Rapport Met het oog op de toekomst

Definitief

MET HET OOG OP DE TOEKOMST

DUURZAAM INVESTEREN IN SAMENWERKING: IN EEN INSPIRERENDE WERKOMGEVING

Tilburg, 21 mei 2021 Hart en Hoofd Advies Nico van Mourik

2 1 Inleiding De opdracht voor de verkenning is gebaseerd op een raadsbesluit van medio februari 2021 van de gemeenteraden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen: procesvoorstel huisvesting van de ABG organisatie. Dit aanvaarde voorstel door de drie gemeenteraden vindt zijn oorsprong in het 2020 vastgestelde bestuurlijke convenant “Doorzicht”. De vraag die thans voorligt is om een notitie van uitgangspunten op te stellen voor de toekomstige huisvesting, ter vaststelling door de gemeenteraden. Teneinde een weloverwogen besluit te kunnen nemen wordt een externe gevraagd de notitie die uiteindelijk moet leiden tot bestuurlijke besluitvorming op te stellen. Als werkmethodiek wordt gekozen voor een inventarisatie van wensen, eisen en randvoorwaarden op basis van gesprekken met alle relevante stakeholders. Daaronder begrepen gemeenteraad, raadsfracties, colleges, collegeleden, ABGbestuur, OR, relevante ambtelijke betrokkenen. Eén fractie (Groen Gilze Rijen) heeft geen behoefte aan een gesprek, maar stelt een document, met daarin haar standpunt, beschikbaar voor deze verkenningsfase. Tevens heeft deze fractie wel gebruik gemaakt van de mogelijkheid om vragen te stellen over de concept-rapportage van 21 april 2021. De gesprekken met alle betrokkenen vinden in maart 2021 plaats. De gesprekken kenmerken zich door een open en constructieve sfeer.

Op voorhand een woord van dank en erkentelijkheid voor de wijze waarop de rapporteur/adviseur tegemoet is getreden. In de gesprekken gaat het niet enkel en alleen over huisvesting, integendeel zelfs, het gaat in het bijzonder over de noodzaak en wens om te investeren in de eigen toekomst, van zowel de afzonderlijke gemeenten als ook de gemeenschappelijke opgaven. In dit verband wordt gepleit om als ABG een ontwikkelagenda voor de toekomst op te stellen, of anders gezegd: het next level met elkaar te organiseren. Aanpak / rapportage De externe adviseur heeft op basis van gesprekken en documenten een conceptrapportage opgesteld. Dat concept is besproken met het ABG-bestuur (13 april), de gezamenlijke colleges van b en w (20 april) en de gezamenlijke gemeenteraden (18 mei). De gemeenteraden zijn in de gelegenheid gesteld om over het concept-rapport (21 april) schriftelijke vragen te stellen, waarvan een ruim gebruik is gemaakt. Rapporteur heeft de gestelde vragen op 14 mei van een korte reactie voorzien, dit ter voor bereiding op het gesprek met de gemeenteraden op 18 mei 2021.

Ten einde de essentie van de ingekomen reacties herkenbaar terug te laten komen in deze rapportage zijn in deze definitieve rapportage zowel de kern van de ingekomen reacties als de zienswijze van de rapporteur daarop in deze rapportage in cursief aangegeven.

3

In met name de werkbijeenkomst van de gemeenteraden op 18 mei is een aantal generieke vragen en/of opmerkingen gesteld of gemaakt over de inhoud van het concept-rapport. Hieronder wordt daarop kort ingegaan. Gekozen aanpak bij het opstellen van deze rapportage Enkele gesprekspartners hebben aangegeven dat zij het moeilijk vinden zich te herkennen in de door hen aangegeven punten in het gehouden gesprek. Dit is inherent aan gekozen werkwijze. Deze rapportage is meer dan een feitelijke opsomming van individuele- of groepsstandpunten. Het verzoek van de opdrachtgever was om op in de gesprekken vooral op zoek te gaan naar wensen, kansen, belemmeringen en randvoorwaarden in relatie tot het onderwerp huisvesting ambtelijke organisatie. Daarom is gekozen voor een thematische aanpak in gesprekken en rapportage, en niet voor een ‘dorre’ of ‘droge’ opsomming van feiten of meningen. Alleen al niet omdat de rapportage niet herleidbaar mocht zijn naar individuele personen, opdat de gesprekken voor een ieder in een veilige setting konden plaatsvinden. Scope van dit rapport (1) Een aantal gesprekspartners heeft erop gewezen dat de scope van het onderzoek in casu deze rapportage verder reikt dan enkel het onderwerp huisvesting. Dat is een terechte constatering. De inhoud van deze rapportage gaat ook over de context van de samenwerking, de ambities van gemeenten en het toekomstperspectief.

De bredere scope is niet ontsproten aan het brein van de rapporteur/adviseur, maar vindt zijn grondslag in de gevoerde gesprekken. De gesprekspartners hebben zelf bepaald wat zij dienstig vonden om te delen in het gesprek. Deze rapportage is daarvan een weerslag, en (soms) zijn suggesties en/of voorstellen voorzien van een connotatie, advies of aanbeveling door de rapporteur. Scope van dit rapport (2) Een aantal gesprekspartners heeft naar voren gebracht dat een aantal uitgangspunten zoals in deze rapportage opgenomen in strikte zin fase 2 van het proces overstijgt. Dat is juist. Niettemin, de uitgangspunten zijn de resultante van de gevoerde gesprekken. Gesprekspartners hechten er aan, ongeacht de fase, omdat de uitgangspunten relevant zijn voor de bredere context van de samenwerking, waarvan huisvesting een belangrijk onderdeel is. Huisvesting niet als doel maar wel als een belangrijke randvoorwaarde c.q. middel om de doelen van de organisatie te kunnen realiseren, ten gunste van burgers en bestuur. Bovendien, de scheidslijnen tussen de uitganspunten voor fasen 2 en 3 zijn dun. Bovendien, congruentie is gewenst. Huidige raden ten opzichte van de nieuwe raden De vraag is aan de orde gesteld of de huidige gemeenteraden nu wel een beslissing kunnen nemen, omdat in het voorjaar van 2022 nieuwe raden aantreden.

Zowel formeel als materieel hoeft er geen bezwaar te bestaan tegen besluitvorming op korte termijn, omdat die besluitvorming is gebaseerd op het bestuurlijk vastgestelde convenant “Doorzicht” van januari 2020.

