Raadsinformatiebrief Boardletter Baarle-Nassau BDO 2021

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

De gemeenteraad van de Gemeente Baarle-Nassau

Van

Het college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder van Tilborg

Onderwerp

Boardletter Baarle-Nassau BDO 2021

Datum collegevergadering

11 januari 2022

Datum commissievergadering

26 januari 2022

Datum raadsvergadering

9 februari 2022

Behandelend medewerker

Hans Geerts

Zaaknummer

368013

RIB-Nummer

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding Voor u ligt de Board letter van de gemeente Baarle-Nassau. In deze Board letter wordt door onze accountant verslag gedaan over hun bevindingen naar aanleiding van de interim-controle. In het gesprek met de directie heeft de accountant aangegeven dat er in de afgelopen jaren goede stappen gezet in het verder in control brengen van de organisatie. De accountant ondersteunt deze positieve ontwikkelingen en met name de doorontwikkeling naar borging van de rechtmatigheid in de processen en verificatie door verbijzonderde interne controle. 2. Inhoudelijk Inhoudelijk constateert de accountant dat de interne beheersing voldoende is opgezet. Binnen de primaire processen is sprake is van minimaal noodzakelijke primaire functiescheiding. Aanbevelingen uit voorgaande jaren met betrekking tot het proces inkopen en betalingen zijn opgevolgd. Dit stemt ons vanzelfsprekend positief. Dat laat onverlet dat de accountant nog een aantal aanbevelingen doet welke wij, net als vorig jaar, ter hand zullen nemen. Deze aanbevelingen richten zich op de verplichtingen administratie in relatie tot inkoop, invoeren 4-ogen principe bij begrotingswijzigingen en zekerheid over de volledigheid van de facturatie rioolheffing door Brabant Water.

Op IT gebied zijn onze belangrijkste applicaties Key2Financiën, Suite4SociaalDomein en GISVG nader onderzocht op risico’s van onbeheerste wijzigingen, ongeautoriseerde handelingen en verstoringen. Dit heeft geleid tot een aantal aanbevelingen wat betreft de procedure, controle op juistheid autorisaties en actualiteit van gebruikers, wachtwoordbeleid en superusers.

3. Procedureel Adviserende rol accountant De accountant heeft naast een controlerende rol ook een adviserende rol. In deze board letter vraagt de accountant aandacht voor twee onderwerpen namelijk cyber security en rechtmatigheidsverantwoording gemeenten. Cybersecurity Cybersecurity is anno 2021 een hot topic. Gesteld kan worden dat het niet de vraag is of uw organisatie ooit te maken krijgt met cybersecurity of netwerk inbraak, maar wanneer. Om die reden is het goed om uw organisatie niet enkel in te richten op het voorkomen van dergelijke criminaliteit, maar ook voor te bereiden indien dit zich voordoet. Uit ervaring is gebleken dat een aantal zaken belangrijk zijn om vooraf te organiseren. Ook dienen specifieke IT maatregelen geïmplementeerd te worden. Rechtmatigheidsverantwoording gemeenten Gemeenten moeten per verslagjaar 2022 zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De accountant beperkt zich dan tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Het college was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente. Maar in de nieuwe situatie – na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording over 2022 – dient het de expliciete verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad.

De kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad op de financiële rechtmatigheid van transacties krijgt hierdoor extra aandacht. Om de extra verantwoordingsrapportage überhaupt op te kunnen stellen dient de verbijzonderde interne controlefunctie (VIC) verder versterkt te worden. De beheersing moet controleerbaar in de primaire processen en bij de controlfunctie worden ontwikkeld. Bijlage(en): - Boardletter Baarle-Nassau BDO 2021