Raadsvoorstel Aanwijzen plaatsvervangend griffier(s) bn

RAADSVOORSTEL Commissie Afdeling:

nvt Griffie

Raadsvergadering Portefeuillehouder:

18 februari 2026 Presidium

Voorstel tot het aanwijzen plaatsvervangend griffier(s)

1. Voorgesteld besluit 1. de heer B. (Bart) van Linder aan te wijzen met onmiddellijke ingang als eerste plaatsvervangend griffier van de raad in de gemeente Baarle-Nassau; 2. de heer F. (Frank) van Oorschot aan te wijzen met onmiddellijke ingang als tweede plaatsvervangend griffier van de raad in de gemeente Baarle-Nassau; 3. mevrouw M.J. (Marleen) Geerts aan te wijzen als derde plaatsvervangend griffier in de gemeente Baarle-Nassau; 4. het plaatsvervangend griffierschap van mevrouw V.V.A.M. (Vicky) Clarijs, Mevrouw J.G. (Jolanda) Honcoop-van der Wulp en mevrouw S. (Saskia) van Dijk met onmiddellijke ingang te beëindigen. 2. Eerdere besluitvorming Voorstel tot aanwijzen plaatsvervangend griffiers 29 november 2022 Voorstel tot aanwijzen plaatsvervangend griffier 23 juni 2022 3. Samenvatting Door uw raad zijn destijds mevrouw V.V.A.M. (Vicky) Clarijs, mevrouw J.G. (Jolanda) Honcoop-van der Wulp en mevrouw S. (Saskia) van Dijk benoemd tot plaatsvervangend griffier van de gemeente Baarle-Nassau. Nu zowel mevrouw Clarijs, mevrouw Honcoop als mevrouw Van Dijk zijn vertrokken, wordt uw raad voorgesteld nieuwe plaatsvervangend griffiers te benoemen. Mevrouw Geerts is griffier van de gemeente Gilze en Rijen.

In november 2022 is, vanwege de kwetsbaarheid van de bezetting en om de continuïteit van de raadsvergaderingen te waarborgen, besloten de griffiers van de twee andere ABG-gemeenten aan te wijzen als plaatsvervangend griffier in Baarle-Nassau. Uw griffier vervult op zijn beurt dezelfde rol in de gemeente Gilze en Rijen en in de gemeente Alphen-Chaam. De vervanging van mevrouw V.V.A.M. (Vicky) Clarijs als plaatsvervangend griffier wordt opgevangen door de heer F. (Frank) van Oorschot. Hij heeft binnen de gemeentelijke organisatie tevens haar taken als Euroambtenaar overgenomen. Daarmee ligt het voor de hand dat de heer Van Oorschot ook de aan deze functie verbonden rol van plaatsvervangend griffier vervult, tijdens Enclaveraadsvergaderingen. De heer B. (Bart) van Linder zal door deze aanwijzing in spoedeisende gevallen uw griffier kunnen vervagen in raads- commissie en presidium vergaderingen. Hierdoor wordt de continuïteit van deze vergaderingen verder gewaarborgd.

Voorstel 4. Inleiding Ter waarborging van de continuïteit en de bestuurlijke ondersteuning van uw raad is een goed ingerichte vervangingsstructuur essentieel. Door recente personele wijzigingen binnen de plaatsvervangende bezetting is het noodzakelijk deze structuur te actualiseren. Met het voorliggende besluit vult uw raad de historische situatie opnieuw in; het betreft echter geen structurele oplossing voor afwezigheid van de griffier. Dit besluit voorziet uitsluitend in vervanging tijdens de enclaveraad en, in spoedeisende gevallen tijdens reguliere raads- en commissievergaderingen door de collega-griffiers binnen ABG-verband, de griffiemedewerker en door de Euroambtenaar. 5. Argumenten 5.1. Voortzetting van de bestaande vervangingslijn Met dit besluit wordt aangesloten bij de eerder door uw raad vastgestelde vervangingsstructuur, waarbij plaatsvervangers uit de ABG-gemeenten worden ingezet om de continuïteit van de raadsondersteuning te borgen in spoedeisende gevallen. 5.2. Beperkte personele capaciteit binnen de griffie Door het vertrek van meerdere plaatsvervangers is de bezetting aanzienlijk kwetsbaarder geworden. Het herstellen van de vervangingsstructuur is daarom noodzakelijk om het risico te verkleinen dat een raads- of commissievergadering niet kan doorgaan vanwege de afwezigheid van de griffier. 5.3.

