Procesvoorstel huisvesting

RAADSVOORSTEL Commissie B&M: Behandelend medewerker: Cluster:

10 februari 2021 Michel Tromp

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

College van B&W BaarleNassau

Programma:

24 februari 2021 Burgemeester M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf 0. Bestuur en ondersteuning

Afdeling: Procesvoorstel huisvesting

1. Samenvatting Aanleiding: In februari 2020 stelden de drie gemeenteraden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen het bestuurlijk convenant Doorzicht vast. Daarin is een tweetal uitgangpunten opgenomen ten aanzien van de huisvestingssituatie: B4.1 Voor de huisvestingssituatie staat het optimaliseren van het functioneren van de ABGorganisatie voorop; B4.2 Iedere gemeente blijft ongeacht het huisvestingsscenario de ruimte hebben om dienstverlening voor de eigen gemeenschap (door middel van een loketfunctie of frontoffice) en het gemeentebestuur lokaal vorm te geven.

Met deze uitgangspunten als richtsnoer werd de variantenstudie over de ABG-huisvesting (die ter kennisname in 2019 aan de raden is aangeboden) uitgewerkt in een concreet voorstel, te weten centrale huisvesting van de backoffice in het Audax-gebouw. Naar aanleiding hiervan hebben net voor het zomerreces de raden van de drie gemeenten een besluit genomen. De raden van AlphenChaam en Gilze en Rijen stemden in het met voorgestelde scenario; de gemeenteraad van BaarleNassau stemde niet in. De raden hebben over de ontstane situatie met elkaar gesproken op 7 december 2020. Voorts heeft het bestuur van de ABG op 11 en 23 december 2020 zich gebogen over de vraag: hoe kunnen we wél invulling geven aan het convenant ten aanzien van onder andere de genoemde punten B4.1 en B4.2. Dat heeft geresulteerd in dit procesvoorstel. Het ABG-bestuur stelt voor aan de eigenaren van de ABG, de drie gemeenten, nu eerst consensus te bereiken over het te doorlopen proces. Daarna kan de inhoud verder worden besproken. Ons college stelt voor, conform het voorstel van het ABGbestuur, om dit in 5 stappen te doen. Daarbij wordt elke stap - door middel van besluitvorming door het bevoegde bestuursorgaan - eerst afgerond (go/no go) alvorens een volgende stap te zetten. Gevraagde beslissing: 1. In te stemmen met het procesvoorstel huisvesting.

Beoogd effect: Met onderhavig procesvoorstel beogen we een gedragen en zorgvuldig proces te gaan doorlopen, nog ongeacht de uitkomst. Uiteindelijk willen we antwoord krijgen op de vraag: “Wat willen we dan wél? Waarover kunnen we – indachtig het convenant Doorzicht – het wél eens worden?”

Zaaknummer: 303222

2. Onderbouwing, aanpak, uitvoering We willen het huisvestingsvraagstuk opnieuw ter hand nemen door 5 stappen te doorlopen, waarvan dit raadsvoorstel de eerste stap is: het eens worden over het hieronder geschetste proces. Dit raadvoorstel ligt dan ook ter instemming voor bij alle drie gemeenteraden. Proces in 5 stappen: 1. Er worden procesafspraken opgesteld en dit proces wordt vastgesteld door de drie gemeenteraden; 2. Alle wensen/eisen/no go’s/’toegeef-punten’ worden opgehaald bij de deelnemers (gemeenteraden/colleges/ABG-bestuur/directie/management en Ondernemingsraad/medewerkers) om te komen tot een gezamenlijke “notitie van uitgangspunten”. Dit proces wordt door een externe begeleid. De notitie van uitgangspunten wordt door de gemeenteraden vastgesteld; 3. Op basis van de uitgangspunten wordt een ontwerpvoorstel opgesteld en vastgesteld, zodat dit uitgewerkt kan worden tot één eenduidig en concreet plan; 4. Er wordt een definitief voorstel voorgelegd en vastgesteld; 5. Het plan wordt uitgevoerd. Om niet eindeloos te discussiëren of om uiteindelijk met een verschil in besluitvorming te eindigen, is het van groot belang om te werken via een aantal ‘tolpoorten’. Dat wil zeggen: het zetten van een volgende stap gebeurt pas als de vorige stap geheel en in positieve zin is afgerond.