4 Bovendien, er vindt nu besluitvorming plaats over fase 2 van het proces. Hierna volgt nog een aantal fasen die bestuurlijke goedkeuring behoeven. Om het enigszins gechargeerd te zeggen: de huidige raden lopen de nieuwe raden in geen enkel opzicht voor de voeten, dan wel de huidige raden “regeren met besluitvorming (over fase 2) nu niet over hun eigen graf”. Wilsovereenstemming In de werkbijeenkomst als mede in de schriftelijke ronde op het concept-rapport geven enkele fracties blijk van hun opvatting dan wel overtuiging dat de doorontwikkeling van ambtelijke huisvesting mogelijk is mits het huidige, eigen gemeentehuis (in de eigen gemeente) maar (altijd) behouden wordt c.q. blijft. De vraag is of de betreffende fracties zich realiseren dat hun opvatting een struikelblok kan vormen voor toekomstige samenwerking en het investeren in de kwaliteit van de ambtelijke organisatie, huisvesting inbegrepen. Samenwerking staat of valt met keuzen maken, een proces van geven en nemen, het eigen belang versus het gezamenlijke belang. Wanneer de balans te zeer naar het eigen -lokale- belang doorslaat maakt dit de samenwerking voor en door de andere partners moeilijk, kwetsbaar, mogelijk zelfs penibel. Op enig moment komt dan toch de kardinale vraag aan de orde, doorgaan met elkaar en zo ja met wie.

Het rapport als spiegel van de bestuurlijke ziel Dit rapport is voor alles een samenvatting van al hetgeen in de gesprekken is gedeeld. Een rapport dat recht doet aan onderscheidenheid in opinies, maar tegelijkertijd zoals door nagenoeg allen bepleit een oproep om nu een keuze te maken, omdat uitstel van besluitvorming veel op het spel zou kunnen zetten als het gaat om het bereiken van resultaten in de samenwerking als ook onzekerheid blijft bestaan over de toekomst van de ambtelijke organisatie en wat daarmee samenhangt (lees: investeren in de kwaliteit van de organisatie, waaronder huisvesting). De status van dit rapport is meer dan over overzicht van meningen en wensen, het is vooral de resultante van hetgeen door politiek en bestuur aan visie, koers en richting is aangegeven. Niet alleen over het WAT maar ook over het HOE. In deze zin is het rapport ook een spiegel van de ziel van gemeentebestuurders.

5 2 De schoonheid van het gebied, de maatschappelijke opgaven centraal Alle gesprekspartners realiseren zich het unieke karakter van het gebied van de drie gemeenten. Een prachtig open gebied, met een grote diversiteit voor wonen, werken en recreëren. Een gebied dat zich hoofdzakelijk kenmerkt door de kwaliteit van de natuurlijke omgeving in de nabijheid van twee grote steden. Alle gesprekspartners zijn er van overtuigd dat het zeer de moeite waard is zich maximaal in te spannen voor het behoud en versterken van deze kwaliteiten. Of anders gezegd, de bewustheid van als ook de verantwoordelijkheid voor de maatschappelijke opgaven om dit te bereiken worden breed gedeeld en ervaren. Dat onderlinge samenwerking een kritische succesfactor is staat in de gesprekken buiten kijf. Ook het besef dat vitale coalities in de samenwerking nodig zijn om de doelen van beleid daadwerkelijk te realiseren. Die samenwerking beperkt zich naar de mening van de gesprekspartners niet altijd tot de 3 gemeenten sec, maar omvat ook het tot stand brengen van beloftevolle samenwerkingsarrangementen in het verband de (twee) regio’s waarvan de 3 gemeenten deel uitmaken. In dit verband worden onder meer genoemd de grote maatschappelijke opgaven in het kader van het sociaal domein en de Omgevingswet. Dit beeld, zoals hierboven geduid, mag op een breed draagvlak rekenen.

Veel gesprekspartners vinden dat de maatschappelijke opgaven voor het op eigentijdse wijze inhoud en vorm geven van bestuurskracht en maatschappelijke vitaliteit voorop dienen te staan in de onderlinge samenwerking. Anders gezegd, niet de structuur maar de maatschappelijke opgaven staan voorop. De kwaliteit maar zeker ook de robuustheid van de ambtelijke organisatie wordt hierin als een belangrijke succesfactor gezien. In dit verband wordt ook naar voren gebracht dat het geheel meer is dan de som der delen, of anders gezegd: de ABG organisatie is van meerwaarde voor alle drie de gemeenten. Aanvulling nav 18 mei In de werkbijeenkomst van de gemeenteraden op 18 mei wordt diverse malen naar voren gebracht dat de gemeenteraden waardering hebben voor de ambtelijke organisatie, maar zich tegelijkertijd soms ook zorgen maken. Met name over het kunnen ‘vasthouden’ van medewerkers, medewerkers loopbaanperspectief kunnen bieden, het intensiveren van nabijheid tussen bestuur en ambtelijke organisatie, het aantrekken van nieuwe, jonge medewerkers, problematiek arbeidsmarkt voor kleine(re) overheidsorganisaties. Deze opinies in bestuurlijke kring vallen goed samen met opvattingen die leven in ambtelijke kring.

De ambtenaren willen duidelijkheid over de toekomst van de ABG organisatie, zijn sterk voorstander van het ‘vergroenen’ van de ambtelijke organisatie, hechten aan milieuvriendelijke mobiliteit, evenzeer aan eigentijds werken op basis van het nieuwe kantoorconcept (combi van thuis/kantoorwerken). Centrale huisvesting is voor hen zeker een issue.

6 3 Vertrouwen, versterken en verbinden: scharnier en motor In het bestuurlijke convenant “Doorzicht” van januari 2020 is in 10 punten de ambitie verwoord. Het belang van de inhoud van het convenant wordt in de gesprekken breed onderschreven. Men neemt het convenant serieus en men voelt zich aan die afspraken gecommitteerd. Tegelijkertijd voelt een aantal gesprekspartners desondanks ongemak. Een ongemak dat vooral te maken heeft met beelden die in de loop van de tijd zijn ontstaan. Het betreft het punt van de bestuurlijke zelfstandigheid van de gemeenten. Naar de mening van een substantieel deel van de gesprekspartners staat onzekerheid op dit punt de doorontwikkeling van de samenwerking in de weg. Ergo, blokkeert het dossiers die op korte termijn besluitvorming vereisen, waaronder die van de definitieve huisvesting van de ambtelijke organisatie. In het convenant “Doorzicht” is geformuleerd dat bestuurlijke zelfstandigheid uitgangspunt van denken is, tot in ieder geval 1 juli 2023. Gesprekspartners hechten expliciet aan dit uitgangspunt. Veel gesprekspartners achten het verstandig(er) om elkaar niet de maat te nemen over bestuurlijke zelfstandigheid, maar elkaars opvatting hierover te respecteren. Ergo, zij benadrukken de noodzaak om te investeren in de doorontwikkeling van de samenwerkingspunten conform het convenant “Doorzicht”.

