Memo ABG-bestuur

MEMO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

Gemeenteraden en colleges van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen

Van

Bestuur Gemeenschappelijke Regeling ABG-organisatie

Onderwerp

Vaststellen uitgangspunten voor het ontwerpvoorstel voor de huisvesting ABGorganisatie

Datum

13 juli 2021

Zaak Green Valley

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------In deze memo behandelen wij de uitgangspunten die naar ons oordeel ten grondslag moeten liggen aan het ontwerpvoorstel voor de huisvesting van de ABG-organisatie. Wij stellen voor dat de gemeenteraden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen deze uitgangspunten vaststellen met inachtneming van de uitleg en visie van ons bestuur daarbij. Hiermee wordt Stap 2. van het Procesvoorstel Huisvesting ABG-organisatie afgerond.

1. Wat hieraan vooraf ging De gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen hebben hun ambtelijke organisaties per 1 januari 2016 samengevoegd in de “ABG-organisatie”. De ABG-organisatie maakt vanaf 1 januari 2016 gebruik van de gemeentelijke gebouwen van de 3 gemeenten. De medewerkers van de ABG-organisatie zijn op deze wijze verspreid gehuisvest over de diverse gemeentelijke gebouwen. Eind 2019 hebben de colleges het Convenant Doorzicht gesloten en in 2020 werd dit convenant bekrachtigd door de gemeenteraden. In het convenant is vastgelegd: ´Voor de huisvestingssituatie staat het optimaliseren van het functioneren van de ABG-organisatie voorop´. Op dit onderwerp is medio 2020 een voorstel gedaan; dit betrof de Audax-locatie. Op dit voorstel is geen eensluidende besluitvorming bereikt. Vanuit het belang van de ABG-organisatie en haar medewerkers alsmede het verder verbeteren van de dienstverlening, blijft de sterke wens leven om te komen tot gezamenlijke huisvesting van de backoffice, met behoud en waar mogelijk versterking van nabije dienstverlening alsmede zichtbare aanwezigheid van het gemeentebestuur (bestuurszetel) per gemeente. Hiermee wordt beoogd de doorontwikkeling van de organisatie en medewerkers mogelijk te maken en tegelijk het blijvend waar kunnen maken van de kwaliteit en efficiency van de dienstverlening aan de inwoners en gemeentebesturen te borgen.

Ook andere ontwikkelingen maakten het noodzakelijk de huisvesting van de ABG-organisatie opnieuw op de agenda te plaatsen:

1

1. Het gemeentekantoor/-huis van resp. Alphen-Chaam en Gilze en Rijen* voldoen vanaf 2023 niet meer aan de duurzaamheidseisen en aanzienlijke investeringen zijn nodig om de gebouwen in overeenstemming te brengen met deze eisen. 2. Daarnaast is het afgelopen jaar ten gevolge van de Corona-crisis versneld en noodgedwongen ervaring opgedaan met vormen van thuiswerken en hybride werken. Hierdoor zijn de ideeën en opvattingen over de wijze waarop de komende jaren kantoorwerkzaamheden worden uitgevoerd, gewijzigd. De verwachting is dat “na Corona” medewerkers 40-60% op kantoor werken en het overige thuis of op locaties elders. Dit betekent dat het kantoor een andere functie krijgt, o.a. als ontmoetingsplaats, voor projectmatig werken etc. Geen van de huidige gemeentelijke kantoorgebouwen voldoet aan de eisen die dit Nieuwe Werken stelt. *Het gemeentehuis van Gilze en Rijen heeft een monumentale status waardoor er mogelijk en indien wenselijk ontheffing kan worden verleend van deze eisen.