Dat oogt trager maar gaat uiteindelijk sneller, omdat op deze wijze geen stappen terug in het proces hoeven te worden gezet. Er is uitdrukkelijk geen garantie voor het doorlopen van alle stappen; we benaderen elke stap als een go/no-go moment. Dat kan betekenen dat wanneer een gemeente bij een stap iets anders wenst, er eerst consensus moet worden bereikt over die wijziging. Dat kost weliswaar meer tijd dan hier nu gepland, maar verhoogt de kans op succes aanzienlijk en voorkomt het gevoel tegen wil en dank een fuik in te zwemmen. Hoewel we voornoemde stappen voortvarend ter hand zullen nemen, betekent de stapsgewijze aanpak wel dat het startmoment van stap 3 afhankelijk is van een positieve afronding van stap 2. Datzelfde geldt voor stap 4 ten opzichte van stap 3. Daarom zijn bij de stappen 3 en 4 geen data maar doorlooptijden vermeld. Onze inspanning is er op gericht de doorlooptijd van het proces zo veel als mogelijk samen te laten vallen met de behandeling van de perspectiefnota’s. Ad 1 (stap 1: procesvoorstel vaststellen – door gemeenteraden) In deze stap wordt uw raad, tegelijk met de twee andere raden van de ABG-gemeenten, gevraagd in te stemmen met de opzet en aanpak van de beoogde stappen 2, 3, 4 en 5 zoals opgenomen in dit voorstel.

U wordt niet gevraagd garantie af te geven dat alle stappen daadwerkelijk worden doorlopen; bij elke stap (´tolpoort´) kunt u aangegeven geen volgende stap meer te wensen. En ook wordt u niet gevraagd nu een standpunt in te nemen over de toekomstige huisvesting van de ABGorganisatie; dat is pas later in het proces. Het staat uw raad vanzelfsprekend vrij om dit procesvoorstel te amenderen of om aandachtspunten mee te geven. Aandachtspunten verwerken we in de rest van de processtappen; bij grote wijzigingen in het proces zullen – conform het tolpoortenmodel – eerst alle raden met de gevraagde wijzigingen moeten instemmen alvorens we stap 2 zetten. Dat zou eveneens inhouden dat de planning moet worden aangepast.

Zaaknummer: 303222

Om voldoende tempo te houden, is het streven dit procesvoorstel op hetzelfde moment ter instemming voor te leggen bij de drie gemeenteraden op 11 februari 2021. We kunnen zo direct op 12 februari starten met stap 2. Ad 2 (stap 2: notitie van uitgangspunten vaststellen – door gemeenteraden) In deze stap worden alle wensen, eisen, randvoorwaarden en “toegeef-punten” van de drie eigenaren van de ABG-organisatie geïnventariseerd en samengebracht in een notitie van uitgangspunten. Dit gaat over de back-office, maar zeker ook over de front-office, de dienstverlening en/of bestuurszetel. Wij willen dit proces laten begeleiden door een externe; ingeval van tegenstrijdigheden zal immers overeenstemming moeten worden bereikt over hetgeen ingebracht is. Dat is lastig te bereiken door iemand uit één van de drie gemeenten of uit de ABG-organisatie. Er zal dan ook zo snel als mogelijk onder andere tenminste één gesprek moeten worden gevoerd met elke gemeenteraad of een afvaardiging daarvan. Dat kan separaat zijn of juist in gezamenlijkheid. Of allebei. Mogelijk kan de gezamenlijke ABG-radenavond van 23 februari hier (deels) in voorzien. Op deze manier wordt meer over en weer inzage verkregen in ieders belang en de onderliggende argumentatie.

