Ons college is met het ABG-bestuur van oordeel dat het voorlopig ontwerp voldoet aan alle desbetreffende uitgangspunten zoals vastgesteld in stap 2. 1.3 Het voorlopige ontwerp wordt gecommuniceerd en/of afgestemd met alle relevante en betrokken in- en externe partijen, waaronder de direct omwonenden en de gemeenteraden.

De ambitie is om eind Q2- 2026 de nieuwe huisvesting gereed te hebben (oplevering gebouw), zodat het in dit voorstel verwoorde beoogde effect bereikt kan worden. Het project wordt planmatig aangepakt met onder andere een projectorganisatie, strakke planning en communicatie/participatieplan. Voor het opstellen van het voorlopig ontwerp en de bijbehorende begroting wordt zowel met alle relevante in- als extern betrokken partijen en doelgroepen gecommuniceerd of afgestemd. Uiteraard zal de begroting niet met externen worden gecommuniceerd. Het moment van naar buiten treden naar gemeenteraden en omwonenden zal op elkaar aan moeten sluiten. Dit proces gaat ook bij de verdere uitwerking naar een definitief ontwerp en vervolgfasen in het project onverminderd voort. In de gezamenlijke radenbijeenkomst van 30 november 2023 hebben wij u als gemeenteraad meegenomen in de voorgenomen planvorming. Derhalve houden we het in dit raadsvoorstel bij de financiële uitwerking. 1.4 Van de drie afzonderlijke betrokken gemeenteraden is instemming gewenst met het door het ABG-bestuur te voteren krediet en met de daarmee gepaard gaande verhoging van de gemeentelijke bijdragen. In de voorgaande stadia in het project is al ingestemd met het voteren van kredieten voor de voorbereidende werkzaamheden en de aankoop van het kantoorpand aan Anne Frankplein 12 te Rijen. Zaaknummer: 1075234

Het pand is straks de nieuwe huisvesting voor de ambtenaren van de ABG-organisatie. Er zijn ver- en aanbouwen nodig om het kantoorgebouw geschikt te maken voor het gebruik door de gehele ABGorganisatie. 1.5 Het door het ABG-bestuur te voteren krediet valt binnen het taakstellend budget dat vanuit de gemeenteraden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen in februari 2024 is toegezegd resp. opgelegd. Voor de realisatie van het voorlopig ontwerp blijkt een totaalbedrag benodigd voor bouwkundig en installatietechnisch ontwerp van € 11,3 miljoen. Voor de overige bijkomende kosten, herinrichting achterterrein, parkeerplaatsen, inrichtingskosten, reserveringen loon- en prijsstijgingen alsook post onvoorzien is nog een restbedrag benodigd van € 1,595 miljoen. Daarmee komt het restant aan benodigd krediet neer op € 12,895 miljoen. De drie gemeenteraden hebben eerder voor de voorbereidingskosten ingestemd met het voteren door het ABG-bestuur van een bedrag van € 1.000.000,- en voor de aankoop van het kantoorpand aan Anne Frankplein 12 te Rijen voor een bedrag van € 3.905.000,-. Het totale krediet voor de aankoop en realisatie van de nieuwe ABG-huisvesting komt daarmee op een bedrag van € 17,8 miljoen. De oplevering van het pand is gepland medio 2026. Dit brengt vanaf 2027 (1e jaar na oplevering) voor de ABG-organisatie kapitaallasten met zich mee.

Deze kapitaallasten worden volgens de alsdan vigerende verdeelsleutel doorberekend aan de betreffende gemeenten. Voor een nadere toelichting verwijzen we naar de financiële paragraaf en bijlage 3. 1.6 De hoogte van het benodigde krediet is gebaseerd op het voorlopige ontwerp van de nieuw te realiseren huisvesting. Voor de nieuwe huisvesting op locatie Anne Frankplein 12 te Rijen is een voorlopig ontwerp met een bijbehorende begroting opgesteld. Het ontwerp gaat uit van een functionele uitstraling en doelmatig gebruik. Het geeft in belangrijke mate de richting aan van het totale bouwplan en de maximale hoogte van de investeringskosten. Zoals in de tabel in paragraaf 4 is toegelicht, vormt het voorlopig ontwerp tevens het definitieve voorstel als bedoeld in stap/tolpoort 4 en wordt uw raad gevraagd een besluit te nemen over de budgettaire consequenties. Vorm, indeling en uitstraling van het kantoorpand Het principe van het ontwerp is dat het overblijvende deel van het bestaande gebouw gespiegeld wordt om de lengte-as, waardoor de plattegrond een ruitvorm krijgt (zie bijlage 1). In het middengebied ontstaat een open ruimte (atrium), waarbij de daglichttoetreding via het dak wordt toegelaten. Op deze manier kan efficiënt en functioneel gebruik worden gemaakt van ruimten welke rondom het atrium gesitueerd zijn.

