Raadsinformatiebrief Verantwoording Archieven 2022

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder van Tilborg

Onderwerp

Verantwoording Archieven 2022

Datum collegevergadering

16 augustus 2022

Behandelend medewerker

Patrick Dekkers

Zaaknummer

407889

RIB-Nummer

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding In oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht van kracht geworden. Het toezicht van de Provincie op uitvoering van de Archiefwet 1995 is verschoven naar horizontale verantwoording. Het college van B&W verantwoordt zich in eerste instantie aan de gemeenteraad. Het college van B&W doet ter uitvoering van deze wet jaarlijks verslag aan de raad over de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hierbij wordt het verslag overlegd dat door de gemeentearchivaris is uitgebracht. In lijn met de verticale verantwoording naar onze toezichthouder, de Provincie Noord-Brabant, is op de bevindingen in dit rapport een verbeterplan geformuleerd. Het KPI verslag met het verbeterplan dient als verantwoording ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. 2. Inhoudelijk De bevindingen in het kort: Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer bij onze gemeente en de mate waarin onze gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. ABG-gemeenten zijn in beweging en er zijn veel verschillende projecten opgestart die bijdragen aan een geordende en betrouwbare informatieomgeving.

Een goed voorbeeld is de aansluiting op het e-depot van het Regionaal Archief Tilburg. De bouwvergunningen van de gemeenten zijn gedigitaliseerd en opgenomen in e-depot voor duurzame bewaring. Verder wordt het zaaksysteem vervangen in 2022. Ook is gestart met implementatie van enkele taakspecifieke applicaties, zoals bijvoorbeeld Centric Leefomgeving voor afhandeling van het landelijk programma Digitaal Stelsel Omgevingswet. De gemeente anticipeert actief op belangrijke wetswijzigingen zoals de Wet Elektronische Publicaties (WEP), Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WEMBV) en Wet Open Overheid (Woo). Om burgers proactief te informeren moet de eigen informatiehuishouding op orde zijn.

Uiteraard zijn er ook aandachtspunten in het verslag benoemd, zoals een digitale duurzame bewaring van video- en audiotulen van raadsvergaderingen. En ondanks dat er stappen worden gezet, is er nog onvoldoende controle op daadwerkelijke vernietiging uit vakapplicaties, e-mails en servers. Voor deze aandachtspunten zijn acties benoemd in het verbeterplan met een concreet tijdpad. 3. Procedureel Een afschrift van deze raadsinformatiebrief met onderstaande bijlagen zal ter verantwoording naar het Interbestuurlijk Toezicht Noord-Brabant worden gezonden, zoals in Wet Revitalisering Generiek Toezicht is beschreven.

Bijlage(n): - Voortgangsrapportage 2022 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet 1995 van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie; - Verbeterplan 2022 voortgangsrapportage Verantwoording Archieven.