Of anders gezegd, het onderlinge vertrouwen kan groeien naarmate er meer rust is in de discussies met betrekking tot het punt van bestuurlijke zelfstandigheid. Waarbij een aantal gesprekspartners ook nog opmerkt dat de ambtelijke samenwerking juist haar oorsprong vindt in de context van het behoud van bestuurlijke zelfstandigheid. En op grond hiervan ook pleit om het bestuurlijk convenant “Doorzicht” ook in houding en gedrag tot uitdrukking te brengen. Waarbij een door velen geuite wens is om met elkaar en niet enkel over elkaar, zonder elkaar te spreken. Dit zal de verbinding in de samenwerking versterken. Op het punt van de onderlinge communicatie vinden velen dat een verbetering nodig, gewenst en mogelijk is. Alle gesprekspartners, niemand uitgezonderd, voelen zich verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en de kwaliteit daarvan. Zeker ook tegen de achtergrond van de grote maatschappelijke opgaven. Duurzaam investeren in de ambtelijke organisatie is voor iedereen het parool. Dat een adequate huisvestingssituatie hiervan een wezenlijk onderdeel is wordt door niemand betwist. Ook dat het actief investeren in de organisatie zich niet enkel en alleen beperkt tot het dossier huisvesting, maar ook betrekking heeft op competentieontwikkeling van medewerkers, investeren in informatievoorziening ed.

Er is wel verschil van interpretatie over de betekenis van het begrip optimalisatie van huisvesting, voor de één betekent dat het verbeteren van de huidige huisvestingssituatie, voor de ander (is het eerder) het centraliseren in huisvesting.

7 Bij alle gesprekspartners is er de bereidheid om hiervan geen principiële discussie te maken, echter, onder de voorwaarde dat er een zorgvuldig proces wordt gelopen in het kader van de besluitvorming rondom de toekomstige huisvesting. Nagenoeg alle gesprekspartners hebben een vervelend gevoel overgehouden aan het proces rondom de besluitvorming met betrekking tot het zgn. Audax-gebouw. Het wordt gekenmerkt als te snel en te gehaast c.q. overhaast. Zorgvuldigheid in het proces is één, een ander punt betreft de breed levende wens dat het een integraal voorstel over huisvesting dient te zijn. Op zowel inhoud als financiën. Dat wil zeggen, een voorstel over de toekomstige huisvesting dient ook te gaan over de aspecten dienstverlening aan burgers en de bestuurszetel van of in de drie gemeenten. Op deze wijze kunnen gemeenteraden een integrale, verantwoorde keuze voor de toekomst maken. Het verbinden van de onderdelen ambtelijke organisatie, dienstverlening en bestuurszetel in één integraal voorstel lijkt kansrijk te zijn voor een besluit op afzienbare termijn. Het zijn steeds weer terugkerende (aandachts)punten in de gesprekken: Vertrouwen, versterken en verbinden.

Het betekent voor een substantieel deel van de gesprekspartners zoveel als: Laat het aspect van al dan niet bestuurlijke zelfstandigheid van de drie gemeenten nu, conform de afspraken in het bestuurlijke convenant, rusten. En zo zegt een aantal gesprekspartners als het al een issue moet zijn of worden laat het dan (zo nodig dan wel eventueel) de uitkomst zijn van een natuurlijk bestuurlijk proces, maar zeker niet als een voorwaarde vooraf (door één van de partijen). De oproep (aan elkaar via de verkenner) is vooral: Respecteer elkaar in opvatting of overtuiging, en voorkom dat enkel en alleen op basis van (wens)beelden over elkaar wordt gesproken. Ook: versterk de onderlinge samenwerking op basis van de (grote en vaak ook complexe) maatschappelijke opgaven. Zorg voor de noodzakelijke verbindingen tussen de drie gemeenten maar ook van de drie gemeenten in relatie tot hun bestuurlijke en regionale omgevingen. Juist hierin kan de ambtelijke organisatie ABG een essentiële rol vervullen. Aanvulling nav de gehouden gesprekken in april/mei mbt concept-rapport De inhoud van deze paragraaf over “vertrouwen, versterken, verbinden” wordt heel breed onderschreven. Zoals een aantal mensen het uitdrukt: “ABG hebben we zelf gewild, ABG heeft voluit bestaansrecht, tot het tegendeel overtuigend is bewezen”.

8 4 Een knoop nu doorhakken?: jawel, maar wel in het licht van de toekomst Een groot aantal gesprekspartners is bereid om op korte termijn, op basis van een zorgvuldig proces, definitief een knoop door te hakken over een duurzame en toekomstgerichte oplossing voor huisvesting van de ambtelijke organisatie. Mits er sprake is van een integraal voorstel ten aanzien van de aspecten c.q. onderdelen (en hun onderlinge samenhang) ambtelijke organisatie, dienstverlening en bestuurszetels. Ook als dit voor één of meer gemeenten op onderdelen eventueel pijn doet is men (desondanks) bereid een besluit te nemen, maar wel onder een belangrijke randvoorwaarde. Die is dat expliciet duidelijk moet zijn of worden dat de (ambtelijke) samenwerking tussen de drie gemeenten ook na 2026 wordt gecontinueerd. Of anders gezegd, uit oogpunt van investeren en aanzienlijke kosten maken is het niet verantwoord om nu forse uitgaven voor huisvesting en dienstverlening te doen wanneer de samenwerking eventueel of onverhoopt in 2026 ten einde zou komen. Gesprekspartners spreken in dat geval over “kosten op het sterfhuis” en die zou men willen voorkomen, gelet op de van de stand van de gemeentelijke financiën. Veel gesprekspartners achten het aanvaardbaarder om een besluit te nemen over de toekomstige huisvesting mits er het perspectief van een langdurige en duurzame samenwerking tussen de drie gemeenten is.

Dat wil zeggen, ook voor de periode na 2026. Een beperkt aantal gesprekspartners wil de besluitvorming over de toekomstige huisvesting (eventueel, mogelijk) “ophouden” tot het moment dat duidelijk is hoe de samenwerking er na 2023 dan wel 2026 uitziet. Een groter deel, zelfs aanzienlijk aantal van de gesprekspartners zou er overigens geen moeite mee hebben om zich eerder dan 1 juli 2023 (de datum in het bestuurlijke convenant “Doorzicht”) uit te spreken over de toekomst van de samenwerking. Te meer niet daar alle drie de gemeenten thans reeds doende zijn met een vorm van visievorming c.q. toekomstvisie op hun eigen gemeente. Deze deelnemers stellen: waarom wachten tot medio 2023 wanneer je nu of binnenkort al weet hoe je in de wedstrijd van de toekomst zit als gemeenten. Aanvulling nav de gehouden gesprekken en gestelde vragen in april/mei De vraag is expliciet gesteld of het eerder uitspreken van een visie op de toekomst een randvoorwaarde is voor het nu op korte termijn besluiten over huisvesting. Het antwoord is neen. Ook wanneer zoals eerder afgesproken eerst 1 juli 2023, door de nieuwe gemeenteraden, een uitspraak over de toekomst wordt gedaan staat dat besluitvorming over huisvesting nu niet in de weg.

Het eventueel eerder uitspreken van die visie is in de gesprekken naar voren gebracht op basis van de aanname dat de gemeenten aanzienlijk eerder dan medio 2023 een visie op de toekomstige samenwerking hebben. Het was en is niet meer dan een suggestie.