Op deze wijze zijn de ruimten ook ARBOtechnisch geschikt om als werkplekken te gebruiken. Biometrisch ontwerp Daarnaast zijn de gevels biometrisch ontworpen, zodat op een zo optimaal mogelijke manier voorzien wordt in daglichttoetreding en warmteopwekking/koeling van het pand (zie bijlage 2). Dit heeft een directe relatie met de toe te passen technische installaties voor de warmte en koeling van het pand. Deze installaties kunnen hierdoor zoveel mogelijk gereduceerd worden ten opzichte van een traditionele opzet van installaties.

Zaaknummer: 1075234

Parkeervoorziening Volgens de huidige parkeernormen van de gemeente Gilze en Rijen moeten er voor het aantal benodigde bruto vloeroppervlakte (m2bvo) van de nieuw te realiseren huisvesting 107 parkeerplaatsen gerealiseerd worden. In het ontwerp zijn 100 parkeerplaatsen op het achter terrein opgenomen. De resterende zeven stuks zullen aan de voorzijde van het pand op eigen terrein worden gerealiseerd. Dit wordt verder opgepakt in de volgende uitwerkingsfase van het plan. Inrichting perceel Bij de inrichting van het perceel gaan we uit van de maximaal mogelijke groeninvulling. Dat wordt eveneens tijdens de volgende fasen nader uitgewerkt. Kostenbesparing door de wijze van bouwen De ontwerpende en adviserende partijen hebben gezocht naar de meest economische manier van bouwen. Daarbij wordt ook rekening gehouden met modulair bouwen, waarbij het mogelijk is om het kantoor uit te breiden of “in te snoeren” (minder m2's door verwijderen van delen van het pand). Uiteraard zal samen met de nog te selecteren uitvoerende partijen onderzocht worden of op dit punt nóg betere oplossingen kunnen worden bedacht/uitgevoerd.

Mogelijke besparing in m2bvo's Bureau Hevo heeft in haar rapportages (Visie op werken april 2021, Ruimtestaat - ABG Organisatie april 2022 en Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen juni 2022) aan de raden toegelicht dat 5000m2 een passende omvang is voor de ABG-organisatie. Inmiddels zijn we een tijd verder en hebben we ook na de coronapandemie kennis opgedaan over de wijze waarop we met elkaar werken. Mede daarom hebben we HEVO opdracht gegeven om de onderzoeken opnieuw te onderbouwen of de geplande omvang nog steeds passend is. HEVO concludeert, aanvullend op de eerder onderzoeken en uitgangspunten, dat de flexfactor of bezettingsgraad van 60% nog steeds een te hanteren norm is. Het belangrijkste argument daarvoor is de trend waarbij dat de noodzaak zichtbaar wordt om te ‘binden’ en te ‘verbinden’ met de werkgever/organisatie. Zij baseren dit op recent eigen onderzoek en metingen alsmede metingen van andere bedrijven, uitgevoerd bij gemeentelijke organisaties. De 5000 m2 is daarmee het juiste uitgangspunt voor de verbouwing. Daarbij geldt dat het bruto vloeroppervlak (BVO) creatief wordt ingezet waarbij ook verkeersruimtes kunnen dienen als aanlandplekken, bespreek- en ontmoetingsruimtes. Zo zijn piekmomenten op te vangen en kunnen we optimaal invulling geven aan ‘het nieuwe werken’ als kantoorconcept.