Heldere afspraken voor spoedeisende situaties In uitzonderlijke en spoedeisende situaties kan worden teruggevallen op collega-griffiers binnen ABGverband de griffiemedewerker en op de Euroambtenaar. Dit biedt uw raad enige extra zekerheid dat de noodzakelijke ondersteuning beschikbaar is bij onverwachte afwezigheid van de griffier. Tegelijkertijd blijft de raad daarbij afhankelijk van de beschikbaarheid van deze functionarissen op het moment dat een dergelijke afwezigheid zich voordoet. 5.4. Beperkte reikwijdte van het besluit maakt snelle uitvoering mogelijk Omdat het besluit uitsluitend ziet op het herstellen van de historische invulling van de plaatsvervanging, kan dit zonder ingrijpende organisatorische wijzigingen worden gerealiseerd. Een meer structurele oplossing kan op een later moment separaat aan uw raad worden voorgelegd; het is aan te bevelen om hierover reeds na te denken. 6. Risico’s en kanttekeningen Ondanks het herstellen van de vervangingsstructuur blijft de bezetting binnen de griffie kwetsbaar.

De voorgestelde oplossing biedt slechts een minimale vervangingscapaciteit, waardoor bij gelijktijdige afwezigheid of beperkte beschikbaarheid van plaatsvervangers opnieuw druk kan ontstaan op de continuïteit van de ondersteuning van uw raad en op de doorgang van vergaderingen waarvoor, conform de Gemeentewet, de aanwezigheid van de griffier of diens plaatsvervanger vereist is. Daarnaast blijft de inzet van collega-griffiers binnen ABG-verband de Euroambtenaar en de griffiemedewerker afhankelijk van hun beschikbaarheid op het moment dat zich spoedeisende situaties of onverwachte uitval voordoen. Hierdoor bestaat het risico dat in uitzonderlijke gevallen niet volledig kan worden voorzien in de gewenste ondersteuning. Een structurele herbezinning op de inrichting van de vervanging blijft daarom noodzakelijk.

7. Alternatieven De raad zou kunnen besluiten om de vervanging van de griffier anders te regelen. 8. Lasten, baten en dekking Aan dit voorstel zijn geen extra kosten verbonden. 9. Relatie tot Baarle-Hertog In België geldt een monistisch stelsel en kent men geen functie van griffier. De gemeenteraad wordt daar ondersteund en geadviseerd door de gemeentesecretaris (algemeen directeur). Beide gemeenten beschikken over een Euroambtenaar, die tijdens, voor en na de Enclavecommissie en de Enclaveraad samen met de gemeentesecretaris een vergelijkbare rol vervult als de griffier in het duale systeem. 10. Relatie tot ABG-Organisatie Een van de drie aan te wijzen plaatsvervangend griffiers is griffier in een ABG-gemeenten. Het is een voordeel dat de drie gemeenten samenwerken binnen dezelfde ambtelijke organisatie. In AlphenChaam heeft men op dit moment een interim griffier vandaar dat er voor nu wordt gekozen deze niet op te nemen in de vervangingsstructuur. 11. Communicatie en vorm van participatie Niet van toepassing. 12. Vervolg Na het raadsbesluit tot het aanwijzen van de plaatsvervangend griffiers, kunnen de betrokkenen deze functie met onmiddellijke ingang uitoefenen. PRESDIUM VAN BAARLE-NASSAU J.J.M. Nuijen griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf voorzitter

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het presidium; besluit: 1. 2. 3. 4.

de heer B. (Bart) van Linder aan te wijzen met onmiddellijke ingang als eerste plaatsvervangend griffier van de raad in de gemeente Baarle-Nassau; de heer F. (Frank) van Oorschot aan te wijzen met onmiddellijke ingang als tweede plaatsvervangend griffier van de raad in de gemeente Baarle-Nassau; mevrouw M.J. (Marleen) Geerts aan te wijzen als derde plaatsvervangend griffier in de gemeente Baarle-Nassau; het plaatsvervangend griffierschap van mevrouw V.V.A.M. (Vicky) Clarijs, Mevrouw J.G. (Jolanda) Honcoop-van der Wulp en mevrouw S. (Saskia) van Dijk met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 februari ‘25

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

J.J.M. Nuijen Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Voorzitter