9 5 Een gedeeld beeld en toekomstperspectief op huisvesting ca Zoals hiervoor reeds opgemerkt gaat het om drie elementen die in onderlinge samenhang moeten worden beschouwd: huisvesting ambtelijke organisatie, dienstverlening aan burgers en de bestuurszetel(s) van het bestuur. Voor alle gesprekspartners zijn deze onderdelen onlosmakelijk met elkaar verbonden en verdienen ze een integrale afweging en zorgvuldige besluitvorming. Een groot aantal gesprekspartners wijst op de volgende aspecten die echt van wezenlijk belang zijn om mee te wegen in het gesprek over huisvesting ca. In de eerste plaats: de drie gemeenten werken nu 5 jaar ambtelijk samen in de vorm van één gezamenlijke ABG-organisatie. In deze relatief korte tijd heeft de jeugdige ambtelijke organisatie veel bereikt, waarvan de besturen van de drie gemeenten zichtbaar en merkbaar profijt hebben. De bestuurlijke en maatschappelijke opgaven en uitdagingen waarvoor de gemeentebesturen stonden en staan zouden geen van de drie gemeenten enkel en alleen op eigen kracht hebben kunnen bereiken, zo menen veel gesprekspartners. De waardering voor de ambtelijke organisatie wordt breed uitgesproken. In de tweede plaats: de opgaven waarvoor gemeenten staan stellen andere, nieuwe eisen aan de ambtelijke organisatie.

De dienstverlening digitaliseert in toenemende mate, de opgaven in met name het ruimtelijk en sociaal domein vereisen projectmatig en ook programmatisch werken, multidisciplinair werken schept toegevoegde waarde. De noodzaak om te investeren in de kwaliteit van de competenties van de medewerkers en de doorontwikkeling van de organisatie wordt door iedereen gezien. Wanneer de gemeenten hierin zelfstandig zouden moeten investeren zouden de uitgaven een veelvoud zijn van wat nu is. Of anders gezegd, een aantal investeringen heeft financieel gezien baat bij gemeenschappelijkheid; dit geldt met name de gehele informatiehuishouding van gemeenten. In de derde plaats: de aantrekkelijkheid van een ambtelijke organisatie voor met name jonge(re) medewerkers is zowel een relevant als ook actueel punt om terdege rekening mee te houden. Zeker voor kleinere gemeenten, in relatie tot hun positie op de arbeidsmarkt. De wervingskracht voor nieuwe medewerkers op de concurrerende arbeidsmarkt neemt toe naarmate de organisatie in staat is op een eigentijdse manier invulling te geven aan de complexe maatschappelijke opgaven. Naast de rechtspositionele aspecten speelt de huisvesting hierin zeker ook een rol, waarschijnlijk zelfs een voorwaardenscheppende rol (als het gaat om projectmatig werken bijvoorbeeld).

De bovengenoemde argumenten spelen voor alle gesprekspartners een rol van betekenis in de besluitvorming over de toekomstige huisvesting van de ambtelijke organisatie. Daarenboven is voor een aantal gesprekspartners ook het (sociaal) werkgeverschap een punt dat meegewogen dient te worden.

10 Dat wil zeggen, medewerkers maximaal in staat stellen om tot de beste prestaties te komen in hun ondersteuning van en advisering aan de gemeentebesturen. De gesprekspartners beschouwen het vraagstuk van de huisvesting overigens breder dan enkel het aspect van een gebouw voor de ambtelijke organisatie, hoe belangrijk dit ook voor hen is. Alle gesprekspartners wensen dat de dienstverlening aan burgers in hun gemeente gewaarborgd is en blijft. In dit verband wordt verwezen naar onder andere de faciliteit voor publieke dienstverlening in Galder. Gesprekspartners hechten er aan het gesprek over de noodzakelijke dienstverlening in woonkernen (op zakelijke gronden) te voeren. Dat wil zeggen: de dienstverlening moet nodig, nuttig, effectief en efficiënt zijn. Of anders gezegd: het moet niet enkel een (loos) gebaar zijn maar positief bijdragen aan het versterken van de relatie burger-bestuur; daarnaast moet het ook betaalbaar zijn. Gepleit wordt voor een (financieel) realistische benadering en aanpak. Een ander element, naast ambtelijke huisvesting en dienstverlening, betreft het punt van de bestuurszetel van met name de dagelijks besturen van de gemeenten. De gesprekspartners zijn van mening dat het gemeentebestuur in de eigen gemeente zichtbaar moet zijn. Nabijheid van het bestuur in relatie tot burgers.

Die zichtbaarheid en nabijheid van het gemeentebestuur kan naar de mening van de gesprekspartners op verschillende manieren inhoud en vorm worden gegeven. Dat hoeft daarom niet in beton gegoten te worden, zeker niet omdat zichtbaarheid en nabijheid in dit tijdperk van informatisering en digitalisering (waaronder social media) op velerlei manieren tot uitdrukking kan worden gebracht. Hetgeen door alle gesprekspartners naar voren is gebracht duidt op een gedeeld en ook gemeenschappelijk perspectief op huisvesting, dienstverlening en nabijheid van het bestuur. Meer dan dat, het geldt ook voor de wil, de bereidheid om te investeren in een duurzame, toekomstgerichte aanpak. In een voor de lange(re) termijn houdbare en voor de drie partijen (afzonderlijk en gezamenlijk) werkbare oplossingen. Werkbare en houdbare afspraken voor de toekomst worden als belangrijke beoordelingscriteria beschouwd.

11 6 Een kansrijke optie voor de ambtelijke huisvesting Alle gesprekspartners zijn zich bewust van de grote verantwoordelijkheid die zij dragen voor het realiseren van een toekomstperspectief van zowel hun (lokale) samenleving als hun gemeenschappelijke ambtelijke organisatie. Beide zijn nauw verweven met elkaar, de één kan niet zonder de ander. Vanuit dit besef bestaat de bereidheid om actief in beide te investeren. Gesprekspartners beseffen zich ook dat de winst voor de lange termijn voor gaat op het eventueel ongemak op de korte termijn! Aanvulling Ook dat ambtelijke huisvesting een gemeenschappelijke en gedeelde opvatting vereist, namelijk: niet het eigen belang staat voorop maar het gezamenlijke. Het feit dat Baarle-Nassau samenwerkt met Baarle-Hertog hoeft de samenwerking in het verband van de ABG op geen enkele wijze in de weg te staan. Centrale huisvesting van ABG evenmin. De samenwerking tussen Nassau en Hertog heeft een dominant bestuurlijk karakter; bestuurlijke zelfstandigheid van de gemeente en ook het behoud van de bestuurszetel in Baarle-Nassau scheppen beide voldoende voorwaarden voor een effectieve samenwerking tussen beide Baarle’s. Het overgrote deel van de gesprekspartners kan zich onder voorwaarden vinden in de optie om voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie tot nieuwbouw te komen. Concreet wordt daarbij gedacht aan realisatie in 2024/2025.