Wij zullen in overleg met uw griffier (en zo mogelijk in samenspraak met de verbindingscommissie) bezien hoe deze gesprekken het beste vormgegeven zouden kunnen worden en deze agendaruimte alvast te reserveren. In deze stap worden ook gesprekken gevoerd met de drie colleges, het ABG-bestuur, directie, management en Ondernemingsraad/medewerkers, al dan niet in gecombineerde vorm. Deze stap mondt uit in een notitie van uitgangspunten die ter vaststelling aan de raden worden aangeboden. We verzoeken uw raad om voor deze stap in dit proces rekening te houden met een alternatieve route voor het raadsvoorstel. Immers, volgens de stapsgewijze aanpak kunnen we (los van voorbereidende werkzaamheden) op z’n vroegst 12 februari 2021 starten met stap 2. Dat houdt automatisch in dat de reguliere raadsvergadering van 31 maart 2021 onhaalbaar wordt; het college vergadert immers uiterlijk op dinsdag 23 februari over die raadsvoorstellen. Maar ook om de eerstvolgende reguliere raadsvergadering van 19 mei 2021 te kunnen halen, zou het concept raadsvoorstel op 24 maart 2021 gereed moeten zijn en geaccordeerd moeten zijn via het ABGbestuur. Dat is niet realistisch, zeker niet wanneer tegenstrijdigheden in uitganspunten eerst opgelost moeten worden en gesprekken moeten worden gevoerd.

Nóg een raadsvergadering later (30 juni 2021) is natuurlijk mogelijk, maar acht ons college omwille van de voortgang onwenselijk. Gelijke behandeling van stap 4 met de perspectiefnota is dan immers helemaal uit het zicht. Bovendien is gezamenlijke bespreking en (later in het proces) gelijktijdige besluitvorming door de raden zeer wenselijk. Wij hebben om die reden gezocht naar gezamenlijke natuurlijke momenten in deze processtap, zonder in te boeten op zorgvuldigheid of snelheid. We stellen daarom de volgende planning voor:  12 februari - 24 maart: gesprekken en opstellen concept notitie van uitgangspunten (waarin de radenavond van 23 februari kan worden betrokken);  31 maart: bespreking concept notitie van uitgangspunten in ABGbedrijfsvoeringsoverleg;  7 april: vaststelling concept notitie van uitgangspunten in ABG-bestuur;  13 april: behandeling in colleges;  22 april: aanbieden aan gemeenteraden;  Laatste week van april: informatiebijeenkomst voor de 3 raden*;  18 mei: besluitvorming in extra raadsvergaderingen**.

Zaaknummer: 303222

* In overleg met de griffiers wordt naar een precieze datum gezocht in of rond deze week ** Op deze avond is een ABG-radenavond gepland. De gedachte is dat elke raad op die avond een besluit neemt t.a.v. de afronding van stap 2, inhoudende het vaststellen van de notitie van uitgangspunten. En mocht onverhoopt uit de inhoudelijke verkenning blijken dat dit toch te vroeg komt, dan informeren wij u vanzelfsprekend daarover. In dat geval is de in dit voorstel opgenomen ambitieuze planning dan niet meer haalbaar. Ad 3 (stap 3: ontwerpvoorstel vaststellen – door ABG-bestuur) Het ABG-bestuur kan, rekening houdend met alle uitgangspunten, een ontwerpvoorstel opstellen. Deze stap is van belang om zo te bezien of er één realistisch voorstel mogelijk is gezien de vastgestelde uitgangspunten. Indien dit niet mogelijk blijkt, worden uw raden daarover geïnformeerd. De consequentie daarvan is dat dit proces, om te komen tot invulling van ‘een doelmatig gebruik van huisvesting voor ambtenaren en bestuur’ zoals verwoord in het convenant Doorzicht, stopt. Wij hebben er echter vertrouwen in dat dit wel mogelijk is, mits een ieder oog houdt voor elkaars belang en mee bewaakt dat dat een goede plek kan krijgen in het ontwerpvoorstel.

