RIB agenderingsverzoek CCB

Raadsinformatiebrief Onderwerp

:

Agenderingsverzoek herstel plafonds CCB

Indiener(s)

:

de heer Cornelissen (VPB

Datum

:

18 december 2024

Portefeuillehouder

:

Burgemeester De Hoon, Wethouder van Tilborg, Wethouder Van de Laak

Nummer vragen

:

Inleiding Op 18 december heeft de heer Cornelissen van de fractie VPB een agenderingsverzoek ingediend bij de griffie om de signalen van diverse gebruikers van het CCB te bespreken in de raadscommissie. Het agenderingsverzoek heeft betrekking op de brief van deze gebruikers waarin zij hun zorgen uiten over de gang van zaken rond het herstel van de plafonds en het gebruik van de ruimten in het cultuurcentrum. Agenderingsverzoek Aanleiding voor agenderen De voortdurende onvrede over het proces, over de onduidelijkheid en over de communicatie omtrent de genomen besluiten na het instorten van het plafond van de harmoniezaal. Mede aanleiding is de beantwoording van de schriftelijke vragen die gesteld zijn door Fractie van der Velden. Beoogd effect van agenderen Er zit te veel licht in de beleving van de getroffen gebruikers en het beeld dat het college schetst. Er is al veel te lang veel te veel ruis op de lijn. Doel is helderheid verschaffen in de afwegingen die ten grondslag hebben gelegen aan de genomen besluiten, concreet het sluiten van bepaalde ruimtes, het herstellen van de plafonds van andere ruimtes in eerste en tweede instantie en de keuzes voor bepaalde experts en aannemer. Daarnaast zouden we graag een duidelijke onderbouwing zien van het risico en daarmee de grondslag voor het gesloten houden van ruimtes die nog niet vrijgegeven zijn.

Een derde element is de rol die de relatie met Baarle-Hertog in deze saga heeft gespeeld. We hopen dat na bespreking in de commissie er een constructief pad ontstaat en de relatie met de getroffen gebruikers hersteld wordt, in de wetenschap dat niet alle verwachtingen mogelijk waar kunnen worden gemaakt. Fracties worden verzocht zich uit te spreken over de vraag: We vragen alle fracties om zich uit te spreken over de openstaande vragen die men al dan niet heeft ten aanzien van dit dossier. Ten tweede of men zich kan vinden in de door het college genomen besluiten.

1

Het plafond van de harmoniezaal is bezweken. Vervolgactie Zoals hierboven aangegeven, willen we indien mogelijk alle fracties vragen om hun openstaande vragen/onduidelijkheden vooraf op schrift te zetten zodat het college goed voorbereid in de commissie duidelijkheid kan verschaffen. Het college wil graag met deze raadsinformatiebrief, naar aanleiding van dit verzoek, helderheid verschaffen in het dossier en voorafgaand aan de commissie antwoord geven op de volgende vragen zoals wee destilleren uit het agenderingsverzoek: 1. Inzicht in de besluitvorming van het sluiten van de ruimten in het CCB na de instorting van de plafonds Het spontaan instorten van een deel van het plafond in de harmoniezaal riep de vragen op hoe het met de rest van de plafondconstructie in het pand is gesteld en in welke mate de kans op herhaling van instorting aanwezig is. Daarvoor is een quickscan door het pand gemaakt naar de aanwezige plafondconstructies. Aangezien een aanzienlijk deel van de plafonds op soortgelijke manier zijn gemaakt als die in de Harmoniezaal en dus ook naar beneden zouden kunnen komen, is besloten het pand in eerste instantie te sluiten en daarmee het risico uit te sluiten dat er persoonlijk letsel zou kunnen ontstaan. Dit is meteen na de quickscan door de twee burgemeesters besloten. 2.

Welke besluiten en afwegingen zijn er geweest om de plafonds in aantal ruimten niet te herstellen Op basis van een ruimte-specifiek vervolgonderzoek, waarbij gekeken is naar de staat van de plafonds met soortgelijke constructie als die van de Harmoniezaal. Daarbij is een kostenraming (op basis van een open begroting) gemaakt om het pand weer gefaseerd en/of deels weer in gebruik te nemen: 1. Verkeersruimtes en vluchtwegen veiligstellen waardoor ruimtes waar een andere plafondconstructie is weer veilig gebruikt kunnen worden 2. Veiligstellen van het plafond in de bibliotheek 3. Overige ruimtes Omwille van de hoge herstelkosten en de mogelijkheden van multifunctioneel gebruik van de veilige lokalen, besloten beide gemeenten om na uitvoering van fase 2 geen verdere herstelwerkzaamheden aan de plafonds te laten uitvoeren elders in het CCB gebouw. Tijdens overleg tussen de gemeenten en de verenigingen op 23 mei 2024 is de vraag gesteld om ook de plafonds van de jeugdwerklokalen te herstellen, met het oog op multifunctioneel gebruik van deze lokalen. In opdracht van gebruikers van het CCB is medio augustus 2024 een onderzoek / contra-expertise uitgevoerd naar het veilig gebruik van de ruimtes in het CCB.