Aanvulling Gevraagd is of een geheel nieuw gebouw persé noodzakelijk is in casu moet een nieuw gebouw worden gerealiseerd dan wel kan eventueel een geschikt bestaand gebouw ook. Dit laatste hoeft niet op voorhand uitgesloten te zijn of worden, mits voldaan kan worden aan de in deze rapportage gestelde eisen en uitgangspunten. Waarvan met name duurzaamheid van het gebouw, het concept van het nieuwe (hybride) werken als mede bereikbaarheid en mobiliteit de belangrijkste zijn. Het te realiseren gebouw dient te voldoen aan de vereisten van deze tijd in termen van kwaliteit, duurzaamheid, bereikbaarheid. Ook in termen van het nieuwe werken, dat wil zeggen dat rekening wordt gehouden met de lessen naar aanleiding van COVID-19: een gebouw waarin (projectmatig) werken en (sociaal) ontmoeten hand in hand gaan. Een multifunctionele aanpak. Vanuit de ambtelijke gesprekspartners wordt het aspect van de bereikbaarheid sterk benadrukt. Het zou een locatie moeten zijn bij een knooppunt van het OV. Dit standpunt geldt zeker de meer jonge(re) medewerkers die voorkeur hebben voor woon-werkverkeer met het OV. De nieuwe ambtelijke accommodatie moet doelmatig zijn en bovenal bijdragen aan efficiënt en effectief werken. En aantrekkelijk in termen van werkklimaat: open, transparant en licht.

Ook kunnen voldoen aan de eisen van het zogenaamde nieuwe werken (plaats- en tijd ongebonden werken; ook in een combinatie van thuis en op kantoor werken).

12 Vanaf heden tot het moment van realisatie nieuwbouw moeten (dan) 3 tot 4 jaren worden overbrugd. Nagenoeg alle gesprekspartners vinden het aanvaardbaar om voor deze tussenperiode de huidige ambtelijke huisvesting te concentreren in twee kantoren. Ergo, dat te doen in Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Concentratie in twee gebouwen heeft voordeel voor zowel het intensiveren en versterken van de ambtelijke samenwerking als ook financiële voordelen. Voor het overgrote deel van de gesprekspartners moet er wel sprake zijn van een zogenoemde packagedeal. Dat wil zeggen: beide elementen, concentratie voor de korte termijn en centralisatie voor de (middel)lange termijn, moeten in één besluit c.q. pakket door de drie partijen nu in gezamenlijkheid worden overeengekomen. Aanvulling nav de vragen en bijeenkomst op 18 mei Enkele fracties in Baarle-Nassau stellen bij de keuze voor concentratie van ambtelijke huisvesting feitelijk de voorwaarde dat dit dan in de gemeente BaarleNassau moet zijn. Met als motivatie dat het huidige gemeentehuis daarvoor geschikt is dan wel is te maken. De vraag is of dit laatste juist is, gezien de omvang van de huidige accommodatie in relatie tot de omvang van de ambtelijke organisatie. Daarnaast moet niet alleen acht worden gegeven op de technische levensduur van het gebouw, maar ook de economische en bovenal de functionele levensduur van het gebouw.

Er zullen aanzienlijke investeringen noodzakelijk zijn om het huidige gebouw geschikt te maken voor het werken op basis van het nieuwe kantoorconcept. Ook het aspect van bereikbaarheid, mobiliteit en met name reistijd steekt relatief ongunstig af ten opzichte van andere voorstellen met betrekking tot (een) locatie(s)in deze rapportage. Onderdeel van de packagedeal dient naar de mening van de gesprekspartners ook een (richtinggevende en opvolgbare) uitspraak te zijn over de dienstverlening en de keuze met betrekking tot de bestuurszetel(s). Het overgrote deel van de gesprekspartners is van mening in de nieuw te realiseren huisvesting voor de ambtelijke organisatie geen vaste bestuurszetel van of voor één van de drie partijen moet worden gevestigd. Dit zou volgens de gesprekspartners gevoelig (kunnen) liggen in de publieke beeldvorming; deze aanname wordt overigens niet inhoudelijk onderbouwd. Dit neemt voor hen overigens niet weg dat het uiteraard wel verstandig is om een aantal flexibele werkplekken te maken voor de bestuurders in de ambtelijke nieuwbouw, zodat zij hun werkzaamheden in relatie tot de ambtelijke organisatie effectief kunnen verrichten. Voorop staat voor de gesprekspartners dat het gebouw van de ambtelijke organisatie de gemeenschappelijkheid van de drie gemeenten moet “uitstralen”.

Het bovenstaande betekent dat iedere gemeente recht heeft op een voor burgers herkenbare bestuurszetel in de eigen gemeente, die naar eigen inzicht en smaak vorm kan worden gegeven.

13 De belangrijkste functie daarvan is zichtbaarheid en nabijheid voor burgers. De ambtelijke ondersteuning en advisering vindt zoveel mogelijk plaats vanuit het centrale ambtelijke kantoor. Door de digitale mogelijkheden hoeft dit geen bezwaar te zijn. De fysieke dienstverlening aan burgers kan naar de mening van de gesprekspartners op velerlei manieren vorm worden gegeven. Men kiest hierbij voor een zakelijke, financieel verantwoorde benadering en aanpak. Dat wil zeggen: maak zo veel mogelijk gebruik van al bestaande plaatsen waar mensen elkaar toch al ontmoeten, waardoor de (huisvestings)kosten beperkt zijn of kunnen worden. In dit verband worden onder andere winkel(centra) en gemeenschapshuizen genoemd. De packagedeal biedt volgens veel gesprekspartners zowel perspectief als komt tegemoet aan de onderscheiden belangen van de partijen. In de eerste plaats: het perspectief van het versterken van de ambtelijke samenwerking. Dat is zowel noodzakelijk als gewenst, teneinde ook op langere termijn de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening in de drie gemeenten te kunnen waarborgen. Centrale huisvesting speelt hierin een essentiële rol. In de tweede plaats: omdat nieuwbouw eerst over 3 tot 4 jaren gereed is, biedt dit de drie gemeenten de mogelijkheid om zich te beraden op de toekomstige functie (van het kantoordeel) van hun huidige gemeentehuis.

Herontwikkeling van gebouw en/of locatie vergt tijd die daarvoor (dan nu) beschikbaar is. In de derde plaats: in combinatie met de herontwikkeling van de huidige gebouwen of locatie is het desgewenst mogelijk om de bestuurszetel voor nu en de lange(re) termijn op een (financieel) verantwoorde wijze te borgen. Tot slot, een aantal gesprekspartners geeft aan dat mogelijk een geschikte locatie voor nieuwbouw beschikbaar is. Genoemd wordt de locatie van de hockeyvelden in Rijen. Deze locatie is in eigendom bij de gemeente. De plek kan naar de mening van die gesprekspartners voldoen aan de eis om een eigentijdse kantoorfunctie te realiseren (met name ook de vormgeving van het concept Het Nieuwe Werken) als ook en met name aan de voorwaarde van een goede bereikbaarheid via het OV. Met name de ambtelijke gesprekspartners hechten aan dit laatste aspect zeer. Aanvulling nav de vragen/gesprekken in april/mei 2021 mbt conceptrapport De vraag is gesteld of ook andere locaties denkbaar zijn dan de door een aantal gesprekspartners gesuggereerde dan wel aanbevolen locatie. Het antwoord is ja. Het voordeel van de genoemde locatie is evenwel dat de grond reeds in eigendom is van een gemeente, hetgeen de realisatie van de bouw bespoedigt en ook dat geen (kostbaar) haalbaarheidsonderzoek naar mogelijk geschikte locaties nodig is.