Feitelijk kan pas met deze stap gestart worden na gelijkluidende positieve raadsbesluiten op 18 mei 2021; de voorbereidingen hierop kunnen uiteraard wel eerder starten. Het ABG-bestuur zal zijn ontwerpvoorstel toelichten en bespreken in een bijeenkomst met de drie colleges. Uw raad wordt aansluitend gevraagd uw eventuele zienswijze kenbaar te maken ten aanzien van het ontwerpvoorstel. Dit achten wij van belang om zo te toetsen of de uitgangspunten naar de opvatting van de gemeenteraden op de juiste wijze (of zo goed mogelijk) zijn verwerkt in het ontwerpvoorstel. De gemeenteraden kunnen daarna hun eventuele zienswijze kenbaar maken. Gepland is daarom om deze stap in besluitvormende zin door het ABG-bestuur af te ronden. Wij plannen voor deze stap een doorlooptijd van 6 weken. Samenvattend leidt dit tot de volgende tussenstappen:  Opstellen ontwerpvoorstel;  Eerste bespreking ontwerpvoorstel in ABG-bestuur;  Toezending van het ontwerpvoorstel naar de drie gemeenteraden;  Zienswijzentermijn van de drie gemeenteraden;  Verwerken van zienswijzen in het ontwerpvoorstel;  Vaststellen ontwerpvoorstel door het ABG-bestuur. Mogelijk is een afwijkende route (ten opzichte van de reguliere procesgang via presidiumcommissie-gemeenteraad) nodig om toch de gewenste voortgang (doorlooptijd van 6 weken) te kunnen behouden en gelijktijdig stapsgewijs te kunnen blijven werken.

Bij het voorstel ter afronding van stap 2 zal u daarvoor een concreet tijdspad worden aangeboden. Ad 4 (stap 4: definitief voorstel – door gemeenteraden) In deze stap kan het ontwerpvoorstel worden omgevormd tot een definitief voorstel. Er zal daarbij zo goed mogelijk rekening worden gehouden met de eventuele zienswijzen van de drie gemeenteraden. Omdat dit raadsvoorstel budgettaire consequenties zal hebben, worden de drie raden gevraagd hierover een besluit te nemen.

Zaaknummer: 303222

Samenvattend leidt dit tot de volgende tussenstappen:  Opstellen definitief voorstel;  Behandeling in ABG-bestuur;  Behandeling in colleges;  Toezending van de raadsvoorstellen naar de drie gemeenteraden;  Bespreking van het raadsvoorstel in de commissie Bestuur en Middelen;  Besluitvorming in de gemeenteraad. Wij plannen voor deze stap een doorlooptijd van 6 weken. Bij het afronden van stap 3 zal een concreet tijdspad worden geduid. Ad 5 (stap 5: uitvoeren – door ABG-bestuur) Deze stap is nu niet verder uitgewerkt. Hoeveel tijd de uitvoering precies vraagt, is sterk afhankelijk van de inhoud van het voorstel. Het ABG-bestuur is bevoegd de uitvoering ter hand te nemen, indien de drie gemeenteraden stap 4 in positieve zin hebben afgerond.

3. Alternatieven Ten aanzien van onderhavig voorstel zijn er twee mogelijkheden. ‘Niets doen’ of ‘een ander proces voorstellen’. Wanneer u besluit niets te doen en de bestaande situatie in tact te laten, zal het ABG-bestuur toch op hele korte termijn een oplossing moeten vinden voor de gebouwen in Alphen, Baarle-Nassau en Rijen. Voor het gebouw te Alphen geldt dat deze per 1 januari 2023 niet meer voldoet aan de wettelijke energie-eisen (label C). Het gebouw te Rijen heeft weliswaar ook geen energielabel C, maar vanwege de gemeentelijke monumentale status geldt daar de wettelijke eis per 1 januari 2023 niet. Voor alle gebouwen geldt dat – nu we meer en meer thuiswerken en dit normaler zijn gaan vinden dan bij aanvang van de Coronacrisis – deze ongeacht de toekomst van de ABG ook te groot zullen zijn. Daarnaast wordt dan geen verdere invulling gegeven aan één van de speerpunten van het convenant Doorzicht ‘Doelmatig gebruik van huisvesting voor ambtenaren en bestuur’, terwijl dit wel was afgesproken. Uw raad kan een ander voorstel doen of dit voorstel amenderen. Als dat gelijkluidend door de drie gemeenteraden (en bij voorkeur ook gelijktijdig) gebeurt, is dat geen probleem. Het wordt ingewikkelder wanneer uw raad een fundamenteel ander proces wenst, zonder dat dit door de andere twee raden wordt gedeeld.

In dat geval zal eerst nadrukkelijk moeten worden bezien of daar overeenstemming over is te verkrijgen. Dat vraagt tijd. Is dat het geval, dan kunnen stap 2 tot en met 5 alsnog worden gezet (zij het met een andere tijdsplanning dan in dit voorstel is beschreven). Is dat niet het geval, dan achten wij het niet zinvol te starten en kiest u impliciet voor de optie ‘niets doen’.