Klimatisering In het pand wordt gebruik gemaakt van technische installaties die afgestemd zijn op de benodigde hoeveelheid warmte, ventilatie en koeling. Daarbij wordt rekening gehouden met diverse elementen die daarop van invloed zijn, zodat deze technische installaties niet te groot gedimensioneerd zijn. Dat heeft ook invloed op het beperkt houden van de energielasten welke onderdeel zijn van de exploitatielasten. Groen Er wordt voor zowel de binnenzijde van het pand alsook voor de ruimte rondom het pand een groene uitstraling toegepast. Ook voor het parkeerterrein houden we rekening met het aanleggen van groene parkeerplaatsen.

Zaaknummer: 1075234

Dit doen we door bijvoorbeeld gebruik te maken van graskeien welke tevens als voordeel hebben dat dit regenwater doorlaat naar de ondergrond. Daarbij gelden de vigerende beleidsplannen en visies als uitgangspunt. 6. Kanttekeningen 1.1 De drie betrokken gemeenteraden besluiten afzonderlijk over dit voorstel. De (her)huisvesting van de ABG-organisatie is een fysieke vertaalslag van de gewenste organisatie en samenwerking. Er kan pas een volgende stap in het proces gemaakt worden om tot nieuwe huisvesting van de ABG-organisatie te komen, wanneer alle betrokken raden vaststellen dat het voorlopig ontwerp voldoet aan de eerder vastgestelde uitgangspunten en instemmen met votering van het benodigde investeringskrediet door het ABG-bestuur. 1.2 Een project van dit formaat kent risico’s die vooraf in beeld moeten zijn. In het voorliggende ontwerp zijn diverse onderdelen van het risicomanagement benoemd. Deze risico’s zijn onderverdeeld in de volgende subcategorieën: - Bestuurlijk en procedureel; - Omgevingsfactoren; - Contractuele factoren; - Kwalitatieve factoren; - Uitvoering- en realisatiefactoren; - Gebruiksfactoren. Voor alle risico’s is in beeld gebracht wat de gevolgen per risicofactor zijn en welke beheermaatregelen getroffen zijn of worden. Gedurende het ontwerpproces houdt het ABG-bestuur dit scherp in de gaten en zal ingrijpen als dat nodig is.

1.3 Brede betrokkenheid en afstemming geeft naast kansen ook risico’s op bijvoorbeeld weerstand en kan het project (onnodig) frustreren of vertragen. Om zoveel mogelijk misverstanden en onduidelijkheden te voorkomen en te voorkomen dat er doelgroepen gemist worden in de communicatie is er een communicatieplan opgesteld. Dit plan is gericht op de communicatie met alle (relatief) betrokken in- en externe doelgroepen. Bij iedere communicatie-uiting wordt vooraf duidelijk aangegeven wat het inhoudt en wat verwacht mag worden van ieders inbreng. Daarnaast zal er een procedure doorlopen moeten worden voor het verkrijgen van een omgevingsvergunning. Hierbij krijgen belanghebbenden de mogelijkheid om in bezwaar dan wel beroep te gaan. 7. Alternatieven 1. Optoppen/uitbouwen en 2. sloop/nieuwbouw Deze twee alternatieven hadden beiden dezelfde opzet van m2’s vanuit het Programma van Eisen. Ad. 1. In principe zou er een extra verdieping bovenop het huidige pand gerealiseerd kunnen worden, maar we verwachten dat dit alternatief meer bezwaren vanuit de omwonenden gaat geven. Dit blijkt uit gesprekken die gevoerd zijn bij voorgaande initiatieven op deze locatie in het recente verleden. Overigens zullen de kosten voor uitbreiding met een extra verdieping en uitbouwen hetzelfde bedragen als voor het huidige ontwerpplan. Dat is vooraf reeds doorgerekend. Ad. 2.

