Raadsvoorstel - Nota van Uitgangspunten bestuurszetel

RAADSVOORSTEL Commissie Omgeving:

3 juni 2026

Raadsvergadering:

24 juni 2026

Afdeling: Zaaknummer:

Ruimtelijke ontwikkeling 1142643

Portefeuillehouder: Programma:

Wethouder van Tilborg

Voorstel tot Nota van Uitgangspunten herontwikkeling gemeentehuis Baarle-Nassau

1. Voorgesteld besluit 1. Vaststellen Nota van Uitgangspunten herontwikkeling gemeentehuis Baarle-Nassau 2. Eerdere besluitvorming - 2025-06-24 Vaststellen Plan van Aanpak bestuurszetel Gemeente Baarle-Nassau - 2025-04-15 Vaststellen opdrachtomschrijving en RIB bestuurszetel Baarle-Nassau 3. Samenvatting Medio 2027 zal de ABG-organisatie verhuizen naar een gezamenlijke huisvesting in Rijen. Dit houdt in dat na verhuizing van de ambtenaren het huidige gemeentehuis in Baarle-Nassau gedeeltelijk leeg zal komen te staan. De wens is de bestuurszetel en publieksfuncties te blijven huisvesten in het huidige pand. Gezien de beperktere ruimte die nodig zal zijn voor de huisvesting van de bestuurszetel en publieksfuncties is besloten te zoeken naar een nieuwe invulling voor het vrijkomende deel van dit pand. Op basis van de Nota van Uitgangspunten kan een aanbestedingsprocedure gestart worden om te komen tot een partij die de realisatie van de herontwikkeling kan uitvoeren.

Voorstel 4. Inleiding Door de ambtelijke fusie tussen de gemeente Baarle-Nassau, Alphen-Chaam en Gilze en Rijen, verhuist het ambtelijke apparaat medio 2027 naar een nieuwe, centrale locatie en moet er een passende invulling van de vrijgekomen ruimte in het huidige gebouw in Baarle-Nassau komen. In april 2025 is door het college de opdracht vastgelegd in een opdrachtomschrijving voor de bestuurszetel Baarle-Nassau. Vervolgens is in juni 2025 het plan van aanpak vastgesteld. In dit plan van aanpak zijn de randvoorwaarden, uitgangspunten en de richting voor de volgende stap in het proces beschreven. Daarnaast is de aanbeveling gedaan om vanuit het vastgestelde plan van aanpak een Nota van Uitgangspunten op te stellen. Begin 2026 is een start gemaakt met het opstellen van deze Nota van uitgangspunten waarbij de nadruk ligt op de invulling van de bestuurszetel en publieksfuncties. Vanuit verschillende beleidsafdelingen is in de afgelopen maanden inhoud gegeven aan de kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden met betrekking tot de invulling hiervan.

Zaaknummer: 1142643

Nota van Uitgangspunten De Nota van Uitgangspunten (NvU) is opgesteld om een duidelijk kader te formuleren waarbij de creativiteit van de markt zo breed mogelijk in te zetten is. Op deze wijze worden partijen uitgedaagd om een creatief voorstel uit te werken voor de herontwikkeling van het gemeentehuis, de toekomstige huisvesting van de bestuurszetel, publieksfuncties en het herbestemmen van het leegkomende deel. De NvU geeft beeld van het huidige gebouw inclusief technische staat en de omgeving. Het beschrijft tevens de minimale eisen voor de bestuurszetel en publieksfuncties en de belangrijkste ruimtelijke-, technische-, juridische- en eigendom gerelateerde randvoorwaarden. Het beoogde resultaat van de NvU is een helder en toetsbaar uitgangspunt dat de basis vormt voor een transparante, juridisch correcte en open marktuitvraag. Marktpartijen kunnen hiermee onder gelijkwaardige voorwaarden een voorstel ontwikkelen dat past binnen de ambities van de gemeente en dat bijdraagt aan een toekomstbestendige, haalbare en kwalitatief hoogwaardige invulling van het gemeentehuis. Uitgangspunt bij het maximaliseren van de creativiteit door marktpartijen is het loslaten van een scenariokeuze zoals deze in het Plan van Aanpak zijn beschreven. De oorspronkelijke scenario’s zijn wel opgenomen in de NvU en geven weer dat er een breed inzetbare ontwikkelstrategie toepasbaar is.