In verband hiermee is de urgentie om het onderwerp huisvesting van de ABG-organisatie opnieuw te agenderen toegenomen. In februari 2021 is aan de gemeenteraden een stappenplan voorgelegd om te komen tot adequate huisvesting voor de ABG-organisatie (Procesvoorstel huisvesting ABGorganisatie). Dit procesvoorstel omvat 5 stappen: 1. Er worden procesafspraken opgesteld en dit proces wordt vastgesteld door de drie gemeenteraden; 2. Alle wensen/eisen/no go’s/’toegeef-punten’ worden opgehaald bij de deelnemers (gemeenteraden/colleges/ABG-bestuur/directie/management en Ondernemingsraad/medewerkers) om te komen tot een gezamenlijke “notitie van uitgangspunten”. Dit proces wordt door een externe begeleid. De notitie van uitgangspunten wordt door de gemeenteraden vastgesteld; 3. Op basis van de uitgangspunten wordt een ontwerpvoorstel opgesteld en vastgesteld, zodat dit uitgewerkt kan worden tot één eenduidig en concreet plan; 4. Er wordt een definitief voorstel voorgelegd en vastgesteld; 5. Het plan wordt uitgevoerd. Stap 1 is met de vaststelling van het Procesvoorstel in de drie gemeenteraden in februari jl. afgerond. Vervolgens zijn de activiteiten voor stap 2 in uitvoering genomen. Het beoogd resultaat van stap 2 is een Notitie van Uitgangspunten die door de gemeenteraden wordt vastgesteld. In het Procesvoorstel huisvesting is stap 2 als volgt omschreven:

Stap 2: Alle wensen/eisen/no go’s/’toegeef-punten’ worden opgehaald bij de deelnemers (gemeenteraden/colleges/ABG-bestuur/directie/management en Ondernemingsraad/medewerkers) om te komen tot een gezamenlijke “notitie van uitgangspunten”. Dit proces wordt door een externe begeleid. De notitie van uitgangspunten wordt door de gemeenteraden vastgesteld.

Het opstellen van de “notitie van uitgangspunten” heeft plaatsgevonden onder leiding van een externe deskundige, de heer Nico van Mourik. Hij heeft bij alle deelnemers en betrokkenen input opgehaald. De drie gemeenteraden hebben met hem gesproken tijdens de 3-radenbijeenkomsten van 23 februari 2021 en 18 mei 2021. Het definitieve rapport van de heer Van Mourik “Met het oog op de toekomst” hebben wij u in mei 2021 toegezonden, tezamen met een memo onzerzijds waarin 2

wij per uitgangspunt onze overwegingen hebben geformuleerd. Het rapport van de heer Van Mourik en de desbetreffende memo van ons bestuur zijn aan de gemeenteraden voorgelegd, zodat zij daarop een zienswijze zouden kunnen geven (16 juni 2021). Op basis van de reacties van de gemeenteraden hebben wij de door de heer Van Mourik geformuleerde uitgangspunten opnieuw gewogen en voorzien van de visie van ons bestuur. Zoals in het Procesvoorstel huisvesting is toegelicht, dient elke stap in het proces door middel van eensluidende positieve besluitvorming te worden afgerond, alvorens kan worden overgegaan tot de volgende stap. De afronding van stap 2 van het Procesvoorstel huisvesting behelst de vaststelling van de Notitie van uitgangspunten door de drie gemeenteraden.

2. Samenloop met visie op bestuurlijke toekomst gemeenten/ABG In zijn rapport constateert de heer Van Mourik dat besluitvorming over de huisvesting van de ABGorganisatie nauw verweven is met besluitvorming over de bestuurlijke toekomst van de 3 gemeenten en de ABG-organisatie. In alle drie de gemeenten wordt een traject doorlopen waarin die bestuurlijke toekomst van de gemeente – en als afgeleide daarvan van de ABG-organisatie – wordt onderzocht. De besluitvorming in deze verkennende trajecten is van wezenlijk belang voor de besluitvorming over de (uitgangspunten voor de) huisvesting van de ABG-organisatie. Het bestuur van de ABG-organisatie kan en wil niet vooruitlopen op de besluitvorming van de gemeenteraden over hun bestuurlijke toekomst. Gezien de verwevenheid tussen de besluiten over de bestuurlijke toekomst van de ABG-gemeenten en de huisvesting van de ABG-organisatie, hebben wij als bestuur, ten behoeve van de voorbereiding op de gemeenteraadsbesluiten over (stap 2. van het Procesvoorstel) huisvesting ABG-organisatie echter wel een aanname moeten doen over het verloop van de verkennende trajecten over de bestuurlijke toekomst. Wij hebben er daarbij voor gekozen uit te gaan van een positieve richting van de verkennende trajecten ten aanzien van voortzetting van de ABG-samenwerking voor onbepaalde tijd.