Het totale huidige pand slopen en opnieuw bouwen zal, volgens het eerder aan u verstrekte rapport van Rho adviseurs, veel duurder zijn doordat dan het gehele pand weer volledig opnieuw gebouwd moet gaat worden. Zaaknummer: 1075234

8. Lasten, Baten en Dekking De financiële afspraken om te komen tot centrale huisvesting voor de ABG-organisatie, inclusief de afbakening richting de bekostiging van de gemeentelijke bestuurszetels, zijn nog steeds van toepassing. De begrote exploitatielasten voor toekomstige jaren (2027 en verder) zijn bepaald op basis van de begrote exploitatielasten 2023. We maken een voorbehoud voor de toekomstige meerjarige exploitatielasten, aangezien deze gedetailleerde informatie op dit moment nog niet beschikbaar is. We zullen deze ontwikkelingen nauwlettend volgen en verwerken in toekomstige begrotingen en tussentijdse rapportages. Hieronder vindt u de financiële kaders waarbinnen is gerekend, en wat dat voor iedere gemeente afzonderlijk betekent. De nadere financiële uitwerking is opgenomen in bijlage 3. De huidige geraamde investering voor het Anne Frankplein 12 te Rijen bedraagt € 17,8 miljoen. De vernieuwbouw berekening is opgesteld door Bouwkostenadviesbureau BouwPlus. Bij een investering van € 17,8 miljoen bedragen de kapitaallasten na aftrek van de restwaarde grond € 1,047 miljoen in het 1e jaar (afschrijving 40 jaar, rente 3,5%). De geraamde onderhoudslasten voor de locatie bedragen € 176.000 per jaar. De overige exploitatielasten worden geraamd op €264.000 per jaar.

Die kosten bestaan onder andere uit: verzekeringen, schoonmaakkosten, energiekosten, belastingen en verzekeringen. In de gemeentelijke begrotingen 2024-2027 zijn als gevolg van de geraamde investeringen extra lasten opgenomen met ingang van boekjaar 2024. Dit is in overeenstemming met de geplande oplevering van medio 2026. Tabel 1: Overzicht huisvestingslasten huidige en nieuwe situatie (op basis van de huidige verdeelsleutels van 24,6% voor ALC, 21,6 % voor BLN en 53,8% voor GLR)

*kapitaallasten: de rentelast is meegenomen op basis van de volledige investering. In de jaren 2024 tot en met 2026 worden de rentelasten berekend naar rato van de voortgang. Zie onderstaande tabel 2.

Zaaknummer: 1075234

Tabel 2: Overzicht kapitaallasten 2024 tot en met 2027

9. Duurzaamheid en inclusie De ABG organisatie vindt het vanuit haar voorbeeldfunctie naar de inwoners van de gemeente van belang om zichtbaarheid te geven aan duurzaamheid. Dit wil zij doen door toepassing van diverse maatregelen in en om de nieuwe huisvesting. Het ontwerpteam gaat vanaf het eerste begin van de ontwerpfase actief met duurzaamheid (natuurinclusief, klimaatadaptief, energieneutraal bouwen) aan de slag gaan en ervoor zorgen dat het ook daadwerkelijk leidt tot zichtbare en functionerende maatregelen. Dit past ook in het (technisch) programma van eisen ((T)PvE). Er zijn er in dit project op het thema Duurzaamheid speerpunten gedefinieerd op de volgende vier thema’s: • Energie • Circulariteit • Klimaatadaptatie en biodiversiteit • Mobiliteit Duurzaamheid is onderdeel van het projectkader voor de nieuwe huisvesting. Immers om het gebouw nu klaar te maken voor energieneutraliteit in 2050 betekent het dat er een energieneutraal gebouw gerealiseerd moet worden. Het T-PvE wat dient als onderlegger voor de uitwerking gaat uit van een energieneutrale nieuwbouw (ENG). Aan de hand van het TRIAS-Energetica wordt door het ontwerpteam de juiste afwegingen gemaakt om aan deze ambitie te kunnen voldoen. Vanzelfsprekend zal de nieuwbouw ‘gasloos’ zijn.

In de gehele levenscyclus van het gebouw dient de materialenkringloop zoveel mogelijk gesloten te worden door de toepassing van natuurvriendelijke/ biobased, niet vervuilende en recyclebare of gerecyclede materialen die onderdeel zijn van circulaire ketens. Om dit te bereiken wordt er in het ontwerpproces, de bouwfase en de gebruiksfase gestuurd op toepassing van circulaire principes. Hergebruik van materialen Het ontwerp bestaat mede uit het deels slopen van het bestaande gebouw, waarbij bestaande delen van de huidige constructie (stalen kolommen en balken alsook betonnen vloerplaten) hergebruikt zullen worden voor de benodigde uitbouwen. Daarmee zullen we een pand realiseren dat zowel op circulariteit (beperken afvalberg) alsook duurzaamheid goed presteert. Inclusie Het pand wordt voorzien van toepassingen waardoor het voor elke medewerker en bezoeker met een handicap (rolstoel, lopend met krukken, blinden, doven) mogelijk is om het pand te kunnen betreden of daar werkzaamheden uit te voeren zonder dat de handicap dit hem/haar zal belemmeren.