Eén fractie wijst er nadrukkelijk op dat centrale huisvesting moet leiden tot een structurele kostenverlaging voor huisvesting (ten opzichte van de huidige situatie).

14 Een aantal fracties waardeert de inhoud van deze paragraaf 6 “een kansrijke optie voor de ambtelijke huisvesting”, omdat het helderheid geeft en perspectief biedt, een aantal andere fracties ontkent dit niet maar vindt het schetsen van de kansrijke optie niet thuishoren in fase 2 van het proces. Niettemin hebben nagenoeg alle fracties toch een inhoudelijke reactie gegeven op deze paragraaf. Waarbij een aantal fracties expliciet stelt dat het nu maken van een packagedeal werkelijk (toekomst)perspectief biedt, voor zowel bestuur als met name de ambtelijke organisatie. Reactie: vanzelfsprekend valt er op af te dingen dat paragraaf 6 al zo concreet is. Maar het is goed om te realiseren: deze paragraaf is vooral de resultante van de gevoerde gesprekken. Bovendien, het biedt bestuurlijk weinig comfort om de noodzakelijke discussie en de te maken keuzen te laten afleiden of ondersneeuwen door gesprekken over de reikwijdte van de opdracht, wat wel en niet precies in fase 2 hoort etc. Het grootste “struikelblok” dat het besluitvormingsproces “bedreigt” is niet kiezen. Niet kiezen is overigens feitelijk ook kiezen! Het is de drie gemeenten, zowel bestuurlijk als ambtelijk, zeer gegund om nu heldere keuzen te maken, omdat het vooruitschuiven daarvan een oplossing, welke dan ook, voor het al lang(er) aan de orde zijnde thema huisvesting bepaald niet dichterbij brengt.

15 7 Duiding, het net van de inventarisatieronden in maart/april opgehaald De rode draad Rode draad in alle gesprekken is de wil om tot overeenstemming te komen inzake de huisvesting van de ambtelijke organisatie. Breder dan dat zelfs, actief te investeren in de kwaliteit van de organisatie. Ook in faciliteiten voor thuiswerken en de digitale mogelijkheden daarvoor. Noodzaak en belang van dit laatste punt worden sterk benadrukt door de ambtelijke gesprekspartners. Aanvulling Laten we het bovenstaande het WAT noemen. Daarover bestaat bestuurlijk feitelijk een communis opinio. Over het HOE is er sprake van meer diversiteit in opinies en opvattingen. Deze paragraaf (nummer 7) is van meer beschouwende aard en geeft als het ware een transparante doorkijk in hetgeen naar voren is gebracht. Deze paragraaf plaatst het vraagstuk van de huisvesting in een bredere context en -perspectief, een context die raakt aan de grondbeginselen van de samenwerking. Daarom behoeft deze paragraaf geen besluitvorming, maar de inhoud daarvan kan behulpzaam zijn bij het maken van afwegingen en ook voor motivering in besluitvorming. Bestuurlijke zelfstandigheid Als een “donkere” wolk boven het gesprek over de huisvesting, maar feitelijk over meer dossiers, hangt het punt van de (on)zekerheid over de bestuurlijke zelfstandigheid van gemeenten.

Dit punt lijkt, ook zo gezegd door veel deelnemers, overigens vooral beïnvloed te worden door beelden, aannames en uitspraken over elkaar. Niettemin is het punt toch een (zekere) bedreiging voor het goede gesprek over de doorontwikkeling van de organisatie. De indruk is, meer dan dat zelfs, dat wanneer dit “zwaard” van tafel gaat er ruimte is voor mentale ontspanning en het ook voldoende kansen biedt voor de doorontwikkeling van de bestuurlijke samenwerking en ambtelijke organisatie. De ervaring (elders) leert dat een “(af)gedwongen” samenwerking de kans op resultaten en succes verkleint, in tegenstelling tot vrijwillige samenwerking die gebaseerd is op commitment. Vrijwilligheid is overigens bepaald niet hetzelfde of gelijk aan vrijblijvendheid. Rust op het bestuurlijke front zal positief bijdragen aan de kwaliteit en stabiliteit van de samenwerking, sterker, daaraan een impuls kunnen geven. Ontvlechten is kostbaar Een ander punt, soms nadrukkelijk uitgesproken soms slechts kort benoemd, betreft de overtuiging bij veel gesprekspartners dat het eventueel ontvlechten van de huidige samenwerking aanzienlijke gevolgen en effecten met zich meebrengt. In termen van zowel kwaliteit en continuïteit in dienstverlening en ambtelijke organisatie als met name in financiële zin.

16 Ook de meer kritische gesprekspartners over de huidige samenwerking zijn zich hiervan bewust; in hun woorden: “we zijn -weliswaar of misschien- tot elkaar veroordeeld maar we zijn het (moreel) wel aan onze burgers verplicht om het beste van deze samenwerking te maken”. In dit verband is het interessant om kennis te nemen van ervaringen elders waaruit naar voren komt dat het ontvlechten van een gemeenschappelijke regeling aanzienlijke financiële gevolgen heeft voor alle daarbij betrokken partijen. Nog los van het verlies van het profijt van andere ondernomen gemeenschappelijke investeringen. Breed leeft het gevoel dat wat in 2016 gezamenlijk is gestart kans van slagen moet krijgen. Niet omdat het moet, maar uit welbegrepen eigenbelang. Omdat het mooie “tussengebied” dat tussen twee grote steden ligt dit verdient. Vertrouwen Breed wordt onderkend en erkend dat samenwerking veel vraagt van bestuurders: een permanente dialoog, overtuigingskracht, volharding, het smeden van vitale coalities, het permanent verwerven van draagvlak voor samenwerking. Soms ook onorthodox zijn, stappen durven zetten, adequaat en tijdig inspelen op veranderende maatschappelijke ontwikkelingen die relevant zijn en betekenis hebben voor overheidshandelen.