Het laat marktpartijen toe te bepalen welke indeling/herbestemming van het gebouw, inclusief de bestuurszetel en publieksfuncties, voor gemeente Baarle-Nassau het meest voordelig is. Creativiteit biedt op deze manier financiële meerwaarde. Samenvattend vanuit en opgenomen in de NvU zijn onderstaande kaders en uitgangspunten te benoemen; • Aanleiding en opgave Per medio 2027 verlaat de ABG-organisatie het gemeentehuis van Baarle-Nassau. De bestuurszetel én de publieksfuncties van de gemeente blijven in het gebouw. Door het vertrek van de ambtelijke organisatie ontstaat leegstand en de noodzaak tot een toekomstbestendige herontwikkeling van het gemeentelijk monument (circa 3.330 m² BVO). •

Doel van de NvU De Nota van Uitgangspunten (NvU) vormt het kader voor een open marktuitvraag. De gemeente biedt ruimte aan marktpartijen om met creatieve en haalbare voorstellen te komen, binnen duidelijke ruimtelijke, functionele, technische, financiële en juridische randvoorwaarden. Doel is een duurzame en centrumversterkende herontwikkeling, met behoud van publieke functies.

•

Bestuurszetel en publieksfuncties als randvoorwaarde De bestuurszetel en de bijbehorende publieksfuncties (o.a. balies, raadzaal, spreekkamers en huwelijken) blijven in het gebouw en beslaan gezamenlijk circa 1.000 m² BVO. Deze functies dienen tijdens én na de herontwikkeling volledig operationeel te blijven. Toegankelijkheid, zichtbaarheid, veiligheid en de crisisfunctie zijn hierbij zwaarwegende eisen.

•

Ruimtelijke en beleidsmatige context Het gemeentehuis ligt in het centrum van Baarle-Nassau en maakt deel uit van lopende centrumontwikkelingen (Singel, Sint-Annaplein). De Omgevingsvisie en het Masterplan Centrum Baarle sturen op een verblijfsgericht, vitaal en aantrekkelijk dorpshart, waarin functiemenging en verblijfskwaliteit centraal staan.

Zaaknummer: 1142643

•

Monumentale en technische randvoorwaarden Het gebouw is een gemeentelijk monument; behoud en zorgvuldige omgang met cultuuren bouwhistorische waarden zijn verplicht. Het gebouw verkeert in goede staat, maar installaties vragen op middellange termijn vernieuwing. De herontwikkeling biedt kansen voor verduurzaming. Marktpartijen mogen kiezen voor centrale of ontvlochten installaties, mits goed onderbouwd.

•

Mobiliteit en parkeren De bestaande parkeervraag van circa 80 parkeerplaatsen (huidige functie) mag volledig worden gesaldeerd. Alleen een eventuele toename door nieuwe functies moet worden opgelost conform de Nota Parkeernormen 2011. Parkeren vormt een belangrijke randvoorwaarde, met name bij wonen.

•

Eigendom, financiën en proces Er worden eigendomsscenario’s uitgewerkt: (gedeeltelijke) verkoop met behoud van gemeentelijk eigendom van de bestuurszetel en publieksfuncties, of volledige verkoop met terughuur. Gemeentelijke investeringen zijn beperkt tot de publieke functies. De herontwikkeling wordt via een prijsvraag gevolgd door een onderhandelingsprocedure in de markt gezet, conform aanbestedingsregels en het Didam-arrest.

Aanbestedingsprocedure Om creativiteit en meerwaarde te organiseren is gekozen om een prijsvraagprocedure inclusief onderhandelingsprocedure uit te schrijven. Deze aanbestedingsvorm geeft de ruimste mogelijkheid de markt te bevragen om ideeën en oplossingen in te dienen. De voorstellen worden anoniem door een jury beoordeeld en hiervan wordt een rangorde opgesteld. Vervolgens wordt een onderhandelingsprocedure opgestart waarin de ideeën/ oplossingen naar een inschrijving worden vertaald. Op basis van vooraf opgestelde criteria wordt door een beoordelingscommissie, op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding een winnaar geselecteerd. Uit een eerdere gehouden marktoriëntatie is gebleken dat de ideeën over de nieuwe invulling erg uiteenlopen en breed georiënteerd zijn. Om de creativiteit van de markt optimaal te benutten, lijkt de prijsvraagprocedure het meest passend. Voordelen van een prijsvraagprocedure: • Je vraagt in eerste instantie een idee uit. • Het idee beoordeel je in jury, waarbij je de ideeën/oplossingen onderling mag vergelijken. • Op basis van deze procedure ontvang je meerdere mogelijkheden/functies die kunnen plaats vinden in het gebouw. • Je benut de kennis en de ideeën van de markt optimaal. • Je kiest de beste partijen uit die mogen deelnemen aan de onderhandelingsprocedure. Het aantal partijen is vrij, voorkeur voor 3 partijen.

• Je mag randvoorwaarden stellen (het wordt een aanbesteding plichtige opdracht). Voordelen onderhandelingsprocedure • De procedure is redelijk vrij in te richten. • Je gaat met elke partij individueel in gesprek over hun idee. • Er komt een uiteindelijke bieding met uitvoeringsplan.