In de zienswijze van 16 juni 2021 met betrekking tot de uitgangspunten heeft de gemeenteraad van de gemeente Alphen-Chaam haar vertrouwen en commitment uitgesproken in de ABG organisatie. In de gemeenten Gilze en Rijen en Baarle-Nassau zal de besluitvorming over de bestuurlijke toekomst èn over de uitgangspunten voor de huisvesting van de ABG-organisatie in dezelfde gemeenteraadsvergadering plaatsvinden, zodat een zorgvuldige en gedragen besluitvorming over de uitgangspunten voor de huisvesting van de ABG-organisatie mogelijk is.

3. Definitieve bevestiging uitgangspunten huisvesting en de visie van het ABG-bestuur Hieronder heeft ons ABG-bestuur de 15 uitgangspunten uit het rapport van de heer Van Mourik weergegeven en voorzien van de visie van het bestuur, gehoord hebbende de zienswijze van de raden van 16 juni 2021 en ons advies/voorstel aan de gemeenteraden hoe hier mee om te gaan.

Uitgangspunt 1.

De afspraken in het bestuurlijke convenant “Doorzicht” van januari 2020 bieden een goede en stevige basis voor de samenwerking en de doorontwikkeling daarvan. Het onverkort vasthouden van die ambities en afspraken biedt zekerheid en perspectief en biedt onderling vertrouwen voor de noodzakelijke samenwerking. Herbevestig –wanneer dat breed nodig wordt geacht- de afspraken die gemaakt zijn in januari 2020.

3

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt. In de reacties en zienswijzen van de gemeenteraden ziet het bestuur een breed gedragen commitment voor de afspraken uit “Doorzicht”. Gezien deze reacties ziet het bestuur – behoudens punten waar we hierna anders voorstellen - geen noodzaak tot herbevestiging van de afspraken uit het convenant. Daar waar dit in onderhavige memo afwijkt van het vastgestelde convenant, achten we dat deze nieuwe afspraak in de plaats treedt van hetgeen in het convenant is opgenomen. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 2.

Onderzoek op korte termijn de mogelijkheid om het bestuurlijk perspectief van de drie gemeenten voor de langere termijn eerder te doen dan op de in het convenant afgesproken datum van 1 juli 2023. Het resultaat van de evaluatie kan dan mogelijk bijdragen aan de onderbouwing van de definitieve keuze voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie. Wees open en transparant en “houdt elkaar niet langer aan het lijntje dan strikt noodzakelijk”.

Visie ABG-bestuur

De zienswijzen en reacties van de gemeenteraden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen onderschrijven alle de verwevenheid tussen de besluitvorming over huisvesting en bestuurlijke toekomst van de drie gemeenten en de wenselijkheid om de besluitvorming op beide onderdelen in september/oktober 2021 in samenhang te realiseren. Daarin beluistert het bestuur de bereidheid om in overeenstemming met dit uitgangspunt het bestuurlijk perspectief van de drie gemeenten voor de langere termijn eerder te actualiseren dan in het Convenant Doorzicht voorzien. Bestuurlijke zelfstandigheid en blijvend commitment in de ABG-samenwerking van elk van de drie deelnemende gemeenten als uitkomst van de actualisatie van het bestuurlijk perspectief is essentieel voor de besluitvorming over de uitgangspunten voor de huisvesting van de ABG-organisatie. Alsdan kunnen zowel de actualisatiedatum van het bestuurlijk perspectief (1 juli 2023) als de minimale samenwerkingstermijn in ABG-verband (31 december 2026) worden losgelaten. Dit uitgangspunt is hiermee onlosmakelijk verbonden met Uitgangspunt 3. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 3.