2

Op 26 september heeft een overleg plaatsgevonden met de verschillende deskundigen met betrekking tot hun rapportages over de staat van de plafonds. Beide gemeenten zijn op basis van de conclusies van de deskundigen tot de vaststelling gekomen dat vastgehouden moest worden aan de eerder genomen besluiten. Conform de eerder gedane toezegging zijn aanvullend de plafonds in de jeugdwerklokalen op de eerste verdieping nog veiliggesteld e.e.a. met het oog op multifunctioneel gebruik door de verenigingen. 3. Hoe is de keuzes voor aannemers en experts tot stand gekomen Er was sprake van een calamiteit waarbij de openstelling van het CCB in het geding was en de veiligheid van personen in gevaar zou kunnen zijn. Op dat moment is er geschakeld met partijen waarvan we weten dat deze in situaties als deze kunnen adviseren en eigenlijk direct beschikbaar waren. Dat waren partijen waar Gebouwenbeheer in het verleden mee heeft samengewerkt. Dit is ook afgestemd met de gebouwenverantwoordelijke van de gemeente Baarle-Hertog. De samenstelling van deze groep bestond uit een aannemer, architectenbureau, bouwkundig adviesbureau en medewerkers van de afdeling Gebouwenbeheer van beide gemeenten. 4.

Hoe heeft de communicatie naar verenigingen/huurders plaatsgevonden en wat staat er nog op de planning Als gemeentes hebben wij een exploitatie overeenkomst met SCCB voor het volledige beheer en exploitatie van het Cultuurcentrum. Zij verhuren vervolgens ruimtes aan de verenigingen en andere gebruikers. Met Stichting het Cultuurcentrum zelf is rondom plafonds veel gecommuniceerd. In de beginperiode vanuit de beide burgemeesters vanuit veiligheid en daarna ook vooral praktisch met herstelwerkzaamheden. Een afvaardiging van het bestuur en directeur CCB is ook aanwezig geweest bij de overleggen met de verenigingen. Verder is er een bestaand bestuurlijk overleg met het dagelijks bestuur van CCB en portefeuillehouders Cultuur en ook die momenten is steeds besproken wat speelde met verenigingen. Aangezien het CCB primair de rol heeft de communicatie rond het gebouw met verenigingen te voeren. Zaken die besproken zijn waren thema’s als frictiekosten, multifunctioneel gebruik, problemen met planning ruimtes, of ingebruikname van ruimtes. Met de verenigingen is als uitzondering op de reguliere communicatie route besloten toch ook hen bij te praten omdat er vragen leefde in maart bij de sluiting. Na dat eerste overleg van de burgemeesters zijn er nog 3 overleggen bestuurlijk geweest met een afvaardiging van de verenigingen afgelopen jaar.

Verder zijn er ook separaat nog extra overleggen geweest met de Harmonie omdat zij direct getroffen werden ook in fysieke schade etc en de afwikkeling daarvan met verzekering en kosten.

3

-12 maart overleg met beide burgemeesters, het bestuur CCB en verenigingen aangesloten deel over sluiting en gefaseerde aanpak. -5 april heeft de portefeuillehouders de Harmonie bijpraat over de problemen nav sluiting, herhuisvesting en schade. -23 mei overleg afvaardiging beide gemeentebesturen met verenigingen en afvaardiging bestuur CCB. Er is gesproken over de fasering en reparaties. In dit gesprek is toegezegd (op uitdrukkelijk verzoek van verenigingen) vanwege het missen van de ontmoetingsfunctie te bezien of de ruimte van Jeugdwerk toch kon openen voor multifunctioneel gebruik. -6 juni overleg beide portefeuillehouders Cultuur met Harmonie ivm financiële afwikkeling en de herhuisvesting van de diverse groepen. - half juni brief alle gebruikers proces en declaraties schade afwikkeling. Zomerreces 1 juli – 1 september -30 augustus overleg beide gemeentebesturen met afvaardiging verenigingen en afvaardiging bestuur CCB. Daar zijn de besluiten toegelicht en zijn toezeggingen gedaan. - 1 oktober is er een gesprek geweest met verschillende experts, burgemeesters Baarle-Nassau en Baarle-Hertog en portefeuillehouders over de onderzoeksrapporten.

- 16 oktober overleg afvaardiging bestuur BH en BN en afvaardiging bestuur CCB waarin de besluiten nogmaals zijn toegelicht naar aanleiding van het expertgesprek en is er een toelichting gegeven op de afwegingen van diverse adviezen in samenhang met kosten. - 17 oktober is er een brief verzonden aan bestuur CCB en afschrift verenigingen over de conclusies nav expertgesprek en de genomen besluiten. - 11 november overleg geweest met afvaardiging bestuur Baarle-Hertog en BaarleNassau, verenigingen en bestuur CCB. Ook in dit gesprek zijn de besluiten en afwegingen toegelicht. Uit bovenstaand overzicht blijkt dat er voldoende en zorgvuldig is gecommuniceerd naar de diverse gremia. 5. Hoe zag de samenwerking met Baarle-Hertog er uit. Zoals vermeld zijn alle gesprekken met de diverse gremia in samenwerking met de gemeente Baarle-Hertog gevoerd. Ook de besluitvorming en afwegingen die daaraan ten grondslag hebben gelegen zijn in goed overleg genomen.

4