In bijna alle gesprekken komt naar voren dat het feitelijk niet zozeer gaat om het dossier huisvesting dat “moeilijk” ligt maar dat het veel eerder en meer gaat om onderling vertrouwen, of het tekort daaraan. Sterker, dat dit het meest wringt en op korte termijn expliciet aandacht verdient. Volgens veel gesprekspartners verdient het aanbeveling, meer dan dat, actief te investeren in de onderlinge samenwerking. Elkaar echt vasthouden op basis van de afspraken in het bestuurlijke convenant “Doorzicht”. Met elkaar nadrukkelijk(er) benoemen wat tot nu toe is bereikt en ook het met elkaar meer aandacht geven aan de overeenkomsten dan aan de verschillen. Verschillen die naar de mening van de gespreksdeelnemers te veel ontstaan door beeldvorming-op-afstand (van horen zeggen, elders gelezen etc). Gesprekspartners onderkennen nut en noodzaak van een goede, directe (onderlinge) samenspraak en willen hierin ook een actieve rol van het ABG-bestuur. Het besef dat er veel meer is dat elkaar (ver)bindt dan scheidt wordt breed gevoeld en ook zo ervaren. Wel benadrukken veel gesprekspartners dat de gesprekken en/of discussies niet gevoerd moeten worden op basis van grootte van de gemeente(n) maar op basis van goede onderbouwde zakelijke argumenten, die moeten de doorslag geven.

Besluitvormingsproces ambtelijke huisvesting Een ander punt dat met stip wordt genoemd in de gesprekken is dat van de zorgvuldigheid in het besluitvormingsproces over huisvesting. De gemeenteraden willen in het proces nadrukkelijk meegenomen worden. De raden voelen zich verantwoordelijk en betrokken.

17

Op de vraag of de raadsfracties c.q. de gemeenteraden bereid zijn het dossier over de huisvesting van de ambtelijke organisatie te “depolitiseren” is het antwoord van velen positief. De gemeenteraden willen de inhoudelijke en financiële kaders stellen, maar hebben niet persé de behoefte of wens om de locatiekeuze of de inrichting te bepalen. In dit verband wordt door een aantal gesprekspartners naar voren gebracht dat het ABG bestuur een krachtiger rol zou mogen vervullen in het besluitvormingsproces. Deze gesprekspartners zien het ABG bestuur als aanjager voor de duurzame (door)ontwikkeling van de samenwerking. Zij beschouwen het ABG bestuur meer als een initiator en stimulator dan enkel een belangenbehartiger. Hoewel dit laatste punt natuurlijk toch een zekere rol speelt. De gesprekspartners tonen zich in beginsel positief en coöperatief in het op korte termijn boeken van vooruitgang in het dossier huisvesting ambtelijke organisatie. Mits voldaan wordt aan de voorwaarden zoals hiervoor genoemd, waarvan het ‘ontkoppelen’ van de discussie over bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke huisvesting de belangrijkste is. Optimaliseren huisvesting in twee stappen, maar wel in één besluit De combinatie van concentratie en centralisatie, gefaseerd in de tijd te realiseren, dat wil zeggen in de periode 2021 – 2025, lijkt op een brede steun te kunnen rekenen.

Mits de besluitvorming geschiedt op basis van een integraal voorstel (aspecten: huisvesting, dienstverlening, bestuurszetel) en het bestuurlijk besluitvormingsproces zorgvuldig en transparant is. Samenvattend zou op basis van de vele gesprekken geconcludeerd kunnen worden dat er zowel bereidheid als een breed draagvlak bestaat om de huisvesting van de ambtelijke organisatie voor zowel de korte als de (middel)lange termijn adequaat te regelen. Door een combinatie van concentratie (korte termijn) en centralisatie (middellange termijn). Eerder in dit document de packagedeal genoemd. Een aantal gesprekspartners vraagt zich af of concentratie voor de korte termijn nodig dan wel gewenst is. Die geven er de voorkeur aan om nu door te pakken en direct te kiezen voor nieuwe huisvesting. Overigens moet hierbij opgemerkt worden dat tussen datum van het besluit voor nieuwbouw en de daadwerkelijke realisatie daarvan ook een aantal jaren zit. Niettemin is de vraag interessant, omdat hieruit wilskracht en daadkracht spreekt.

18 8 Voorstel voor uitgangspunten voor het vervolg Uit de gevoerde gesprekken komt, zoals hiervoor verwoord en geduid, een beeld naar voren dat er een begaanbare weg is voor de gesprekspartners in het dossier huisvesting ambtelijke organisatie. Een weg in het perspectief van duurzame samenwerking van de drie gemeenten. De belangrijkste voorwaarde is onderling vertrouwen en daarin actief investeren. Dit wordt zelfs als een basisvoorwaarde gezien, als grondslag voor alles. Op basis van de gesprekken is een aantal uitgangspunten te formuleren dat positief kan bijdragen aan het proces van bestuurlijke besluitvorming, gericht op het doorhakken van knopen. De ambitie daarvoor is er, de bereidheid ook, en door het stelselmatig stimuleren van het gemeenschappelijke draagvlak is commitment binnen bereik. Zeker wanneer overeenkomsten worden gezocht in plaats van verschillen worden uitvergroot. De onderstaande uitgangspunten kunnen de basis vormen voor heldere en transparante besluitvorming met betrekking tot de ambtelijke huisvesting. 1 De afspraken in het bestuurlijke convenant “Doorzicht” van januari 2020 bieden een goede en stevige basis voor de samenwerking en de doorontwikkeling daarvan. Het onverkort vasthouden van die ambities en afspraken biedt zekerheid en perspectief en biedt onderling vertrouwen voor de noodzakelijke samenwerking.

Herbevestig -wanneer dat breed nodig wordt geacht- de afspraken die gemaakt zijn in januari 2020. 2 Onderzoek op korte termijn de mogelijkheid om het bestuurlijk perspectief van de drie gemeenten voor de langere termijn eerder te doen dan op de in het convenant afgesproken datum van 1 juli 2023. Het resultaat van de evaluatie kan dan mogelijk bijdragen aan de onderbouwing van de definitieve keuze voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie. Wees open en transparant en “houdt elkaar niet langer aan het lijntje dan strikt noodzakelijk”. 3 Bestuurlijke zelfstandigheid van gemeenten is uitgangspunt, evenals de eerder uitgesproken wil en overeenstemming om actief te (blijven) investeren in de samenwerking en gemeenschappelijke huisvesting. Dit laatste op grond van het in 2020 gesloten convenant. 4 De noodzaak om duurzaam te investeren in de kwaliteit en continuïteit van de ambtelijke ABG-organisatie is evident. Aangezien de ABG-organisatie tot in ieder geval 2027 zal bestaan is een meerjarig investeringsprogramma voor de ambtelijke organisatie nodig. Dit programma heeft betrekking op met name investeren in de kwaliteit van medewerkers en organisatie, onder andere “vergroening” van de organisatie, loopbaanperspectieven, versterken positie gemeenten op arbeidsmarkt, ict/informatievoorziening, faciliteiten voor het hybride werken.