Bestuurlijke zelfstandigheid van gemeenten is uitgangspunt, evenals de eerder uitgesproken wil en overeenstemming om actief te (blijven) investeren in de samenwerking en gemeenschappelijke huisvesting. Dit laatste op grond van het in 2020 gesloten convenant.

Visie ABG-bestuur

In uitgangspunt 3. komt opnieuw de verwevenheid van het bestuurlijk toekomstperspectief van de 3 gemeenten en het investeren in de samenwerking en gemeenschappelijke huisvesting naar vormen. Om niet in herhaling te vallen, verwijzen wij hier dan ook naar hetgeen wij bij onze visie bij uitgangspunt 2. hebben vermeld. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

4

Uitgangspunt 4.

De noodzaak om duurzaam te investeren in de kwaliteit en continuïteit van de ambtelijke ABG-organisatie is evident. Aangezien de ABG-organisatie tot in ieder geval 2027 zal bestaan is een meerjarig investeringsprogramma voor de ambtelijke organisatie nodig. Dit programma heeft betrekking op met name investeren in de kwaliteit van medewerkers en organisatie, onder andere “vergroening” van de organisatie, loopbaanperspectieven, versterken positie gemeenten op arbeidsmarkt, ict/informatievoorziening, faciliteiten voor het hybride werken.

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt en wil -in lijn met uitgangspunt 2- de begrenzing tot 2027 loslaten: het ABG-bestuur heeft de ambitie dat ook na 2026 de ABG-organisatie de drie gemeenten blijft bedienen. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 5.

Maak op basis van een weloverwogen (college)voorstel de integrale keuze voor concentratie en centralisatie van ambtelijke huisvesting (tegelijkertijd), te realiseren in de periode 2021-2025. Fase 1, tot 2025 bestaat uit concentratie op twee werklocaties, fase 2 vanaf 2025 uit centralisatie op één locatie. Beschouw dit besluit als een packagedeal.

Visie ABG-bestuur

Adequate huisvesting is een belangrijke randvoorwaarde voor een goed functionerende organisatie en daarmee voor goede dienstverlening naar bestuurders en inwoners. Het uitgangspunt om tot adequate huisvesting te komen door concentratie van de ambtelijke huisvesting in de periode 2021 – 2025 èn centralisatie vanaf 2025 biedt in de ogen van het bestuur goede en praktische kansen om het functioneren van de ABG-organisatie te optimaliseren. Dit zal worden uitgewerkt in de volgende stappen van het Procesvoorstel Huisvesting ABG-organisatie, waarbij het bestuur benadrukt dat dit een integrale keuze is die nù gemaakt wordt voor concentratie in fase 1 èn centralisatie in fase 2. Dit is een essentieel onderdeel van de packagedeal die in de zienswijze door de gemeenteraad van Alphen-Chaam als harde randvoorwaarde is meegegeven en maximaal geborgd dient te worden in de volgende stap(pen) van dit proces. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 6.

De centralisatie van huisvesting geschiedt door middel van nieuwbouw dan wel in een bestaand gebouw dat voldoet aan alle vereisten van duurzaamheid als mede aan de onderstaande punten 7 en 8.