Zaaknummer: 1075234

10. Relatie tot ABG-Organisatie Het ABG-bestuur is opdrachtgever van het project ambtelijke huisvesting ABG-organisatie. 11. Communicatie Het project voor de centrale huisvesting van de ABG-organisatie kent een communicatieplan. Hierin wordt de opbouw weergegeven van de verschillende gremia waarmee het communicatie- en besluitvormingsproces van het project binnen de organisatie is verankerd. De formalisering van de werkgroepen wordt uitgebreid naarmate het proces vordert. De communicatie over deze VO-fase en daaropvolgende fases voeren we uit volgens een vast te stellen communicatie-/participatieplan. In het communicatieplan staat met wie, wanneer, waar, hoe en waarmee gecommuniceerd gaat worden. Hierin is onder andere opgenomen dat wij de drie betrokken gemeenteraden zullen informeren over het uitgewerkte definitieve ontwerp en indien gewenst het technisch ontwerp, waarna een aanbestedingsprocedure volgt voor het realiseren van het plan. Over de uitkomst van deze procedure informeren wij de drie betrokken gemeenteraden eveneens via een raadsinformatiebrief. Volgens de huidige planning is dit in Q4-2024 / Q1-2025 voorzien. Naast de opgave voor de ABG huisvesting zal ook de verdere ontwikkeling voor de bestuurszetels, inclusief frontoffice, opgepakt worden door de betreffende gemeenten. Dit proces kent ook overlappen in tijd.

Na de in dit raadsvoorstel te nemen besluit zullen het ABG-bestuur en de drie colleges de plannen verder uitvoeren. De gemeenteraden zullen geïnformeerd worden over het verdere procesverloop. Een ander belangrijk medium waar informatie te vinden zal zijn is een afzonderlijk in te stellen projectpagina op de website www.abg.nl. Hierop zal achtergrondinformatie over het project te vinden zijn en belangrijke mijlpalen in het proces voor iedereen te volgen zijn. 12. Vervolg Na een positief besluit van alle betrokken gemeenteraden op dit voorstel wordt overgegaan tot de verdere uitwerking van het ontwerpplan (voorlopig ontwerp) tot een definitief ontwerp. We verwachten dat het definitief ontwerp eind Q2- 2024 gereed zal zijn. Via raadsinformatiebrieven zullen wij u als raad op de hoogte houden van het totale proces.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BAARLE-NASSAU P.W.M. Geurts M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Secretaris burgemeester

Bijlagen: 1. Schetsen van het voorlopig ontwerp; 2. Geveltekeningen van het pand; 3. Financiële uitwerking; 4. Antwoorden amendement 7 februari 2024 Baarle-Nassau

Zaaknummer: 1075234

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 1075234;

gelet op; artikel 189 van de Gemeentewet;

besluit: 1. Vast te stellen dat het Voorlopig ontwerp voor de ABG-huisvesting locatie Anne Frankplein 12 in Rijen voldoet aan de in stap 2 vastgestelde Notitie van Uitgangspunten. 2. In te stemmen met een, door het ABG-bestuur te voteren, uitvoeringskrediet van € 12,895 miljoen voor de realisatie van het kantoorpand locatie Anne Frankplein 12 in Rijen. 3. De daarmee gepaard gaande bijstelling van de gemeentelijke bijdrage aan de ABG-organisatie te verwerken via een begrotingswijziging. 4. Vast te stellen dat met de voorgaande beslispunten stap/tolpoort 3 en 4 van het Procesvoorstel Huisvesting ABG-organisatie zijn afgerond.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 15 mei 2024

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

J.J.M. Nuijen Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Voorzitter

Zaaknummer: 1075234