19

5 Maak op basis van een weloverwogen (college)voorstel de integrale keuze voor concentratie en centralisatie van ambtelijke huisvesting (tegelijkertijd), te realiseren in de periode 2021-2025. Fase 1, tot 2025 bestaat uit concentratie op twee werklocaties, fase 2 vanaf 2025 uit centralisatie op één locatie. Beschouw dit besluit als een packagedeal. 6 De centralisatie van huisvesting geschiedt door middel van nieuwbouw dan wel in een bestaand gebouw dat voldoet aan alle vereisten van duurzaamheid als mede aan de onderstaande punten 7 en 8. 7 De nieuwe, gecentraliseerde huisvesting voldoet aan de eisen van het kantoorconcept Het Nieuwe Werken. 8 De nieuwe, gecentraliseerde huisvesting dient in termen van mobiliteit goed ontsloten en bereikbaar te zijn, in casu de aanwezigheid van zoveel mogelijk vervoermodaliteiten. Het OV vervult hierin een belangrijke rol. 9 In fase 1, de fase van concentratie, wordt de ambtelijke ABG-organisatie geconcentreerd op twee locaties, in casu de huidige gemeentehuizen van BaarleNassau en Gilze en Rijen. 10 De kwaliteit van de fysieke dienstverlening blijft op kwalitatief verantwoord niveau en sluit zo goed mogelijk aan bij behoeften van burgers in de gemeenten. De manier waarop hieraan inhoud en vorm wordt gegeven maakt onderdeel uit van het (integrale) raadsvoorstel over huisvesting ambtelijke organisatie.

11Het uitgangspunt is dat in de fysieke verschijningsvorm van het nieuwe kantoor een herkenbaar onderscheid wordt gemaakt tussen (eventueel) bestuur(szetel) en ambtelijke organisatie. 12 De kosten voor de nieuwe huisvesting van de ambtelijke organisatie in combinatie met de kosten voor de dienstverlening in de gemeenten alsmede de bestuurszetels maken alle onderdeel uit van het integrale bestuursvoorstel over huisvesting en de worden op basis van de vigerende afspraken over kostenverdeling door de gezamenlijke partijen gedragen. Dit met inachtneming van het onderstaande punt 14. 13 De (eventuele, mogelijke) opbrengsten van de herontwikkeling van de huidige locaties voor de ambtelijke organisatie komen ten goede aan de gemeente die voor eigen rekening en risico die herontwikkeling realiseert; een eventueel tekort daarop wordt niet ten laste van de gemeenschappelijkheid gebracht. 14 De eventuele, feitelijke extra kosten die de gemeente Alphen-Chaam in de concentratie periode 2021-2025 als gevolg van het opheffen van de functie van de huidige gemeentelijke accommodatie met betrekking tot zowel de dienstverlening als bestuurszetel maakt worden door de drie partijen gezamenlijk gedragen. Aanvulling: het gaat om de eventuele, extra kosten voor de gemeente AC.

20 Omdat bij het aanvaarden van deze uitgangspunten het gemeentehuis van AC op korte termijn wordt gesloten, moet de gemeente op zeer korte termijn op zoek naar ruimten voor de bestuurszetel en de publieke dienstverlening aan burgers. Dit kan extra kosten met zich meebrengen, omdat de gemeente AC mogelijk dubbele uitgaven heeft: vaste lasten voor het huidige, te sluiten gebouw en lasten in verband met huur van ruimten in de lokale gemeenschap voor bestuurszetel en dienstverlening. Het deel dat gezamenlijk gedragen moet worden betreft dan de feitelijke extra kosten die de gemeente AC heeft c.q. moet maken. 15 Het ABG bestuur werkt samen met de colleges van b en w de hierboven genoemde uitgangspunten uit in een (gemeenschappelijk) raadsvoorstel voor de drie gemeenteraden. De gemeenteraden nemen vervolgens een besluit op basis van het gemeenschappelijke collegevoorstel.

Aanvulling nav de vragen en gesprekken/bijeenkomsten in april/mei A De uitgangspunten 1 tot en met 4 (zie hierboven) zijn strikt genomen niet noodzakelijk voor het nemen van een besluit over de huisvesting van de ambtelijke organisatie. Niettemin zijn die uitgangspunten wel van waarde omdat ze een positieve bijdrage leveren aan het versterken van de onderlinge samenwerking tussen de gemeenten. Het vertrouwen in elkaar en in de onderlinge samenwerking onderstrepen. Het is aan de gemeenteraden om te besluiten of de uitgangspunten wel of niet in het besluitvormingsproces over huisvesting moeten worden betrokken, dan wel anderszins bespreking en/of vaststelling behoeven. B Het onderschrijven van de uitgangspunten is vooral een uiting van wilsovereenstemming. Gemeenten behouden hun eigen identiteit en spannen zich ieder voor zich maar nadrukkelijk ook gezamenlijk in voor hun gemeenschappelijke ambtelijke organisatie. De organisatie heeft zowel de behoefte als het recht op het gedragen worden door de (drie) colleges van b en w en gemeenteraden. Ook in dit licht kunnen en mogen de integrale uitgangspunten worden gezien en beschouwd.

21 10 Uitleiding, ten besluit De hiervoor genoemde uitgangspunten moeten beschouwd worden in de context van de gehouden gesprekken. De geformuleerde uitgangspunten zijn in die zin een logische “vertaling” van hetgeen in de gesprekken naar voren is gebracht. De inhoud van de gesprekken waarvan deze notitie een weerslag is geeft klank en kleur aan de uitgangspunten. Anders gezegd, de inhoud van deze notitie ondersteunt en onderstreept die; de inhoud van deze notitie is derhalve relevant voor de onderbouwing in het op te stellen integrale (raads)voorstel over de huisvesting van de ambtelijke organisatie. Waarvan, nogmaals gezegd, ook de aspecten dienstverlening en bestuurszetel deel uitmaken. De inventarisatie van opinies, meningen, gevoelens en argumenten geeft vertrouwen voor een voor alle partijen aanvaardbare en voor de toekomst houdbare en werkbare oplossingen, zoals verwoord in deze notitie. De mogelijkheid voor een duurzame oplossing van huisvesting is zeker binnen handbereik onder de conditie dat de inhoud van het bestuurlijke convenant “Doorzicht” voor alle partijen (daad)werkelijk betekenis heeft en houdt als ook leidend is en blijft in de bestuurlijke besluitvorming. Niet ontkend kan en mag worden dat voor de één het proces van oordeels- en besluitvorming over de (toekomstige) huisvesting betekent ongeduld verduren, en voor de ander (juist) ongemak overwinnen.

Maar daar waar een wil is die weg samen te gaan maakt dat de last licht(er), alsook en vooral het perspectief zeker kansrijker.

-----------------------Last but not least: mij rest een woord van dank en waardering aan de gesprekspartners die mij met en door hun openheid zeer geholpen hebben bij het opstellen van deze rapportage. Alsook voor hun bereidheid om positief-kritische vragen te stellen of -opmerkingen te maken over de concept-rapportage, waardoor het fundament voor de onderlinge samenwerking en het noodzakelijke vertrouwen tussen de gemeenten is versterkt. Met als resultaat en ook (duurzaam) effect: Wat ons bindt blijkt sterker te zijn dan wat ons scheidt. Niet op basis van macht of getal(len) maar door (het ontwikkelen van) kracht ! Nico van Mourik.