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt en beziet bij de uitwerking daarvan in stap 3 voor welke opties kan worden gekozen, mede in het licht van de financiële consequenties. De centralisatie legt het bestuur zo uit dat in fase 2 de volledige ambtelijke organisatie (m.u.v. de buitendiensten en front-office) wordt gehuisvest op één locatie. Zowel fase 1 (concentratie) als fase 2 (centralisatie) hebben gevolgen voor de huidige bestaande

5

gebouwen waarin de ABG-organisatie nu gehuisvest is. Voor de huidige bestaande gebouwen zal een kwalitatieve invulling gezocht moeten worden die het best past bij de staat en mogelijkheden van de gebouwen en de wensen van de gemeentebesturen. De gemeente Baarle-Nassau heeft aangegeven dat het gebouw te Baarle-Nassau bij voorkeur te willen benutten in beide fases door de ABG-organisatie. Of dit mogelijk blijkt passend bij een vastgesteld programma van eisen, is zeer de vraag. Dit wordt in volgende stappen verder uitgewerkt. Op de (financiële) situatie rond (bezetting van) de bestaande gemeentehuizen gaat het bestuur in bij Uitgangspunt 13. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 7.

De nieuwe, gecentraliseerde huisvesting voldoet aan de eisen van het kantoorconcept Het Nieuwe Werken.

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt en is verheugd te constateren dat op dit uitgangspunt vanuit de raden positieve reacties zijn ontvangen. Het “hand-in-hand” gaan van projectmatig werken en sociaal ontmoeten in Het Nieuwe Werken biedt enerzijds meer werkcomfort aan de medewerkers en geeft anderzijds de medewerkers kansen om de dienstverlening aan de inwoners en het bestuur te optimaliseren. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 8.

De nieuwe, gecentraliseerde huisvesting dient in termen van mobiliteit goed ontsloten en bereikbaar te zijn, in casu de aanwezigheid van zoveel mogelijk vervoermodaliteiten. Het OV vervult hierin een belangrijke rol.

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt. Wij zijn verheugd te constateren dat op dit uitgangspunt vanuit de raden positieve reacties zijn ontvangen waaruit blijkt dat de wens van met name jongere ambtenaren om te beschikken over goede bereikbaarheid met het OV, brede steun vindt. Dit draagt bij aan het kunnen aantrekken en binden van deze jongere ambtenaren. Om binnen onze organisatie een goede mix van ervaring en een nieuwe frisse kijk te kunnen realiseren zal uiteraard de beschikbaarheid voor alle vervoersmodaliteiten goed geregeld moeten zijn. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 9.

In fase 1, de fase van concentratie, wordt de ambtelijke ABG-organisatie geconcentreerd op twee locaties, in casu de huidige gemeentehuizen van BaarleNassau en Gilze en Rijen.

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt en beluistert in de reacties van de gemeenteraden een positieve beoordeling van dit uitgangspunt.

6

Hierbij wil het bestuur, wellicht ten overvloede, de kanttekening plaatsen dat het functioneren van de ABG-organisatie in de fase van concentratie van de huisvesting de nodige aanpassing zal vergen van de kantoren van Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Het vervallen van de werkplekken in het gemeentekantoor van Alphen-Chaam betekent dat medewerkers meer (tijd- en) plaatsonafhankelijk zullen moeten gaan werken. Hierop zijn de gemeentehuizen van Baarle-Nassau en Gilze en Rijen nog onvoldoende ingericht. In de volgende stappen van het Procesvoorstel Huisvesting zal dit verder worden uitgewerkt. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 10.

De kwaliteit van de fysieke dienstverlening blijft op kwalitatief verantwoord niveau en sluit zo goed mogelijk aan bij behoeften van burgers in de gemeenten. De manier waarop hieraan inhoud en vorm wordt gegeven maakt onderdeel uit van het (integrale) raadsvoorstel over huisvesting ambtelijke organisatie.

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt; aanwezigheid van fysieke dienstverlening aan burgers en bedrijven in elke gemeente staat buiten discussie. Concretisering volgt in een volgende stap. Voor Alphen-Chaam betekent dit dat al vóór de fase van concentratie een plan/visie op de huisvesting van de publieksfuncties en de bestuurszetel ten uitvoer gebracht moet worden. Vanuit Baarle-Nassau is reeds aangegeven dat het huidige gemeentehuis ook in de toekomst de bestuurszetel en publieksfuncties zal blijven huisvesten. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 11.

