Raadsinformatiebrief Kennisname verslag ten behoeve van Horizontale Verantwoording Archieven 2021

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder van Tilborg

Onderwerp

Kennisname verslag ten behoeve van Horizontale Verantwoording Archieven 2021

Datum collegevergadering

24 augustus 2021

Behandeld medewerker

Patrick Dekkers

Zaaknummer

351004

RIB-Nummer

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding In oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht van kracht geworden. Het toezicht van de Provincie op uitvoering van de Archiefwet 1995 is verschoven naar horizontale verantwoording. Het college van B&W verantwoordt zich in eerste instantie aan de gemeenteraad. Het college van B&W doet ter uitvoering van deze wet jaarlijks verslag aan de raad over de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hierbij wordt het verslag overlegd dat door de gemeentearchivaris is uitgebracht. In lijn met de verticale verantwoording naar onze toezichthouder, de Provincie Noord-Brabant, is op de bevindingen in dit rapport een verbeterplan geformuleerd. Het KPI verslag met het verbeterplan dient als verantwoording ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

2. Inhoudelijk Onze gemeentearchivaris heeft de jaarlijkse audit op onze informatievoorziening verwoordt in het KPI verslag verantwoording archieven 2021. In lijn met de verantwoording naar onze toezichthouder, de Provincie Noord-Brabant, is op de bevindingen in dit rapport een verbeterplan geformuleerd. Het KPI verslag met het verbeterplan dient als verantwoording ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. De bevindingen in het kort: Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer bij onze gemeente en de mate waarin onze gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. ABG-gemeenten zijn in beweging en er zijn veel verschillende projecten opgestart die bijdragen aan een geordende en betrouwbare

informatieomgeving. Een goed voorbeeld is de aansluiting op het e-depot van het Regionaal Archief Tilburg. Er staan belangrijke wetswijzigingen op stapel zoals de Wet Elektronische Publicaties (WEP), Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WEMBV), Wet Open Overheid (Woo) en modernisering Archiefwet. De gemeente anticipeert actief op de komst van deze wijzigingen. Uiteraard zijn er ook aandachtspunten in het verslag benoemd, zoals een digitale duurzame bewaring van video- en audiotulen van raadsvergaderingen. En ondanks dat er stappen worden gezet, is er nog onvoldoende controle op daadwerkelijke vernietiging uit vakapplicaties, e-mails, servers èn bij samenwerkingspartners. Voor deze aandachtspunten zijn acties benoemd in het verbeterplan met een concreet tijdpad. Het verbeterplan zal ten uitvoer worden gebracht en volgend jaar zal de verantwoording over 2022 middels een raadsinformatiebrief geschieden.

3. Procedureel Een afschrift van deze raadsinformatiebrief met onderstaande bijlagen zal ter verantwoording naar het Interbestuurlijk Toezicht Noord-Brabant worden gezonden, zoals in Wet Revitalisering Generiek Toezicht is beschreven.

Bijlage(en): - KPI verslag 2021 Verantwoording archieven; - Verbeterplan Verantwoording Archieven 2021