4. Lasten, baten en dekking Aan het doorlopen van onderhavig procesvoorstel zijn incidentele kosten verbonden van ambtelijke inzet. Zeker voor stap 2 voorzien wij kosten om een externe kracht in te schakelen. De kosten hangen sterk af van ‘hoe soepel het gaat’. Ook kunnen kosten verbonden zijn aan het uitwerken van een voorlopig en definitief ontwerp. De hoogte daarvan hangt mede af van de aard van de uit te werken huisvestingsoplossing(en).

Zaaknummer: 303222

Wij ramen de kosten van dit proces nu vooralsnog op € 30.000. Wij stellen voor dat deze kosten door de ABG-organisatie wordt gedragen, zodat in feite de kosten tussen de gemeenten worden verdeeld op basis van de verdeelsleutel.

5. Relatie met Baarle-Hertog Dit procesvoorstel heeft geen relatie met Baarle-Hertog.

6. Relatie ABG-organisatie Het belang van huisvesting voor de ABG-organisatie is evident. Hoewel de coronatijd ons geleerd heeft dat een behoorlijk deel van de medewerkers best voor een substantieel deel vanuit huis kan werken, is er grote behoefte aan (letterlijk) ruimte voor fysieke ontmoeting. Of dat nu gaat om ketenoverleg, projectmatige werkzaamheden, ingewikkelde gesprekken met inwoners(groepen) en zakelijke partners, het gesprek tussen medewerker en leidinggevende of het gewone collegiale contact bij de koffie-automaat. Voor medewerkers is het van belang dat hun werkgever deze faciliteit ook biedt. En voor de organisatie als geheel is het belangrijk om een ´clubhuis´ te hebben. De ABG-organisatie wil haar medewerkers perspectief bieden en goede en prettige huisvesting is daarin één van de essentiële factoren. Momenteel heeft elk van de gemeentehuizen/kantoren meerdere functies. Naast het bieden van een werkplek aan de ABG-medewerkers, is het tevens de plek van waaruit fysieke dienstverlening aan inwoners wordt geboden en waar de bestuurszetel is gehuisvest (college, griffie, gemeenteraad). Bedacht moet worden dat het in het onderhavige procesvoorstel primair gaat om de huisvesting van de medewerkers, de zgn. back-office. De doelstelling was en blijft dat in elke gemeente ruimte is en blijft voor de fysieke dienstverlening en voor de huisvesting van de bestuursorganen.

7. Risico’s Het huisvestingsvraagstuk is een complex onderwerp. Naar gelang de te kiezen toekomstige oplossing zijn er uiteenlopende risico´s aan verbonden. Die zijn er overigens ook ten aanzien van de bestaande huisvesting. Maar het gaat nu niet over de risico´s die verbonden zijn aan een huisvestingssituatie an sich, het gaat om de risico´s die voortvloeien uit dit procesvoorstel. Wij zien daarbij de volgende risico´s:  Het proces verloopt niet volgens de beoogde planning, kost meer tijd (en dus mogelijk ook geld);  Als drie eigenaren van de ABG-organisatie komen de gemeenten niet tot een eenduidige uitkomst en dus stopt het proces na een bepaalde stap. Mocht dit het geval zijn, dan is het onderwerp ‘huisvesting ABG’ nog steeds geen gepasseerd station vanwege de energie-eisen die per 1-1-2023 worden gesteld (zie paragraaf 3 Alternatieven).

Zaaknummer: 303222

8. Vervolg Planning: Indien u met onderhavig voorstel instemt, zullen we direct starten met stap 2. Communicatie: We gaan intern communiceren en zullen de pers actief informeren.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BAARLE-NASSAU

M. Tromp Secretaris

Bijlage(n):

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf burgemeester

Geen

Zaaknummer: 303222

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BAARLE-NASSAU; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 303222;

besluit: 1. In te stemmen met het procesvoorstel huisvesting.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 24 februari 2021

DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAU

H.C. Veraart Griffier

M.H.M.R. de Hoon- Veelenturf Voorzitter

Zaaknummer: 303222