Het uitgangspunt is dat in de fysieke verschijningsvorm van het nieuwe kantoor een herkenbaar onderscheid wordt gemaakt tussen (eventueel) bestuur(szetel) en ambtelijke organisatie.

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt waarbij het bestuur volledigheidshalve nogmaals benadrukt dat in elke gemeente een bestuurszetel zichtbaar aanwezig is. Het ABG bestuur wil dit “herkenbare onderscheid” vormgeven door de 3 gemeentebesturen daadwerkelijk in een ander losstaand gebouw dan het nieuwe kantoor (backoffice) te huisvesten. Wel zullen collegeleden gebruik kunnen maken van flexplekken in het nieuwe kantoor voor de ambtelijke organisatie. Concretisering volgt in een volgende stap. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

7

Uitgangspunt 12.

De kosten voor de nieuwe huisvesting van de ambtelijke organisatie in combinatie met de kosten voor de dienstverlening in de gemeenten alsmede de bestuurszetels maken alle onderdeel uit van het integrale bestuursvoorstel over huisvesting en deze worden op basis van de vigerende afspraken over kostenverdeling door de gezamenlijke partijen gedragen. Dit met inachtneming van het onderstaande punt 14.

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt. Het bestuur merkt op dat de uitwerking van de kosten in stap 3 aan de orde is. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 13.

De (eventuele, mogelijke) opbrengsten van de herontwikkeling van de huidige locaties voor de ambtelijke organisatie komen ten goede aan de gemeente die voor eigen rekening en risico die herontwikkeling realiseert; een eventueel tekort daarop wordt niet ten laste van de gemeenschappelijkheid gebracht.

Visie ABG-bestuur

Op dit punt is een zienswijze van de Gemeente Baarle-Nassau ingediend dat de gemeente geen leegstand van het pand kan accepteren. Het ABG-bestuur heeft er begrip voor dat de gemeente Baarle-Nassau wil voorkomen dat dit kantoorgebouw, in het centrum van het dorp, leeg komt te staan. Het ABG-bestuur kan uiteraard geen garanties kan geven dat leegstand voorkomen kan worden, maar is wel bereid dit als een gemeenschappelijke opgave aan te merken en zich maximaal in te spannen om een goede invulling van het gebouw mogelijk te maken. Als gevolg van deze zienswijze kan bij dit uitgangspunt de vraag gesteld worden of de gemeenten door een verschillende startpositie qua huidige kantoorfaciliteit een onevenredig voor- of nadeel ondervinden indien (opnieuw) geïnvesteerd moet worden in een kantoorgebouw voor de ambtelijke organisatie. De bovenstaande situatie stelt het ABG-bestuur voor de opdracht om een voor de drie gemeenten gelijkwaardig uitgangspunt te formuleren dat tegelijk recht doet aan de verschillende startposities van de gemeenten èn aan het toekomstperspectief van de verschillende locaties. Daarbij onderkent het bestuur dat de financiële consequenties hiervan nu nog niet te overzien zijn. Pas in de volgende stap zal blijken of dit uitgangspunt voor elk van de gemeenten een aanvaardbare oplossing biedt. Alsdan zal dit opnieuw afgewogen moeten worden.

Advies: Uitgangspunt gewijzigd vaststellen conform de hierboven geformuleerde visie van het ABG-bestuur.

Uitgangspunt 14.

De eventuele, feitelijke extra kosten die de gemeente Alphen-Chaam in de concentratie periode 2021-2025 als gevolg van het opheffen van de functie van de huidige gemeentelijke accommodatie met betrekking tot zowel de dienstverlening als bestuurszetel maakt worden door de drie partijen gezamenlijk gedragen. Aanvulling: het gaat om de eventuele, tijdelijke extra kosten voor de gemeente AC. Omdat bij het aanvaarden van deze uitgangspunten het gemeentehuis van AC op korte termijn wordt gesloten, moet de gemeente op zeer korte termijn op zoek naar ruimten voor de bestuurszetel en de publieke dienstverlening aan burgers. Dit kan extra kosten met zich meebrengen, omdat de gemeente AC mogelijk dubbele uitgaven heeft: vaste lasten voor het huidige, te sluiten gebouw en lasten in verband met huur van ruimten in de lokale gemeenschap voor bestuurszetel en dienstverlening.