Zaaknummer: 1142643

5. Argumenten 1.1 Door de nota van uitgangspunten herontwikkeling gemeentehuis Baarle-Nassau vast te stellen kan de volgende stap gezet worden in het proces met betrekking tot het uitschrijven van een aanbesteding. Het is zeer wenselijk om het huidige tempo vast te houden en dit jaar de aanbestedingsprocedure te doorlopen en af te ronden. Dit beperkt het risico op leegstand na verhuizing van ambtenaren medio 2027. 1.2 Door het afstappen van de eerder beschreven scenario’s in het Plan van Aanpak wordt de creativiteit van de markt optimaal benut. Het gemeentehuis is een complex gebouw: monumentaal van aard, technisch verweven en gelegen op een prominente plek in het centrum. Daarnaast vraagt de combinatie van blijvende bestuurlijkeen publieksfuncties in combinatie met nieuwe aanvullende functies om maatwerk. Door scenario’s vast te leggen, bestaat het risico dat kansrijke oplossingen op voorhand worden uitgesloten en dat de markt onvoldoende ruimte krijgt om tot een optimale invulling te komen.

Door marktpartijen binnen duidelijke kaders zelf voorstellen te laten ontwikkelen: • wordt de interesse vanuit de markt vergroot, een open uitvraag is aantrekkelijker voor een bredere groep marktpartijen, wat de concurrentie en daarmee de kwaliteit van de voorstellen stimuleert; • wordt de financiële waarde van het gebouw vergroot, doordat partijen hun expertise kunnen inzetten om een haalbare en rendabele programmatische invulling te ontwerpen; • ontstaat ruimte voor maatschappelijke meerwaarde, zoals een betere aansluiting op de behoeften van het centrum, versterking van verblijfskwaliteit, functiemenging en een levendig dorpshart; • worden innovatieve oplossingen gestimuleerd voor complexe vraagstukken, zoals parkeren, verduurzaming en de inpassing van het monument; wordt flexibiliteit geboden om in te spelen op veranderende marktomstandigheden en gebruikersbehoeften. 1.3 Door in te stemmen met de nota van uitgangspunten is er bestuurlijke goedkeuring voor de voorgestelde aanpak en kan het aanbestedingsproces verder worden opgepakt.

6. Risico’s en kanttekeningen 1.1 Het risico bij het niet vaststellen van deze de nota van uitgangspunten betekent vertraging in het proces met daarbij extra kosten door leegstand/ doorlopende beheerskosten en afschrijvingslasten als gevolg 1.2 Door niet in te stemmen met de nota van uitgangspunten is er geen bestuurlijke goedkeuring voor de voorgestelde aanpak en kan de aanbestedingsprocedure nog niet verder opgepakt worden en dat zorgt voor vertraging in het proces. 7. Alternatieven Niet van toepassing. 8. Lasten, baten en dekking Investering: In deze fase nog niet van toepassing.

Zaaknummer: 1142643

Eenmalige kosten: Voor het opstellen van het plan van aanpak en de nota van uitgangspunten is een voorbereidingskrediet van € 100.000 beschikbaar gesteld. Hiervan is inmiddels circa € 77.500 uitgegeven. Het resterende bedrag is onvoldoende voor het afronden van de huidige fase en het uitvoeren van vervolgfase. Structurele kosten: In deze fase nog niet van toepassing. Dekking: Voor de vervolgfase, het uitvoeren en begeleiden van de aanbesteding/ prijsvraagprocedure (ureninzet en externe adviseurs) is een extra krediet nodig van € 10.000. Dit aanvullend krediet is opgenomen in de 1e Turap van 2026. De kosten worden direct in één keer afgeschreven en ten laste van de algemene reserve gebracht. 9. Relatie tot Baarle-Hertog Het project heeft geen directe relatie met Baarle-Hertog. 10. Relatie tot ABG-Organisatie Het project heeft relatie met het realiseren van de centrale huisvesting van de ABG-organisatie. Uitgangspunt is immers dat de medewerkers van de ABG in één centrale huisvesting gaan werken en de nu daarvoor beschikbare ruimte in Baarle-Nassau vrijkomt. 11. Communicatie en vorm van participatie De nota van uitgangspunten is gereed. Na vaststelling door de gemeenteraad communiceren we dit met een persbericht. Hierin staat de stand van zaken en het vervolgproces toegelicht. Het externe participatie traject wordt opgestart in de vervolgfase. 12.

Vervolg Planning: Na vaststelling van de nota van uitgangspunten op 24 juni starten we de prijsvraagprocedure na de zomer van 2026. Het streven is deze procedure eind 2026 af te ronden.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BAARLE-NASSAU M.J.P. de Jongh RA. secretaris

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf burgemeester

Bijlage(n): Bijlage 1 - De Nota van Uitgangspunten

Zaaknummer: 1142643

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE- NASSAU; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 1142643; besluit:

1. Vaststellen Nota van Uitgangspunten herontwikkeling gemeentehuis Baarle-Nassau

Aldus besloten in de openbare vergadering van 24 juni 2026

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

J.J.M. Nuijen Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Voorzitter

Zaaknummer: 1142643