8

Het deel dat gezamenlijk gedragen moet worden betreft dan de feitelijke extra kosten die de gemeente AC heeft c.q. moet maken. Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt. Het bestuur is ook voorstander van solidariteit aangaande de proceskosten voor de gemeente Alphen-Chaam rondom de herhuisvesting van de bestuurszetel en publieke dienstverlening in de concentratieperiode. Op basis van de reacties van de gemeenteraden is het bestuur verheugd te constateren dat dit uitgangspunt breed wordt ondersteund. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

Uitgangspunt 15.

Het ABG bestuur werkt samen met de colleges van b en w de hierboven genoemde uitgangspunten uit in een (gemeenschappelijk) raadsvoorstel voor de drie gemeenteraden. De gemeenteraden nemen vervolgens een besluit op basis van het gemeenschappelijke collegevoorstel.

Visie ABG-bestuur

Het bestuur onderschrijft dit uitgangspunt. Met onderhavige memo legt het bestuur de basis voor een gemeenschappelijk raadsvoorstel over de afronding van stap 2. van het Procesvoorstel Huisvesting. Advies: Uitgangspunt vaststellen met inachtneming van de visie van het ABGbestuur.

4. Vervolgproces In het Procesvoorstel Huisvesting ABG-organisatie is aangegeven dat bij de afronding van elke stap een planning gepresenteerd zou worden voor de volgende stap. Afronding van stap 2. was daarbij voorzien op 18 mei 2021. Inmiddels is duidelijk dat een zorgvuldig besluitvormingsproces in deze aangelegenheid ook vraagt dat voldoende tijd genomen wordt en dit betekent dat stap 2., zoals wij nu voorzien, kan zijn afgerond in de eerste helft van oktober 2021. Voor stap 3. zijn in het genoemde procesvoorstel een aantal tussenstappen voorgesteld die leiden tot een min of meer gelijk proces als bij stap 2. namelijk: a. b. c. d. e. f. g.

Opstellen ontwerpvoorstel; Eerste bespreking ontwerpvoorstel in ABG-bestuur; Toezending van het ontwerpvoorstel naar de drie gemeenteraden; Gezamenlijke radenavond; Zienswijzentermijn van de drie gemeenteraden; Verwerken van zienswijzen in het ontwerpvoorstel; Vaststellen ontwerpvoorstel door het ABG-bestuur.

De tijd die voor deze tussenstappen nodig is, is erg afhankelijk van waar we in deze stap tegenaan lopen. De eerste tussenstap, het opstellen van een ontwerpvoorstel, is een omvangrijke stap. Overeenkomstig de uitgangspunten betreft dit een integraal voorstel waarin zowel voor de concentratiefase als de centralisatiefase voorstellen worden gedaan voor de ambtelijke huisvesting, alsmede over de bestuurszetels en de dienstverlening. Wij streven ernaar deze tussenstap in het 9

eerste kwartaal van 2022 af te ronden. Daarbij merken wij op dat in maart 2022 gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden. Wij achten het niet wenselijk dat in het besluitvormingsproces over stap 3. de fase van beeldvorming in de gemeenteraad vóór de verkiezingen plaatsvindt en de fase van oordeelsvorming ná de verkiezingen. In de praktijk zal dit betekenen dat zowel de beeldvorming als de oordeelsvorming ná de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvindt. Het bovenstaande betekent tevens dat de fase van concentratie van de ambtelijke huisvesting niet per 1 januari 2022 gerealiseerd kan zijn; wij streven ernaar deze concentratiefase in de loop van 2022 te kunnen inrichten en vormgeven.

10